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이것은 Blue의 CEO가 10년간의 에이전시 창립 경험을 바탕으로 모든 에이전시 및 전문 서비스 회사 소유자를 위해 쓴 책인 에이전시 성공 가이드의 일부입니다.

이 책에서는 성공적인 에이전시를 운영하는 데 필요한 모든 것을 배울 수 있습니다. 현금 흐름에서 프로젝트 관리, 고객 관계 구축에서 승리하는 제안서 작성까지 — 모든 것이 여기 있습니다.

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덧붙여서, 제가 Blue를 시작한 주된 이유 중 하나는 프로젝트 관리 능력을 향상시키고 싶다는 강한 열망이 있었기 때문입니다. 여러 다른 도구를 사용해 보았지만 저에게는 잘 맞지 않았고, 그래서 Blue를 시작하게 되었습니다.

어쨌든, 이 장을 시작해 보겠습니다!

전문 서비스 회사로서 프로젝트 작업은 귀사의 비즈니스 기능의 대부분을 차지할 것입니다. 따라서 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있는 능력은 고객이 귀사와 협력하기로 결정하는 데 중요한 요소가 될 수 있습니다. 즉, 계약을 이행하는 데 필요한 모든 프로세스의 시작, 계획 및 통제를 얼마나 잘 처리할 수 있는지가 중요합니다.

프로젝트 관리는 유한한 시간 범위 내에서 유무형의 결과물에 의존하는 것을 의미하므로, 프로젝트는 결국 종료되지만, 프로젝트 관리의 규율은 지속적인 추적을 요구합니다. 이는 명확하고 효과적인 커뮤니케이션의 중요성을 강조합니다.

모든 프로젝트에서 일관된 프로젝트 관리 기술을 갖추는 것이 중요합니다. 이는 어떤 프로젝트에든 쉽게 뛰어들 수 있고, 상황을 즉시 파악할 수 있음을 의미합니다. 프로젝트가 잘 관리되고 있는지 아니면 잘 관리되지 않고 있는지는 분명해야 합니다. 이는 프로젝트 간에 차이가 없다는 의미가 아니라, 모든 프로젝트에 대해 프로젝트 관리의 기본 요소가 갖추어져 있다는 것을 의미합니다.

작업을 관리하는 방법은 다양하지만, 저는 시행착오를 통해 팀원과 고객 모두에게 명확하고 이해하기 쉬우며 일관된 최고의 결과를 제공하는 한 가지 방법을 찾았습니다.

이 방법은 칸반이라고 하며, 이는 도요타가 처음 만든 일본의 제조 시스템으로, 자동차를 조립하는 데 필요한 다양한 부품과 구성 요소의 공급을 생산 라인에 따라 전달되는 지침 카드로 모니터링합니다.

칸반의 아이디어는 매우 간단합니다: 현재 진행 중인 작업을 완료할 수 있도록 명확한 프로세스를 만들어야 합니다.

기본적으로 다음과 같은 형태일 수 있습니다:

• 해야 할 작업. 종종 "백로그"라고 불리며, 프로젝트를 완료하기 위해 수행해야 할 모든 작업의 목록입니다.
• 진행 중. 현재 작업 중인 내용입니다.
• 검토 중. 작업이 올바른 품질로 수행되었는지 확인하기 위해 다른 사람이 확인하고 있는 내용입니다.
• 완료. 완료된 모든 작업의 역사적 목록입니다.

이것이 암시하는 것은 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 작업에 대한 완전한 투명성입니다. 이는 무엇을 해야 하는지, 누가 해야 하는지, 언제까지 해야 하는지를 분명히 보여줍니다. 그런 다음 위의 기본 프로세스를 실제 프로세스에 맞게 수정할 수 있습니다.

고객이 자신의 시간에 따라 볼 수 있는 이러한 시스템을 구축할 수 있다면, 많은 프로젝트에 대한 보고 요구 사항을 대폭 줄이거나 완전히 없앨 수 있습니다. 이는 고객이 로그인하여 작업 상태를 확인할 수 있기 때문입니다. 이는 또한 모든 커뮤니케이션이 하나의 플랫폼을 통해 이루어지고 프로젝트의 다른 모든 사람에게 투명하다는 것을 의미합니다. 이를 수행하지 않으면 정보 사일로가 형성되기 시작하고, 누구도 주요 정보가 어디에 있는지 또는 다양한 결정의 기록이 어디에 있는지 알지 못하게 됩니다.

물론 귀하의 프로세스는 위의 단순화된 추상화보다 다소 더 복잡할 가능성이 높지만, 이는 좋은 시작입니다. 프로세스를 고정되고 변경할 수 없으며 일에 방해가 되는 비인간적인 방법론이 아니라, 현장의 현실에 지속적으로 반응하고 변화하는 것으로 생각하는 것이 가장 좋습니다.

