---

Bij Blue is het geen geheim dat we dol zijn op Kanban-borden voor projectmanagement.

We denken dat ze een fantastische manier zijn om de workflow van elk project te beheren, en ze helpen zowel projectmanagers als teamleden om mentaal gezond te blijven!

Te lang hebben we allemaal Excel-spreadsheets en takenlijsten gebruikt om werk te beheren. In feite is dit een van onze grote kritiekpunten op Basecamp, een ander projectmanagementplatform. Zelfs zij hebben uiteindelijk hun eigen versie van Kanban aan hun platform toegevoegd (waarschuwing: helaas hebben ze dit niet goed gedaan, bekijk onze beschrijving die een breakdown-video bevat!).

Kanban-borden hebben een interessante geschiedenis. Ze zijn ontstaan in Japan op de fabrieksvloer, maar zijn nu een onmisbaar hulpmiddel dat in de achterzak van elke projectmanager zou moeten zitten.

Trello was de software die Kanban-borden voor projectmanagement voor het eerst populair maakte.

Dat gezegd hebbende, je kunt nog steeds fysieke Kanban-borden kopen voor je huis of kantoor!

Dus, voordat we ingaan op hoe je Kanban-borden kunt gebruiken voor projectmanagement, laten we snel opfrissen hoe ze werken.

In wezen bestaat een Kanban-bord uit kolommen die verschillende fasen van een proces vertegenwoordigen, zoals "Te Doen," "In Uitvoering," en "Klaar." Individuele taken worden weergegeven als kaarten die van de ene kolom naar de andere bewegen, wat een directe weergave biedt van de huidige status van het project.

Kanban-borden bieden een duidelijke visuele representatie van werkitems terwijl ze door verschillende fasen van een workflow bewegen.

En het is deze eenvoud die Kanban-borden ongelooflijk effectief maakt, waardoor abstracte concepten van "werk" worden omgevormd tot tastbare, beheersbare eenheden.

Als het gaat om projectmanagement, is deze visuele transparantie cruciaal.

Kanban-borden helpen teamleden om knelpunten te identificeren, taken te prioriteren en middelen efficiënt toe te wijzen, waardoor de productiviteit toeneemt en fouten en miscommunicatie worden verminderd.

Hun visuele aard biedt een intuïtieve manier voor niet-technische belanghebbenden om de voortgang van het project te volgen, waardoor de status van taken en deadlines wordt verduidelijkt, de behoefte aan frequente updates en vergaderingen wordt verminderd, en betrokkenheid, verantwoordelijkheid, transparantie en continue verbetering wordt bevorderd.

We hebben de kerncomponenten van Kanban behandeld in onze diepgaande review, maar het is ook de moeite waard om hier onze herinneringen op te frissen.

Laten we gaan — de kerncomponenten zijn:

1. Visualiseer Werk: De eerste stap in Kanban is het creëren van een visuele representatie van de taken. Dit gebeurt meestal met behulp van een Kanban-bord, dat verschillende fasen van een workflow afbakent — bijvoorbeeld "Te Doen," "In Uitvoering," en "Klaar." Deze visuele benadering maakt het gemakkelijk voor alle belanghebbenden, inclusief niet-technische teamleden, om de huidige staat van het project in één oogopslag te begrijpen.
2. Beperk Werk-in-Voortgang (WIP): Een van de belangrijkste principes van Kanban is het beperken van de hoeveelheid werk in uitvoering. Door dit te doen, kunnen teams zich concentreren op het voltooien van taken in plaats van meerdere onvoltooide taken te jongleren. Dit helpt knelpunten te verminderen en zorgt voor een soepelere workflow.
3. Focus op Flow: Kanban benadrukt het belang van het handhaven van een constante stroom van werkitems. Teams streven ernaar ervoor te zorgen dat taken zo efficiënt mogelijk door de workflow bewegen. Deze focus op flow helpt bij het snel identificeren en aanpakken van onderbrekingen of inefficiënties.
4. Continue Verbetering: Ook wel bekend als "Kaizen," moedigt dit principe voortdurende evaluatie en verbetering van processen aan. Kanban moedigt teams aan om regelmatig hun workflows te herzien en gebieden voor verbetering te identificeren, wat een omgeving van voortdurende groei en leren bevordert.

Dus nu we een duidelijk idee hebben van wat Kanban-borden zijn, laten we enkele voordelen van het gebruik van Kanban-borden in projectmanagement bespreken, en daarna duiken we in hoe ze te gebruiken voor projectmanagement.

Voordelen van het Gebruik van Kanban-borden in Projectmanagement

Zoals eerder vermeld, zijn we bij Blue dol op Kanban-borden — daarom zijn ze de standaard projectweergave wanneer iemand voor het eerst een project in Blue aanmaakt. We geloven dat, vaker wel dan niet, Kanban-borden de beste manier zijn om projectwerk te beheren.

