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제안 요청서(RFP)는 모든 규모의 기업과 조직이 내부에서 처리되지 않는 작업 및 프로젝트에 대해 최상의 파트너를 선택할 수 있도록 보장하는 핵심 도구입니다.

올바르게 구조화된 RFP의 장점은 구매 과정에서의 위험을 줄이고 다양한 선택지를 평가할 수 있는 명확한 플랫폼을 제공한다는 것입니다. 판매자의 관점에서 보면, 이는 구매자의 요구와 목표를 명확하게 이해할 수 있게 해주며, 일반적으로 시간 소모적이고 번거로운 상호 협상 과정을 최소화할 수 있도록 합니다.

Blue 이전에 우리는 에이전시를 운영했으며, 정부 기관, NGO, 대규모 다국적 기업부터 스타트업 및 소규모 지역 기업에 이르기까지 수백 개의 RFP에 응답했습니다. 이와 함께 우리는 수백만 달러가 걸린 복잡하고 중요한 구매 결정을 내리는 데 고객을 도왔습니다.

이 가이드는 이러한 경험을 바탕으로 하여 다음과 같은 목표를 가지고 있습니다:

• 철저한 RFP를 작성하는 데 시간을 할애하는 것이 거의 항상 현명한 선택이라는 설득력 있는 비즈니스 사례를 만듭니다.
• 기존 고객에게 RFP를 작성할 때 거쳐야 할 프로세스를 설명합니다.
• 현재 및 미래의 공급업체와 파트너에게 우리가 구매 결정을 내리는 방식에 대한 통찰력을 제공합니다.

RFP의 필요성

구조화된 구매 프로세스를 RFP를 통해 갖추는 핵심 아이디어는 더 나은 품질의 결정을 내리는 것입니다.

그게 전부입니다.

RFP가 다양한 서비스와 제품 중에서 더 나은 의사 결정을 이끌어내는 이유는 구매 조직이 자신의 목표와 필요를 깊이 생각하게 하고, 여러 대안을 객관적으로 비교할 수 있는 방법을 제공하기 때문입니다.

여러 공급업체가 정확히 동일한 정보를 가지고 작업하는 것은 구매자가 "사과와 사과"를 비교할 수 있게 해줍니다. 이는 각 공급업체가 요구 사항에 대한 느슨한 이해를 바탕으로 자신의 솔루션이나 제품을 제안하는 비구조적 프로세스와는 다릅니다.

RFP의 구조

잘 구조화된 RFP는 다음과 같은 기능을 수행합니다:

• 요구 사항과 요구되지 않는 사항을 명확히 명시합니다.
• 잠재 공급업체에게 구매의 목표와 주요 성공 결과에 대한 명확한 이해를 제공합니다.
• 자주 묻는 질문에 답변합니다.
• 평가 기준과 구매 프로세스의 일정에 대한 명확한 지침을 제공하여 아무도 시간을 낭비하지 않도록 합니다.

전문 서비스를 구매하고 위의 목표를 달성하기 위한 추천 구조는 다음과 같습니다:

소개

• 회사 소개. 귀사의 간략한 개요를 제공하며, 지리적 영역, 주요 서비스/제품, 역사 등을 포함합니다.
• RFP의 목적 및 목표. RFP가 발송되는 이유를 명시합니다.
• 주요 이해관계자. RFP를 평가할 이해관계자의 목록을 제공하며, 최종 의사 결정자가 있는 경우 이를 명시합니다.
• 일정 및 제출. 특정 작업이 이루어져야 하거나 완료되어야 하는 중요한 작업, 날짜 및 시간을 나열합니다.
• 평가 기준. 제안을 평가하는 데 사용할 기준 목록과 각 요소의 가중치를 어떻게 계획할 것인지 제공합니다.

프로젝트 개요

• 작업 범위. 공급업체에게 기대하는 활동 유형을 높은 수준에서 나열합니다.
• 주요 요구 사항. 프로젝트에 대한 요구 사항을 가능한 한 자세히 나열합니다.
• 범위 외. 공급업체가 하지 않기를 기대하는 사항을 명확히 합니다.
• 기타 고려 사항. 프로젝트와 관련된 기타 고려 사항을 제공합니다.
• FAQ. 내부 논의 중 자주 발생하는 질문이 있다면 여기 나열합니다.

제안 형식 및 지침

이 섹션에서는 공급업체로부터 제안서에서 기대하는 정확한 형식과 구성을 명시해야 합니다.

