---

To część Przewodnika po Sukcesie Agencji, książki napisanej przez CEO Blue dla wszystkich właścicieli agencji i firm świadczących usługi profesjonalne, opartej na jego 10-letnim doświadczeniu jako założyciela agencji.

W tej książce dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć o tym, jak prowadzić radykalnie udaną agencję. Od przepływu gotówki po zarządzanie projektami, budowanie relacji z klientami po pisanie zwycięskich propozycji — wszystko jest tutaj.

---

Wybór Modelu Współpracy

W zależności od dokładnej natury pracy, którą wykonujesz dla swoich klientów, będziesz mieć do dyspozycji kilka różnych modeli współpracy. Są to różne sposoby mierzenia twojej pracy i dostarczanych rezultatów oraz otrzymywania wynagrodzenia. Wybór odpowiedniego modelu współpracy jest kluczowy dla zapewnienia sukcesu twojego biznesu. Prawdopodobnie będziesz mieć jednocześnie wiele modeli współpracy w swoim biznesie na różnych projektach z różnymi klientami.
Dwa z najczęściej stosowanych modeli współpracy to stała cena projektu i retainer.

Stała cena projektu jest dość jasna: podajesz cenę, często rozłożoną na pozycje lub dostarczane rezultaty, za pracę, którą wykonasz w imieniu swojego klienta. Główną zaletą z perspektywy klienta jest to, że ma pewność, że budżet się nie zmieni. Kluczową zaletą dla firmy świadczącej usługi profesjonalne jest to, że jeśli potrafisz być efektywny, twoja efektywna stawka godzinowa może wzrosnąć, ponieważ nie wiążesz już swoich zarobków z ilością czasu spędzonego na projekcie.

Osobiście bardzo lubię podejście oparte na stałej cenie, pod warunkiem, że zakres pracy jest niezwykle jasny. Możesz napotkać poważne problemy z tą metodologią, jeśli masz niejasny zakres, a następnie występuje różnica w oczekiwaniach i dostarczanych rezultatach między tobą a twoim klientem. Może to być przyczyną wielu bólów głowy i negocjacji dotyczących zmian cen. Jeśli klient zmieni zdanie na temat jakiejkolwiek części zakresu pracy w trakcie projektu (co często nie jest nierozsądne, ponieważ im więcej pracy jest wykonywane, tym więcej dostępnych danych lub okoliczności się zmienia), musisz renegocjować za każdym razem, gdy to się zdarzy. Może to być dość czasochłonne dla obu stron.

Jedną z metod, aby kontynuować pracę na podstawie stałej ceny, jest zawsze dzielenie projektów na etapy. Na przykład, jeśli budujesz aplikację mobilną lub stronę internetową w imieniu klienta, możesz początkowo zaangażować się tylko w fazę projektowania i specyfikacji, gdzie kluczowym rezultatem tej fazy jest zdefiniowanie dokładnego zakresu pracy fazy rozwoju, po czym możesz dokładnie wycenić tę pracę.

To dokładnie podejście, które wiele firm budowlanych stosuje do wyceny budowy budynku. Istnieje interesująca wiadomość, którą możesz przekazać klientom, gdy przedstawiasz projekt w ten sposób. Możesz im zasadniczo powiedzieć, że każdy inny, kto przedstawia projekt w całości, zazwyczaj po prostu zgaduje, a oni albo zawyżają ceny, aby uwzględnić duży stopień ryzyka, albo zaniżają ceny — a potem chcą to nadrobić kosztownymi i czasochłonnymi zmianami, gdy już zdobędą projekt.

Innym popularnym modelem współpracy jest po prostu śledzenie godzin każdego członka zespołu, a następnie naliczanie stałej ceny za godzinę za wykonaną pracę. Osobiście nie lubię tego podejścia do niczego, z wyjątkiem niektórych rodzajów umów konserwacyjnych, gdzie po prostu musisz utrzymać rzeczy w ruchu lub mniejszych projektów, które będą trwały tylko do 20 lub 30 godzin.

