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提案依頼書（RFP）は、企業や組織が社内で処理されないタスクやプロジェクトに対して最適なパートナーを選ぶために使用できる重要なツールです。

正しく構成されたRFPの利点は、購入プロセス中のリスクを軽減し、利用可能なさまざまな選択肢を評価するための明確なプラットフォームを提供することです。売り手の視点から見ると、買い手のニーズや目標を明確に理解でき、通常は時間がかかり、イライラする往復交渉を最小限に抑えることができます。

Blue以前、私たちはエージェンシーを運営しており、政府機関、NGO、大手多国籍企業からスタートアップや小規模な地元企業まで、私たちに送られた数百のRFPに応じてきました。この他にも、数百万ドルがかかる複雑で重要な購入決定をクライアントが乗り越える手助けもしてきました。

このガイドは、これらの経験に基づいており、次の目的を持っています：

• 徹底的なRFPを作成するために時間をかけることがほぼ常に賢明な選択である理由を示す説得力のあるビジネスケースを作成すること。
• 既存のクライアントにRFPを作成する際に踏むべきプロセスを説明すること。
• 現在および将来のサプライヤーやパートナーに、私たちが購入決定をどのように行うかについての洞察を提供すること。

なぜRFPなのか？

RFPを用いた構造化された購入プロセスの背後にある核心的な考えは、より良い質の決定を行うことです。

それだけです。

RFPがさまざまなサービスや製品を選ぶ際により良い意思決定につながる理由は、購入組織が自らの目標やニーズを考え抜くことを強制し、複数の選択肢を比較するための客観的な方法を提供するからです。

同じ情報を持つ複数のベンダーがいることで、買い手は「リンゴ対リンゴ」の比較を行うことができます。これは、各ベンダーが要件の緩やかな理解に基づいて単に自分のソリューションや製品を提案する非構造的なプロセスとは異なります。

RFPの構造。

よく構成されたRFPは次のことを行います：

• 必要なものと必要でないものを明確に述べる。
• 潜在的なベンダーに購入の目的と成功のための重要な成果について明確な理解を提供する。
• よくある質問に答える。
• 評価基準と購入プロセスのタイムラインを明確に示し、誰の時間も無駄にしない。

プロフェッショナルサービスを購入し、上記の目的を達成するための推奨構造は次のとおりです：

イントロダクション。

• 会社について。地理的エリア、主要なサービス/製品、歴史などを含む会社の簡単な概要を提供します。
• RFPの目的と目標。RFPが送信される理由を述べます。
• 主要なステークホルダー。RFPを評価するステークホルダーのリストを示し、最終的な意思決定者がいる場合はそれを記載します。
• タイムラインと提出。特定のアクションが行われるべき重要なタスク、日付、時間をリストします。
• 評価基準。提案を評価するために使用する基準のリストと、各要素をどのように重視するかを提供します。

プロジェクト概要。

• 作業範囲。ベンダーに期待する活動の種類を高レベルでリストします。
• 主要な要件。プロジェクトの要件をできるだけ詳細にリストします。
• 範囲外。ベンダーに期待することを明示的に示します。
• その他の考慮事項。プロジェクトに関するその他の考慮事項を提供します。
• FAQ。内部の議論中によく出てくる質問があれば、ここにリストします。

提案フォーマットとガイドライン。

このセクションでは、ベンダーから受け取る提案の正確なフォーマットと構成を示す必要があります。

購入プロセス。

• RFPを作成する。 プロジェクトに関与するすべての人がこの文書が作成されていることを認識し、重要なポイントについて意見を求めるようにします。
• 初期評価のためのベンダーを選定する。 パートナー組織や友人に尋ね、地元および国際的なオプションについて調査します。可能であれば、「ダークホース」を含めるようにします。つまり、最初のレビューで考慮しないパートナーですが、プロジェクトに対して興味深い視点やソリューションを提供できるかもしれません。
• RFPを送信するベンダーを絞り込む。 各ベンダーに連絡し、会社の資格情報を求めます。応答の速さ、プレゼンテーションの質、初回の電話や会議中に尋ねる質問の種類など、重要な詳細を記録します。ベンダーを絞り込んだら、RFPを送信します。
• Q&Aセッション。 ベンダーに提案に関する質問を送信するよう招待するか、複雑なポイントを解決するための電話/会議を設定します。常に質問の詳細なメモを保持します。私たちの提案は、すべてのベンダーと共有するオンラインホスト文書（Googleドキュメントなど）を持ち、すべての質問と回答を更新して、すべての人が同じ共有の理解のもとで提案を作成できるようにすることです。
• ドラフト提案のレビュー（オプション）。 内部の能力があれば、最終提出の1週間前にベンダーにドラフト提案を送信するよう招待します。彼らがこのオファーを受け入れる場合は良い兆候です。24〜48時間以内にコメントを付けて提案を返送します。
• 最終提案をスコアリングする。 最終提案を受け取ったら、各提案を注意深くレビューし、評価基準に従って各ベンダーにスコアを付けます。可能であれば、ベンダーにも電話会議や対面会議で提案を発表してもらいます。
• 全員に通知する。 決定を最終化し、上級ステークホルダーの承認を得たら、すべてのベンダーに結果を通知します。落選したベンダーには、なぜ勝てなかったのか、他のベンダーと比較してどのようにランク付けされたのか、今後の入札でどのように改善できるかを説明するフォローアップの電話や会議を検討します。これはベンダーに非常に感謝され、関係を良好な形で終えることができます — 将来のプロジェクトで彼らと協力する可能性があるためです。
• プロジェクトを開始する。 プロジェクトの理想的なパートナーが決まったら、物事を開始し、実行に集中する時です。