구매 프로세스

• RFP 작성. 프로젝트에 참여하는 모든 사람이 이 문서가 작성되고 있다는 사실을 알고, 주요 사항에 대한 의견을 요청합니다.
• 초기 평가를 위한 공급업체 선택. 파트너 조직과 친구에게 문의하고, 지역 및 국제 옵션에 대한 조사를 수행합니다. 가능하다면 "블랙 호스"를 포함하려고 노력하세요. 즉, 첫 번째 검토에서 고려하지 않을 파트너이지만 프로젝트에 대한 흥미로운 관점이나 솔루션을 제공할 수 있는 공급업체입니다.
• RFP를 보낼 공급업체 목록 작성. 각 공급업체에 연락하여 회사 자격 증명을 요청합니다. 얼마나 빨리 응답하는지, 프레젠테이션의 품질, 초기 전화 또는 회의 중에 어떤 질문을 하는지와 같은 주요 세부 정보를 기록합니다. 공급업체 목록을 작성한 후 RFP를 발송합니다.
• Q&A 세션. 공급업체가 제안서와 관련된 질문을 보내도록 초대하거나 복잡한 사항을 해결하기 위한 전화/회의를 설정합니다. 질문에 대한 자세한 메모를 항상 유지합니다. 우리의 제안은 모든 공급업체와 공유하는 온라인 문서(예: Google 문서)를 만들어 질문과 답변을 업데이트하여 모든 사람이 동일한 이해를 바탕으로 제안서를 작업하도록 하는 것입니다.
• 초안 제안서 검토(선택 사항). 내부 역량이 있다면 최종 제출 일주일 전에 공급업체에게 초안 제안서를 보내도록 초대합니다. 그들이 제안을 수용하는 것은 좋은 신호입니다. 24~48시간 이내에 코멘트를 포함하여 제안서를 다시 보냅니다.
• 최종 제안서 점수 매기기. 최종 제안서를 받은 후 각 제안서를 신중하게 검토하고 평가 기준에 따라 각 공급업체에 점수를 매깁니다. 가능하다면 공급업체가 회의 전화 또는 대면 회의를 통해 제안서를 발표할 수 있도록 허용합니다.
• 모두에게 통지. 결정을 최종 확정하고 고위 이해관계자의 승인을 받은 후 모든 공급업체에게 결과를 통지합니다. 탈락한 공급업체에게는 왜 승리하지 못했는지, 다른 공급업체와 비교하여 어떻게 순위가 매겨졌는지, 향후 입찰에서 어떻게 개선할 수 있는지 설명하기 위해 후속 전화나 회의를 고려합니다. 이는 공급업체에게 매우 감사하게 여겨지며 관계를 긍정적으로 마무리합니다. 미래의 프로젝트에서 그들과 함께 일할 수 있는 가능성을 항상 염두에 두세요.
• 프로젝트 시작. 프로젝트에 대한 이상적인 파트너를 찾았다면, 이제 일을 시작하고 실행에 집중할 시간입니다.

RFP에 대한 FAQ

누가 RFP를 작성해야 하나요?

이상적으로는 선택된 공급업체 또는 파트너와의 관계를 관리할 사람이어야 합니다. RFP는 한 개인이 작성할 때 가장 좋습니다. 다른 팀원들이 문서의 다양한 버전을 검토하고 코멘트를 달 수 있지만, 한 사람이 RFP의 품질과 정확성에 대해 전적인 책임을 지는 것이 중요합니다. 팀에 경험이 없거나 매우 기술적인 프로젝트이거나 객관적인 제3자가 더 적합하다고 합의하는 경우, Mäd와 같은 전문 컨설턴트를 계약하여 구매 프로세스를 안내받을 수 있습니다.

RFP의 일반적인 일정은 어떻게 되나요?

이는 귀하가 속한 산업과 제안된 프로젝트의 복잡성에 따라 다릅니다. 일반적으로 제안서가 발송된 날로부터 2주에서 4주 사이의 최종 응답 일정을 설정해야 합니다.

피드백을 위한 초안 제안서를 수락해야 하나요?

공급업체가 피드백을 위해 초안 제안서를 보내고 이를 코멘트와 함께 반환하는 것을 허용하면 최종 제안서의 품질이 크게 향상됩니다. 그러나 공급업체의 수에 따라 구매 팀의 작업량이 크게 증가할 수 있습니다. 초안 제안서를 완전히 검토하고 의미 있는 피드백을 제공할 시간이 없다면 이 단계를 프로세스에 추가할 가치가 없습니다.

