---

Inleiding

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Blue is dat je het niet voor een specifieke use case gebruikt, maar over verschillende use cases heen. Dit betekent dat je niet voor meerdere tools hoeft te betalen en dat je één plek hebt waar je gemakkelijk kunt schakelen tussen je verschillende projecten en processen, zoals werving, verkoop, marketing en meer.

Bij het helpen van duizenden klanten om zich in de loop der jaren in Blue in te stellen, hebben we opgemerkt dat het moeilijke deel niet het instellen van Blue zelf is, maar het doordenken van de processen en het meeste uit ons platform halen.

De belangrijkste onderdelen zijn het nadenken over de stap-voor-stap workflow voor elk van je bedrijfsprocessen die je wilt volgen, en ook de specifics van de gegevens die je wilt vastleggen, en hoe dit zich vertaalt naar de aangepaste velden die je instelt.

Vandaag gaan we je begeleiden bij het creëren van een gebruiksvriendelijk, maar krachtig verkoop CRM-systeem met een klanten database die is gekoppeld aan een pijplijn van kansen. Al deze gegevens zullen stromen naar een dashboard waar je realtime gegevens kunt zien over je totale verkoop, voorspelde verkopen en meer.

Klanten Database

Het eerste wat je moet doen, is een nieuw project instellen om je klantgegevens op te slaan. Deze gegevens worden vervolgens kruisverwezen in een ander project waar je specifieke verkoopkansen bijhoudt.

De reden dat we je klantinformatie van de kansen splitsen, is dat ze niet één-op-één in kaart te brengen zijn.

Een klant kan meerdere kansen of projecten hebben.

Bijvoorbeeld, als je een marketing- en ontwerpbureau bent, kun je aanvankelijk met een klant samenwerken voor hun branding, en vervolgens een apart project voor hun website doen, en dan nog een ander voor hun sociale media beheer.

Al deze zouden aparte verkoopkansen zijn die hun eigen tracking en voorstellen vereisen, maar ze zijn allemaal gekoppeld aan die ene klant.

Het voordeel van het splitsen van je klanten database in een apart project is dat als je enige details in je klanten database bijwerkt, al je kansen automatisch de nieuwe gegevens hebben, wat betekent dat je nu één enkele bron van waarheid in je bedrijf hebt! Je hoeft niet alles handmatig terug te gaan bewerken!

Dus, het eerste wat je moet beslissen is of je bedrijf-gericht of persoon-gericht gaat zijn.

Deze beslissing hangt echt af van wat je verkoopt en aan wie je verkoopt. Als je voornamelijk aan bedrijven verkoopt, wil je waarschijnlijk dat de recordnaam de bedrijfsnaam is. Als je echter voornamelijk aan individuen verkoopt (bijvoorbeeld je bent een persoonlijke gezondheidscoach of een persoonlijke branding consultant), dan zou je waarschijnlijk een persoon-gericht aanpak kiezen.

Dus het recordnaam veld wordt ofwel de bedrijfsnaam of de persoonsnaam, afhankelijk van je keuze. De reden hiervoor is dat je een klant gemakkelijk in één oogopslag kunt identificeren, gewoon door naar je bord of database te kijken.

Vervolgens moet je overwegen welke informatie je wilt vastleggen als onderdeel van je klanten database. Dit worden je aangepaste velden.

De gebruikelijke verdachten hier zijn:

• E-mail
• Telefoonnummer
• Website
• Adres
• Bron (bijv. waar kwam deze klant voor het eerst vandaan?)
• Categorie

In Blue kun je ook eventuele standaardvelden verwijderen die je niet nodig hebt. Voor deze klanten database raden we meestal aan om de vervaldatum, de toegewezen persoon, afhankelijkheden en checklists te verwijderen. Je wilt misschien ons standaard beschrijvingsveld beschikbaar houden voor het geval je algemene notities over die klant hebt die niet specifiek zijn voor een verkoopkans.

We raden aan om het veld "Referentie door" te behouden, omdat dit later nuttig zal zijn. Zodra we onze kansen database instellen, kunnen we hier elke verkooprecord zien die aan deze specifieke klant is gekoppeld.

