---

Wanneer organisaties tegen obstakels in hun bedrijfsvoering en groei aanlopen, beginnen intelligente organisaties hun zoektocht naar de oorzaak door business process analyses (BPA) uit te voeren.

• Dit helpt de noodzaak voor bijgewerkte of volledig nieuwe processen te identificeren.
• Belangrijker nog, het brengt je naar de volgende stap van het creëren van effectievere bedrijfsprocedures. Dit wordt ook wel business process design (BPD) genoemd.

Het doel van het creëren van nieuwe processen is om problemen en/of inefficiënties op te lossen die vaak worden veroorzaakt door een gebrek. Maar procesontwerp is niet zo eenvoudig als het klinkt — het vereist een grondige analyse van de initiële procedure, evenals het definiëren van het resultaat dat men wil bereiken, het identificeren van de benodigde middelen en betrokkenheid, enzovoort.

Hier komt kritisch denken om de hoek kijken.

Business Process Design

Als je erover nadenkt, is een bedrijf de som van meerdere processen die gelijktijdig en continu plaatsvinden. Al deze processen dienen een doel, helpen de overkoepelende doelen van de organisatie te bereiken.

Over het algemeen zijn efficiënte bedrijfsprocessen specifiek en gedetailleerd door middel van duidelijke stappen die door anderen kunnen worden gevolgd en uitgevoerd. Maar, zoals vaak het geval is, eindigen veel processen als impliciet — d.w.z. ze worden automatisch uitgevoerd zonder dat ze formeel in kaart worden gebracht.

Business process design pakt de taak aan om volledig nieuwe workflows te creëren om processen en procedures op een ordelijke en efficiënte manier vast te stellen.

Intentioneel procesontwerp is belangrijk omdat bedrijfsprocessen die een expliciete structuur missen, moeilijk te verklaren en uit te voeren kunnen zijn, en zelfs moeilijker te analyseren. Op de lange termijn bespaart BPD tijd voor leiders en hun teams, waardoor ze bestaande procedures kunnen volgen in plaats van hun eigen methoden te bedenken.

Effectief business process design kan organisaties ten goede komen door:

• Structuur aan processen te bieden
• Consistente procesresultaten te waarborgen
• De output efficiëntie en capaciteiten te verhogen
• De productiviteit van een organisatie te verbeteren

Kritisch Denken in Business

Dus, hoe kan het toepassen van kritisch denken je helpen bij het ontwerpen van een nieuw bedrijfsproces?

Denk aan de stroom van kritisch denken, die meestal wordt geactiveerd wanneer je een probleem tegenkomt.

Je begint met het verzamelen of ontvangen van informatie die verband houdt met het probleem, hetzij door observatie, hetzij via andere kanalen. Vervolgens ga je analyseren wat je hebt verworven op basis van bepaalde normen of voorwaarden (en ook afhankelijk van het doel van je gegevensverzameling). En tot slot gebruik je deze informatie om onderbouwde conclusies te trekken en oplossingen voor het probleem te brainstormen.

Er zijn veel stapsgewijze gidsen voor kritisch denken met tussen de 4 en 8 (of meer) stappen. Hier is een vereenvoudigde (maar breed toepasbare) versie die we hier gebruiken:

• Identificeer het probleem.
• Verzamel relevante informatie.
• Analyseer de verzamelde gegevens.
• Interpreteer de resultaten en trek conclusies.
• Evalueer de conclusies en bedenk oplossingen.

Het is dan ook onmiskenbaar dat kritisch denken een essentiële vaardigheid is in de context van business: het verbetert probleemoplossing, besluitvorming en flexibiliteit in redeneren. Daarom is kritisch en analytisch denken ook cruciaal voor het ontwerpen van effectieve bedrijfsprocessen.

Nieuwe Processen Creëren

Om samen te vatten, business process design is de handeling van het creëren van een processtructuur vanaf nul.