To powiedziawszy, jestem świadomy, że są firmy, które działają wyłącznie w tym modelu i to dobrze im wychodzi. Widzę kilka istotnych problemów związanych z tym modelem, a głównym z nich jest to, że źle synchronizuje firmę świadczącą usługi profesjonalne i klienta, co nigdy nie jest dobrą rzeczą. Na przykład, jeśli zatrudnisz lepszych ludzi, którzy mogą wykonać pracę bardziej efektywnie, spędzą mniej czasu na wykonaniu tej samej ilości pracy — co zmniejszy fakturowanie. To oczywiście absurdalne, ponieważ kończysz na robieniu lepszej pracy, szybciej, a jednak naliczasz mniej!

Dodatkowo, ta metoda również zachęca klienta do zaczynania mikrozarządzania tobą i twoim zespołem, a może nawet zachęca cię do rozpoczęcia mikrozarządzania własnym zespołem. Klienci będą dokładnie analizować faktury i raporty godzinowe, a jeśli pójdziesz drogą „udowadniania”, że wykonujesz pracę, śledząc członków zespołu, prawdopodobnie całkowicie zepsujesz swoją kulturę. Nie znam ani jednej utalentowanej osoby, która chciałaby, aby jej komputer był śledzony, a każde jej działanie rejestrowane, i musiała składać szczegółowe raporty ze swojego całego dnia pracy.

Jednak jedna praktyka, którą odkryłem, że działa i wiąże się z pewnym stopniem śledzenia, to rejestrowanie godzin samodzielnie zgłaszanych. Jako firma usługowa będziesz pracować z więcej niż jednym klientem jednocześnie, i musi istnieć jakiś rodzaj separacji między ilością czasu, jaką twój zespół spędza na każdym kliencie. Dlatego polecam pozwolić swojemu zespołowi eksperymentować z luźnym śledzeniem swoich godzin, aby zarówno ty, jak i twój klient byli świadomi, ile czasu jest potrzebne na wykonanie zadań dla konkretnych projektów.

Siła Przychodów Powtarzalnych

Najlepszy rodzaj przychodu to zawsze przychód powtarzalny – to złoty standard, który wszystkie firmy chcą mieć. Jeśli prowadzisz firmę, która ma ponad 50% przychodów powtarzalnych miesiąc do miesiąca, masz świetny biznes.
Dlatego w ciągu ostatnich kilku dekad wiele rzeczy stało się „jako usługa”. Już nie kupujesz filmów ani muzyki; po prostu subskrybujesz usługę. Jeśli zbudowałeś wystarczająco silną relację z klientem po kilku projektach, zarówno na podstawie stałej ceny, jak i umowy godzinowej, możesz podejść do nich z propozycją umowy retainer.

Idealnie, nie jest to związane z konkretnym zestawem rezultatów lub godzin, ale czysto oparte na konkretnym wyniku, który chcesz osiągnąć. To nie jest łatwa sprzedaż, ale jeśli uda ci się to zrealizować, możesz mieć poważne przychody powtarzalne o wysokiej marży. To, co zrobiliśmy w Mäd, to nasze przychody powtarzalne pokrywają wszystkie nasze koszty zatrudnienia i biura, a wszystkie projekty o stałej cenie są w zasadzie czystym zyskiem. To znacznie ułatwia planowanie finansowe w dłuższej perspektywie.

Więc pytanie brzmi: jak osiągnąć ten poziom?

Tworzenie Idealnej Propozycji Retainera

Jak wspomniano, nie możesz od razu przedstawić tego, gdy nowy potencjalny klient wchodzi przez drzwi. Nie ma wystarczającego zaufania, aby to zrobić, a oni jeszcze nie doświadczyli namacalnych rezultatów, które możesz dostarczyć.
Myślę, że najłatwiejszym sposobem, aby pokazać rodzaj komunikacji, jest po prostu skopiowanie przykładowego listu wprowadzającego, który dołączyłem do ostatniej propozycji retainera.

