재사용 가능한 체크리스트를 위한 프로젝트 관리 자동화를 만드는 방법을 알아보세요.
많은 프로젝트와 프로세스에서 여러 기록이나 작업에 걸쳐 동일한 체크리스트를 사용할 필요가 있습니다.
하지만 기록에 체크리스트를 추가할 때마다 수동으로 다시 입력하는 것은 효율적이지 않습니다. 여기서 강력한 프로젝트 관리 자동화를 활용하여 이를 자동으로 수행할 수 있습니다!
다시 말씀드리자면, Blue의 자동화에는 두 가지 주요 요소가 필요합니다:
- 트리거 — 자동화를 시작하기 위해 발생해야 하는 일입니다. 이는 특정 태그가 기록에 추가될 때, 또는 특정 목록으로 이동할 때 발생할 수 있습니다.
- 하나 이상의 액션 — 이 경우, 하나 이상의 체크리스트가 자동으로 생성되는 것입니다.
먼저 액션부터 시작하고, 사용할 수 있는 가능한 트리거에 대해 논의해 보겠습니다.
체크리스트 자동화 액션
새로운 자동화를 생성하고, 아래의 예와 같이 생성할 하나 이상의 체크리스트를 설정할 수 있습니다:
이 체크리스트는 액션을 수행할 때마다 생성되기를 원하는 체크리스트입니다.
체크리스트 자동화 트리거
재사용 가능한 체크리스트 생성을 트리거할 수 있는 여러 가지 방법이 있습니다. 다음은 몇 가지 인기 있는 옵션입니다:
- 특정 태그 추가: 특정 태그가 기록에 추가될 때 자동화가 트리거되도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, "새 프로젝트" 태그가 추가되면 프로젝트 시작 체크리스트가 자동으로 생성될 수 있습니다.
- 기록 할당: 특정 개인에게 기록이 할당될 때 체크리스트 생성이 트리거될 수 있습니다. 이는 온보딩 체크리스트나 작업별 절차에 유용합니다.
- 특정 목록으로 이동: 프로젝트 보드의 특정 목록으로 기록이 이동될 때 관련 체크리스트 생성이 트리거될 수 있습니다. 예를 들어, 항목을 "품질 보증" 목록으로 이동하면 QA 체크리스트가 트리거될 수 있습니다.
- 사용자 정의 체크박스 필드: 사용자 정의 체크박스 필드를 만들고 이 박스가 선택될 때 자동화가 트리거되도록 설정합니다. 이를 통해 체크리스트 추가 시 수동으로 제어할 수 있습니다.
- 단일 또는 다중 선택 사용자 정의 필드: 다양한 옵션을 가진 단일 또는 다중 선택 사용자 정의 필드를 생성할 수 있습니다. 각 옵션은 별도의 자동화를 통해 특정 체크리스트 템플릿에 연결될 수 있습니다. 이를 통해 더 세분화된 제어가 가능하며, 다양한 시나리오에 대비한 여러 체크리스트 템플릿을 준비할 수 있습니다.
이러한 자동화를 트리거할 수 있는 사람에 대한 제어를 강화하기 위해, 특정 사용자에게 이러한 사용자 정의 필드를 숨길 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 관리자나 다른 권한 있는 직원만이 이러한 옵션을 트리거할 수 있도록 보장합니다.
재사용 가능한 체크리스트를 자동화와 함께 효과적으로 사용하기 위한 핵심은 트리거를 신중하게 설계하는 것입니다. 팀의 작업 흐름, 처리하는 프로젝트의 유형, 그리고 다양한 프로세스를 시작할 수 있는 사람에 대해 고려해 보세요. 잘 계획된 자동화를 통해 프로젝트 관리를 크게 간소화하고 운영 전반에 걸쳐 일관성을 보장할 수 있습니다.