프로젝트 관리를 위한 Kanban 보드 활용 방법

Blue에서는 프로젝트 관리를 위한 Kanban 보드를 사랑한다는 것이 비밀이 아닙니다.

저희는 Kanban 보드가 모든 프로젝트의 워크플로우를 관리하는 환상적인 방법이며, 프로젝트 매니저와 팀원 모두의 정신 건강을 지켜준다고 생각합니다!

너무 오랫동안 우리는 모두 엑셀 스프레드시트와 할 일 목록을 사용하여 업무를 관리해왔습니다. 실제로 이것은 다른 프로젝트 관리 플랫폼인 Basecamp에 대한 주요 비판 중 하나입니다. 그들도 결국 자신들의 플랫폼에 Kanban에 대한 자체적인 해석을 추가했습니다 (경고: 안타깝게도 훌륭한 작업을 하지 못했습니다. 분석 비디오가 포함된 저희 리뷰를 확인해보세요!).

Kanban 보드에는 흥미로운 역사가 있습니다. 일본의 공장 현장에서 시작되었지만, 이제는 모든 프로젝트 매니저가 주머니에 가지고 있어야 할 필수 도구가 되었습니다.

원조 일본 Kanban 보드

Trello는 프로젝트 관리를 위한 kanban 보드를 처음 대중화한 소프트웨어였습니다.

그렇긴 하지만, 여전히 집이나 사무실을 위한 물리적 kanban 보드를 구매할 수 있습니다!

프로젝트 관리를 위한 Kanban 보드 사용법을 설명하기 전에, Kanban 보드가 어떻게 작동하는지 간단히 다시 살펴보겠습니다.

핵심적으로 Kanban 보드는 "해야 할 일", "진행 중", "완료"와 같은 프로세스 단계를 나타내는 컬럼들로 구성됩니다. 개별 작업은 한 컬럼에서 다음 컬럼으로 이동하는 카드로 표현되어 프로젝트의 현재 상태를 즉시 확인할 수 있습니다.

Kanban 보드는 작업 항목들이 워크플로우의 다양한 단계를 거쳐 이동하는 것을 명확하게 시각적으로 표현해 줍니다.

바로 이러한 단순함이 Kanban 보드를 매우 효과적으로 만들며, 추상적인 "업무" 개념을 구체적이고 관리 가능한 단위로 변환합니다.

프로젝트 관리에 있어서 이러한 시각적 투명성은 매우 중요합니다.

Kanban 보드는 팀원들이 병목 지점을 발견하고, 작업의 우선순위를 정하며, 자원을 효율적으로 배분하여 생산성을 높이고 오류와 오해를 줄이는 데 도움을 줍니다.

시각적 특성은 비기술적 이해관계자들이 프로젝트 진행 상황을 추적할 수 있는 직관적인 방법을 제공하여 작업 상태와 마감일을 명확히 하고, 빈번한 업데이트와 회의의 필요성을 줄이며, 참여, 책임감, 투명성, 지속적인 개선을 촉진합니다.

저희는 심층 검토에서 Kanban의 핵심 구성 요소를 다뤘습니다만, 여기서도 다시 한번 살펴보는 것이 좋겠습니다.

핵심 구성 요소들을 살펴보겠습니다:

업무 시각화: Kanban의 첫 번째 단계는 작업의 시각적 표현을 만드는 것입니다. 이는 일반적으로 워크플로우의 다양한 단계를 구분하는 Kanban 보드를 사용하여 수행됩니다. 예를 들어 "해야 할 일", "진행 중", "완료"와 같은 단계입니다. 이러한 시각적 접근 방식은 비기술적 팀원을 포함한 모든 이해관계자가 프로젝트의 현재 상태를 한눈에 이해할 수 있게 합니다.
진행 중인 업무 제한(WIP): Kanban의 중요한 원칙 중 하나는 진행 중인 업무량을 제한하는 것입니다. 이를 통해 팀은 여러 개의 미완료 작업을 처리하는 대신 작업 완료에 집중할 수 있습니다. 이는 병목 현상을 줄이고 업무의 원활한 흐름을 보장하는 데 도움이 됩니다.
흐름에 집중: Kanban은 업무 항목의 꾸준한 흐름을 유지하는 것의 중요성을 강조합니다. 팀은 작업이 워크플로우를 통해 가능한 한 효율적으로 이동하도록 노력합니다. 흐름에 대한 이러한 집중은 중단이나 비효율성을 신속하게 식별하고 해결하는 데 도움이 됩니다.
지속적인 개선: "카이젠"이라고도 알려진 이 원칙은 프로세스의 지속적인 평가와 향상을 장려합니다. Kanban은 팀이 정기적으로 워크플로우를 검토하고 개선할 영역을 식별하도록 장려하여 지속적인 성장과 학습의 환경을 조성합니다.

