---

We hebben eerder besproken hoe organisaties bedrijfsprocessen kunnen verbeteren door regelmatig bedrijfsprocesanalyses (BPA) uit te voeren, en ook het belang van kritisch denken bij het ontwerpen (en herontwerpen) van efficiënte processen.

Wanneer dit goed wordt gedaan, kan de introductie van nieuwe, gestroomlijnde procedures de benutting van middelen aanzienlijk verbeteren, wat een grote positieve impact kan hebben op de winstgevendheid van het bedrijf. Met andere woorden, betere bedrijfsprocessen leiden tot een betere return on investment (ROI).

Maar het berekenen van de ROI van een bedrijfsproces — en bepalen of het echt voordelig was — gaat vooraf aan een aantal stappen.

Wat Maakt een Goed Proces?

Citerend uit onze eerdere inzichten,

een bedrijf is de som van meerdere processen die gelijktijdig en continu plaatsvinden. Al deze processen dienen een doel, dat helpt bij het bereiken van de overkoepelende doelen van de organisatie.
Ter herinnering, een proces is een procedure die bestaat uit specifieke stappen, met een gedefinieerde start en finish, en bepaalde richtlijnen en instructies ter ondersteuning van elke stap.

In bedrijfsvoering is elk proces afgestemd op een bepaalde categorie van werk, dus er zijn altijd meerdere verschillende processen voor verschillende gebieden van de organisatie. Bijvoorbeeld, er zal één proces zijn voor het afhandelen van betalingen, een ander voor het afhandelen van ondersteuningsvragen, een ander voor werving, een ander voor verkoop, enzovoort.

Goede processen zijn cruciaal voor organisaties op schaal.

Typisch kunnen kleinere bedrijven wegkomen met informele processen, omdat ze kleinere teams hebben en minder data om in te verdwalen. Maar naarmate een organisatie uitbreidt, kunnen haar processen de effectiviteit en winstgevendheid van het bedrijf aanzienlijk beïnvloeden. Met goede processen kun je letterlijk tienvoudige verbeteringen zien in hoeveel er gedaan kan worden, en hoe gemakkelijk het is om dit te doen, vooral met technologie.

Wat essentieel is, is niet alleen het hebben van betere, duidelijkere processen, maar ook het vermogen om hun ROI te berekenen, is een goed procesontwerp en documentatie.

Bedrijfsprocessen moeten goed doordacht zijn, met redenering over waarom het proces is ontworpen zoals het is. Vaak eindigen gedocumenteerde processen als afzonderlijk van het dagelijkse proces dat daadwerkelijk wordt geïmplementeerd, wat uiteraard gevolgen heeft voor de prestaties en winstgevendheid.

Als het gaat om het berekenen van de ROI, kan een duidelijke stap-voor-stap procesanalyse nuttig zijn. Dit kan er als volgt uitzien:

• Het definiëren van de middelen en investeringen (kosten) die nodig zijn voor het proces en elke stap ervan;
• Het vaststellen van criteria waarmee de effectiviteit van de implementatie van het nieuwe proces kan worden berekend — dat wil zeggen, wat ga je meten? Dit kan de prijzen en kosten van middelen zijn, de tijdsconsumptie van het proces, de kwaliteit van het eindproduct of de dienst, enz.;
• Het berekenen van de return zelf: de winsten en verliezen in relatie tot de investeringen;
• Ten slotte bepalen hoe het succes van het proces eruit zou moeten zien.

Soorten ROI

Het begrijpen van de return on investment (ROI) van bedrijfsprocessen kan bedrijven helpen de voordelen van de investeringen die ze doen in beter procesontwerp of -beheer te maximaliseren. ROI kan variëren van de werkelijke kosten van implementatie en nauwkeurige winst, of het kan op lange termijn kostenbesparingen zijn.

ROI wordt doorgaans niet gemeten vanuit de gehele stroom van een bedrijfsproces (wat meerdere afdelingen en werkgebieden kan omvatten en daarom moeilijk als één eenheid te meten is), maar eerder vanuit hoe het proces wordt beheerd. Dit wordt ook wel business process management (BPM) genoemd.

ROI van BPM kan worden geclassificeerd als directe of indirecte return.

