---

Dit is onderdeel van de Agency Success Guide, een boek geschreven door de CEO van Blue voor alle eigenaren van bureaus en professionele dienstverleners, gebaseerd op zijn 10-jarige ervaring als bureau-oprichter.

In dit boek leer je alles wat je moet weten om een radicaal succesvol bureau te runnen. Van cashflow tot projectmanagement, en van het opbouwen van klantrelaties tot het schrijven van winnende voorstellen — het staat allemaal hier.

---

Als een zijspoor, een van de belangrijkste redenen waarom ik Blue ben begonnen was omdat ik een sterke wens had om beter te worden in het beheren van mijn projecten. Ik heb verschillende andere tools geprobeerd, maar ze werkten gewoon niet voor mij, en daarom ben ik Blue begonnen.

Hoe dan ook, laten we dit hoofdstuk beginnen!

Als professionele dienstverlenende onderneming zal projectwerk het grootste deel van je bedrijfsfuncties uitmaken. Je vermogen om projecten efficiënt te beheren kan daarom een beslissende factor zijn in de vraag of klanten ervoor kiezen om met jou samen te werken – dat wil zeggen, hoe goed je de initiatie, planning en controle van alle processen die nodig zijn om het contract na te komen kunt afhandelen.

Projectmanagement impliceert een afhankelijkheid van tastbare en ontastbare leveringen met eindige tijdsbestekken, dus hoewel projecten uiteindelijk eindigen, vereist de discipline van projectmanagement consistente tracking. Dit benadrukt het belang van duidelijke en effectieve communicatie.

Het is van vitaal belang om een techniek voor projectbeheer te hebben die consistent is over alle projecten. Dit betekent dat je in elk project kunt springen en onmiddellijk kunt zien hoe de zaken ervoor staan. Het moet kristalhelder zijn of een project goed of slecht wordt beheerd. Dit betekent niet dat er geen verschil is tussen projecten, maar dat de bouwstenen van projectmanagement voor elk project aanwezig zijn.

Hoewel er veel verschillende manieren zijn om werk te beheren, heb ik één methode gevonden, via trial and error, die consequent de beste resultaten oplevert en duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is voor teamleden en klanten.

Deze methode wordt Kanban genoemd, een Japans productiesysteem dat oorspronkelijk door Toyota is ontwikkeld, waarbij de levering van de verschillende componenten en onderdelen die nodig zijn om een auto te bouwen, wordt gemonitord door middel van een instructiekaart die langs de productielijn wordt verzonden.

Het idee achter Kanban is heel eenvoudig: je moet een duidelijk proces creëren om je in staat te stellen om te voltooien wat het werk ook is.

Op een basisniveau kan dit er als volgt uitzien:

• Werk dat gedaan moet worden. Vaak een “Backlog” genoemd, dit is een lijst van al het werk dat gedaan moet worden om het project te voltooien.
• In uitvoering. Dit is waar momenteel aan gewerkt wordt.
• Onder beoordeling. Dit is wat door iemand anders wordt gecontroleerd om ervoor te zorgen dat het werk is gedaan met de juiste kwaliteit.
• Klaar. Dit is een historische lijst van al het werk dat is voltooid.

Wat dit aangeeft, is totale transparantie met betrekking tot al het vereiste werk om een project te voltooien. Dit betekent de opsplitsing van wat er gedaan moet worden, wie het moet doen, en wanneer het gedaan moet zijn. Je kunt het basisproces hierboven vervolgens aanpassen om het nauwkeurig af te stemmen op je werkelijke proces.

Als je een systeem kunt bouwen dat je klanten in hun eigen tijd kunnen bekijken, zal dit de vereisten voor rapportage rond veel projecten enorm verminderen (of volledig elimineren!). Dit komt omdat de klant kan inloggen en de status van het werk kan zien. Dit impliceert ook dat alle communicatie via één platform plaatsvindt en transparant is voor iedereen op het project. Het probleem met het niet doen hiervan is dat het informatie-silo's begint te creëren, en niemand weet waar belangrijke informatie is of waar de verslagen van verschillende beslissingen zijn.

Natuurlijk zullen je processen waarschijnlijk iets complexer zijn dan de vereenvoudigde abstractie hierboven, maar dat is een goed begin. Het is het beste om processen te beschouwen als iets dat voortdurend verandert en reageert op de werkelijkheid ter plaatse, niet als een rigide, onveranderlijke en meedogenloze methodologie die het werk in de weg staat.

Proces is een positieve zaak, bureaucratie is proces dat amok loopt. De manier waarop ik proces zie, is dat je de minste hoeveelheid proces nodig hebt om de resultaten te behalen die je zoekt.

