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요즘 강력한 프로젝트 관리 플랫폼을 갖추는 것은 필수적입니다. 엑셀 시트, 포스트잇, 이메일 스레드에 의존하기에는 너무 많은 일이 발생하고 있습니다.

그렇다고 강력한 프로젝트 관리 플랫폼을 구현하는 것이 전투의 절반에 불과합니다. 나머지 절반은 실제로 이를 효과적으로 활용하는 것입니다. 여기서 창의성과 전략적 사고가 중요해지며, 팀이 훨씬 더 생산적이고 효과적으로 변모할 수 있습니다.

Blue의 가장 혁신적인 기능 중 하나는 강력한 자동화 기능입니다.

자동화는 반복적인 작업을 간소화하고, 귀중한 시간을 절약하며, 작업 흐름의 일관성을 보장하기 때문에 매우 강력합니다.

일상적인 프로세스를 자동화함으로써 프로젝트 관리자는 세부 사항에 빠지는 대신 계획, 문제 해결 및 팀 조정과 같은 프로젝트의 더 전략적인 요소에 집중할 수 있습니다.

이 기사에서 우리의 목표는 고객 기반의 수십만 개 프로젝트 분석을 통해 확인한 가장 인기 있고 유용한 프로젝트 자동화를 몇 가지 소개하는 것입니다. 이러한 예시는 자동화가 프로젝트 관리 노력을 어떻게 크게 향상시킬 수 있는지를 보여주며, 더 스마트하게 작업하고 더 나은 결과를 달성할 수 있게 합니다.

Blue와 함께 작업하는 방식을 혁신할 수 있는 최고의 프로젝트 관리 자동화를 발견해 보세요.

완료된 프로젝트 관리 자동화

이것은 Blue에서 생성할 수 있는 가장 기본적인 자동화 중 하나일 수 있지만, 동시에 엄청난 시간을 절약할 수 있는 자동화입니다.

본질적으로, 레코드나 작업을 완료로 표시할 때마다 이 자동화는 이를 "완료" 목록으로 이동시킵니다. 반대로, 작업을 "완료" 목록으로 이동시키면 자동으로 완료로 표시됩니다.

이것은 사소한 자동화조차도 매우 효과적일 수 있음을 보여주는 완벽한 사례입니다. 생각해 보세요: 한 해 동안 기업 내에서 수천 개 또는 수만 개의 작업을 추적해야 하며, 희망적으로 대부분은 완료로 표시될 것입니다. 완료로 표시하는 데 몇 초밖에 걸리지 않지만, 이는 연간 몇 시간의 행동으로 누적될 수 있습니다.

이 간단한 프로세스를 자동화함으로써 상당한 시간을 절약하고 작업 목록이 항상 최신 상태로 유지되도록 할 수 있습니다. 이 작은 자동화는 더 일관된 프로젝트 추적을 가능하게 하고, 작업의 더 중요한 측면에 집중할 수 있게 합니다.

자동화 세부 사항:

• 트리거: 레코드가 완료로 표시됨
• 작업: 레코드를 "완료" 목록으로 이동

그리고 또한:

• 트리거: 레코드가 "완료" 목록으로 이동됨
• 작업: 레코드를 완료로 표시

연체 작업 알림 프로젝트 관리 자동화

프로젝트 관리에서 가장 큰 도전 중 하나는 프로젝트가 종종 계획보다 더 오래 걸린다는 것입니다. 지연은 한 번에 발생하지 않고, 하루하루 점진적으로 발생합니다. 매일 작은 일이 미뤄질 수 있으며, 이러한 사소한 지연이 누적되어 결국 원래 일정보다 몇 주 또는 몇 달 더 길어질 수 있는 심각한 차질을 초래합니다.

이를 해결하기 위해 프로젝트 관리자는 작업이 연체될 때 알림을 받을 수 있는 시스템이 필요합니다. 이 자동화는 작업의 마감일이 만료되면 관련 팀원에게 즉시 알림을 보내도록 설계되었습니다. 이를 통해 연체 작업이 신속하게 처리되도록 보장합니다.

이 자동화를 설정함으로써 연체 작업이 간과되지 않도록 하여, 프로젝트를 정상 궤도로 유지하기 위한 적시 개입 및 조정을 가능하게 합니다. 이러한 선제적 접근 방식은 작업이 누락되는 것을 방지하고 팀원 간의 책임을 강화합니다.

자동화 세부 사항:

• 트리거: 마감일이 만료됨
• 작업: 이메일 전송

사용자 정의 이메일 자동화 설정 방법에 대한 가이드를 확인해 보시기 바랍니다. 여기에서 프로젝트에 설정한 다양한 사용자 정의 필드의 데이터를 활용하는 방법을 배울 수 있습니다.