이제 Kanban 보드가 무엇인지 명확히 이해했으므로, 프로젝트 관리에서 Kanban 보드를 사용하는 것의 이점들을 논의하고, 그 후에 프로젝트 관리를 위해 어떻게 사용하는지에 대해 자세히 알아보겠습니다.

프로젝트 관리에서 Kanban 보드 사용의 이점

앞서 언급했듯이, Blue에서는 Kanban 보드를 ❤️ 사랑합니다. 이것이 Blue에서 프로젝트를 처음 생성할 때 Kanban 보드가 기본 프로젝트 뷰인 이유입니다. 저희는 대부분의 경우 Kanban 보드가 프로젝트 업무를 관리하는 최고의 방법이라고 믿습니다.

그럼 왜 이런 사랑에 빠졌을까요?

많은 이유가 있지만, 주로 진행되고 있는 업무를 더 명확하게 볼 수 있다는 점과 업무 자체의 본질에 대한 장기적인 문화적 사고의 전환을 만들어낸다는 점에 기인합니다.

Kanban 보드 이점 1: 향상된 가시성

Kanban 보드 사용의 뛰어난 장점 중 하나는 제공하는 비교할 수 없는 수준의 가시성입니다.

작업과 프로젝트 상태를 단일 보드에 표시함으로써, 비기술적 이해관계자를 포함한 모든 팀원이 진행 중인 프로젝트의 진행 상황을 즉시 파악할 수 있습니다. 이러한 투명성은 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 보장하여 오해와 의사소통 오류를 최소화합니다.

프로젝트의 최신 상태를 알기 위해 누구에게도 물어볼 필요가 없습니다 – 모든 사람이 보드를 최신 상태로 유지한다고 가정하면 말입니다 (이에 대해서는 나중에 더 자세히 설명하겠습니다!).

"모든 것을 한 곳에 두는" 이러한 아이디어는 성공적인 팀이 일반적으로 Kanban 보드를, 특히 Blue를 채택하는 방식의 핵심입니다.

Kanban 보드 이점 2: 더 나은 워크플로우 관리

Kanban 보드는 워크플로우 관리에도 매우 효과적입니다. 프로젝트를 관리 가능한 작업과 시각적 단계로 나누어, 팀은 병목 현상을 신속하게 식별하고 프로세스를 지속적으로 최적화할 수 있습니다. 이러한 애자일 접근 방식은 업무가 시작부터 완료까지 원활하게 흘러가도록 보장하여 유휴 시간을 줄이고 생산성을 증가시킵니다.

Kanban 보드 이점 3: 향상된 협업

협업은 성공적인 프로젝트 관리와 훌륭한 팀워크의 초석이며, Kanban 보드는 협업할 공간을 제공함으로써 이를 촉진합니다.

물론 여전히 팀 채팅, 일부 1:1 미팅, 사람들 책상 위의 포스트잇 등이 있을 것입니다. 하지만 kanban 보드는 의미 있는 업데이트가 올라가는 곳이며, 공유된 정보를 찾을 수 있을 것으로 기대할 수 있는 곳입니다.

또한 이는 프로젝트 계획이 프로젝트 매니저의 노트북에 있는 엑셀 스프레드시트에 숨겨진 비밀 문서가 아니라, 매월 또는 분기별 검토에서 치명적인 무기처럼 꺼내지지 않는다는 것을 의미합니다.