Zobacz poniżej:

---

Drogi Interesariuszu,

Z przyjemnością przedstawiamy naszą propozycję umowy retainer między [Nazwa klienta] a Mäd. Celem tego jest zapewnienie, że [Nazwa klienta] może szybko reagować na zmieniające się warunki biznesowe, jednocześnie otrzymując doskonałą wartość za pieniądze za świadczone usługi.

Zamiast wydawać każdy blok pracy w sposób ad-hoc, z długimi czasami oczekiwania na propozycje, negocjacje umowy i przetargi, nasz zespół stanie się twoim zespołem na czas trwania umowy. Oznacza to, że nie tylko pogłębiamy naszą relację i zrozumienie twojego biznesu, ale jesteśmy natychmiast dostępni do realizacji różnych projektów wymaganych do realizacji twoich celów.

To ma następujące zalety dla ciebie:

• Redukcja kosztów. Posiadając jeden zintegrowany zespół, oszczędzasz znaczną ilość pieniędzy (50%+) w porównaniu do zatrudniania wielu firm do tej samej pracy. W rzeczywistości, gdy uwzględnisz wszystkie koszty pośrednie i czas wymagany do zbudowania wysokiej jakości zespołu wewnętrznego, umowa retainer jest znacznie bardziej opłacalna, ponieważ nie musisz brać pod uwagę dodatkowej przestrzeni biurowej, sprzętu i świadczeń. Dodatkowo, ponieważ umowa retainer pozwala nam planować nasz długoterminowy przepływ gotówki z większą pewnością, chętnie obniżymy typową marżę projektu, aby mieć długoterminową relację z twoją organizacją.
• Szybkość. Możemy współpracować z twoimi różnymi działami, aby planować pracę z wyprzedzeniem od jednego do trzech miesięcy, i być natychmiast dostępni do realizacji, bez konieczności ciągłego przeprowadzania indywidualnych przetargów i briefów dla każdego nowego małego zadania. To oszczędza czas twojego zespołu i daje lepsze wyniki, szybciej.
• Wyższa jakość pracy. Dzieje się tak nie tylko dlatego, że uczymy się lepiej współpracować z czasem i lepiej rozumiemy twój biznes, ale także dlatego, że istnieją silne korzyści z w pełni zintegrowanego podejścia, gdzie jeden zespół międzyfunkcyjny wykonuje różne dostarczane rezultaty i potrzeby. To zapewnia silną spójność we wszystkich pracach i że spostrzeżenia z jednego rodzaju pracy bezpośrednio wpływają na ostateczny wynik różnych rodzajów pracy.
• Niezawodność. Możemy całkowicie znieść problemy związane z budowaniem zespołów wewnętrznych, takie jak czasy oczekiwania na znalezienie osób, choroby i planowane urlopy oraz rotacja pracowników, ponieważ mamy wielu członków zespołu na każdą rolę, którzy mogą łatwo pokrywać odpowiedzialności innych.

Ta komunikacja musi być dostosowywana na podstawie klienta, ponieważ różni klienci będą mieli różne priorytety. Jeden klient może uwielbiać pomysł redukcji kosztów, podczas gdy inny jest znacznie bardziej zainteresowany niezawodnością i szybkością, które są dostępne. Nie lekceważ znaczenia, z perspektywy klienta, posiadania zespołu konsultantów, którzy znają ich konkretny biznes bardzo głęboko przez długi czas.

Zrozumienie swojego klienta nie może być niedoceniane.

Możesz z góry określić idealne wartości i sposób myślenia klientów dla swojej firmy świadczącej usługi profesjonalne, ale niewątpliwie spotkasz szeroki wachlarz myślenia i podejść. Skierowanie swojego wprowadzenia bezpośrednio na wartości klienta pomoże ci wyróżnić się wśród potencjalnych konkurentów i pokazać, że rozumiesz ich i ich potrzeby biznesowe.

To odzwierciedla nasze myślenie o gotowych rozwiązaniach.