프로세스는 긍정적인 것이며, 관료주의는 잘못된 프로세스입니다. 제가 프로세스를 보는 방식은 원하는 결과를 얻기 위해 필요한 최소한의 프로세스가 필요하다는 것입니다.

마지막으로, 프로젝트 프로세스에 대해 주목할 몇 가지 사항이 있습니다.

질문과 아이디어를 수집할 수 있는 내장된 메커니즘을 갖추십시오. 그렇지 않으면 비공식적이고 시간이 많이 소요될 것입니다. 우리가 선호하는 것은 이러한 목록을 주요 프로세스 전에 두는 것이며, 우리의 일반적인 프로젝트 프로세스는 다음과 같습니다:

• 아이디어
• 질문
• 백로그 (장기)
• 백로그 (단기)
• 진행 중
• 내부 검토
• 고객 검토 및 조치
• 완료

우리는 아이디어와 질문을 별도의 목록으로 추가하여 쉽게 수집할 수 있도록 하며, 백로그를 장기와 단기로 나누어 무엇이 다가오는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 이는 프로젝트에 상당한 양의 작업이 있는 경우 특히 유용합니다.

우리는 또한 두 번의 검토를 진행하며, 하나는 내부 검토이고 두 번째는 고객을 위한 것입니다. 고객 목록에는 고객이 제공해야 하는 정보, 파일, 시스템 접근 등의 항목도 포함됩니다. 이는 고객이 프로젝트에서 수행해야 할 작업을 관리할 시스템이 없는 경우가 많기 때문에 그들이 정리된 상태를 유지할 수 있는 쉬운 방법을 제공합니다.

팀원과 함께 모든 프로젝트를 검토하는 회의는 정렬을 유지하는 훌륭한 전략입니다. 모든 세부 사항을 다루거나 심도 있는 논의를 할 필요는 없으며, 모든 사람이 같은 입장에 있는지 확인하는 것이 중요합니다.

누군가가 정말로 심각한 방식으로 무언가를 놓쳤다는 것을 깨닫는 헉! 순간을 피하는 데 정말 도움이 됩니다.

이 회의를 주도하는 경우, 사전에 의제를 준비하고 각 프로젝트 아래에 핵심 사항을 글머리 기호 형식으로 작성하는 것이 좋습니다. 다음 회의에서는 문서를 복제하고 이전 주의 사항이 완료되었는지 확인하면서 새로운 사항에 대한 논의를 시작할 수 있습니다.

형식은 꽤 간단합니다:

프로젝트 1.
• 고객이 옵션 1이나 2를 마음에 들어 하지 않았으므로 새로운 것을 생각해내야 합니다. 잭이 수요일까지 이를 수행할 것입니다.
• 우리는 목요일 검토 회의 계획도 시작해야 합니다. 존이 의제를 초안 작성하여 고객에게 보낼 것입니다.

이와 같이 계속 진행됩니다.

다음 주요 권장 사항은 회의록입니다. 번거롭지만, 정확한 회의록을 작성하고 이를 회의에 참석한 모든 사람에게 보내며, 다음 단계의 명확한 목록을 제공하는 것이 중요합니다. 회의는 종종 나쁜 평판을 얻지만, 잘 활용하면 유용하며 전문 서비스 회사의 삶은 회의 중심으로 돌아갑니다. 작업을 검토하기 위해 팀과 만나고, 작업에 대해 고객과 만나고, 작업을 판매하기 위해 잠재 고객과 만나며, 그 외에도 많은 회의가 있습니다.

회의에 결과가 없다면, 처음에 그 회의를 가졌던 것이 실제로 무의미했을 수도 있다고 주장할 수 있습니다. 명확한 회의록을 갖는 것은 중요하지만, 때때로 이를 작성하고 정리하여 모든 사람에게 보내는 것은 다소 귀찮을 수 있습니다.

우리가 개발한 한 가지 요령은 프로젝트 관리 시스템을 실시간 시스템으로 사용하여 회의 중에 메모를 작성하고 이를 향후 조치가 필요한 항목으로 전환하는 것입니다. 이는 회의가 진행되는 동안 주요 작업과 피드백이 PM 시스템에 실시간으로 기록되므로 회의록을 별도로 보낼 필요가 없으며, 이는 훌륭한 시간 절약이 됩니다.

마지막으로, 각 프로젝트에서 우리가 만들고자 하는 (희망적으로 더 나은!) 고객 경험을 고려하고, 이를 가능하게 하는 프로젝트 관리 관행으로 거꾸로 작업하는 것이 좋습니다.

프로젝트 관리자가 고객이 크게 감사할 수 있는 간단한 작업이 있습니까? 여기서 완벽한 그림은 무엇입니까? 어떻게 하면 그 이상에 더 가까워질 수 있을까요?