Cashflow is de meest kritische component van het runnen van een bureau, leer hoe je het kunt beheren zodat je altijd een goede operationele buffer hebt.
Dit is onderdeel van de Agency Success Guide, een boek geschreven door de CEO van Blue voor alle bureau- en professionele dienstverleners, gebaseerd op zijn 10-jarige ervaring als bureau-oprichter.
In dit boek leer je alles wat je moet weten over het runnen van een radicaal succesvol bureau. Van cashflow tot projectmanagement, en van het opbouwen van klantrelaties tot het schrijven van winnende voorstellen — het staat hier allemaal.
Het Kiezen van je Engagementmodel
Afhankelijk van de precieze aard van het werk dat je met je klanten doet, heb je verschillende engagementmodellen tot je beschikking. Dit zijn verschillende manieren om je werk en leveringen te meten, en om betaald te worden. Het kiezen van het juiste engagementmodel is cruciaal voor het succes van je bedrijf. Het is ook waarschijnlijk dat je op verschillende projecten met verschillende klanten meerdere engagementmodellen tegelijkertijd in je bedrijf hebt.
Twee van de meest voorkomende engagementmodellen zijn een vaste projectprijs en retainer.
De vaste projectprijs is vrij duidelijk: je geeft een prijs, vaak uitgesplitst in lijnitems of leveringen, voor het werk dat je namens je klant zult doen. Het belangrijkste voordeel vanuit het perspectief van de klant is dat ze de zekerheid hebben dat het budget niet zal veranderen. Een belangrijk voordeel voor de professionele dienstverleners is dat als je efficiënt kunt zijn, je effectieve uurtarief door het dak kan schieten omdat je je verdiensten niet meer koppelt aan de hoeveelheid tijd die je aan een project besteedt.
Persoonlijk hou ik erg van de vaste prijsbenadering, zolang de scope van het werk extreem duidelijk is. Je kunt tegen grote problemen aanlopen met deze methodologie als je een vage scope hebt, en er dan een verschil in verwachtingen en leveringen is tussen jou en je klant. Dit kan de oorzaak zijn van veel hoofdpijn en heen-en-weer onderhandelingen over prijswijzigingen. Als de klant van gedachten verandert over een deel van de scope van het werk tijdens het project (wat vaak niet onredelijk is, aangezien er steeds meer werk wordt gedaan en de beschikbare gegevens of omstandigheden veranderen), dan moet je elke keer dat dit gebeurt opnieuw onderhandelen. Dit kan behoorlijk tijdrovend zijn voor beide partijen.
Een methode om op een vaste prijsbasis te blijven werken, is om projecten altijd in stappen op te splitsen. Bijvoorbeeld, als je een mobiele applicatie of website bouwt namens een klant, kun je aanvankelijk alleen betrokken zijn bij de ontwerpfase en specificaties, waarbij de belangrijkste levering van die fase is om de exacte scope van het werk van de ontwikkelingsfase te definiëren, waarna je een vaste prijs voor dat werk nauwkeurig kunt opgeven.
Dit is de exacte benadering die veel bouwbedrijven gebruiken om een offerte voor de bouw van een gebouw te maken. Er is een interessante boodschap die je aan klanten kunt geven wanneer je een project op deze manier pitcht. Je kunt ze in wezen vertellen dat iedereen die het project in zijn geheel pitcht, meestal gewoon aan het gokken is, en dat ze ofwel te veel vragen om een groot risico te dekken, of te weinig vragen – en dan willen ze het goedmaken met kostbare en tijdrovende wijzigingsverzoeken zodra ze het project hebben gewonnen.
Het andere populaire engagementmodel is om eenvoudig de uren van elk teamlid bij te houden en vervolgens een vast bedrag per uur voor het geleverde werk in rekening te brengen. Persoonlijk vind ik deze benadering niet leuk voor iets anders dan sommige soorten onderhoudscontracten waarbij je gewoon dingen draaiende moet houden of kleinere projecten die slechts 20 of 30 uur duren.