Tak, korzystne jest posiadanie wcześniej napisanych banków tekstów, aby móc szybko stworzyć idealny list wprowadzający, nie pomijając cennych punktów — ale musisz upewnić się, że dostosowujesz treść, aby mówiła bezpośrednio do klienta.

Treść kopiowana i wklejana z natury jest bezosobowa; po prostu nie ma jednego „idealnego” rozwiązania, co powiedzieć i jak to powiedzieć. Chociaż mamy szablon głównej propozycji szczegółowo opisujący wszystkie typowe wymagania, które są wspólne dla naszych projektów, zawsze rozszerzamy to, aby upewnić się, że bezpośrednio odpowiadamy na indywidualne potrzeby każdego klienta.

Podsumowując, staraj się budować zaufanie, będąc szczerym i docierając do sedna tego, czego klient chce i ceni. Spędź czas na ustaleniu, co jest dla klienta najważniejsze, i postępuj zgodnie z naszym sugerowanym listem wprowadzającym jako ogólną wskazówką.

Podstawy Finansowe

Dla wielu liderów finanse są często czymś irytującym i nigdy do końca nie w porządku. Postrzegane są jako rozpraszacz w drodze do wykonania prawdziwej pracy, co jest całkowicie zrozumiałe. To po prostu suche i nudne, i nie jest powodem, dla którego zaczęliśmy prowadzić biznes w pierwszej kolejności.

Jednak pieniądze są tlenem biznesu, a bez pieniędzy biznes przestaje oddychać.

Jeśli ciągle gonić za własnym ogonem i martwisz się o opłacenie rachunków, to wpłynie to na sposób, w jaki ty i twój zespół pracujecie.

Masz więc naprawdę dwa wybory:

1. Martwić się o uzyskanie dobrej dyscypliny finansowej, aby mieć solidne księgi i świetny model biznesowy.
2. Lub martwić się o dokładny termin płatności każdej faktury, aby móc opłacić swoich pracowników i czynsz co miesiąc, ponieważ nie masz niezbędnych rezerw gotówki i dyscypliny finansowej.

Oczywiście, pierwsza opcja jest preferowana, więc porozmawiajmy o kilku kluczowych rzeczach tutaj.

Magia Marż

Po pierwsze, potrzebujesz minimum 50% marży brutto na swojej pracy.

Oznacza to, że koszt wynagrodzeń, które płacisz swoim pracownikom, jest równy lub mniejszy niż połowa tego, co płaci ci klient.

Dzieje się tak, ponieważ nadal musisz płacić za wszystkie inne koszty operacyjne, takie jak biuro, media i setki małych rzeczy, o których nigdy nie myślisz, zwłaszcza gdy zaczynasz biznes po raz pierwszy. Chcesz również mieć możliwość budowania przepływów gotówki jako zabezpieczenia, a także dokonywania długoterminowych inwestycji w swój biznes.

Po drugie, musisz mieć marżę zysku netto wynoszącą co najmniej 25%, a najlepiej 30%.

Oznacza to, że za każde 100 dolarów, które zarobisz, musisz mieć 30 dolarów na koncie po opłaceniu wszystkiego — a mam na myśli absolutnie wszystko, w tym własne wynagrodzenie jako właściciela firmy. To, ogólnie mówiąc, oznacza, że w rzeczywistości potrajasz koszt swoich członków zespołu jako cenę dla klientów — co jest idealnym sposobem na ustalenie, ile powinieneś naliczać klientom, jeśli kiedykolwiek masz wątpliwości.

To ważne, więc pozwól, że powtórzę to. W idealnym świecie potrajasz koszt swoich pracowników jako metodę ustalania fakturowania dla klientów.

Więc jeśli płacisz komuś 4000 dolarów miesięcznie, a on spędza około 130 godzin na pracy dla klientów (powiedzmy 160 standardowego czasu pracy w tygodniu minus urlopy i wewnętrzne spotkania), to oznacza, że twój koszt za godzinę fakturowania dla klienta wynosi 4000/130, co daje około 30 dolarów za godzinę, a musisz naliczać klientom 90 dolarów za godzinę, aby zapewnić sobie odpowiednie marże.