Dus waarom deze liefde?

Nou, er zijn veel redenen, en het komt vooral neer op het kunnen zien van het werk dat gebeurt, evenals het creëren van een langdurige culturele verschuiving over de aard van werk zelf.

Voordeel 1 van Kanban-borden: Verbeterde Zichtbaarheid

Een van de opvallende voordelen van het gebruik van Kanban-borden is het ongeëvenaarde niveau van zichtbaarheid dat ze bieden.

Door taken en projectstatussen op één bord weer te geven, kunnen alle teamleden, inclusief niet-technische belanghebbenden, onmiddellijk de voortgang van lopende projecten begrijpen. Deze transparantie zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit, waardoor misverstanden en miscommunicatie worden geminimaliseerd.

Je hoeft niemand te vragen om de laatste status van het project te kennen – ervan uitgaande dat iedereen het bord up-to-date houdt (meer daarover later!)

Dit idee van "alles op één plek zetten" is centraal in hoe succesvolle teams over het algemeen Kanban-borden adopteren, en Blue specifiek.

Voordeel 2 van Kanban-borden: Betere Workflowbeheer

Kanban-borden zijn ook ongelooflijk effectief in het beheren van workflows. Door projecten op te splitsen in beheersbare taken en visuele fasen, kunnen teams snel knelpunten identificeren en hun proces voortdurend optimaliseren. Deze agile benadering zorgt ervoor dat het werk soepel stroomt van begin tot eind, waardoor stilstand wordt verminderd en de productiviteit toeneemt.

Voordeel 3 van Kanban-borden: Verbeterde Samenwerking

Samenwerking is de hoeksteen van succesvol projectmanagement en geweldig teamwork, en Kanban-borden vergemakkelijken dit door de ruimte te bieden om samen te werken.

Zeker, er zal nog steeds teamchat zijn, enkele 1-op-1-gesprekken, en post-its op de bureaus van mensen. Maar, het Kanban-bord is waar de betekenisvolle updates komen, en waar je kunt verwachten gedeelde informatie te vinden.

Het betekent ook dat het projectplan geen geheim document is dat op een Excel-spreadsheet op de laptop van de projectmanager leeft, klaar om tevoorschijn te worden gehaald bij elke maandelijkse of kwartaalreview als een dodelijk wapen.

Je bedoelt — we waren te laat en we wisten het niet eens? We hebben ons drie maanden geleden aan iets gecommitteerd en we zijn nog niet eens begonnen met werken?

Au.

Voordeel 4 van Kanban-borden: Verminderde Cognitieve Last

Dit is vaak een ondergewaardeerd voordeel van het gebruik van een werkmanagementplatform.. In plaats van dat iedereen alles in zijn hoofd moet houden, en dan veel vergaderingen en "sync-ups" moet hebben om up-to-date te blijven, kan iedereen 's nachts goed slapen, wetende dat alles wordt bijgehouden.

Alles is gedocumenteerd, waardoor teamleden zich kunnen concentreren op het werk zelf in plaats van zich zorgen te maken over het bijhouden ervan.

Het creëert ook deze culturele verschuiving naar continue verbetering. Het management realiseert zich dat projecten niet gewoon "één grote push" zijn, maar eigenlijk de som van honderden of misschien zelfs duizenden beslissingen en taken.

En er is ook een impliciete verschuiving naar het hebben van werk-in-voortganglimieten. Immers, als je 200 items ziet die momenteel "in uitvoering" zijn, is dit betekenisloos. Niemand werkt tegelijkertijd aan 200 dingen, wat dan de vraag oproept wat er eigenlijk wordt gewerkt, en wat wordt geblokkeerd door andere afhankelijkheden, gebrek aan goedkeuring of onduidelijke vereisten.

Hoe je Kanban-borden kunt gebruiken voor Projectmanagement

Oké, we zijn eindelijk hier.

We gaan je een geheim vertellen. Er is geen echt geheim aan het gebruik van Kanban-borden voor projectmanagement.

Je moet het beheer van je project op dezelfde manier volgen als elk ander proces! Dit klinkt misschien wat absurd — zeker hoe Toyota hun productielijn in het Japan van de jaren '40 na de oorlog beheerde, is niet hoe ik mijn groeimarketingproject in 2024 zou moeten beheren.

Nou...ja en nee.

Het proces van het creëren van processen is hetzelfde, het eindproces is natuurlijk anders.

Dus eerst en vooral moet je het gedeelde proces overwegen dat elk werkitem zal doorlopen. Denk niet aan randgevallen, vertakkingspatronen, of al die fancy dingen.