Dat gezegd hebbende, ben ik me ervan bewust dat er bedrijven zijn die exclusief op dit model draaien, en dat werkt goed voor hen. Er zijn een paar belangrijke problemen die ik zie met dit model, het belangrijkste is dat het de professionele dienstverleners en de klant uit elkaar haalt, wat nooit een goede zaak is. Bijvoorbeeld, als je betere mensen inhuurt die het werk efficiënter kunnen doen, zullen ze minder tijd besteden om dezelfde hoeveelheid werk te doen — waardoor de facturering afneemt. Dit is uiteraard absurd, omdat je uiteindelijk beter werk, sneller doet, en toch minder vraagt!
Bovendien moedigt deze methode de klant ook aan om je en je team te micromanagen, en het kan je zelfs aanmoedigen om je eigen team te gaan micromanagen. Klanten zullen facturen en rapporten van uurlijkse werk nauwlettend in de gaten houden, en als je de route van "bewijzen" dat je het werk doet door teamleden bij te houden, inslaat, ga je waarschijnlijk je cultuur volledig verpesten. Ik ken geen enkele getalenteerde persoon die zijn computer gevolgd wil hebben en elke actie gelogd wil zien en gedetailleerde rapporten van zijn of haar hele werkdag moet geven.
Echter, een praktijk die ik heb gevonden die werkt en een zekere mate van tracking inhoudt, is het loggen van zelfgerapporteerde uren. Als dienstverlenend bedrijf werk je met meer dan één klant tegelijk, en er moet een soort scheiding zijn tussen de hoeveelheid tijd die je team aan elke klant besteedt. Dus ik raad aan je team te laten experimenteren met het losjes bijhouden van hun uren, zodat zowel jij als je klant zich bewust zijn van hoeveel tijd nodig is om taken voor specifieke projecten te voltooien.
De Kracht van Terugkerende Inkomsten
Het beste type inkomsten is altijd terugkerend – dit is de gouden standaard die alle bedrijven willen hebben. Als je een bedrijf runt dat meer dan 50% van de inkomsten maand na maand terugkerend heeft, heb je een geweldig bedrijf in handen.
Dit is waarom in de afgelopen decennia veel dingen "als een dienst" zijn geworden. Je koopt geen films of muziek meer; je abonneert je gewoon op een dienst. Als je na een paar projecten een sterke relatie met een klant hebt opgebouwd, hetzij op basis van een vaste prijs of een uurtarief, kun je hen benaderen voor een retainercontract.
Idealiter is dit niet gekoppeld aan een specifieke set van leveringen of uren, maar puur gebaseerd op een specifiek resultaat dat je wilt bereiken. Dit is geen gemakkelijke verkoop, maar als je het kunt waarmaken, kun je serieuze hoge-marge terugkerende inkomsten hebben. Wat we bij Mäd hebben gedaan, is dat onze terugkerende inkomsten al onze personeels- en kantoorkosten dekken, en dat alle vaste prijsprojecten in wezen pure winst zijn. Dit maakt financiële planning op de lange termijn aanzienlijk gemakkelijker.
Dus, de vraag is: hoe komen we op dit niveau?
Het Creëren van de Perfecte Retainer Pitch
Zoals eerder vermeld, kun je dit niet onmiddellijk pitchten wanneer een nieuwe potentiële klant binnenkomt. Er is niet genoeg vertrouwen om dat te doen, en ze hebben nog niet de tastbare resultaten ervaren die je kunt bieden.
Ik denk dat de gemakkelijkste manier voor mij om het type boodschap te tonen, is door simpelweg een voorbeeld van een introductiebrief te kopiëren die ik aan een recent retainervoorstel heb toegevoegd.
Zie hieronder:
Beste Stakeholder,
Ik ben verheugd om u ons voorstel voor een retainerovereenkomst tussen [Klantnaam] en Mäd voor te leggen. Het doel hiervan is ervoor te zorgen dat [Klantnaam] snel kan reageren op veranderende bedrijfsomstandigheden, terwijl ze tegelijkertijd geweldige waarde voor hun geld ontvangen voor de geleverde diensten.
In plaats van elk blok werk op een ad-hoc manier uit te geven, met lange doorlooptijden voor voorstellen, contractonderhandelingen en biedingen, zal ons team uw team worden voor de duur van het contract. Dit betekent dat we niet alleen onze relatie en begrip van uw bedrijf verdiepen, maar dat we onmiddellijk beschikbaar zijn om uw verschillende projecten uit te voeren die nodig zijn om uw doelstellingen vooruit te helpen.