Jeśli wykonasz tę kalkulację i wydaje się, że jest nieco za wysoka w porównaniu do twojego aktualnego typowego fakturowania, to dobrze — oznacza to, że masz miejsce na zwiększenie swoich faktur!

Aby zapewnić sobie odpowiednie marże, masz kilka dostępnych podejść.

Można to zrobić, śledząc dokładne godziny, które pracownicy spędzają na pracy i fakturowaniu klientów, lub bardziej intuicyjnie, po prostu naliczając wyższą stawkę i pilnując ksiąg. Chociaż w początkowych dniach naszej firmy preferowaliśmy bardziej intuicyjne podejście, odkryliśmy, że znacznie skuteczniej jest śledzić fakturowane godziny naszego zespołu, aby zapewnić, że nasze ceny projektów są jak najdokładniejsze.

Myślę, że każde podejście może działać, ale upewnij się, że śledzenie godzin nie staje się tylko sposobem na mikrozarządzanie pracą zespołu.

Gotówka jest królem: Budowanie Twojej Sieci Bezpieczeństwa

Na koniec potrzebujesz przynajmniej sześciu miesięcy gotówki na koncie. To może wydawać się dość dużo, ale powinno być tam z dwóch kluczowych powodów:

1. Przestajesz martwić się o krótkoterminowy przepływ gotówki. Jeśli inny dobry klient jest spóźniony z płatnością dużej faktury, nie stresujesz się, że nie będziesz w stanie dotrwać do końca miesiąca. Nie ma nic gorszego niż niemożność zapłacenia własnemu zespołowi i nadal muszenie codziennie przychodzić do biura. Uwierz mi, byłem tam.
2. Możesz dokonywać długoterminowych inwestycji. Na przykład, płacenie za oprogramowanie z góry na rok często oszczędza 20%, a jeśli masz gotówkę, możesz nawet przedpłacić czynsz i negocjować z właścicielem przyzwoity rabat. Ponadto, możesz chcieć dokonać znacznych inwestycji, które nie mają jasnego lub natychmiastowego okresu zwrotu. Na przykład, wydaliśmy 20 000 dolarów na zakup naszej domeny mad.co, i po prostu nie ma sposobu, aby wiedzieć, jaki jest okres zwrotu tej inwestycji.

Zwróć szczególną uwagę na tę sekcję, ponieważ jest to jedna z najprzydatniejszych części tej całej książki. Prowadzenie jakiegokolwiek biznesu polega na zapewnieniu, że zarządzasz swoim przepływem gotówki w rozsądny sposób.

W rzeczywistości powiedziałbym, że głównym obowiązkiem CEO startupu jest zapewnienie, że zawsze jest wystarczająco dużo gotówki na koncie.

Jeśli zabraknie ci gotówki, gra się kończy.

Więc twoim priorytetem jako lidera firmy świadczącej usługi profesjonalne jest zapewnienie, że masz wystarczający przepływ gotówki, aby na czas płacić pracownikom, pokrywać swoje stałe koszty operacyjne, dokonywać rozsądnych inwestycji i dobrze spać w nocy!

(Nie lekceważ, jak ważny jest ten ostatni punkt — możliwość spokojnego snu w nocy może zrobić ogromną różnicę, gdy prowadzisz własny biznes!)

Posiadanie minimum 3 miesięcy wydatków odłożonych na koncie zapewnia, że twój biznes jest odporny, a jeśli możesz to rozszerzyć do sześciu miesięcy, tym lepiej. Pamiętaj, że rozwój twojego biznesu również może kosztować pieniądze, więc musisz to uwzględnić.
Zaskakująco, główną rzeczą, która wpływa na twój przepływ gotówki, nie jest to, ile projektów masz, ani nawet ile fakturujesz. Chodzi tak naprawdę o to, kiedy dostajesz zapłatę.