Weten in welke bredere categorie het nieuwe proces past, zal je aanpak van procesontwerp begeleiden terwijl je in de details duikt. Over het algemeen zijn er 3 soorten bedrijfsprocessen:

1. Operationele processen. Dit zijn de belangrijkste procedures die een bedrijf in staat stellen te functioneren door zich te concentreren op winstgevende activiteiten om de algemene bedrijfsdoelen te bereiken. Een voorbeeld van een operationeel proces is productfabricage, omdat dit een directe rol speelt in het produceren en distribueren van het product of de dienst van het bedrijf.

2. Ondersteunende processen. Deze secundaire workflows dragen niet direct bij aan de winst, maar zijn essentieel voor het aandrijven van het bedrijf. Dit kunnen bijvoorbeeld HR-activiteiten zijn zoals het onderhouden van de salarisadministratie of het uitvoeren van effectieve onboardingprocedures voor nieuw personeel.

3. Managementprocessen. Deze processen en protocollen houden toezicht op en beoordelen de operaties van de organisatie, met de focus op prestaties en naleving. Ze zorgen ervoor dat alle leden van het bedrijf hun verantwoordelijkheden nakomen en dat alle bedrijfsfuncties soepel verlopen.

Bij het in kaart brengen van bedrijfsprocessen moet je elke stap zo gedetailleerd mogelijk schetsen. Waar zijn het startpunt en het einde van de stap? Hoe past het binnen de procedure als geheel? Verder moet je ook de procedures documenteren die uiteenzetten hoe deze processen moeten worden uitgevoerd, door wie, en onder welke omstandigheden. Deze praktijken complementeren kritisch denken in elke fase van het procesontwerp.

BPD zelf is een proces dat bestaat uit de volgende stappen:

• Definieer het probleem.
• Identificeer inputs, outputs, partijen en procedures.
• Breng de stappen in kaart.
• Test de stroom.
• Finaliseer en implementeer het nieuwe proces.

Let op hoe deze fasen nauw aansluiten bij de stroom van kritisch denken: je past misschien al intuïtief kritisch denken toe bij het uitwerken van een nieuw bedrijfsproces.

Zodra je het probleem hebt vastgesteld dat het nieuwe proces probeert op te lossen, is het belangrijk om het type proces en de reikwijdte ervan te definiëren. Dat wil zeggen, de benodigde middelen, de betrokken mensen, de verwachte uitkomsten en de procedures die zullen worden gevolgd.

Sla deze volgende stap niet over, want dit is wat een proces echt precies en effectief maakt: documentatie. De gemakkelijkste en meest effectieve manier om dat te doen is door het in kaart te brengen als een stroomdiagram, wat nuttig zal zijn om de volgorde van de stappen en ook hun nuttigheid te bepalen (alternatief kan het een gedetailleerd schriftelijk document zijn). Hier is het belangrijk om niet alleen elke stap op te nemen, maar ook de middelen, partijen en procedures die betrokken zijn in elke fase van het proces.

Het is ook nuttig om de stroom goed te testen onder laag-risico omstandigheden. Dit creëert een kans om veilig te experimenteren en andere teamleden en belanghebbenden te betrekken. Je kunt deze feedback vervolgens gebruiken om wijzigingen en verbeteringen aan het proces aan te brengen voordat je het in echte bedrijfsomstandigheden implementeert.

Laatste Gedachten

Kritisch denken is essentieel voor het creëren van succesvolle bedrijfsprocessen. Waar business process design gericht is op het oplossen van problemen die voortkomen uit inefficiënties of gebieden die tekortschieten, stelt kritisch denken probleemoplossingskaders in staat die deze oplossingen genereren.

Business process design is op zich een proces, dat grondige planning, een duidelijke schets en gunstige voorwaarden voor uitvoering vereist. In elke fase van het ontwerpproces helpt kritisch denken bij het analyseren en evalueren van informatie, en deze vervolgens toe te passen om onderbouwde beslissingen te nemen.

Efficiënte bedrijfsprocessen kunnen de bedrijfsvoering aanzienlijk verbeteren en de winstgevendheid verhogen, dus het belang van intelligent procesontwerp kan niet genoeg worden benadrukt.