Stel je gewoon voor: als alles soepel verloopt, wat zou een typische "eenheid" van werk dan doorlopen in termen van proces, vanaf het moment dat het voor het eerst wordt bedacht tot het moment dat het als voltooid wordt gemarkeerd?

De meeste kennisprojecten hebben een vergelijkbare vorm. Met kennisprojecten bedoelen we projecten waarvan de belangrijkste output ideeën, woorden of code zijn.

• Ideeën: Initiële brainstormsessies en conceptgeneratie.
• Backlog (Langetermijn): Items die belangrijk maar niet urgent zijn.
• Backlog (Kortetermijn): Items die binnenkort moeten worden aangepakt.
• In Uitvoering: Werk dat actief wordt gedaan.
• Onder Review: Werk dat kwaliteitscontroles of feedback nodig heeft.
• Klant Review: Dit is optioneel, afhankelijk van of het een klantproject is.
• Klaar: Voltooide taken die aan alle vereisten voldoen.

Vervolgens moet je nadenken over de metadata die je voor elk werkitem moet verzamelen.

Dit worden je "velden".

In [Blue] splitsen we velden op in standaardvelden en aangepaste velden.

Onze standaardvelden zijn:

• Naam: De naam van het werkitem.
• Start-/Einddatum: De start- en einddata van het werkitem.
• Toegewezen Personen: De teamleden die aan het werkitem werken.
• Tags: Trefwoorden of categorieën die het werkitem beschrijven.
• Afhankelijkheden: Andere werkitems waarvan dit werkitem afhankelijk is.

We hebben vervolgens veel aanvullende aangepaste velden die configureerbaar zijn op basis van het type project of proces dat wordt uitgevoerd:

• Enkele Regel Tekst: Een veld voor het invoeren van een korte tekst.
• Meerdere Regels Tekst: Een veld voor het invoeren van langere tekst.
• URL / Link: Een veld voor het invoeren van een webadres of hyperlink.
• Valuta: Een veld voor het invoeren van monetaire waarden.
• Land: Een veld voor het selecteren van een land.
• Datum: Een veld voor het invoeren van een datum.
• Formule: Een veld voor berekende waarden op basis van andere velden.
• Bestand: Een veld voor het uploaden en bijvoegen van bestanden.
• Enkele Selectie: Een veld voor het selecteren van een enkele optie uit een lijst.
• Meerdere Selectie: Een veld voor het selecteren van meerdere opties uit een lijst.
• Locatie / Kaart: Een veld voor het invoeren van geografische informatie.
• Telefoonnummer: Een veld voor het invoeren van een telefoonnummer.
• E-mail: Een veld voor het invoeren van een e-mailadres.
• Sterbeoordeling: Een veld voor het geven van een beoordeling van vijf sterren.
• Checkbox: Een veld voor binaire ja/nee of waar/onwaar waarden.
• Nummer: Een veld voor het invoeren van numerieke waarden.
• Percentage: Een veld voor het invoeren van percentagewaarden.
• Unieke ID: Een veld voor het genereren van een unieke identificatie.
• Referentie: Een veld voor het linken naar een ander record of invoer.
• Lookup: Een veld voor het ophalen van informatie uit een andere tabel of lijst.
• Duur: Een veld voor het invoeren van een tijdsduur.

En op basis van jouw unieke projectbehoeften moet je beslissen welke van deze velden je moet hebben.

Bijvoorbeeld, als je een webherontwerpproject uitvoert, wil je waarschijnlijk een aangepast veld voor "URL" voor elk werkitem, zodat de specifieke URL van de functie of pagina direct toegankelijk is.

Zodra je je proces en aangepaste velden hebt gemaakt, moet je je daadwerkelijke werkplan opstellen, vaak een WBS genoemd.

Een Work Breakdown Structure (WBS) is een essentieel projectmanagementhulpmiddel dat een project in beheersbare secties verdeelt, wat zorgt voor duidelijkheid en organisatie.

Identificeer eerst de belangrijkste leveringen van het project, zoals "Ontwerp," "Ontwikkeling," en "Testen" voor een websiteherontwerpproject. Verdeel deze leveringen vervolgens in kleinere, beheersbare taken. Bijvoorbeeld, onder "Ontwerp" kunnen taken "Wireframes Maken," "Prototypes Ontwikkelen," en "Ontwerpen Beoordelen" zijn. Zorg ervoor dat taken gedetailleerd genoeg zijn om te beheren, maar niet te granular om micromanagement te voorkomen.

