Blue biedt zes vooraf gedefinieerde rollen: Organisatiebeheerder (volledige systeemtoegang), Werkruimtebeheerder (beheert werkruimten), Teamlid (maakt en bewerkt inhoud), Klant (volgt de voortgang), Leverancier (beperkte creatierechten), Alleen-commentaar (kan alleen commentaar geven) en Alleen-lezen (alleen-lezen toegang). U kunt ook onbeperkt aangepaste rollen aanmaken.

Organisatiebeheerders hebben volledige controle over de Blue-werkruimte. Ze kunnen de facturering beheren, werkruimtes aanmaken en verwijderen, gebruikers uitnodigen, integraties configureren, toegang krijgen tot alle werkruimtes en gegevens, en organisatiebrede instellingen wijzigen. Dit is het hoogste niveau van toegang in Blue.

Workspacebeheerders hebben volledige controle binnen hun toegewezen werkruimtes. Ze kunnen de instellingen van de werkruimte beheren, teamleden uitnodigen en verwijderen, machtigingen configureren, alle inhoud creëren en wijzigen, automatiseringen instellen en toegang krijgen tot werkruimte-analyse. Ze kunnen geen toegang krijgen tot instellingen op organisatieniveau of facturering.

Teamleden kunnen records aanmaken, bewerken en verwijderen binnen hun toegangsrechten. Ze kunnen samenwerken aan taken, bestanden uploaden, deelnemen aan discussies en de voortgang van de werkruimte bekijken. Ze kunnen de instellingen van de werkruimte niet wijzigen, andere gebruikers niet beheren of toegang krijgen tot administratieve functies.

Cliëntgebruikers hebben beperkte maar belangrijke toegang. Ze kunnen de voortgang van de werkruimte bekijken, nieuwe items zoals taken of verzoeken aanmaken, opmerkingen plaatsen op bestaande items en meldingen ontvangen. Ze kunnen geen inhoud verwijderen, de structuur van de werkruimte wijzigen of toegang krijgen tot interne teamdiscussies.

Commentaar-Alleen Gebruikers kunnen alle inhoud die ze kunnen bekijken en opmerkingen toevoegen voor samenwerking. Ze kunnen geen nieuwe records aanmaken, bestaande inhoud bewerken of iets verwijderen. Deze rol is perfect voor belanghebbenden die zichtbaarheid nodig hebben en de mogelijkheid om feedback te geven zonder wijzigingen aan te brengen.

Om een rol toe te wijzen, ga naar het tabblad Mensen in je werkruimte, klik op de naam van een gebruiker en selecteer hun rol uit het dropdownmenu. Organisatiebeheerders kunnen elke rol toewijzen, terwijl werkruimtebeheerders alleen rollen binnen hun werkruimtes kunnen toewijzen. Wijzigingen worden onmiddellijk van kracht.

Ja, gebruikersrollen kunnen op elk moment door beheerders worden gewijzigd. Navigeer eenvoudig naar het profiel van de gebruiker in het tabblad Personen en selecteer een nieuwe rol. De gebruiker zal onmiddellijk rechten verkrijgen of verliezen op basis van hun nieuwe roltoewijzing.

Wanneer gebruikers uit een werkruimte worden verwijderd, verliezen ze onmiddellijk toegang tot alle werkruimtegegevens, inclusief records, bestanden en discussies. Hun historische bijdragen (opmerkingen, aangemaakte records) blijven behouden, maar worden aan hun naam toegeschreven. Ze kunnen op elk moment opnieuw worden toegevoegd met dezelfde of andere rechten.

Ja, Blue ondersteunt werkruimte-specifieke rollen. U kunt een Werkruimtebeheerder zijn in de ene werkruimte, maar een Teamlid in een andere. Deze flexibiliteit stelt organisaties in staat om een juiste toegangscontrole te handhaven over verschillende teams en initiatieven.

Aangepaste rollen stellen u in staat om permissiesets te creëren die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van uw organisatie. U kunt precies definiëren wat gebruikers kunnen zien en doen, van toegang op lijstniveau tot individuele veldpermissies, en rollen creëren die perfect aansluiten bij uw workflow en beveiligingseisen.

Navigeer naar Instellingen > Gebruikersrollen en klik op 'Nieuwe rol aanmaken'. Geef uw rol een naam en configureer vervolgens de machtigingen, waaronder: lijsttoegang (weergeven/bewerken/verwijderen), zichtbaarheid van aangepaste velden, beperkingen op recordniveau en specifieke functie-toegang. Sla de rol op om deze beschikbaar te maken voor toewijzing.

Aangepaste rollen bieden nauwkeurige toegangscontrole, verbeterde beveiliging voor gevoelige gegevens, een betere focus door alleen relevante informatie te tonen, naleving van gegevensbeschermingsregels en de flexibiliteit om aan uw exacte organisatiestructuur te voldoen. Ze elimineren de compromissen die gepaard gaan met het gebruik van generieke rollen.

Nee, elke gebruiker kan in Blue slechts één rol per werkruimte hebben. Aangepaste rollen kunnen echter machtigingen van meerdere standaardrollen combineren, waardoor je de flexibiliteit hebt om hybride rollen te creëren die voldoen aan complexe machtigingsvereisten.

Het tabblad Personen is uw centrale hub voor gebruikersbeheer binnen een werkruimte. Het toont alle leden van de werkruimte, hun rollen, de laatste actieve status en stelt beheerders in staat om nieuwe gebruikers uit te nodigen, machtigingen te wijzigen of toegang te verwijderen. Het is toegankelijk vanuit de zijbalk van de werkruimte.

Organisatiebeheerders en Werkruimtebeheerders kunnen nieuwe gebruikers uitnodigen voor werkruimtes. Ze kunnen uitnodigingen via e-mail versturen, initiële rollen instellen en optioneel een welkomstbericht toevoegen. Teamleden en andere rollen kunnen geen nieuwe gebruikers uitnodigen.

Alleen Organisatiebeheerders en Werkruimtebeheerders kunnen gebruikers uit werkruimtes verwijderen. Organisatiebeheerders kunnen iedereen verwijderen, terwijl Werkruimtebeheerders alleen gebruikers kunnen verwijderen uit werkruimtes die zij beheren. Gebruikers kunnen zichzelf niet uit werkruimtes verwijderen.