Rewolucjonizowanie Twojej Strategii Fakturowania

Tradycyjnie wiele firm świadczących usługi profesjonalne pobiera zaliczkę, a następnie ma płatności związane z kluczowymi rezultatami.

Moim zdaniem to zły pomysł, szczególnie w przypadku pracy, która jest wysoce współpraca.
Problem polega na tym, że polegasz teraz na ludziach, którzy nie pracują dla ciebie (tj. członkowie zespołu klienta lub zewnętrzni dostawcy), aby wykonali swoją część pracy w odpowiednim czasie, abyś mógł otrzymać zapłatę na czas. Ponieważ nie możesz bezpośrednio kontrolować tych ludzi, oznacza to, że nie masz bezpośredniej kontroli nad tym, kiedy dostajesz zapłatę, co wpływa na najważniejszy aspekt prowadzenia udanego biznesu — przepływ gotówki.

Chociaż może to czasami działać dobrze, po co podejmować ryzyko?

Dodatkowo, wywiera to również dużą presję na firmę świadczącą usługi profesjonalne, aby uzyskać zatwierdzenie pracy, aby móc otrzymać zapłatę, co podwaja presję na wszystkich zaangażowanych w projekt po twojej stronie.

Co się dzieje z tym tradycyjnym sposobem fakturowania opartym na kamieniach milowych, to że twój przepływ gotówki staje się nierówny i nieprzewidywalny, a prognozowanie, ile gotówki twój biznes będzie miał w danym momencie, staje się trudne, a jeśli rośniesz i masz więcej niż dziesięciu klientów, zarządzanie wszystkimi tymi zatwierdzeniami związanymi z kamieniami milowymi płatności staje się niemal pełnoetatową pracą, i to dość nudną.

Borykaliśmy się z tą metodą przez lata, a ostatecznie stworzyliśmy znacznie łatwiejszy sposób fakturowania klientów, który jest sprawiedliwy dla wszystkich i koncentruje się na tym, gdzie powinien być: na współpracy jako zespół z klientem i produkcji wysokiej jakości pracy.

To może być najważniejszy wgląd, jaki miałem.

Na twój następny projekt spróbuj tego:

Weź początkową płatność, najlepiej poproś o 50% z góry. Jeśli klient ma z tym problemy, możesz zejść do 35%, ale najlepiej nie niżej. Jeśli będą dalsze skargi, możesz powołać się na to, że zarezerwowanie twojego zespołu na dany czas wymaga wystarczającego zaangażowania ze strony klienta, abyś mógł skoncentrować się na ich projekcie.

Przy okazji, nigdy nie nazywaj początkowej płatności zaliczką, ponieważ może to dać do zrozumienia, że może być zwracana. Płatności dla firmy świadczącej usługi profesjonalne nigdy nie powinny być zwracane.

W przypadku pozostałych płatności, zamiast łączyć je z rezultatami, po prostu podziel pozostałą kwotę na miesięczne płatności w całym harmonogramie projektu, plus jeden dodatkowy miesiąc.

Oznacza to, że jeśli szacujesz, że projekt zajmie 3 miesiące, harmonogram płatności będzie rozłożony na 4 miesiące.

To oznacza, że nawet po zakończeniu projektu nadal masz jedną fakturę do wysłania klientowi, a to działa dobrze i uspokaja ich w przypadku opóźnienia w projekcie.

Wspaniałą rzeczą w tej metodzie jest to, że umożliwia ci łatwe prognozowanie wszystkich twoich faktur miesiąc po miesiącu, a każdy klient czuje się jak klient na zasadzie retainera. Dodaje to również pozytywną presję wszystkim zaangażowanym w zespole klienta, ponieważ bardziej oczywiste jest, że masz ich zarezerwowanych na określony czas, a oni muszą szybko działać — w przeciwnym razie płacą za nic!