무슨 말인가요 — 우리가 늦었는데 심지어 알지도 못했다고요? 3개월 전에 무언가에 약속했는데 아직 작업을 시작하지도 않았다고요?

아프네요.

Kanban 보드 이점 4: 인지적 부담 감소

이것은 종종 업무 관리 플랫폼 사용의 과소평가된 이점입니다. 모든 사람이 모든 것을 머릿속에 기억하고, 많은 회의와 "동기화" 미팅을 통해 최신 정보를 유지하는 대신, 모든 사람이 모든 것이 추적되고 있다는 것을 알고 밤에 편안히 잠들 수 있습니다.

모든 것이 문서화되어 있어 팀원들이 추적에 대해 걱정하기보다는 업무 자체에 집중할 수 있습니다.

또한 지속적인 개선을 향한 문화적 전환을 만들어냅니다. 경영진은 프로젝트가 단순히 "하나의 큰 푸시"가 아니라 실제로는 수백 또는 수천 개의 결정과 작업의 합이라는 것을 깨닫게 됩니다.

그리고 진행 중인 업무 제한을 향한 암묵적인 움직임도 있습니다. 결국, 현재 "진행 중"인 200개의 항목을 본다면, 이는 무의미합니다. 아무도 200가지 일을 동시에 하고 있지 않으므로, 실제로 무엇이 작업되고 있는지, 그리고 다른 종속성, 승인 부족, 또는 불명확한 요구사항에 의해 무엇이 차단되어 있는지에 대한 의문을 제기합니다.

프로젝트 관리를 위한 Kanban 보드 사용 방법

좋습니다, 드디어 여기에 도달했습니다.

비밀을 알려드리겠습니다. 프로젝트 관리를 위한 Kanban 보드 사용에는 진짜 비밀이 없습니다.

다른 프로세스와 같은 방식으로 프로젝트 관리를 추적해야 합니다! 이것은 다소 터무니없게 들릴 수 있습니다 – 1940년대 전후 일본에서 토요타가 생산 라인을 관리하던 방식이 2024년에 제가 성장 마케팅 프로젝트를 관리하는 방식과 같을 리는 없습니다.

음... 맞기도 하고 틀리기도 합니다.

프로세스를 만드는 프로세스는 같지만, 최종 프로세스는 물론 다릅니다.

따라서 가장 먼저, 모든 업무 항목이 거쳐갈 공유 프로세스를 고려해야 합니다. 예외 사례, 분기 패턴, 또는 그런 복잡한 것들은 고려하지 마세요.

그냥 상상해보세요: 모든 것이 순조롭게 진행된다면, 일반적인 업무 "단위"가 처음 구상된 시점부터 완료로 표시될 때까지 프로세스 측면에서 어떤 과정을 거칠까요?

대부분의 지식 프로젝트는 비슷한 형태를 가집니다. 지식 프로젝트란 주요 산출물이 아이디어, 글, 또는 코드인 프로젝트를 의미합니다.

아이디어: 초기 브레인스토밍 및 개념 생성.
백로그 (장기): 중요하지만 긴급하지 않은 항목들.
백로그 (단기): 곧 처리되어야 하는 항목들.
진행 중: 적극적으로 수행되고 있는 업무.
검토 중: 품질 확인이나 피드백이 필요한 업무.
클라이언트 검토: 클라이언트 프로젝트인 경우 선택사항.
완료: 모든 요구사항을 충족한 완료된 작업.

그 다음으로 고려해야 할 것은 각 업무 단위에 대해 수집해야 하는 메타데이터입니다.

이것들이 여러분의 "필드"가 될 것입니다.

[Blue]에서는 필드를 기본 필드와 커스텀 필드로 나눕니다.

저희의 기본 필드는 다음과 같습니다:

이름: 업무 항목의 이름.
시작/종료 날짜: 업무 항목의 시작 및 종료 날짜.
담당자: 업무 항목을 담당하는 팀원들.
태그: 업무 항목을 설명하는 키워드나 카테고리.
종속성: 이 업무 항목이 의존하는 다른 업무 항목들.