Wat betreft lijsten, zien we meestal dat onze klanten het simpel houden en één lijst hebben genaamd "Klanten" en het daarbij laten. Het is beter om tags of aangepaste velden voor categorisatie te gebruiken.

Wat hier geweldig is, is dat zodra je dit hebt ingesteld, je gemakkelijk je gegevens van andere systemen of Excel-sheets in Blue kunt importeren via onze CSV-importfunctie, en je kunt ook een formulier maken voor nieuwe potentiële klanten om hun gegevens in te dienen, zodat je ze automatisch in je database kunt vastleggen.

Kansen Database

Nu we onze klanten database hebben, moeten we een ander project maken om onze werkelijke verkoopkansen vast te leggen. Je kunt dit project "Verkoop CRM" of "Kansen" noemen.

Lijsten als Processtappen

Om je verkoopproces in te stellen, moet je nadenken over wat de gebruikelijke stappen zijn die een kans doorloopt vanaf het moment dat je een verzoek van een klant ontvangt tot het krijgen van een ondertekend contract.

Elke lijst in je project zal een stap in je proces zijn.

Ongeacht je specifieke proces, zullen er een paar gemeenschappelijke lijsten zijn die ALLE Verkoop CRM's zouden moeten hebben:

• Ongekwalificeerd — Alle binnenkomende verzoeken, waar je nog geen klant hebt gekwalificeerd.
• Gesloten Gewonnen — Alle kansen die je hebt gewonnen en omgezet in verkopen!
• Gesloten Verloren — Alle kansen waar je een offerte aan een klant hebt gegeven, en zij deze niet hebben geaccepteerd.
• N.v.t. — Dit is waar je alle kansen plaatst die je niet hebt gewonnen, maar ook niet "verloren" zijn. Het kunnen de kansen zijn die je hebt afgewezen, de kansen waar de klant, om welke reden dan ook, je heeft genegeerd, enzovoort.

Wat betreft het nadenken over je verkoop CRM bedrijfsproces, moet je het niveau van granulariteit overwegen dat je wilt. We raden niet aan om 20 of 30 kolommen te hebben, dit wordt meestal verwarrend en houdt je tegen om het grotere geheel te zien.

Het is echter ook belangrijk om niet elk proces te breed te maken, anders zullen deals "vastlopen" in een specifieke fase gedurende weken of maanden, zelfs wanneer ze in feite vooruitgaan. Hier is een typische aanbevolen aanpak:

• Ongekwalificeerd: Alle binnenkomende verzoeken, waar je nog geen klant hebt gekwalificeerd.
• Kwalificatie: Dit is waar je de kans neemt en het proces begint om te begrijpen of dit een goede match is voor jouw bedrijf.
• Voorstel Schrijven: Dit is waar je begint de kans om te zetten in een pitch voor jouw bedrijf. Dit is een document dat je naar de klant zou sturen.
• Voorstel Verzend: Dit is waar je het voorstel naar de klant hebt gestuurd en wacht op een reactie.
• Onderhandelingen: Dit is waar je bezig bent met het finaliseren van de deal.
• Contract Uit voor Handtekening: Dit is waar je gewoon wacht op de klant om het contract te ondertekenen.
• Gesloten Gewonnen: Dit is waar je de deal hebt gewonnen en nu aan het project werkt.
• Gesloten Verloren: Dit is waar je de klant een offerte hebt gegeven, maar zij de voorwaarden niet hebben geaccepteerd.
• N.v.t.: Dit is waar je alle kansen plaatst die je niet hebt gewonnen, maar ook niet "verloren" zijn. Het kunnen de kansen zijn die je hebt afgewezen, de kansen waar de klant, om welke reden dan ook, je heeft genegeerd, enzovoort.

Tags als Servicecategorieën

Laten we nu over tags praten.

We raden aan om tags te gebruiken voor de verschillende soorten diensten die je aanbiedt. Dus, terug naar ons voorbeeld van het marketing- en ontwerpbureau, je kunt tags hebben voor "branding", "website", "SEO", "Facebook Beheer", enzovoort.

De voordelen hier zijn dat je gemakkelijk kunt filteren op dienst met één klik, wat je een kort overzicht kan geven van welke diensten populairder zijn, en dit kan ook toekomstige wervingen informeren, aangezien verschillende diensten doorgaans verschillende teamleden vereisen.

