---

Omówiliśmy, jak tworzyć automatyzacje e-mailowe wcześniej.

Jednak często w projektach są interesariusze, którzy muszą być powiadamiani tylko wtedy, gdy jest coś naprawdę ważnego.

Czyż nie byłoby miło, gdyby istniała automatyzacja zarządzania projektami, w której ty, jako menedżer projektu, mógłbyś kontrolować dokładnie, kiedy powiadomić kluczowego interesariusza za naciśnięciem przycisku?

Okazuje się, że z Blue możesz to zrobić!

Dziś nauczymy się, jak stworzyć naprawdę przydatną automatyzację zarządzania projektami:

Pole wyboru, które automatycznie powiadamia jednego lub więcej kluczowych interesariuszy, dostarczając im wszystkie kluczowe informacje o tym, o czym ich powiadamiasz. Jako dodatkowy punkt, nauczymy się również, jak zablokować tę możliwość, aby tylko niektórzy członkowie twojego projektu mogli uruchomić to powiadomienie e-mailowe.

To będzie wyglądać mniej więcej tak, gdy skończysz:

A po prostu zaznaczając to pole wyboru, będziesz mógł uruchomić automatyzację zarządzania projektami, aby wysłać niestandardowy e-mail powiadamiający do interesariuszy.

Przejdźmy krok po kroku.

1. Utwórz swoje niestandardowe pole wyboru

To jest bardzo łatwe, możesz zapoznać się z naszą szczegółową dokumentacją na temat tworzenia niestandardowych pól.

Upewnij się, że nazwiesz to pole w sposób oczywisty, który zapamiętasz, na przykład „powiadom zarząd” lub „powiadom interesariuszy”.

2. Utwórz wyzwalacz automatyzacji zarządzania projektami.

Na widoku rekordów w swoim projekcie kliknij małego robota w prawym górnym rogu, aby otworzyć ustawienia automatyzacji:

3. Utwórz akcję automatyzacji zarządzania projektami.

W tym przypadku naszą akcją będzie wysłanie niestandardowego powiadomienia e-mailowego na jeden lub więcej adresów e-mail. Warto zauważyć, że te osoby nie muszą być w Blue, aby otrzymać te e-maile, możesz wysyłać e-maile na dowolny adres e-mail.

Możesz dowiedzieć się więcej w naszej szczegółowej dokumentacji na temat konfigurowania automatyzacji e-mailowych

Twój ostateczny wynik powinien wyglądać mniej więcej tak:

4. Bonus: Ogranicz dostęp do pola wyboru.

Możesz użyć niestandardowych ról użytkowników w Blue, aby ograniczyć dostęp do niestandardowych pól wyboru, zapewniając, że tylko upoważnieni członkowie zespołu mogą uruchomić powiadomienia e-mailowe.

Blue pozwala administratorom projektów definiować role i przypisywać uprawnienia do grup użytkowników. Ten system jest kluczowy dla utrzymania kontroli nad tym, kto może wchodzić w interakcje z określonymi elementami twojego projektu, w tym z niestandardowymi polami, takimi jak pole wyboru powiadomienia.

1. Przejdź do sekcji Zarządzanie użytkownikami w Blue i wybierz „Niestandardowe role użytkowników”.
2. Utwórz nową rolę, podając opisową nazwę i opcjonalny opis.
3. W ramach uprawnień roli znajdź sekcję dotyczącą dostępu do niestandardowych pól.
4. Określ, czy rola może wyświetlać lub edytować niestandardowe pole wyboru. Na przykład, ogranicz dostęp do edycji dla ról takich jak „Administrator projektu”, jednocześnie pozwalając nowo utworzonej roli niestandardowej zarządzać tym polem.
5. Przypisz nowo utworzoną rolę odpowiednim użytkownikom lub grupom użytkowników. To zapewnia, że tylko wyznaczone osoby mają możliwość interakcji z polem wyboru powiadomienia.

Przeczytaj więcej na naszej oficjalnej stronie dokumentacji.

Wdrażając te niestandardowe role, zwiększasz bezpieczeństwo i integralność swoich procesów zarządzania projektami. Tylko upoważnieni członkowie zespołu mogą uruchamiać krytyczne powiadomienia e-mailowe, zapewniając, że interesariusze otrzymują ważne aktualizacje bez zbędnych powiadomień.

Podsumowanie

Wdrażając automatyzację zarządzania projektami opisaną powyżej, zyskujesz precyzyjną kontrolę nad tym, kiedy i jak powiadamiać kluczowych interesariuszy. Takie podejście zapewnia, że ważne aktualizacje są skutecznie komunikowane, bez przytłaczania interesariuszy zbędnymi informacjami. Wykorzystując niestandardowe pola i funkcje automatyzacji Blue, możesz usprawnić proces zarządzania projektami, poprawić komunikację i utrzymać wysoki poziom efektywności.

Dzięki prostemu polu wyboru możesz uruchomić niestandardowe powiadomienia e-mailowe dostosowane do potrzeb twojego projektu, zapewniając, że odpowiednie osoby są informowane we właściwym czasie. Co więcej, możliwość ograniczenia tej funkcjonalności do określonych członków zespołu dodaje dodatkową warstwę kontroli i bezpieczeństwa.

Zacznij korzystać z tej potężnej funkcji w Blue już dziś, aby informować swoich interesariuszy i utrzymywać projekty w ruchu. Aby uzyskać bardziej szczegółowe kroki i dodatkowe opcje dostosowywania, zapoznaj się z podanymi linkami do dokumentacji. Szczęśliwe automatyzowanie!