Directe ROI

Directe return on investment wordt doorgaans weerspiegeld door tastbare, kwantificeerbare waarden, zoals materiaalkosten en prijzen. Bijvoorbeeld, bij de introductie van nieuwe tools om een proces te verbeteren, worden de werkelijke kosten van het aanschaffen van een nieuw softwareplatform of tech-apparaat in overweging genomen bij het berekenen van de directe ROI.

Het is gemakkelijker om trends en veranderingen in directe ROI te observeren omdat de waarden specifiek zijn en duidelijk kunnen worden gedefinieerd, en het kan ook worden gebruikt voor het voorspellen en plannen van toekomstige veranderingen.

Verbeteringen in directe ROI kunnen organisaties helpen de proces efficiëntie te verhogen, middelen te maximaliseren, risico's te mitigeren en rollen en verantwoordelijkheden beter te definiëren.

Indirecte ROI

Indirecte return on investment is te zien in waarden of kosten die subjectief moeten worden geëvalueerd. Het leidt meestal tot kostenbesparingen en verbeteringen op lange termijn in plaats van onmiddellijke resultaten.

Indirecte ROI kan maatregelen van tijd of productiviteit zijn — bijvoorbeeld, als een organisatie een nieuwe tool introduceert en, in plaats van direct de winst te verhogen, het in plaats daarvan een proces minder tijdrovend en efficiënter maakt om te voltooien. Een ander voorbeeld is het implementeren van het bijscholen van werknemers, wat waarde kan toevoegen aan het toekomstige succes van het bedrijf.

Focussen op indirecte ROI kan de samenwerking binnen het bedrijf ten goede komen en helpen processen te standaardiseren via trainingsinitiatieven. Het is bijzonder effectief wanneer het wordt gecombineerd met directe ROI-strategieën.

Het Meten van de ROI van Effectieve Processen

Voordat je een nieuw initiatief voor procesverbetering in de bedrijfsvoering introduceert, is het belangrijk om:

• De monetaire bijdrage (of ROI) aan de organisatie te bepalen,
• Het budget dat nodig is om het proces te verbeteren en uit te voeren te rechtvaardigen,
• De voordelen van het initiatief aan te tonen, en
• Credibiliteit te winnen bij senior stakeholders en leiders.

ROI-berekeningen hoeven niet voor elk afzonderlijk bedrijfsproces of procesverbeteringsinitiatief in het bedrijf te worden uitgevoerd. Focus alleen op die processen die impact hebben op meerdere afdelingen en een groot percentage van de werknemers beïnvloeden, die zijn gekoppeld aan de langetermijnstrategie en doelen van de organisatie, of die kostbaar zijn om te implementeren.

De formule voor het berekenen van ROI is hetzelfde voor zowel directe als indirecte rendementen:

ROI = Netto Voordelen / Kosten x 100

Hierbij zijn voordelen gekoppeld aan wat wordt gemeten, bijvoorbeeld productiviteit, efficiëntie, output, enz., van een initiatief, terwijl netto voordelen verwijzen naar de waarde van voordelen minus projectkosten.

Hoewel het een uitdaging kan zijn om specifieke waarden voor indirecte ROI te definiëren, is het acceptabel om schattingen te gebruiken: bijvoorbeeld, het geschatte percentage tijd dat wordt besteed aan het zoeken naar documentatie en hoeveel tijd is bespaard met de introductie van een nieuwe tool.

Zoals we al zeiden, zal intelligent ontwerp en documentatie het gemakkelijker maken om meeteenheden voor ROI te identificeren en te bepalen wat een proces succesvol maakt.

Laatste Gedachten

Er is geen enkele, allesomvattende definitie van hoe de ROI van goede bedrijfsprocessen eruitziet.

Uiteindelijk hangt het af van wat de organisatie probeert te verbeteren en hoe. Misschien wil het bedrijf de uitgaven voor middelen verminderen terwijl de winst toeneemt; of, meer subjectief, de productiviteit en tijdsbeheer van werknemers verbeteren.

Dus, in sommige gevallen kan directe ROI — zoals een financiële investering — worden gemeten; in andere gevallen zal het indirect of minder expliciet zijn — zoals tijd en output van teamleden. Maar ongeacht welke factor je meet, is het belangrijk om een goed ontworpen en goed gedocumenteerd proces te hebben.

Geweldig procesontwerp en efficiënt beheer van bedrijfsprocessen zullen vanzelf leiden tot verbeterde ROI.