Verkoop CRM Aangepaste Velden

Net als volgende, moeten we overwegen welke aangepaste velden we willen hebben.

Typische velden die we vaak zien zijn:

• Bedrag: Dit is een valuta veld voor het bedrag van het project.
• Kosten: Je verwachte kosten om de verkoop te vervullen, ook een valuta veld.
• Winst: Een formule veld om de winst te berekenen op basis van de bedrag- en kostenvelden.
• Voorstel URL: Dit kan een link bevatten naar een online Google Doc of Word-document van je voorstel, zodat je het gemakkelijk kunt klikken en bekijken.
• Ontvangen bestanden: Dit kan een bestand aangepast veld zijn waar je eventuele bestanden kunt plaatsen die van de klant zijn ontvangen, zoals onderzoeksdocumenten, NDA's, enzovoort.
• Contracten: Een ander bestand aangepast veld waar je ondertekende contracten kunt toevoegen voor veilig bewaren.
• Vertrouwensniveau: Een ster aangepast veld met 5 sterren, dat aangeeft hoe zeker je bent van het winnen van deze specifieke kans. Dit kan later in het dashboard worden gebruikt voor voorspellingen!
• Verwachte Sluitdatum: Een datum veld om te schatten wanneer de deal waarschijnlijk zal sluiten.
• Klant: Een referentie veld dat linkt naar de primaire contactpersoon in de klanten database.
• Klantnaam: Een lookup veld dat de klantnaam uit het specifieke gekoppelde record in de klanten database haalt.
• Klant E-mail: Een lookup veld dat het klant e-mailadres uit het specifieke gekoppelde record in de klanten database haalt.
• Deal Bron: Een dropdown veld om bij te houden waar de kans vandaan komt (bijv. verwijzing, website, koude acquisitie, beurs).
• Reden Verloren: Een dropdown veld (voor gesloten verloren deals) om te categoriseren waarom de kans verloren is gegaan.
• Klantgrootte: Een dropdown veld om klanten op grootte te categoriseren (bijv. klein, middelgroot, grote onderneming).

Nogmaals, het is echt aan jou om precies te beslissen welke velden je wilt hebben. Eén waarschuwing: het is gemakkelijk om bij het instellen veel en veel velden aan je Verkoop CRM toe te voegen van gegevens die je zou willen vastleggen. Je moet echter realistisch zijn in termen van discipline en tijdscommitment. Het heeft geen zin om 30 velden in je Verkoop CRM te hebben als 90% van de records er geen gegevens in zullen hebben.

Het geweldige aan aangepaste velden is dat ze goed integreren in Aangepaste Machtigingen. Dit betekent dat je precies kunt beslissen welke velden teamleden in jouw team kunnen bekijken of bewerken. Bijvoorbeeld, je wilt misschien kost- en winstinformatie verbergen voor junior medewerkers.

Automatiseringen

Verkoop CRM Automatiseringen zijn een krachtige functie in Blue die je verkoopproces kan stroomlijnen, consistentie kan waarborgen en tijd kan besparen op repetitieve taken. Door slimme automatiseringen in te stellen, kun je de effectiviteit van je verkoop CRM verbeteren en je team in staat stellen zich te concentreren op wat het belangrijkst is - deals sluiten. Hier zijn enkele belangrijke automatiseringen om te overwegen voor je verkoop CRM:

• Nieuwe Lead Toewijzing: Wijs automatisch nieuwe leads toe aan verkoopvertegenwoordigers op basis van vooraf gedefinieerde criteria zoals locatie, dealgrootte of industrie. Dit zorgt voor een snelle follow-up en een evenwichtige werkverdeling.
• Follow-up Herinneringen: Stel automatische herinneringen in voor verkoopvertegenwoordigers om contact op te nemen met prospects na een bepaalde periode van inactiviteit. Dit helpt voorkomen dat leads door de mazen van het net glippen.
• Fase Vooruitgang Meldingen: Meld relevante teamleden wanneer een deal naar een nieuwe fase in de pijplijn gaat. Dit houdt iedereen op de hoogte van de voortgang en maakt tijdige interventies mogelijk indien nodig.
• Deal Verouderingsmeldingen: Maak meldingen voor deals die langer dan verwacht in een bepaalde fase zijn. Dit helpt om stilgevallen deals te identificeren die extra aandacht nodig hebben.

