---

Tegenwoordig is het hebben van een krachtig projectmanagementplatform essentieel. Er gebeuren te veel dingen om te vertrouwen op Excel-sheets, post-its en e-mailthreads.

Dat gezegd hebbende, is het implementeren van een krachtig projectmanagementplatform slechts de helft van de strijd. De andere helft is het effectief gebruiken ervan. Dit is waar creativiteit en strategisch denken in het spel komen, waardoor je team aanzienlijk productiever en effectiever kan worden.

Een van de meest transformerende functies van Blue is de robuuste automatiseringsmogelijkheden.

Automatiseringen zijn ongelooflijk krachtig omdat ze repetitieve taken stroomlijnen, waardevolle tijd besparen en consistentie in je workflow waarborgen.

Door routinematige processen te automatiseren, kunnen projectmanagers hun focus verschuiven van het verdwalen in de details naar het concentreren op meer strategische elementen van hun projecten, zoals planning, probleemoplossing en teamcoördinatie.

Ons doel in dit artikel is om enkele van de meest populaire en nuttige projectautomatiseringen te tonen die we hebben geïdentificeerd door een analyse van honderden duizenden projecten binnen onze klantenkring. Deze voorbeelden zullen illustreren hoe automatisering je projectmanagementinspanningen aanzienlijk kan verbeteren, waardoor je slimmer kunt werken en betere resultaten kunt behalen.

Lees verder om de beste automatiseringen voor projectmanagement te ontdekken die de manier waarop je met Blue werkt kunnen revolutioneren.

Markeren als Voltooid Projectmanagementautomatisering

Dit is misschien een van de meest basale automatiseringen die je in Blue kunt creëren, maar ook een die je een enorme hoeveelheid tijd zal besparen.

In wezen, wanneer je een record of taak als voltooid markeert, verplaatst deze automatisering het naar de "voltooid" lijst. Omgekeerd, als je een taak naar de "voltooid" lijst verplaatst, markeert het deze automatisch als voltooid.

Dit is een perfect voorbeeld van hoe zelfs kleine automatiseringen zeer effectief kunnen zijn. Denk er eens over na: in een bedrijf moeten in een gegeven jaar duizenden of misschien tienduizenden taken worden gevolgd, en hopelijk zullen de meeste daarvan als voltooid worden gemarkeerd. Terwijl het markeren van iets als voltooid misschien maar een paar seconden kost, kan dit oplopen tot enkele uren per jaar aan acties die je niet hoeft te ondernemen.

Door dit eenvoudige proces te automatiseren, kun je aanzienlijke tijd besparen en ervoor zorgen dat je takenlijsten altijd up-to-date zijn zonder extra inspanning. Deze kleine automatisering kan leiden tot consistentere projecttracking en je in staat stellen je te concentreren op belangrijkere aspecten van je werk.

Automatiseringsdetails:

• Trigger: Een Record wordt als Voltooid Gemarkeerd
• Actie: Verplaats Record naar de "Voltooid" Lijst

En ook:

• Trigger: Een Record wordt naar de "Voltooid" Lijst Verplaatst
• Actie: Markeer Record als Voltooid

Notificatie van Achterstallige Taken Projectmanagementautomatisering

Een van de grootste uitdagingen in projectmanagement is dat projecten vaak langer duren dan gepland. Vertragingen gebeuren niet allemaal tegelijk; ze gebeuren geleidelijk, dag na dag. Elke dag kan er iets kleins misgaan, en deze kleine vertragingen accumuleren, wat uiteindelijk leidt tot aanzienlijke tegenslagen die weken of zelfs maanden langer kunnen duren dan de oorspronkelijke planning.

Om dit te bestrijden, hebben projectmanagers een systeem nodig dat hen waarschuwt wanneer taken achterstallig zijn. Deze automatisering is ontworpen om de relevante teamleden te notificeren zodra de vervaldatum van een taak is verstreken, zodat achterstallige taken snel worden aangepakt.

Door deze automatisering in te stellen, zorg je ervoor dat er geen achterstallige taken onopgemerkt blijven, wat tijdige interventies en aanpassingen mogelijk maakt om het project op koers te houden. Deze proactieve benadering voorkomt dat taken door de mazen van het net glippen en verbetert de verantwoordelijkheid onder teamleden.

Automatiseringsdetails:

• Trigger: Vervaldatum is Verstreken
• Actie: Stuur E-mail

We raden je aan om onze gids over hoe je aangepaste e-mailautomatiseringen kunt instellen te bekijken, waar je leert hoe je gebruik kunt maken van gegevens in de verschillende aangepaste velden die je in je project hebt ingesteld.

Automatische SOP's Projectmanagementautomatisering

Het integreren van Standaard Operationele Procedures (SOP's) rechtstreeks in je projectmanagementworkflow kan de efficiëntie en consistentie aanzienlijk verbeteren. Een van de krachtigste manieren om dit in Blue te bereiken, is via de Automatische SOP's automatisering. Deze automatisering creëert een gedetailleerde checklist telkens wanneer een record naar een specifieke lijst wordt verplaatst, zodat alle noodzakelijke stappen duidelijk worden uiteengezet en toegewezen.