Dit heeft de volgende voordelen voor u:
- Kostenbesparing. Door één geïntegreerd team te hebben, bespaart u een aanzienlijk bedrag (50%+) in vergelijking met het inhuren van meerdere bedrijven voor hetzelfde werk. In feite, wanneer je alle overheadkosten en tijd die nodig is om een hoogwaardig intern team op te bouwen in overweging neemt, is een retainer aanzienlijk kosteneffectiever, omdat je geen rekening hoeft te houden met extra kantoorruimte, apparatuur en voordelen. Bovendien, omdat een retainerovereenkomst ons in staat stelt om onze langetermijn cashflow met meer vertrouwen te plannen, zijn we bereid om de typische projectmarge te verlagen om een langdurige relatie met uw organisatie te hebben.
- Snelheid. We kunnen met uw verschillende afdelingen samenwerken om werk één tot drie maanden vooruit te plannen, en onmiddellijk beschikbaar zijn om uit te voeren, zonder dat u voortdurend individuele biedingen en briefs voor elke nieuwe kleine hoeveelheid werk hoeft te doen. Dit bespaart uw team tijd en levert betere resultaten, sneller.
- Hogere Kwaliteit van Werk. Dit gebeurt niet alleen omdat we in de loop van de tijd beter leren samenwerken en uw bedrijf beter begrijpen, maar ook omdat er sterke voordelen zijn aan een volledig geïntegreerde aanpak waarbij er één cross-functioneel team is dat over verschillende leveringen en behoeften uitvoert. Dit zorgt ervoor dat er een sterke consistentie is in al het werk, en dat inzichten van het ene type werk direct invloed hebben op de uiteindelijke output van verschillende soorten werk.
- Betrouwbaarheid. We kunnen de problemen met het opbouwen van interne teams volledig abstraheren, zoals de doorlooptijden om individuen te vinden, ziekte en geplande verlof, en personeelsverloop, omdat we meerdere teamleden voor elke rol hebben die de verantwoordelijkheden van anderen gemakkelijk kunnen overnemen.
Deze boodschap moet per klant worden aangepast, aangezien verschillende klanten verschillende prioriteiten hebben. De ene klant kan de kostenbesparingen geweldig vinden, terwijl een andere veel meer geïnteresseerd is in de betrouwbaarheid en snelheid die beschikbaar is. Onderschat niet het belang, vanuit het perspectief van de klant, van het hebben van een team van consultants die hun specifieke bedrijf gedurende een lange periode zeer goed kennen.
Het begrijpen van je klant kan niet genoeg worden benadrukt.
Je kunt de ideale klantwaarden en mindset voor je professionele dienstverleners vooraf bepalen, maar ongetwijfeld zul je een breed scala aan denk- en benaderingen tegenkomen. Je introductie rechtstreeks op de waarden van je klant richten, zal je helpen op te vallen tussen potentiële concurrenten en helpen te laten zien dat je hen en hun zakelijke behoeften begrijpt.
Dit weerspiegelt ons denken over kant-en-klare oplossingen.
Ja, het is voordelig om vooraf geschreven tekstbanken te hebben, zodat je snel een ideale introductiebrief kunt opstellen zonder waardevolle punten weg te laten – maar je moet ervoor zorgen dat je de inhoud aanpast om rechtstreeks tot de klant te spreken.
Kopieer- en plakinhoud is van nature onpersoonlijk; er is simpelweg geen enkele 'perfecte' antwoord voor wat te zeggen en hoe het te zeggen. Hoewel we een master voorsteltemplate hebben die alle typische vereisten die gebruikelijk zijn voor onze projecten beschrijft, breiden we dit altijd uit om ervoor te zorgen dat we de individuele behoeften van elke klant rechtstreeks aanspreken.
Dus om samen te vatten, probeer vertrouwen op te bouwen door oprecht te zijn en tot de kern te komen van wat de klant wil en waardeert. Besteed tijd aan het uitzoeken wat het belangrijkst is voor de klant en volg onze voorgestelde introductiebrief als algemene richtlijn.
Financiële Basisprincipes
Voor veel leiders is financiën vaak iets dat vervelend is en nooit helemaal op orde. Het wordt gezien als een afleiding in de weg van het echte werk, en dat is heel begrijpelijk. Het is gewoon droog en saai, en niet waarom we een bedrijf zijn begonnen.