Klanten en Deals Koppelen

Een van de krachtigste functies van Blue voor het creëren van een effectief CRM-systeem is de mogelijkheid om je klanten database te koppelen aan je verkoopkansen. Deze verbinding stelt je in staat om een enkele bron van waarheid voor klantinformatie te behouden terwijl je meerdere deals volgt die aan elke klant zijn gekoppeld. Laten we verkennen hoe je dit kunt instellen met behulp van Referentie- en Lookup aangepaste velden.

Het Instellen van het Referentieveld

1. In je Kansen (of Verkoop CRM) project, maak een nieuw aangepast veld aan.
2. Kies het type "Referentie" veld.
3. Selecteer je Klanten Database project als de bron voor de referentie.
4. Configureer het veld om een enkele selectie toe te staan (aangezien elke kans doorgaans aan één klant is gekoppeld).
5. Geef dit veld een naam zoals "Klant" of "Gekoppeld Bedrijf".

Nu, wanneer je een kans aanmaakt of bewerkt, kun je de bijbehorende klant selecteren uit een dropdownmenu dat is gevuld met records uit je Klanten Database.

Verbeteren met Lookup Velden

Zodra je de referentieverbinding hebt vastgesteld, kun je Lookup velden gebruiken om relevante klantinformatie direct in je kansenweergave te brengen. Hier is hoe:

1. In je Kansen project, maak een nieuw aangepast veld aan.
2. Kies het type "Lookup" veld.
3. Selecteer het Referentieveld dat je net hebt gemaakt ("Klant" of "Gekoppeld Bedrijf") als de bron.
4. Kies welke klantinformatie je wilt weergeven. Je kunt overwegen velden zoals: E-mail, Telefoonnummer, Klantcategorie, Accountmanager

Herhaal dit proces voor elk stuk klantinformatie dat je in je kansenweergave wilt weergeven.

De voordelen hiervan zijn:

• Enkele Bron van Waarheid: Werk klantinformatie één keer bij in de Klanten Database, en het wordt automatisch weerspiegeld in alle gekoppelde kansen.
• Efficiëntie: Toegang tot relevante klantgegevens terwijl je aan kansen werkt zonder tussen projecten te schakelen.
• Gegevensintegriteit: Verminder fouten door handmatige gegevensinvoer door automatisch klantinformatie binnen te halen.
• Holistisch Overzicht: Zie gemakkelijk alle kansen die aan een klant zijn gekoppeld door het gebruik van het veld "Gereferentieerd Door" in je Klanten Database.

Geavanceerde Tip: Lookup een Lookup

Blue biedt een geavanceerde functie genaamd "Lookup een Lookup" die ongelooflijk nuttig kan zijn voor complexe CRM-instellingen. Deze functie stelt je in staat om verbindingen over meerdere projecten te creëren, waardoor je toegang hebt tot informatie uit zowel je Klanten Database als Kansen project in een derde project.

Stel dat je een "Projecten" werkruimte hebt waar je het daadwerkelijke werk voor je klanten beheert. Je wilt dat deze werkruimte toegang heeft tot zowel klantgegevens als informatie over kansen. Hier is hoe je dit kunt instellen:

Maak eerst een Referentieveld in je Projecten werkruimte dat linkt naar het Kansen project. Dit legt de initiële verbinding vast. Maak vervolgens Lookup velden op basis van deze Referentie om specifieke details uit de kansen binnen te halen, zoals dealwaarde of verwachte sluitdatum.

De echte kracht komt in de volgende stap: je kunt extra Lookup velden maken die door de referentie van de kans naar de Klanten Database reiken. Dit stelt je in staat om klantinformatie zoals contactgegevens of accountstatus direct in je Projecten werkruimte binnen te halen.

Deze keten van verbindingen geeft je een uitgebreid overzicht in je Projecten werkruimte, waarbij gegevens uit zowel je kansen als klanten database worden gecombineerd. Het is een krachtige manier om ervoor te zorgen dat je projectteams alle relevante informatie bij de hand hebben zonder tussen verschillende projecten te hoeven schakelen.