몇 개의 공급업체를 선택해야 하나요?

이는 구매 팀의 작업량과도 관련이 있습니다. RFP에 응답하도록 요청하는 공급업체가 많을수록 질문에 답변하고 그들과의 전화 및 회의를 진행하며 최종 제안서를 평가하는 데 더 많은 작업이 필요합니다. 또한, 스마트한 공급업체는 종종 다른 공급업체가 몇 개나 입찰하는지 물어보며, 수가 너무 많으면 입찰을 거부하는 경우가 많습니다. 이는 제안서에 소요된 시간과 승리할 가능성 간의 위험-보상 비율이 맞지 않기 때문입니다. 일반적으로 3~5개의 공급업체가 적절한 수치이지만, 대규모 조직에서는 조달 부서에 특정 규칙이 있는지 확인해야 하며, 준수 목적을 위해 필요한 최소 입찰자 수가 있을 수 있습니다.

예산을 포함해야 하나요?

이는 양측 모두에 대한 여러 가지 좋은 주장이 있는 논란의 여지가 있는 주제입니다. 지표 예산 범위 또는 최대 예산을 포함하는 것은 긍정적입니다. 이는 공급업체가 입찰 여부를 스스로 결정할 수 있도록 하며, 최종 제안 가격이 최대 예산을 크게 초과하는 공급업체를 평가하지 않게 되어 귀하와 귀하의 팀의 시간을 절약할 수 있습니다. 그러나 이것이 복잡한 구매(예: 맞춤형 소프트웨어 개발)이거나 고정 가격 모델보다 시간 및 자재 참여 모델에 더 적합한 유형의 프로젝트인 경우, 특정 예산을 포함하는 것은 좋지 않을 수 있습니다. 또한, 이 유형의 서비스를 처음 구매하는 경우, 예산을 정확하게 설정할 만큼 충분한 정보나 경험이 없을 수 있으며, 다양한 공급업체의 제안서를 통해 시장 가격에 대한 더 나은 이해를 얻을 수 있습니다.

평가 기준에는 무엇이 포함되어야 하나요?

이는 이상적인 공급업체에서 가장 중요하게 여기는 것에 따라 다릅니다. 프로젝트가 급한 경우, 일정과 공급업체가 즉시 시작할 수 있는 가능성에 더 많은 비중을 두어야 합니다. 장기적인 전략적 프로젝트인 경우, 이전 경험, 팀 이력서 및 사례 연구를 더 강하게 평가해야 합니다. 아래 두 가지 예시를 통해 서로 다른 기준과 가중치를 확인할 수 있습니다:

점수 매기기 과정에 누가 참여해야 하나요?

구매 프로세스의 시작부터 참여하여 공급업체와 대화 및 회의를 진행한 모든 사람입니다. 프로세스에 깊이 관여하지 않은 고위 이해관계자도 제안서를 평가하고 점수를 매기기 위해 초대될 수 있으며, 최종 결정을 내리는 데 도움이 되도록 최종 점수를 검토할 수 있습니다. 또한, 외부 및 내부의 주제 전문가를 모집하여 점수 매기기를 도울 수 있습니다. 예를 들어, MarComms 팀은 IT 부서의 구성원에게 CRM 소프트웨어 선택 평가를 도와달라고 요청할 수 있습니다.

공급업체를 어떻게 점수 매기나요?

각 평가 기준에 대해 0부터 해당 기준에 대해 허용된 최대 점수까지 점수를 부여해야 합니다. 구매 프로세스에 참여하는 각 개인은 다른 팀원과 점수를 공유하지 않고 각 공급업체를 개인적으로 평가해야 합니다. 그런 다음 구매 팀은 동시에 점수를 공유하고 총 점수의 평균을 내어 각 공급업체에 최종 점수를 부여합니다. 그런 다음 점수에 따라 공급업체를 순위 매길 수 있습니다.

결론

이 가이드가 잘 구조화된 RFP가 주요 구매 결정을 지원하는 데 있어 얼마나 중요한지를 이해하는 데 유용했기를 바랍니다. 현대 비즈니스 세계에서 어떤 조직이 고립되어 작업하는 것은 드물기 때문에, 효과적이고 전문적인 파트너를 지속적으로 선택할 수 있는 능력이 그 어느 때보다 중요합니다.