Echter, geld is de zuurstof van het bedrijfsleven, en zonder geld stopt een bedrijf met ademen.
Als je constant je staart achterna jaagt en je zorgen maakt over het betalen van rekeningen, dan heeft dit invloed op de manier waarop jij en je team werken.
Dus, je hebt eigenlijk twee keuzes:
- Maak je zorgen over het krijgen van goede financiële discipline, zodat je solide boeken en een geweldig bedrijfsmodel hebt.
- Of, maak je zorgen over de precieze vervaldatum van elke factuur, zodat je je personeel en huur elke maand kunt betalen omdat je niet de nodige cashreserves en financiële discipline hebt.
Het is duidelijk dat de eerste optie de voorkeur heeft, dus laten we enkele van de belangrijkste zaken hier bespreken.
De Magie van Marges
Ten eerste, je hebt een minimum van 50% brutomarge op je werk nodig.
Dit betekent dat de kosten van de lonen die je je personeel betaalt gelijk zijn aan of minder dan de helft van wat de klant jou betaalt.
Dit komt omdat je nog steeds moet betalen voor al je andere operationele kosten, zoals een kantoor, nutsvoorzieningen en honderden kleine dingen waar je nooit aan denkt, vooral niet wanneer je voor de eerste keer een bedrijf begint. Je wilt ook in staat zijn om cashflows op te bouwen als een vangnet, evenals om langetermijninvesteringen in je bedrijf te doen.
Ten tweede, je moet een nettowinstmarge van minstens 25% hebben, en idealiter 30%.
Dit betekent dat voor elke $100 die je verdient, je $30 over moet houden nadat je alles hebt betaald — en ik bedoel absoluut alles, inclusief je eigen salaris als bedrijfseigenaar. Dit betekent over het algemeen dat je de prijs van je teamleden daadwerkelijk verdrievoudigt als de prijs voor de klanten — wat een ideale manier is om uit te rekenen hoeveel je zou moeten vragen aan klanten als je ooit twijfelt.
Dit is belangrijk, dus laat me dit herhalen. In een ideale wereld verdrievoudig je de kosten van je personeel als een methode om de facturering aan klanten uit te rekenen.
Dus als je iemand $4.000 per maand betaalt, en ze besteden ongeveer 130 uur aan klantwerk (laten we zeggen 160 van de standaard werktijd per week minus vakanties en interne vergaderingen), betekent dit dat je kosten per factureerbaar uur voor de klant $4.000/130 is, wat ongeveer $30/uur is, en je moet klanten $90/uur vragen om ervoor te zorgen dat je de juiste marges hebt.
Als je deze berekening maakt en het voelt iets aan de hoge kant op basis van je huidige typische factureringen, is dit goed — het betekent dat je ruimte hebt om je factureringen te laten groeien!
Om ervoor te zorgen dat je de juiste marges behoudt, heb je een paar benaderingen beschikbaar.
Dit kan ofwel gedaan worden door de precieze uren die je personeel werkt en factureert aan klanten bij te houden, of meer intuïtief gewoon door een premie te vragen en je boeken in de gaten te houden. Terwijl we in de eerdere dagen van ons bedrijf de voorkeur gaven aan een meer intuïtieve benadering, hebben we ontdekt dat het veel effectiever is om de factureerbare uren van ons team bij te houden om ervoor te zorgen dat onze projectprijzen zo nauwkeurig mogelijk zijn.
Ik denk dat beide benaderingen kunnen werken, maar zorg ervoor dat het bijhouden van uren niet gewoon een manier wordt om het werk van het team te micromanagen.
Cash Is King: Het Opbouwen van je Vangnet
Tot slot heb je minstens zes maanden cash op de bank nodig. Dit lijkt misschien veel, maar het moet er zijn om twee belangrijke redenen:
- Je stopt met je zorgen maken over de kortetermijn cashflow. Als een anders goede klant te laat is met het betalen van een grote factuur, maak je je geen zorgen dat je niet tot het einde van de maand kunt komen. Er is niets erger dan je eigen team niet kunnen betalen en toch elke dag naar kantoor moeten gaan om te werken. Geloof me, ik ben daar geweest.
