Leer hoe je automatiseringen voor projectmanagement kunt maken voor herbruikbare checklists.
In veel projecten en processen moet je mogelijk dezelfde checklist gebruiken voor meerdere records of taken.
Het is echter niet erg efficiënt om de checklist elke keer handmatig opnieuw in te voeren wanneer je deze aan een record wilt toevoegen. Dit is waar je krachtige projectmanagementautomatiseringen kunt benutten om dit automatisch voor je te doen!
Ter herinnering, automatiseringen in Blue vereisen twee belangrijke dingen:
- Een Trigger — Wat er moet gebeuren om de automatisering te starten. Dit kan zijn wanneer een record een specifieke tag krijgt, wanneer het naar een specifieke
- Een of meer Acties — In dit geval zou het de automatische creatie van een of meer checklists zijn.
Laten we eerst met de actie beginnen en vervolgens de mogelijke triggers bespreken die je kunt gebruiken.
Checklist Automatiseringsactie
Je kunt een nieuwe automatisering maken en een of meer checklists instellen die moeten worden gemaakt, zoals in het onderstaande voorbeeld:
Dit zouden de checklist(s) zijn die je wilt laten maken elke keer dat je de actie onderneemt.
Checklist Automatisering Triggers
Er zijn verschillende manieren waarop je de creatie van je herbruikbare checklists kunt triggeren. Hier zijn enkele populaire opties:
- Een specifieke tag toevoegen: Je kunt de automatisering instellen om te triggeren wanneer een bepaalde tag aan een record wordt toegevoegd. Bijvoorbeeld, wanneer de tag "Nieuw Project" wordt toegevoegd, kan het automatisch je checklist voor projectinitiatie creëren.
- Recordtoewijzing: De checklistcreatie kan worden getriggerd wanneer een record aan een specifieke persoon of aan iemand wordt toegewezen. Dit is nuttig voor onboarding checklists of taak-specifieke procedures.
- Verplaatsen naar een specifieke lijst: Wanneer een record naar een bepaalde lijst in je projectbord wordt verplaatst, kan dit de creatie van een relevante checklist triggeren. Bijvoorbeeld, het verplaatsen van een item naar een "Kwaliteitsborging" lijst kan een QA-checklist triggeren.
- Aangepast selectievakje: Maak een aangepast selectievakje en stel de automatisering in om te triggeren wanneer dit vakje is aangevinkt. Dit geeft je handmatige controle over wanneer je de checklist toevoegt.
- Enkele of meervoudige selectievakjes: Je kunt een enkel of meervoudig selectievakje maken met verschillende opties. Elke optie kan worden gekoppeld aan een specifieke checklist-sjabloon via aparte automatiseringen. Dit biedt meer gedetailleerde controle en de mogelijkheid om meerdere checklist-sjablonen klaar te hebben voor verschillende scenario's.
Om de controle te verbeteren over wie deze automatiseringen kan triggeren, kun je deze aangepaste velden verbergen voor bepaalde gebruikers met behulp van aangepaste gebruikersrollen. Dit zorgt ervoor dat alleen projectbeheerders of andere bevoegde personeelsleden deze opties kunnen triggeren.
Vergeet niet, de sleutel tot effectief gebruik van herbruikbare checklists met automatiseringen is om je triggers doordacht te ontwerpen. Overweeg de workflow van je team, de soorten projecten die je behandelt, en wie de mogelijkheid moet hebben om verschillende processen te initiëren. Met goed geplande automatiseringen kun je je projectmanagement aanzienlijk stroomlijnen en consistentie in je operaties waarborgen.