Automatiseringsdetails:

• Trigger: Een Record wordt naar een Specifieke Lijst Verplaatst
• Actie: Maak Checklist aan

Blue biedt enorme flexibiliteit, zodat je elke lijst in de triggeractie kunt specificeren. Dit betekent dat telkens wanneer een record naar je aangewezen lijst (zoals "In Behandeling", "Review" of "Goedkeuring") wordt verplaatst, er automatisch een vooraf gedefinieerde checklist wordt aangemaakt.

De checklists kunnen zo gedetailleerd zijn als nodig, met meerdere checklistitems, elk met een eigen verantwoordelijke en relatieve vervaldata. De relatieve vervaldata zijn bijzonder nuttig omdat ze zich aanpassen aan wanneer de automatisering wordt geactiveerd, zodat deadlines altijd relevant zijn.

Deze automatisering is bijzonder impactvol omdat het SOP's rechtstreeks in je projectmanagementsysteem embed. In plaats van dat SOP's in aparte documenten staan die teamleden misschien over het hoofd zien, zijn de procedures geïntegreerd in de workflow, waardoor actie op het juiste moment wordt gestimuleerd.

Je kunt de creatie van de checklist zelfs koppelen aan het toevoegen van een tag aan het record. Dit maakt het mogelijk om verschillende checklists aan verschillende tags te koppelen, zodat de juiste procedures op de juiste taken worden toegepast. Bijvoorbeeld, een "QA" tag kan een QA-checklist activeren, terwijl een "Klant Review" tag een andere set stappen kan activeren.

Het embedden van SOP's binnen Blue via automatisering kan de projectresultaten aanzienlijk verbeteren. Door ervoor te zorgen dat elke stap duidelijk is uiteengezet en toegewezen, verklein je het risico op fouten en zorg je ervoor dat alle teamleden op één lijn zitten over wat er moet gebeuren. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de verantwoordelijkheid en consistentie.

De automatisering kan op elk moment worden bewerkt, wat invloed heeft op toekomstige uitvoeringen van de automatisering. Bovendien kan een checklist, zodra deze is aangemaakt, verder worden aangepast indien nodig, wat flexibiliteit biedt om zich aan te passen aan veranderende projectvereisten.

Samenwerking Tussen Afdelingen Automatisering

Effectieve samenwerking tussen afdelingen faciliteren is cruciaal voor het succes van complexe projecten. Een effectieve manier om dit te bereiken zonder teamleden toegang te geven tot alle details in andere afdelingen, is door het automatiseren van het kopiëren van relevante records tussen projecten.

Automatiseringsdetails:

• Trigger: Een Record wordt naar een Specifieke Lijst Verplaatst
• Actie: Kopieer Record naar Een Ander Project

Blue stelt je in staat om elke lijst in de triggeractie te specificeren, waardoor deze automatisering zeer aanpasbaar is. Telkens wanneer een record naar een aangewezen lijst, zoals "Voor Review", wordt verplaatst, wordt het automatisch gekopieerd naar een ander project waar de relevante afdeling actie kan ondernemen. Dit zorgt ervoor dat informatie naadloos wordt gedeeld zonder de gegevensbeveiliging in gevaar te brengen of teamleden te overladen met onnodige details.

Door deze automatisering te gebruiken, kun je ervoor zorgen dat kritieke taken en informatie efficiënt tussen afdelingen worden gedeeld.

Laten we een paar voorbeelden bespreken ter verduidelijking.

Stel je een marketingafdeling voor die een ontwerp van het creatieve team moet beoordelen. In plaats van volledige toegang te geven tot het creatieve project, wat de marketingafdeling zou kunnen overspoelen met TMI (Te Veel Informatie!), kun je eenvoudig een automatisering instellen die een ontwerprecord dat het ontwerpteam aan het bewerken was, kopieert naar een speciaal project voor marketing-ontwerpbeoordeling. Het marketingteam kan worden geïnformeerd, beoordelen en wanneer ze de beoordeling hebben voltooid, kan het item teruggekopieerd of verplaatst worden naar het oorspronkelijke project.

Overweeg nu de ontwikkelings- en QA-teams. Wanneer het ontwikkelingsteam een functie voltooit die getest moet worden, in plaats van het QA-team volledige toegang te geven tot het ontwikkelingsproject, kun je een automatisering instellen. Zodra het functie-record naar de "Klaar voor QA" lijst wordt verplaatst, kopieert de automatisering het naar het QA-project. Op deze manier krijgt het QA-team onmiddellijk toegang tot de benodigde details en kan het direct met testen beginnen. Zodra het QA-team met testen klaar is, kunnen ze het record bijwerken, en de informatie kan naadloos worden geïntegreerd in het ontwikkelingsproject. Dit houdt de ontwikkelaars gefocust op tickets waar ze daadwerkelijk aan kunnen werken, en hetzelfde geldt voor het QA-team.