- Je kunt langetermijninvesteringen doen. Bijvoorbeeld, het vooraf betalen van software voor een jaar bespaart je vaak 20%, en als je de cash hebt, kun je zelfs je huur vooraf betalen en met je verhuurder een fatsoenlijke korting onderhandelen. Ook wil je misschien aanzienlijke investeringen doen die geen duidelijke of onmiddellijke terugverdientijd hebben. Bijvoorbeeld, we hebben $20.000 uitgegeven aan de aankoop van onze domeinnaam mad.co, en er is simpelweg geen manier om te weten wat de terugverdientijd van deze investering is.
Let goed op deze volgende sectie, want het is een van de meest nuttige delen van dit hele boek. Het runnen van een bedrijf draait om ervoor te zorgen dat je je cashflow op een verstandige manier beheert.
Eigenlijk zou ik zeggen dat de primaire verantwoordelijkheid van een startup-CEO is om ervoor te zorgen dat er altijd genoeg cash op de bank is.
Als je zonder cash komt te zitten, is het spel voorbij.
Dus, je prioriteit als leider van een professionele dienstverleners is ervoor te zorgen dat je voldoende cashflow hebt om personeel op tijd te betalen, je vaste operationele kosten te dekken, verstandige investeringen te doen en 's nachts goed te slapen!
(Onderschat niet hoe belangrijk dat laatste punt is — goed kunnen slapen kan het verschil maken wanneer je je eigen bedrijf runt!)
Het hebben van een minimum van 3 maanden aan uitgaven op de bank zorgt ervoor dat je bedrijf veerkrachtig is, en als je dat kunt uitbreiden naar zes maanden, is dat nog beter. Vergeet niet, het laten groeien van je bedrijf kan ook geld kosten, dus je moet dat in overweging nemen.
Verrassend genoeg is het belangrijkste dat je cashflow beïnvloedt niet hoeveel projecten je hebt, of zelfs hoeveel je factureert. Het gaat eigenlijk allemaal om wanneer je betaald krijgt.
Je Factureringsstrategie Revolutioneren
Traditioneel nemen veel professionele dienstverleners een aanbetaling en hebben ze mijlpaalbetalingen gekoppeld aan belangrijke leveringen.
In mijn ogen is dit een vreselijk idee, vooral voor werk dat zeer samenwerkingsgericht is.
Het probleem is dat je nu afhankelijk bent van mensen die niet voor jou werken (d.w.z. klantteamleden of externe leveranciers) om hun deel van het werk tijdig te doen, zodat je op tijd betaald kunt worden. Omdat je deze mensen niet direct kunt controleren, betekent dit dat je geen directe controle hebt over wanneer je betaald wordt, wat het belangrijkste aspect van het runnen van een succesvol bedrijf beïnvloedt — cashflow.
Hoewel dit soms goed kan uitpakken, waarom het risico nemen?
Bovendien legt het ook veel druk op de professionele dienstverleners om werk goedgekeurd te krijgen, zodat je betaald kunt worden, wat dubbele druk toevoegt aan iedereen die bij het project aan jouw kant betrokken is.
Wat er gebeurt met deze traditionele manier van factureren op basis van mijlpalen, is dat je cashflow onregelmatig en onvoorspelbaar wordt, en het is moeilijk te voorspellen hoeveel cash je bedrijf op elk moment zal hebben, en als je groeit en meer dan tien klanten hebt, wordt het beheren van al deze goedkeuringen die aan betalingsmijlpalen zijn gekoppeld bijna een fulltime baan op zich, en bovendien een vrij saaie ook.
We hebben jarenlang met deze methode geworsteld en hebben uiteindelijk een aanzienlijk eenvoudigere manier van factureren voor klanten gecreëerd die eerlijk is voor iedereen en de focus legt waar die zou moeten liggen: goed samenwerken als een team met de klant en hoogwaardig werk produceren.
Dit kan wel eens de belangrijkste inzicht zijn die ik heb gehad.
Voor je volgende project, probeer dit:
Neem een initiële betaling, vraag idealiter 50% vooraf. Als de klant problemen heeft met dit, kun je zo laag gaan als 35%, maar idealiter niet lager. Als er verdere klachten zijn, kun je aanvoeren dat het boeken van je team voor de periode van tijd voldoende commitment van de klant vereist, zodat je je op hun project kunt concentreren.