자동 SOP 프로젝트 관리 자동화

표준 운영 절차(SOP)를 프로젝트 관리 작업 흐름에 직접 통합하면 효율성과 일관성을 크게 향상시킬 수 있습니다. Blue에서 이를 달성하는 가장 강력한 방법 중 하나는 자동 SOP 자동화입니다. 이 자동화는 레코드가 지정된 목록으로 이동될 때마다 상세한 체크리스트를 생성하여 모든 필요한 단계가 명확하게 설명되고 할당되도록 보장합니다.

자동화 세부 사항:

• 트리거: 레코드가 특정 목록으로 이동됨
• 작업: 체크리스트 생성

Blue는 트리거 작업에서 특정 목록을 지정할 수 있는 엄청난 유연성을 제공합니다. 이는 레코드가 지정된 목록(예: "진행 중", "검토", "승인")으로 이동될 때마다 미리 정의된 체크리스트가 자동으로 생성됨을 의미합니다.

체크리스트는 필요한 만큼 상세할 수 있으며, 각 체크리스트 항목마다 담당자와 상대적 마감일이 설정될 수 있습니다. 상대적 마감일은 자동화가 트리거될 때에 따라 조정되므로 마감일이 항상 관련성이 있도록 보장합니다.

이 자동화는 SOP를 프로젝트 관리 시스템에 직접 통합하기 때문에 특히 영향력이 큽니다. 팀원이 간과할 수 있는 별도의 문서에 SOP를 두는 대신, 절차가 작업 흐름에 통합되어 적절한 시점에 행동을 촉구합니다.

체크리스트 생성을 레코드에 태그 추가와 연결할 수도 있습니다. 이를 통해 서로 다른 체크리스트가 서로 다른 태그에 매핑되어 적절한 절차가 적절한 작업에 적용되도록 보장합니다. 예를 들어, "QA" 태그는 QA 체크리스트를 트리거할 수 있고, "클라이언트 리뷰" 태그는 다른 단계 집합을 트리거할 수 있습니다.

자동화를 통해 Blue 내에 SOP를 통합하면 프로젝트 결과를 크게 개선할 수 있습니다. 모든 단계가 명확하게 설명되고 할당되도록 보장함으로써 오류의 위험을 줄이고 모든 팀원이 무엇을 해야 하는지에 대해 일치시킬 수 있습니다. 이는 시간을 절약할 뿐만 아니라 책임감과 일관성을 향상시킵니다.

자동화는 언제든지 수정할 수 있으며, 향후 자동화 실행에 영향을 미칩니다. 또한 체크리스트가 생성된 후에도 필요에 따라 추가 수정이 가능하여 변화하는 프로젝트 요구 사항에 적응할 수 있는 유연성을 제공합니다.

부서 간 협업 자동화

부서 간의 효과적인 협업을 촉진하는 것은 복잡한 프로젝트의 성공에 매우 중요합니다. 팀원에게 다른 부서의 모든 세부 사항에 대한 접근 권한을 부여하지 않고도 이를 달성하는 효과적인 방법 중 하나는 관련 레코드를 프로젝트 간에 자동으로 복사하는 것입니다.

자동화 세부 사항:

• 트리거: 레코드가 특정 목록으로 이동됨
• 작업: 레코드를 다른 프로젝트로 복사

Blue는 트리거 작업에서 특정 목록을 지정할 수 있어 이 자동화를 매우 사용자 정의할 수 있습니다. 레코드가 지정된 목록(예: "검토용")으로 이동될 때마다, 관련 부서가 조치를 취할 수 있는 다른 프로젝트로 자동으로 복사됩니다. 이를 통해 정보가 원활하게 공유되며 데이터 보안을 저해하거나 팀원에게 불필요한 세부 사항으로 과부하를 주지 않습니다.

이 자동화를 사용하면 부서 간에 중요한 작업과 정보가 효율적으로 공유되도록 할 수 있습니다.

명확성을 위해 몇 가지 예를 살펴보겠습니다.

마케팅 부서가 크리에이티브 팀의 디자인을 검토해야 한다고 가정해 보겠습니다. 크리에이티브 프로젝트에 대한 전체 접근 권한을 부여하는 대신, 디자인 팀이 작업 중인 디자인 레코드를 마케팅-디자인 검토 전용 프로젝트로 복사하는 자동화를 설정할 수 있습니다. 마케팅 팀은 알림을 받고 검토를 진행하며, 검토가 완료되면 해당 항목을 원래 프로젝트로 복사하거나 이동할 수 있습니다.

이제 개발 팀과 QA 팀을 고려해 보겠습니다. 개발 팀이 테스트가 필요한 기능을 완료하면, QA 팀에 개발 프로젝트에 대한 전체 접근 권한을 부여하는 대신 자동화를 설정할 수 있습니다. 기능 레코드가 "QA 준비 완료" 목록으로 이동되면, 자동화가 이를 QA 프로젝트로 복사합니다. 이렇게 하면 QA 팀이 필요한 세부 사항에 즉시 접근할 수 있어 바로 테스트를 시작할 수 있습니다. QA 팀이 테스트를 완료하면 레코드를 업데이트할 수 있으며, 정보는 원활하게 개발 프로젝트로 통합될 수 있습니다. 이는 개발자가 실제로 작업할 수 있는 티켓에 집중할 수 있도록 하고, QA 팀도 마찬가지입니다.