RFPに関するFAQ。

誰がRFPを書くべきか？

理想的には、選ばれたベンダーやパートナーとの関係を管理する人が書くべきです。RFPは一人の個人によって書かれると最も効果的です。他のチームメンバーが文書のさまざまなバージョンをレビューし、コメントすることはできますが、1人の責任者がRFPの質と正確性に対して完全に責任を持つことが重要です。チームに経験がない場合、非常に技術的なプロジェクトである場合、または客観的な第三者がより適切であるという合意がある場合は、Mädのような専門コンサルタントに購入プロセスをガイドしてもらうことができます。

RFPの典型的なタイムラインは？

これも、あなたがいる業界や提案されたプロジェクトの複雑さによります。一般的には、提案が送信されてから2〜4週間の最終応答タイムラインを設定するべきです。

フィードバックのためにドラフト提案を受け入れるべきか？

ベンダーがコメント付きのドラフト提案を送信できるようにすることで、最終提案の質が大幅に向上します。ただし、提案を行うベンダーの数によっては、購入チームの作業負荷が大幅に増加する可能性があります。ドラフト提案を完全にレビューし、意味のあるフィードバックを提供するための時間がない場合、このステップをプロセスに追加する価値はありません。

何人のベンダーを選定すべきか？

これは、購入チームの作業負荷に関連しています。RFPに応答するように求めるベンダーが多いほど、質問に答えたり、電話や会議を行ったり、最終提案を評価したりする作業が増えます。また、賢いベンダーは、他に何人のベンダーが入札しているかを尋ねることが多く、数が多すぎる場合は入札を辞退することがよくあります。これは、提案に費やす時間と勝つ可能性とのリスク対報酬比が合わないためです。通常、3〜5のベンダーが適切な数ですが、大規模な組織では、調達部門に特定のルールがあるかどうかを確認することをお勧めします。彼らはコンプライアンスの目的で必要な入札者の最小数を持っているかもしれません。

予算を含めるべきか？

これは意見が分かれるトピックで、どちらの側にもいくつかの良い議論があります。指標となる予算範囲や最大予算を含めることは、ベンダーが入札するかどうかを自己選択するのを即座に可能にし、最終的な提案価格が最大予算を大幅に超えるベンダーを評価しないため、あなたやあなたのチームの時間を節約できます。ただし、これが複雑な購入（例：カスタムソフトウェア開発）である場合や、固定価格モデルではなく時間と材料の契約モデルに最適なプロジェクトである場合は、特定の予算を含めることは良いアイデアではないかもしれません。また、これが初めてのサービス購入である場合、正確に予算を設定するための十分な情報や経験がないかもしれず、さまざまなベンダーの提案を通じて市場価格をよりよく理解することができます。

評価基準には何を含めるべきか？

これは、理想的なベンダーから最も重視するものによります。プロジェクトが急いでいる場合は、タイムラインやベンダーがすぐに開始できるかどうかにより重みを置くべきです。より長期的な戦略プロジェクトの場合は、以前の経験、チームの履歴書、ケーススタディをより強く評価すべきです。以下に、異なる基準と重みを持つ2つの例を示します：

スコアリングプロセスに誰が関与すべきか？

購入プロセスの最初から関与し、ベンダーとの会話や会議を行ったすべての人です。プロセスに深く関与していない上級ステークホルダーも提案を評価し、スコアを付けるために招待することができます。また、外部および内部の専門家をスコアリングに招くこともできます。たとえば、マーケティングコミュニケーションチームがIT部門のメンバーにCRMソフトウェアの選択を評価する手助けを依頼することがあります。

ベンダーをどのようにスコアリングするか？

各評価基準について、0からその基準に対して許可されている最大スコアまでのスコアを付けるべきです。購入プロセスに関与する各個人は、他のチームメンバーとスコアを共有せずに各ベンダーをプライベートに評価する必要があります。その後、購入チームは同時にスコアを共有し、総スコアの平均を取り、すべての評価基準に基づいて各ベンダーに最終的なスコアを付けます。次に、スコアリングによってベンダーをランク付けできます。

結論。

このガイドが、重要な購入決定を支援するためのよく構成されたRFPの重要性を理解するのに役立ったことを願っています。現代のビジネス世界では、どの組織も孤立して作業することは稀であるため、非常に効果的で専門的なパートナーを一貫して選ぶことがこれまで以上に重要です。