Trouwens, noem de initiële betaling nooit een aanbetaling, omdat dit de indruk kan wekken dat het terugbetaalbaar kan zijn. Betalingen aan een professionele dienstverleners zouden nooit terugbetaalbaar moeten zijn.
Voor de rest van de betalingen, in plaats van ze aan leveringen te koppelen, splits je eenvoudig het resterende bedrag als maandelijkse betalingen over de gehele projecttijdlijn, plus één extra maand.
Dus dat betekent dat als je schat dat het project 3 maanden zal duren, het betalingsschema verspreid zal zijn over 4 maanden.
Dit betekent dat zelfs nadat het project is afgelopen, je nog een factuur naar de klant moet sturen, en dit werkt goed en stelt hen gerust in het geval er een vertraging in het project is.
Het geweldige aan deze methode is dat het je in staat stelt om al je factureringen maand na maand eenvoudig te voorspellen, en het zorgt ervoor dat elke klant zich als een retainerklant voelt. Het voegt ook positieve druk toe aan iedereen die betrokken is bij het klantteam, omdat het duidelijker is dat ze je voor een bepaalde periode hebben geboekt, en ze dingen aan hun kant snel moeten laten bewegen — anders betalen ze voor niets!
Een ander voordeel hier is dat zodra je een klant hebt die gewend is om deze maandelijkse factureringen aan jou te betalen, het veel gemakkelijker is aan het einde van een initiële samenwerking een retainerovereenkomst voor te stellen, omdat het bijna aanvoelt als een naadloze voortzetting van de werkrelatie die je al hebt gecreëerd.
Dat is best cool, toch?
Om het nog verder te vereenvoudigen, raden we ook aan dat, ongeacht wanneer je project begint, je je facturen op de eerste van elke maand verzendt, met uitzondering van de initiële betaling. Dit maakt het aanzienlijk gemakkelijker voor jou of je financiële persoon om de facturering te beheren, omdat het maar één keer per maand hoeft te gebeuren, en het zal over het algemeen ook beter passen bij de klant, zodat je hen kunt helpen georganiseerd te blijven en ervoor kunt zorgen dat je facturen tijdig worden verwerkt.
Dit betekent soms dat je een paar weken langer moet wachten voordat je die tweede factuur verstuurt, maar deze kleine vertraging is de tijd waard die je bespaart door al je facturering aan het begin van elke maand te bundelen, met uitzondering van die initiële betalingen die op elk moment gefactureerd kunnen worden.
Wat echt tegenintuïtief is aan deze algehele factureringsstrategie, is dat het je in feite minder cashflow in de kortetermijn geeft in vergelijking met de standaard mijlpaalbetalingen (vooral als projecten sneller verlopen dan verwacht!), maar je ruilt de snelheid van cashflow in voor de voorspelbaarheid. Uit mijn ervaring is dit een geweldige ruil. Vergeet niet — slaap goed 's nachts!
Dit is belangrijk omdat het runnen van een professionele dienstverleners moeilijk is, je hebt veel om over na te denken, en de belangrijkste dingen waar je aan moet werken, zouden niet gerelateerd moeten zijn aan back-office administratie. Je bespaart jezelf ontelbare uren met deze strategie, en de investeringen die je met deze extra tijd kunt doen, zijn waarschijnlijk veel geld waard als je even stopt en erover nadenkt.
Soms moet je omgaan met enige weerstand van klanten die een meer traditionele betalingsmethode willen. In onze ervaring gebeurt dit minder dan 5% van de tijd. Echter, wanneer het gebeurt, moet je in staat zijn om logica te gebruiken om te rechtvaardigen en uit te leggen waarom je op deze onconventionele manier wilt factureren.
Het belangrijkste verhaal in je uitleg moet gericht zijn op het willen vereenvoudigen van je factureringsstructuur, zodat je aanzienlijk meer tijd kunt besteden aan het werken aan echte klantprojecten (zoals hun project!), in plaats van tijd te besteden aan het achtervolgen van facturen en te discussiëren over de precieze definitie van "klaar" voor een mijlpaalbetaling.
Als je met het managementteam spreekt, kun je ook uitleggen dat deze factureringsmethode positieve druk kan geven aan hun eigen team (zolang ze zich bewust zijn van wat onze professionele dienstverleners factureren) om ervoor te zorgen dat iedereen met de juiste gedeelde doelstellingen in gedachten werkt.