그런 다음 작업되는 프로젝트나 프로세스의 유형에 따라 구성 가능한 많은 추가 커스텀 필드가 있습니다:

한 줄 텍스트: 짧은 텍스트를 입력하는 필드.
여러 줄 텍스트: 긴 텍스트를 입력하는 필드.
URL / 링크: 웹 주소나 하이퍼링크를 입력하는 필드.
통화: 통화 값을 입력하는 필드.
국가: 국가를 선택하는 필드.
날짜: 날짜를 입력하는 필드.
공식: 다른 필드를 기반으로 계산된 값을 위한 필드.
파일: 파일을 업로드하고 첨부하는 필드.
단일 선택: 목록에서 하나의 옵션을 선택하는 필드.
다중 선택: 목록에서 여러 옵션을 선택하는 필드.
위치 / 지도: 지리적 정보를 입력하는 필드.
전화번호: 전화번호를 입력하는 필드.
이메일: 이메일 주소를 입력하는 필드.
별점 평가: 5점 만점으로 평가하는 필드.
체크박스: 예/아니오 또는 참/거짓 값을 위한 필드.
숫자: 숫자 값을 입력하는 필드.
퍼센트: 백분율 값을 입력하는 필드.
고유 ID: 고유 식별자를 생성하는 필드.
참조: 다른 레코드나 항목에 링크하는 필드.
조회: 다른 테이블이나 목록에서 정보를 검색하는 필드.
기간: 시간의 길이를 입력하는 필드.

그리고 고유한 프로젝트 요구사항에 따라 어떤 필드를 가져야 하는지 결정해야 합니다.

예를 들어, 웹사이트 재설계 프로젝트를 하고 있다면, 각 업무 항목에 대해 "URL" 커스텀 필드를 원할 것입니다. 그래야 기능이나 페이지의 특정 URL에 직접 접근할 수 있습니다.

프로세스와 커스텀 필드를 만든 후에는 실제 업무 계획, 종종 WBS라고 불리는 것을 생성해야 합니다.

업무분해구조(WBS)는 프로젝트를 관리 가능한 섹션으로 나누어 명확성과 조직화를 보장하는 필수적인 프로젝트 관리 도구입니다.

먼저, 웹사이트 재설계 프로젝트에 대한 "설계", "개발", "테스팅"과 같은 프로젝트의 주요 결과물을 식별합니다. 그런 다음 이러한 결과물을 더 작고 관리 가능한 작업으로 나눕니다. 예를 들어, "설계" 하에서는 "와이어프레임 생성", "프로토타입 개발", "설계 검토"와 같은 작업이 포함될 수 있습니다. 작업이 관리할 수 있을 정도로 상세하지만 마이크로매니지먼트를 피할 수 있을 정도로 과도하게 세분화되지 않도록 해야 합니다.

반복적 개발과 지속적인 개선을 위해 결과물을 V1, V2, V3로 버전화하는 것을 고려하세요. 예를 들어, "프로토타입 개발 V1"은 기본 기능을 포함할 수 있고, "프로토타입 개발 V2"는 사용자 피드백 개선사항을 포함할 수 있으며, "프로토타입 개발 V3"는 최종 설계를 다듬을 것입니다. 이러한 접근 방식은 점진적 향상과 더 나은 품질 관리를 보장합니다.

각 작업에 자원을 할당하여 책임을 명확히 하고 자원 가용성을 확보합니다. "설계 완료", "개발 완료", "프로젝트 런칭"과 같은 중요한 프로젝트 단계를 표시하는 마일스톤을 정의합니다. 각 작업에 대한 시간과 비용을 추정하여 프로젝트 일정과 예산 계획을 도와줍니다.

작업을 시각적으로 조직화하는 계층 구조를 만듭니다. 이 계층을 나타내기 위해 Kanban 보드와 같은 도구를 사용하여 프로젝트의 범위와 복잡성을 더 잘 이해하고 관리할 수 있도록 도와줍니다.

WBS 계획은 프로젝트의 명확하고 구조화된 뷰를 제공함으로써 조직화를 개선합니다. 프로젝트를 관리 가능한 작업으로 나누어 효과적인 추적과 관리를 촉진합니다. 향상된 커뮤니케이션은 모든 팀원이 자신의 역할과 책임을 이해하도록 보장합니다.