이 자동화는 관련 정보가 신속하고 정확하게 공유되도록 하여 부서 간 협업을 향상시킵니다. 이를 통해 부서가 프로젝트 세부 사항에 대한 접근을 유지하면서 원활하게 협력할 수 있습니다. 이러한 접근 방식은 조정을 개선하고, 잘못된 의사소통을 줄이며, 모든 관련자가 작업을 효과적으로 수행하는 데 필요한 정보를 갖추도록 보장합니다.

고우선 작업 에스컬레이션 자동화

모든 프로젝트에는 즉각적인 주의와 신속한 조치를 요구하는 작업이 항상 존재합니다. 이러한 고우선 작업은 프로젝트의 전반적인 진행과 성공에 상당한 영향을 미칠 수 있으며, 이는 프로젝트의 주요 경로에 있습니다. 이러한 중요한 작업이 신속하게 처리되도록 보장하는 것이 필수적이며, 여기서 고우선 작업 에스컬레이션 자동화가 필요합니다.

자동화 세부 사항:

• 트리거: 레코드에 태그가 추가됨 (고우선)
• 작업: 누군가에게 할당, 이메일 전송

Blue는 모든 레코드에 고우선 태그를 추가할 수 있도록 하여 즉시 긴급한 주의가 필요함을 인식할 수 있게 합니다. 이 태그가 추가되면 자동화가 작동하여 작업을 특정 팀원 또는 팀원들에게 할당하고, 새로운 고우선 작업에 대한 알림 이메일을 전송합니다. 이 태그는 밝은 빨간색으로 선택하는 것이 좋습니다!

여러 진행 중인 작업이 있는 프로젝트를 관리하고 있다고 상상해 보세요. 이러한 작업 중 하나가 예기치 않은 문제나 클라이언트 요구 사항의 변경으로 인해 갑자기 중요해집니다. 이 작업을 수동으로 알리고 할당하는 대신, 레코드에 "고우선" 태그를 추가하기만 하면 됩니다.

태그가 추가되면 자동화가 해당 작업을 긴급 문제를 처리할 책임이 있는 지정된 팀원에게 할당하고 이메일 알림을 보냅니다. 이를 통해 고우선 작업이 즉시 확인되고 처리되어 프로젝트에 지연이 발생하지 않도록 합니다.

이 자동화는 여러 가지 이유로 매우 효과적입니다:

• 즉각적인 주의: 고우선 작업이 관련 팀원의 주목을 즉시 받게 되어 신속한 조치를 보장합니다.
• 효율성 향상: 할당 및 알림 프로세스를 자동화함으로써 시간을 절약하고 의사소통의 간극을 줄입니다.
• 책임감 향상: 작업을 자동으로 할당함으로써 책임이 명확해지고 팀원이 무엇을 해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.
• 문제 관리 개선: 고우선 작업을 신속하게 처리함으로써 작은 문제가 더 큰 문제로 확대되는 것을 방지하여 프로젝트의 전반적인 건강을 유지할 수 있습니다.

결론

이 기사가 프로젝트와 조직을 위해 활용할 수 있는 특정 자동화에 대한 아이디어를 제공하는 데 유용했기를 바랍니다. Blue의 자동화는 작업 흐름을 간소화하고 시간을 절약하며 팀이 일상적인 활동에 얽매이지 않고 전략적 작업에 집중할 수 있도록 하는 강력한 도구입니다. 이러한 자동화를 구현함으로써 효율성을 높이고 책임감을 개선하며 더 나은 프로젝트 결과를 달성할 수 있습니다.

Blue에서 프로젝트 관리 자동화를 최대한 활용하고 이해를 심화하기 위해 다음 리소스를 탐색해 보시기 바랍니다:

• Blue의 프로젝트 관리 자동화 기능 개요
• 프로젝트 관리 자동화에 대한 공식 Blue 문서
• 프로젝트 관리 자동화에 대한 자주 묻는 질문
• 이해관계자에게 사용자 정의 이메일을 전송하는 프로젝트 관리 자동화

이러한 리소스를 탐색함으로써 Blue에서 자동화를 효과적으로 사용하여 프로젝트 관리 프로세스를 최적화하는 방법에 대한 더 깊은 이해를 얻을 수 있습니다. 작업 할당 자동화, 알림 전송 또는 부서 간 작업 흐름 통합을 통해 가능성은 무궁무진합니다.

읽어 주셔서 감사합니다. 이러한 강력한 도구를 활용하여 프로젝트 관리를 한 단계 끌어올리는 모습을 기대합니다. 질문, 아이디어 또는 피드백이 있으시면 언제든지 support@blue.cc로 Team Blue에 연락해 주십시오.