Voorspellen voor Succes
Af en toe moet je financiële beslissingen nemen, zoals of je meer apparatuur wilt kopen, een nieuw project wilt aannemen, iemand nieuw wilt aannemen, enzovoort.
De enige manier om ervoor te zorgen dat je betere beslissingen in dit opzicht neemt, is door de beschikbare gegevens te gebruiken om een financiële projectie op te bouwen van hoe de zaken gaan en zouden moeten gaan in de komende maanden. Persoonlijk projecteer ik 4-6 maanden vooruit en gebruik dat om mijn beslissingen te sturen.
De manier om dit op een spreadsheet op te zetten is eigenlijk vrij eenvoudig en rechttoe rechtaan. Het onderstaande voorbeeld zou je een duidelijk idee moeten geven van wat je kunt creëren, en het belangrijke is dat dit allemaal op cashbasis moet gebeuren, omdat je helaas je personeel, aannemers en andere rekeningen niet kunt betalen met de onbetaalde facturen die je klanten jou verschuldigd zijn!
Met deze spreadsheet kun je vervolgens extra kosten toevoegen die je overweegt en zien hoe dit zowel je Netto Cashflow (hoeveel geld er aan het einde van elke maand overblijft) als je Cumulatieve Cashflow (hoeveel geld er in totaal op je bankrekening zal staan) beïnvloedt.
Zolang je de Cashflow Positief houdt en de Cash in de Bank binnen een bereik is waar je je comfortabel bij voelt – dit moet minstens drie maanden aan cash zijn en idealiter zes maanden – kun je waarschijnlijk doorgaan met de uitgaven die je overweegt.
Als je in het bedrijfsleven bent, heb je waarschijnlijk ambities om in de loop van de tijd te groeien. Groei is goed. Het biedt carrièremogelijkheden voor je teamleden, en het geeft je nieuwe uitdagingen, wat de carrièreverveling tegengaat. Tenslotte wil niemand precies hetzelfde doen gedurende dertig of veertig jaar!
Duurzaam Groeien
Als je de dingen goed doet, zou het moeten voelen alsof je de wind in je zeilen hebt, dat er momentum is. Je zou moeten voelen dat je "wint".
Dat gezegd hebbende, is het belangrijk dat groei duurzaam is. De soort bedrijven waar we in dit boek over spreken, worden over het algemeen niet gefinancierd door investeerders, met uitzondering van enkele initiële opstartkosten, en dus moet je groeien en tegelijkertijd ervoor zorgen dat je de financiële basisprincipes op hun plaats houdt.
Bovendien, omdat bedrijven sterk afhankelijk zijn van de kwaliteit van de mensen die ze kunnen inhuren, kan dit ook beperkingen opleggen aan je groei.
Je vermogen om geweldige mensen op schaal in te huren, zal een beperkende factor zijn, en het is een grote fout om je aannamecriteria te verlagen alleen maar om ervoor te zorgen dat je genoeg mensen in de kamer hebt om je facturering bij te houden. Dit zal op de korte termijn werken, maar het zal je de dingen kosten die je speciaal maakten in de eerste plaats en je hielpen te groeien.
Dit is precies wat mij overkwam in het eerste jaar van het bedrijf, waar ik er niet in slaagde om de groei te beheren. Het werd onhoudbaar, en ik eindigde met het ontslaan van bijna al mijn teamleden.
Dus laat me mijn definitie van duurzame groei doornemen:
Het is de maximale groeisnelheid waarbij je de financiën op een gezonde plek kunt houden en waarbij de werkkwaliteit niet onder je merkbelofte aan je klanten komt.
Met betrekking tot het op orde houden van je financiën, betekent dit dat voor elke extra verplichting die je maandelijks aangaat, je ervoor moet zorgen dat je genoeg geld aan je bankrekening toevoegt om je kapitaalratio op peil te houden. Bijvoorbeeld, als je besluit dat je zes maanden cash op de bank wilt hebben, betekent dit dat voor elke $1 aan extra maandelijkse uitgaven, je een extra $6 moet wegzetten.
Dit geeft een heel nieuw perspectief op zaken wanneer je een nieuw teamlid aanneemt of je aanmeldt voor een nieuwe dienst.