WBS를 통해 효과적인 자원 배분이 달성되어 자원의 과도한 배정이나 과소 활용을 방지합니다. 또한 정확한 진행 상황 추적을 가능하게 하여 프로젝트 계획에 대한 진행 상황을 모니터링하고 문제를 조기에 해결하기 쉽게 만듭니다.

요약하면, 잘 만들어진 WBS 계획은 성공적인 프로젝트 관리에 필수적입니다. 명확성을 제공하고, 커뮤니케이션을 향상시키며, 효과적인 자원 활용을 보장하고, 궁극적으로 프로젝트의 성공적인 완료로 이어집니다.

작업 우선순위 결정 전략

먼저: 왜 우선순위를 정해야 할까요?

자원이 희소하기 때문입니다.

우리는 프로젝트(또는 세상!)가 우리에게 요구하는 모든 것을 할 수 있는 충분한 시간, 돈, 인력, 또는 정신적 건강을 가지고 있지 않습니다.

이것은 우리가 타협해야 한다는 것을 의미합니다. 가치 판단을 내려야 합니다. 무엇이 더 중요하고, 무엇이 덜 중요한가? 무엇을 지금 해야 하고, 무엇을 나중에 할 수 있으며, 아니면 아예 하지 않을 수도 있는가?

이 마지막 점이 매우 중요합니다. 종종 프로젝트 매니저로서 우리는 "전달" 모드에 너무 빠져서 애초에 왜 프로젝트를 하고 있는지를 잊을 수 있습니다.

이는 우리가 결과 대신 산출물에 너무 집중한다는 것을 의미합니다. 우리가 만들려고 하는 미래가 무엇인지 이해하려고 노력하는 대신 프로젝트를 큰 체크박스 체크 연습처럼 취급합니다.

이것이 때로는 어떤 업무를 보고 더 이상 필요하지 않다고 결정하고 삭제해야 한다고 결정하는 것이 괜찮은 이유입니다.

하지만 이것은 특히 계약과 클라이언트가 관련된 경우 용기가 필요합니다. 하지만 장기적으로는 올바른 일을 하는 것이 모든 사람의 이익을 일치시킵니다.

좋습니다, 이제 우리가 우선순위를 정해야 한다는 것을 알았지만, kanban 보드에서 이것을 실제로 어떻게 할까요?

여러분이 이미 우선순위를 정했다고 가정하고, 이제 팀의 나머지 사람들에게 우선순위를 명확하게 하고 싶다고 해봅시다.

음, 단순히 프로세스에 새로운 컬럼을 만들면 됩니다(기억하세요, 프로세스에 대해 유연해야 한다고 했습니다!) "우선순위"라고 불리는 컬럼을 만들고 우선순위인 모든 것을 그 목록에 넣으세요.

다음으로, 모든 사람이 이 색을 긴급함과 중요함과 연관시키므로 빨간색으로 태그하거나 색칠하세요. 이러한 업무 항목이 "진행 중"이나 "검토 중"으로 이동할 때 더 이상 "우선순위" 목록에 있지 않을 것이므로 태그를 다는 것이 중요합니다. 따라서 우선순위 항목임을 명확하게 표시하는 다른 것이 필요합니다.

결론

Kanban 보드는 프로젝트 관리에 매우 귀중한 도구입니다. 명확한 시각적 투명성을 제공하고, 워크플로우 관리를 개선하며, 협업을 향상시키고, 인지적 부담을 줄입니다. 프로젝트를 관리 가능한 작업과 시각적 단계로 나누어, 팀은 병목 현상을 신속하게 식별하고 프로세스를 지속적으로 최적화할 수 있습니다.

Kanban 보드의 변혁적인 힘을 경험하고 싶다면 Blue를 사용해보세요. 저희 플랫폼은 프로젝트 관리를 직관적이고 효과적으로 만들도록 설계되었습니다.

오늘 무료 체험에 가입하세요하여 Blue가 어떻게 워크플로우를 간소화하고 팀의 생산성을 향상시킬 수 있는지 확인해보세요.