Tot slot, een paar andere dingen om op te merken over projectprocessen.

Heb een ingebouwd mechanisme om vragen en ideeën vast te leggen. Als je dat niet doet, wordt dit informeel en tijdrovend. Wat we graag doen, is deze als lijsten voor het hoofdproces te hebben, zodat ons typische projectproces er ongeveer zo uitziet:

• Ideeën
• Vragen
• Backlog (langetermijn)
• Backlog (kortetermijn)
• In uitvoering
• Interne beoordeling
• Klantbeoordeling & Actie
• Voltooid

We voegen aparte lijsten voor ideeën en vragen toe, zodat ze gemakkelijk vast te leggen zijn, en we splitsen onze backlog ook in langetermijn en kortetermijn om gemakkelijk te zien wat er aankomt. Dit is vooral nuttig als je een aanzienlijke hoeveelheid werk in het project hebt.

We hebben ook twee rondes van beoordelingen, één is intern, en de tweede is voor de klant. Die klantenlijst bevat ook alle items die de klant moet doen, zoals het verstrekken van informatie, bestanden, toegang tot systemen, enzovoort. Dit is geweldig om te hebben omdat klanten vaak geen eigen systeem hebben om te beheren wat ze op het project gedaan moeten krijgen, en dit biedt een gemakkelijke manier voor hen om georganiseerd te blijven.

Het hebben van een beoordelingsvergadering met je teamleden om al je projecten door te nemen is een geweldige strategie om afgestemd te blijven. Je hoeft niet elk detail te behandelen of diepgaande discussies te voeren, het gaat er gewoon om iedereen op één lijn te krijgen en ervoor te zorgen dat jullie allemaal op dezelfde pagina zitten.

Het helpt echt om die holy shit! momenten te vermijden wanneer iemand zich realiseert dat ze iets op een echt drastische manier hebben laten slippen.

Iets dat echt helpt als je deze vergaderingen leidt, is om de agenda van tevoren voor te bereiden en vervolgens belangrijke punten onder elk project in bulletpoints te schrijven. Voor de volgende vergadering kun je het document vervolgens klonen en ervoor zorgen dat de dingen van de vorige week zijn gedaan, terwijl je ook discussies over nieuwe dingen begint.

Het formaat is vrij eenvoudig:

Project 1.
• De klant vond optie 1 of 2 niet leuk, dus we moeten met iets nieuws komen. Jack gaat dit uiterlijk woensdag doen.
• We moeten ook beginnen met het plannen van de beoordelingsvergadering op donderdag. John zal een agenda opstellen en deze naar de klant sturen.

Enzovoort.

De volgende belangrijke aanbeveling zijn de notulen van de vergadering. Hoewel het vervelend is, is het cruciaal om nauwkeurige notulen van de vergadering te maken en ervoor te zorgen dat ze naar iedereen die de vergadering heeft bijgewoond worden gestuurd, gevolgd door een duidelijke lijst van vervolgstappen. Hoewel vergaderingen vaak een slechte reputatie hebben, zijn er goede toepassingen voor en het leven van een professionele dienstverlenende onderneming draait om vergaderingen. Je zult je team ontmoeten om werk te beoordelen, je zult met de klant vergaderen om het werk te bespreken, je zult prospects ontmoeten om werk te verkopen, en je zult ook veel andere vergaderingen hebben.

Als een vergadering geen uitkomst heeft, kan worden betoogd dat het misschien eigenlijk zinloos was om die vergadering in de eerste plaats te hebben gehad. Het hebben van een duidelijke set vergadernotulen is belangrijk; echter, dit is soms een beetje vermoeiend om te maken, op te ruimen en vervolgens naar iedereen te sturen.

Een truc die we hebben ontwikkeld, is om ons projectmanagementsysteem te gebruiken als een live systeem om notities te maken die veranderen in toekomstige dingen die moeten worden uitgevoerd, hetzij als individuele taken in een backlog of als checklistitems binnen een taak. Dit betekent dat terwijl de vergadering plaatsvindt, belangrijke acties en feedback live worden vastgelegd in het PM-systeem en dat er geen behoefte is om de notulen van de vergadering apart te sturen, wat een geweldige tijdsbesparing is.

Als laatste punt is het ook de moeite waard om de (hopelijk superieure!) klantervaring te overwegen die we in elk project willen creëren, en vervolgens achteruit te werken naar de projectmanagementpraktijken die nodig zijn om deze superieure ervaring mogelijk te maken.

Zijn er eenvoudige dingen die jouw projectmanagers kunnen doen die zeer gewaardeerd zullen worden door een klant? Wat is hier het perfecte plaatje? Hoe kunnen we dichter bij dat ideaal komen?