Automatiseringen zijn een van de krachtigste functies van Blue, maar zijn bewust ontworpen om eenvoudig te gebruiken en aan te maken. In tegenstelling tot de meeste projectmanagementsystemen, beperkt Blue niet het aantal automatiseringen of hoe vaak ze per maand kunnen worden geactiveerd.

Hoe Automatiseringen Werken

Alle automatiseringen volgen een vergelijkbaar patroon:

**Wanneer** iets gebeurt,
**Dan** doe iets anders

• Triggers ("Wanneer"): Een trigger is een gebeurtenis die een automatisering in gang zet. Een trigger kan bijvoorbeeld het voltooien van een record zijn, een wijziging in de toegewezen persoon van een record, of een wijziging in een aangepast veld. Wanneer aan deze vooraf gedefinieerde voorwaarde wordt voldaan, wordt de automatisering geactiveerd.
• Acties ("Dan"): Eenmaal geactiveerd, voert een automatisering een specifieke actie uit. Acties kunnen variëren van het verzenden van meldingen en het bijwerken van recordvelden tot het aanmaken van nieuwe taken of het wijzigen van de status van een record. Acties kunnen worden gekoppeld.

U kunt meerdere automatiseringen binnen één project aanmaken om het werk vooruit te laten gaan. U kunt automatiseringen ook pauzeren en later hervatten door de groene schakelaar te gebruiken.

Een lijst van automatiseringen in een project

Elke automatisering is afgestemd op een specifiek project en beïnvloedt voornamelijk één record binnen dat project. Deze gerichte aanpak zorgt ervoor dat automatiseringen relevant en effectief zijn in hun aangewezen context.

Hoewel de meeste automatiseringen projectspecifiek zijn, biedt Blue ook een unieke automatisering die een record van het ene project naar het andere kan verplaatsen of kopiëren. Deze functie is vooral nuttig voor workflows die meerdere projecten of afdelingen omspannen.

Blue ondersteunt ook voorwaardelijke automatiseringen, waarbij meerdere triggers moeten worden vervuld voordat de automatisering wordt geactiveerd. Deze functie maakt complexere en genuanceerdere workflowautomatisering en routering mogelijk, omdat het rekening kan houden met een breder scala aan scenario's voordat een actie wordt uitgevoerd. Een automatisering kan bijvoorbeeld zo worden ingesteld dat deze alleen wordt geactiveerd wanneer een taak een bepaalde processtap bereikt en een specifieke tag heeft. Dit niveau van specificiteit zorgt ervoor dat automatiseringen niet alleen worden geactiveerd door relevante gebeurtenissen, maar ook onder de juiste omstandigheden, waardoor de precisie en relevantie van geautomatiseerde workflows wordt verbeterd.

Gebruikersrechten

Het aanmaken en instellen van automatiseringen wordt uitsluitend beheerd door Projectbeheerders. Deze op rollen gebaseerde aanpak zorgt ervoor dat automatiseringen zorgvuldig worden gecreëerd en afgestemd op de doelen en strategieën van het project. Om echter transparantie en collectief bewustzijn binnen het team te behouden, kunnen alle rollen zien welke automatiseringen actief zijn. Deze zichtbaarheid stelt iedereen in het project in staat om de geautomatiseerde processen te begrijpen, wat een gedeeld begrip bevordert van hoe de workflow van het project wordt verbeterd en gestroomlijnd door deze automatiseringen.