Kolejną zaletą jest to, że gdy masz klienta, który jest przyzwyczajony do płacenia tych miesięcznych faktur, znacznie łatwiej jest na końcu początkowego zaangażowania przedstawić umowę retainer, ponieważ będzie to prawie czuć się jak płynne kontynuowanie relacji roboczej, którą już stworzyłeś.

To całkiem fajne, prawda?

Aby jeszcze bardziej uprościć sprawy, sugerujemy, aby niezależnie od tego, kiedy zaczyna się twój projekt, dostosować wysyłanie faktur na pierwszy dzień każdego miesiąca, z wyjątkiem początkowej płatności. To znacznie ułatwia tobie lub twojemu pracownikowi finansowemu zarządzanie fakturowaniem, ponieważ musi być to robione tylko raz w miesiącu, a ogólnie również lepiej pasuje do klienta, więc możesz pomóc im pozostać zorganizowanym i zapewnić, że twoje faktury są przetwarzane w odpowiednim czasie.

Czasami oznacza to czekanie jeszcze kilku tygodni przed wysłaniem drugiej faktury, ale to małe opóźnienie jest warte czasu, który zaoszczędzisz, grupując wszystkie swoje faktury na początku każdego miesiąca, z wyjątkiem tych początkowych płatności, które można fakturować w dowolnym momencie.

Co jest naprawdę nieintuicyjne w tej ogólnej strategii fakturowania, to że w rzeczywistości daje ci mniej przepływu gotówki w krótkim okresie w porównaniu do standardowych płatności związanych z kamieniami milowymi (szczególnie jeśli projekty przebiegają szybciej niż oczekiwano!), ale wymieniasz prędkość przepływu gotówki na przewidywalność. Z mojego doświadczenia, to świetny kompromis do podjęcia. Pamiętaj — śpij dobrze w nocy!

To ważne, ponieważ prowadzenie firmy świadczącej usługi profesjonalne jest trudne, masz wiele do przemyślenia, a kluczowe rzeczy, nad którymi musisz pracować, nie powinny być związane z administracją zaplecza. Zaoszczędzisz sobie niezliczone godziny dzięki tej strategii, a inwestycje, które możesz poczynić z tym dodatkowym czasem, prawdopodobnie są warte dużo pieniędzy, jeśli się nad tym zastanowisz.

Czasami będziesz musiał zmierzyć się z pewnym oporem ze strony klientów, którzy chcą bardziej tradycyjnej metody płatności. Z naszego doświadczenia, zdarza się to w mniej niż 5% przypadków. Jednak gdy to się zdarzy, musisz być w stanie użyć logiki, aby uzasadnić i wyjaśnić, dlaczego chcesz fakturować w ten nietypowy sposób.

Kluczowa narracja w twoim wyjaśnieniu powinna koncentrować się na chęci uproszczenia struktury fakturowania, abyś mógł spędzać znacznie więcej czasu na pracy nad prawdziwymi projektami klientów (takimi jak ich projekt!), zamiast spędzać czas na ściganiu faktur i kłóceniu się o dokładną definicję „zrobione” dla płatności związanej z kamieniem milowym.

Jeśli rozmawiasz z zespołem zarządzającym, możesz również wyjaśnić, że ta metoda fakturowania może wywierać pozytywną presję na ich własny zespół (o ile są świadomi, co nasza firma świadcząca usługi profesjonalne fakturuje), aby upewnić się, że wszyscy pracują z odpowiednimi wspólnymi celami na uwadze.

Prognozowanie Sukcesu

Co jakiś czas będziesz musiał podejmować decyzje finansowe, takie jak czy kupić więcej sprzętu, podjąć nowy projekt, zatrudnić kogoś nowego itd.

Jedynym sposobem, aby zapewnić, że podejmujesz lepsze decyzje w tej kwestii, jest wykorzystanie dostępnych danych do stworzenia prognozy finansowej, jak rzeczy się mają i jak powinny wyglądać w następnych kilku miesiącach. Osobiście lubię prognozować na 4-6 miesięcy do przodu i używać tego do kierowania moimi decyzjami.