Overweeg om leveringen te versies in V1, V2 en V3 voor iteratieve ontwikkeling en continue verbetering. Bijvoorbeeld, "Prototypes Ontwikkelen V1" kan basisfunctionaliteit omvatten, "Prototypes Ontwikkelen V2" kan verbeteringen op basis van gebruikersfeedback bevatten, en "Prototypes Ontwikkelen V3" zou het uiteindelijke ontwerp verfijnen. Deze benadering zorgt voor progressieve verbetering en betere kwaliteitscontrole.

Wijs middelen toe aan elke taak om verantwoordelijkheden te verduidelijken en ervoor te zorgen dat middelen beschikbaar zijn. Definieer mijlpalen om belangrijke projectfasen te markeren, zoals "Ontwerp Voltooid," "Ontwikkeling Voltooid," en "Project Lancering." Schat de tijd en kosten voor elke taak om te helpen bij het plannen van het projectschema en budget.

Creëer een hiërarchische structuur om taken visueel te organiseren. Gebruik tools zoals een Kanban-bord om deze hiërarchie weer te geven, wat helpt bij een beter begrip en beheer van de scope en complexiteit van het project.

Een WBS-plan verbetert de organisatie door een duidelijke, gestructureerde weergave van het project te bieden. Het splitst het project op in beheersbare taken, waardoor effectieve tracking en beheer mogelijk is. Verbeterde communicatie zorgt ervoor dat alle teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen.

Effectieve middelenallocatie wordt bereikt via een WBS, waardoor overallocatie of onderbenutting van middelen wordt voorkomen. Het maakt ook nauwkeurige voortgangsmonitoring mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om de voortgang ten opzichte van het projectplan te volgen en problemen vroegtijdig aan te pakken.

Samengevat is een goed doordacht WBS-plan essentieel voor succesvol projectmanagement. Het biedt duidelijkheid, verbetert de communicatie, zorgt voor effectieve middelenbenutting en leidt uiteindelijk tot de succesvolle voltooiing van het project.

Strategie voor Taakprioritering

Eerst: waarom prioriteren?

Nou, omdat middelen scarce zijn.

We hebben nooit genoeg tijd, geld, mensen of mentale gezondheid om alles te doen wat een project (of de wereld!) van ons vraagt.

Dit betekent dat we compromissen moeten sluiten. We moeten waardeoordelen maken. Wat is belangrijker, wat is minder belangrijk? Wat moet nu gedaan worden, wat kan later gedaan worden, of misschien helemaal niet?

Dit laatste punt is erg belangrijk. Vaak kunnen we als projectmanagers zo vast komen te zitten in de "levering" modus dat we vergeten waarom we het project in de eerste plaats doen.

Dit betekent dat we te veel focussen op outputs in plaats van outcomes. We behandelen het project als een grote checkbox-tik oefening, in plaats van te proberen te begrijpen wat de toekomst is die we proberen te creëren.

Dit is waarom het soms prima is om naar een stuk werk te kijken en te besluiten dat het niet langer nodig is, en dat het moet worden geschrapt.

Dit vergt echter een ruggengraat, vooral wanneer er contracten en klanten bij betrokken zijn. Op de lange termijn zorgt het doen van het juiste ervoor dat ieders belangen op één lijn komen.

Oké, dus nu weten we dat we gedwongen zullen worden om te prioriteren, maar hoe doen we dat praktisch op een kanban-bord?

Laten we aannemen dat je hebt geprioriteerd, nu wil je je prioriteiten duidelijk maken aan de rest van het team.

Nou, je kunt eenvoudig een nieuwe kolom in je proces maken (onthoud, we zeiden dat je flexibel met je proces moet zijn!) genaamd "Prioriteit" en alle dingen die een prioriteit zijn in die lijst plaatsen.

Tag ze vervolgens of kleur ze rood, aangezien iedereen deze kleur associeert met urgentie en belangrijkheid. Het is belangrijk om ze te taggen, want wanneer deze werkitems naar "in uitvoering" of "onder review" gaan, zullen ze niet langer in de "prioriteit" lijst staan, dus je hebt iets anders nodig dat ze duidelijk markeert als prioriteitsitems.

Conclusie

Kanban-borden zijn een onschatbaar hulpmiddel voor projectmanagement. Ze bieden duidelijke visuele transparantie, verbeteren het workflowbeheer, bevorderen samenwerking en verminderen de cognitieve last. Door projecten op te splitsen in beheersbare taken en visuele fasen, kunnen teams snel knelpunten identificeren en hun processen voortdurend optimaliseren.

Als je de transformerende kracht van Kanban-borden wilt ervaren, overweeg dan om Blue uit te proberen. Ons platform is ontworpen om projectmanagement intuïtief en effectief te maken.

Schrijf je vandaag nog in voor een gratis proefperiode en zie hoe Blue je workflow kan stroomlijnen en de productiviteit van je team kan verbeteren.