Beste Praktijken voor Gekoppelde CRM-systemen

Houd je Klanten Database aan als de enkele bron van waarheid voor alle klantinformatie. Wanneer je klantgegevens moet bijwerken, doe dit altijd eerst in de Klanten Database. Dit zorgt ervoor dat de informatie consistent blijft in alle gekoppelde projecten.

Bij het maken van Referentie- en Lookup velden, gebruik duidelijke en betekenisvolle namen. Dit helpt om de duidelijkheid te behouden, vooral naarmate je systeem complexer wordt.

Beoordeel regelmatig je setup om ervoor te zorgen dat je de meest relevante informatie binnenhaalt. Naarmate je bedrijfsbehoeften evolueren, moet je mogelijk nieuwe Lookup velden toevoegen of velden verwijderen die niet langer nuttig zijn. Periodieke beoordelingen helpen om je systeem gestroomlijnd en effectief te houden.

Overweeg om gebruik te maken van de automatiseringsfuncties van Blue om je gegevens gesynchroniseerd en up-to-date te houden over projecten. Bijvoorbeeld, je zou een automatisering kunnen instellen om relevante teamleden te informeren wanneer belangrijke klantinformatie in de Klanten Database wordt bijgewerkt.

Door deze strategieën effectief toe te passen en optimaal gebruik te maken van Referentie- en Lookup velden, kun je een krachtig, onderling verbonden CRM-systeem in Blue creëren. Dit systeem biedt je een uitgebreid 360-graden overzicht van je klantrelaties en verkoop pijplijn, waardoor je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen en soepelere operaties binnen je organisatie kunt realiseren.

Dashboards

Dashboards zijn een cruciaal onderdeel van elk effectief CRM-systeem, omdat ze inzicht geven in je verkoopprestaties en klantrelaties. De dashboardfunctie van Blue is bijzonder krachtig omdat het je in staat stelt om realtime gegevens uit meerdere projecten tegelijkertijd te combineren, waardoor je een uitgebreid overzicht van je verkoopactiviteiten krijgt.

Bij het instellen van je CRM-dashboard in Blue, overweeg dan om verschillende belangrijke metrics op te nemen. De pijplijn die per maand wordt gegenereerd toont de totale waarde van nieuwe kansen die aan je pijplijn zijn toegevoegd, waardoor je de mogelijkheid van je team om nieuwe business te genereren kunt volgen. Verkoop per maand toont je daadwerkelijk gesloten deals, waardoor je de prestaties van je team in het omzetten van kansen in verkopen kunt volgen.

Het introduceren van het concept van pijplijnkortingen kan leiden tot nauwkeurigere voorspellingen. Bijvoorbeeld, je zou 90% van de waarde van deals in de fase "Contract Uit voor Handtekening" kunnen tellen, maar slechts 50% van de deals in de fase "Voorstel Verzend". Deze gewogen aanpak biedt een realistischer verkoopvoorspelling.

Het volgen van nieuwe kansen per maand helpt je om het aantal nieuwe potentiële deals dat je pijplijn binnenkomt te monitoren, wat een goede indicator is van de prospectie-inspanningen van je verkoopteam. Het opsplitsen van verkopen per type kan je helpen om je meest succesvolle aanbiedingen te identificeren. Als je een factuurtrackingproject instelt dat aan je kansen is gekoppeld, kun je ook de daadwerkelijke omzet op je dashboard volgen, waardoor je een compleet beeld krijgt van kans tot cash.

Blue biedt verschillende krachtige functies om je te helpen een informatief en interactief CRM-dashboard te creëren. Het platform biedt drie hoofdtypen grafieken: statistische kaarten, cirkeldiagrammen en staafdiagrammen. Statistische kaarten zijn ideaal voor het weergeven van belangrijke metrics zoals totale pijplijnwaarde of aantal actieve kansen. Cirkeldiagrammen zijn perfect voor het tonen van de samenstelling van je verkopen per type of de verdeling van deals over verschillende fasen. Staafdiagrammen zijn uitstekend voor het vergelijken van metrics in de tijd, zoals maandelijkse verkopen of nieuwe kansen.