Sposób, aby to ustawić w arkuszu kalkulacyjnym, jest w rzeczywistości dość prosty i przejrzysty. Poniższy przykład powinien dać ci jasny pomysł na to, co możesz stworzyć, a ważne jest, aby wszystko to było robione na podstawie gotówki, ponieważ niestety nie możesz płacić członkom zespołu, wykonawcom i innym rachunkom niezapłaconym fakturami, które klienci ci winni!

Z tym arkuszem kalkulacyjnym możesz dodać dodatkowe koszty, które rozważasz, i zobaczyć, jak wpływa to zarówno na twój netto przepływ gotówki (ile pieniędzy pozostaje na koncie na koniec każdego miesiąca), jak i na twój skumulowany przepływ gotówki (ile pieniędzy łącznie będzie na twoim koncie bankowym).

Tak długo, jak utrzymujesz dodatni przepływ gotówki i gotówkę na koncie w zakresie, który jest dla ciebie komfortowy — powinno to być przynajmniej trzy miesiące gotówki, a najlepiej sześć miesięcy — prawdopodobnie możesz przejść do wydatków, które rozważasz.

Jeśli jesteś w biznesie, prawdopodobnie masz ambicje, aby rozwijać się w czasie. Wzrost jest dobry. Umożliwia to możliwości kariery dla członków twojego zespołu i daje ci nowe wyzwania, co zapobiega nudzie zawodowej. W końcu nikt nie chce robić dokładnie tego samego przez trzydzieści czy czterdzieści lat!

Zrównoważony Rozwój

Jeśli robisz wszystko dobrze, powinieneś czuć, że masz wiatr w żaglach, że jest momentum. Powinieneś czuć, że „wygrywasz”.

Mówiąc to wszystko, ważne jest, aby wzrost był zrównoważony. Typy biznesów, które omawiamy w tej książce, zazwyczaj nie są finansowane przez inwestorów, z wyjątkiem niektórych początkowych kosztów startupowych, więc musisz rosnąć i jednocześnie zapewnić, że zarządzasz finansowymi podstawami.

Ponadto, ponieważ firmy są w dużej mierze oparte na jakości ludzi, których mogą zatrudnić, może to również ograniczać twój wzrost.

Twoja zdolność do zatrudniania świetnych ludzi na dużą skalę będzie czynnikiem ograniczającym, a ogromnym błędem jest obniżanie standardów zatrudnienia tylko po to, aby zapewnić, że masz wystarczającą liczbę osób w zespole, aby nadążyć za swoim fakturowaniem. To zadziała w krótkim okresie, ale spowoduje, że stracisz to, co czyniło cię wyjątkowym w pierwszej kolejności i pomogło ci się rozwijać.

To dokładnie to, co przydarzyło mi się w pierwszym roku działalności, gdzie nie udało mi się poradzić sobie z rozwojem. Stało się to nie do utrzymania, a ja skończyłem musząc zwolnić prawie wszystkich członków mojego zespołu.

Pozwól, że przejdę przez moją definicję zrównoważonego wzrostu:

To maksymalna szybkość wzrostu, przy której możesz utrzymać finanse w zdrowym stanie i jakość pracy nie spada poniżej twojej obietnicy marki dla klientów.

Jeśli chodzi o utrzymanie finansów w porządku, oznacza to, że za każde dodatkowe zobowiązanie, które podejmujesz co miesiąc, musisz zapewnić, że dodasz wystarczającą ilość pieniędzy do swojego konta bankowego, aby utrzymać swój wskaźnik kapitału. Na przykład, jeśli zdecydujesz, że chcesz mieć sześć miesięcy gotówki na koncie, oznacza to, że za każde 1 dolar dodatkowych miesięcznych wydatków musisz mieć dodatkowe 6 dolarów odłożonych.

To wprowadza zupełnie nową perspektywę, gdy zatrudniasz nowego członka zespołu lub podpisujesz nową usługę.