Deze automatisering verbetert de samenwerking tussen afdelingen door ervoor te zorgen dat relevante informatie tijdig en nauwkeurig wordt gedeeld. Het stelt afdelingen in staat om naadloos samen te werken terwijl ze controle houden over de toegang tot projectdetails. Deze aanpak verbetert de coördinatie, vermindert miscommunicatie en zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is de informatie heeft die ze nodig hebben om hun taken effectief uit te voeren.

Escalatie van Taken met Hoge Prioriteit Automatisering

In elk project zijn er altijd taken die onmiddellijke aandacht en snelle actie vereisen. Deze taken met hoge prioriteit kunnen een aanzienlijke impact hebben op de algehele voortgang en het succes van een project, omdat ze zich in het kritieke pad van het project bevinden. Zorgen dat deze kritieke taken snel worden aangepakt is essentieel, en hier komt de automatisering voor de Escalatie van Taken met Hoge Prioriteit om de hoek kijken.

Automatiseringsdetails:

• Trigger: Tag wordt aan Record Toegevoegd (Hoge Prioriteit)
• Actie: Wijs Iemand Toe, Stuur E-mail

Blue stelt je in staat om een tag voor hoge prioriteit aan elk record toe te voegen, waardoor het onmiddellijk herkenbaar is als iets dat urgente aandacht nodig heeft. Zodra deze tag is toegevoegd, wordt de automatisering geactiveerd, die de taak toewijst aan een specifieke teamlid of teamleden en een e-mailnotificatie verstuurt om hen te waarschuwen voor de nieuwe taak met hoge prioriteit. We raden aan om de felrode kleur voor deze tag te kiezen!

Stel je voor dat je een project beheert met verschillende lopende taken. Een van deze taken wordt plotseling kritisch door een onvoorziene kwestie of een wijziging in de eisen van de klant. In plaats van deze taak handmatig te notificeren en toe te wijzen, voeg je eenvoudig een "Hoge Prioriteit" tag toe aan het record.

Zodra de tag is toegevoegd, wijst de automatisering de taak toe aan het aangewezen teamlid dat verantwoordelijk is voor het afhandelen van urgente kwesties en stuurt hen een e-mailnotificatie. Dit zorgt ervoor dat de taak met hoge prioriteit onmiddellijk wordt gezien en aangepakt, waardoor vertragingen die het project in gevaar kunnen brengen, worden voorkomen.

Deze automatisering is om verschillende redenen zeer effectief:

• Onmiddellijke Aandacht: Taken met hoge prioriteit worden onmiddellijk onder de aandacht van de relevante teamleden gebracht, wat zorgt voor snelle actie.
• Verbeterde Efficiëntie: Door het toewijzen en notificeren van taken te automatiseren, bespaar je tijd en verklein je het risico op communicatieproblemen.
• Verbeterde Verantwoordelijkheid: Automatisch toewijzen van taken zorgt ervoor dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn en dat teamleden precies weten wat er moet gebeuren.
• Betere Probleemoplossing: Door taken met hoge prioriteit snel aan te pakken, kun je voorkomen dat kleine problemen escaleren tot grotere problemen, waardoor de algehele gezondheid van het project behouden blijft.

Conclusie

We hopen dat dit artikel nuttig is geweest door je ideeën te geven voor specifieke automatiseringen die je kunt benutten voor je projecten en organisatie. Automatiseringen in Blue zijn krachtige tools die je workflow kunnen stroomlijnen, tijd kunnen besparen en ervoor kunnen zorgen dat je team zich richt op strategische taken in plaats van verstrikt te raken in routinetaken. Door deze automatiseringen te implementeren, kun je de efficiëntie verbeteren, de verantwoordelijkheid vergroten en betere projectresultaten behalen.

Om je begrip verder te vergroten en het meeste uit projectmanagementautomatiseringen in Blue te halen, moedigen we je aan om de volgende bronnen te verkennen:

• Functies overzicht van projectmanagementautomatiseringen in Blue
• Officiële Blue Documentatie over projectmanagementautomatisering
• Veelgestelde Vragen over projectmanagementautomatiseringen
• Projectmanagementautomatisering om aangepaste e-mails naar belanghebbenden te sturen

Door deze bronnen te verkennen, kun je een dieper inzicht krijgen in hoe je automatiseringen in Blue effectief kunt gebruiken om je projectmanagementprocessen te optimaliseren. Of het nu gaat om het automatiseren van taaktoewijzingen, het verzenden van notificaties of het integreren van samenwerking tussen afdelingen, de mogelijkheden zijn eindeloos.

Bedankt voor het lezen, en we kijken ernaar uit om te zien hoe je deze krachtige tools benut om je projectmanagement naar een hoger niveau te tillen. Vergeet niet, als je vragen, ideeën of feedback hebt, kun je altijd contact opnemen met Team Blue via support@blue.cc