De geavanceerde filtermogelijkheden van Blue stellen je in staat om je gegevens te segmenteren op project, lijst, tag en tijdsbestek. Dit is bijzonder nuttig voor het inzoomen op specifieke aspecten van je verkoopgegevens of het vergelijken van prestaties tussen verschillende teams of producten. Het platform consolideert slim lijsten en tags met dezelfde naam over projecten heen, waardoor naadloze cross-projectanalyse mogelijk is. Dit is van onschatbare waarde voor een CRM-opzet waarbij je mogelijk aparte projecten hebt voor klanten, kansen en facturen.

Aanpassing is een belangrijke kracht van de dashboardfunctie van Blue. De drag-and-drop functionaliteit en weergaveflexibiliteit stellen je in staat om een dashboard te creëren dat perfect aan jouw behoeften voldoet. Je kunt gemakkelijk grafieken herschikken en de meest geschikte visualisatie voor elke metric kiezen.
Hoewel dashboards momenteel alleen voor intern gebruik zijn, kun je ze gemakkelijk delen met teamleden, waarbij je ofwel kijk- of bewerkingsrechten verleent. Dit zorgt ervoor dat iedereen in je verkoopteam toegang heeft tot de inzichten die ze nodig hebben.

Door gebruik te maken van deze functies en de belangrijke metrics die we hebben besproken op te nemen, kun je een uitgebreid CRM-dashboard in Blue creëren dat realtime inzichten biedt in je verkoopprestaties, pijplijngezondheid en algehele bedrijfs groei. Dit dashboard zal een onschatbaar hulpmiddel worden voor het nemen van datagestuurde beslissingen en het houden van je hele team op één lijn met je verkoopdoelen en voortgang.

Conclusie

Het opzetten van een uitgebreid verkoop CRM in Blue is een krachtige manier om je verkoopproces te stroomlijnen en waardevolle inzichten te verkrijgen in je klantrelaties en bedrijfs prestaties. Door de stappen in deze gids te volgen, heb je een robuust systeem gecreëerd dat klantinformatie, verkoopkansen en prestatiemetrics integreert in één samenhangend platform.

We zijn begonnen met het creëren van een klanten database, waarmee we een enkele bron van waarheid voor al je klantinformatie hebben vastgesteld. Deze basis stelt je in staat om nauwkeurige en actuele records voor al je klanten en prospects te onderhouden. Vervolgens hebben we hierop gebouwd met een kansen database, waarmee je je verkoop pijplijn effectief kunt volgen en beheren.

Een van de belangrijkste sterktepunten van het gebruik van Blue voor je CRM is de mogelijkheid om deze databases te koppelen met behulp van referentie- en lookup-velden. Deze integratie creëert een dynamisch systeem waarin updates van klantinformatie onmiddellijk worden weerspiegeld in alle gerelateerde kansen, wat zorgt voor gegevensconsistentie en tijd bespaart op handmatige updates.
We hebben verkend hoe je de krachtige automatiseringsfuncties van Blue kunt benutten om je workflow te stroomlijnen, van het toewijzen van nieuwe leads tot het verzenden van follow-up herinneringen. Deze automatiseringen helpen ervoor te zorgen dat er geen kansen door de mazen van het net glippen en dat je team zich kan concentreren op activiteiten met hoge waarde in plaats van administratieve taken.

Ten slotte hebben we ons verdiept in het creëren van dashboards die inzicht bieden in je verkoopprestaties. Door gegevens uit je klanten- en kansen databases te combineren, bieden deze dashboards een uitgebreid overzicht van je verkoop pijplijn, gesloten deals en algehele bedrijfsgezondheid.

Vergeet niet, de sleutel tot het meeste halen uit je CRM is consistent gebruik en regelmatige verfijning. Moedig je team aan om het systeem volledig te adopteren, beoordeel regelmatig je processen en automatiseringen, en blijf nieuwe manieren verkennen om de functies van Blue te benutten ter ondersteuning van je verkoopinspanningen.

Met deze verkoop CRM-opzet in Blue ben je goed uitgerust om klantrelaties te koesteren, meer deals te sluiten en je bedrijf vooruit te stuwen.