종종 프로젝트 관리 자동화를 제어하고 싶습니다.
우리는 이메일 자동화 생성 방법에 대해 이미 다루었습니다.
그러나 종종 프로젝트에는 정말 중요한 일이 있을 때만 경고를 받아야 하는 이해관계자가 있습니다.
프로젝트 관리자로서 버튼을 눌러서 정확히 언제 주요 이해관계자에게 알릴지를 제어할 수 있는 프로젝트 관리 자동화가 있다면 좋지 않을까요?
결과적으로 Blue를 사용하면 바로 이것을 할 수 있습니다!
오늘은 정말 유용한 프로젝트 관리 자동화를 만드는 방법을 배워보겠습니다:
하나 이상의 주요 이해관계자에게 자동으로 알림을 보내는 체크박스입니다. 이 체크박스는 여러분이 알리고 있는 내용에 대한 모든 주요 맥락을 제공합니다. 보너스 포인트로, 이 기능을 특정 프로젝트 구성원만이 이메일 알림을 트리거할 수 있도록 잠그는 방법도 배워보겠습니다.
완료하면 다음과 같은 모습이 될 것입니다:
이 체크박스를 선택하기만 하면, 이해관계자에게 맞춤 알림 이메일을 보내는 프로젝트 관리 자동화를 트리거할 수 있습니다.
단계별로 진행해 보겠습니다.
1. 체크박스 사용자 정의 필드 생성
이것은 매우 쉽습니다. 사용자 정의 필드 생성에 대한 상세 문서를 확인해 보세요.
이 필드의 이름을 "관리자에게 알리기" 또는 "이해관계자에게 알리기"와 같이 기억하기 쉬운 이름으로 지정하세요.
2. 프로젝트 관리 자동화 트리거 생성
프로젝트의 레코드 뷰에서 오른쪽 상단의 작은 로봇 아이콘을 클릭하여 자동화 설정을 엽니다:
3. 프로젝트 관리 자동화 작업 생성
이 경우 우리의 작업은 하나 이상의 이메일 주소로 맞춤 이메일 알림을 보내는 것입니다. 이 사람들이 이메일을 받기 위해 반드시 Blue에 있어야 하는 것은 아니라는 점을 유의하세요. 어떤 이메일 주소로도 이메일을 보낼 수 있습니다.
이메일 자동화 설정 방법에 대한 상세 문서 가이드에서 더 많은 정보를 확인할 수 있습니다.
최종 결과는 다음과 같아야 합니다:
4. 보너스: 체크박스 접근 제한
Blue의 사용자 정의 사용자 역할을 사용하여 체크박스 사용자 정의 필드에 대한 접근을 제한할 수 있습니다. 이를 통해 승인된 팀원만 이메일 알림을 트리거할 수 있습니다.
Blue는 프로젝트 관리자가 역할을 정의하고 사용자 그룹에 권한을 할당할 수 있도록 합니다. 이 시스템은 사용자 정의 필드와 같은 프로젝트의 특정 요소와 상호작용할 수 있는 사람을 제어하는 데 중요합니다.
- Blue의 사용자 관리 섹션으로 이동하여 "사용자 정의 사용자 역할"을 선택합니다.
- 설명적인 이름과 선택적 설명을 제공하여 새 역할을 생성합니다.
- 역할 권한 내에서 사용자 정의 필드 접근 섹션을 찾습니다.
- 역할이 체크박스 사용자 정의 필드를 볼 수 있는지 또는 편집할 수 있는지를 지정합니다. 예를 들어, "프로젝트 관리자"와 같은 역할에는 편집 접근을 제한하고 새로 생성된 사용자 정의 역할에는 이 필드를 관리할 수 있도록 허용합니다.
- 새로 생성된 역할을 적절한 사용자 또는 사용자 그룹에 할당합니다. 이를 통해 지정된 개인만 알림 체크박스와 상호작용할 수 있는 능력을 갖게 됩니다.
이러한 사용자 정의 역할을 구현함으로써 프로젝트 관리 프로세스의 보안과 무결성을 강화할 수 있습니다. 승인된 팀원만이 중요한 이메일 알림을 트리거할 수 있어 이해관계자가 불필요한 알림 없이 중요한 업데이트를 받을 수 있습니다.
결론
위에서 설명한 프로젝트 관리 자동화를 구현함으로써 주요 이해관계자에게 알리는 시기와 방법을 정확히 제어할 수 있습니다. 이 접근 방식은 중요한 업데이트가 효과적으로 전달되도록 하여 이해관계자에게 불필요한 정보로 압도되지 않도록 합니다. Blue의 사용자 정의 필드 및 자동화 기능을 활용하여 프로젝트 관리 프로세스를 간소화하고, 커뮤니케이션을 향상시키며, 높은 효율성을 유지할 수 있습니다.
단순한 체크박스를 통해 프로젝트의 요구에 맞춘 맞춤 이메일 알림을 트리거할 수 있어, 적절한 시기에 적절한 사람들이 정보를 받을 수 있도록 보장합니다. 또한, 이 기능을 특정 팀원에게 제한할 수 있는 능력은 추가적인 제어 및 보안 계층을 제공합니다.
오늘 Blue에서 이 강력한 기능을 활용하여 이해관계자에게 정보를 제공하고 프로젝트를 원활하게 진행하세요. 더 자세한 단계와 추가 사용자 정의 옵션에 대해서는 제공된 문서 링크를 참조하세요. 자동화를 즐기세요!