---

Kiedy napotykają przeszkody w operacjach biznesowych i wzroście, inteligentne organizacje rozpoczynają poszukiwania przyczyny problemu, przeprowadzając analizy procesów biznesowych (BPA).

• Pomaga to zidentyfikować potrzebę aktualizacji lub całkowicie nowych procesów.
• Co ważniejsze, prowadzi to do następnego kroku w tworzeniu bardziej efektywnych procedur biznesowych. Nazywa się to również projektowaniem procesów biznesowych (BPD).

Celem tworzenia nowych procesów jest rozwiązanie problemów i/lub nieefektywności, które często są spowodowane brakiem. Jednak projektowanie procesów nie jest tak proste, jak się wydaje — wymaga dokładnej analizy początkowej procedury, a także zdefiniowania wyniku, który ma osiągnąć, zidentyfikowania potrzebnych zasobów i zaangażowania, i tak dalej.

W tym miejscu wkracza myślenie krytyczne.

Projektowanie Procesów Biznesowych

Jeśli się nad tym zastanowisz, firma jest sumą wielu procesów zachodzących jednocześnie, non-stop. Wszystkie one mają swoje cele, pomagając osiągnąć ogólne cele organizacji.

Ogólnie rzecz biorąc, efektywne procesy biznesowe są specyficzne i szczegółowe poprzez proste kroki, które mogą być śledzone i realizowane przez innych. Ale, jak to często bywa, wiele procesów kończy jako niejawne — tzn. wykonywane automatycznie, bez formalnego zmapowania.

Projektowanie procesów biznesowych zajmuje się tworzeniem całkowicie nowych przepływów pracy w celu ustalenia procesów i procedur w uporządkowany i efektywny sposób.

Intencjonalne projektowanie procesów jest ważne, ponieważ procesy biznesowe, które nie mają wyraźnej struktury, mogą być trudne do wyjaśnienia i realizacji, a jeszcze trudniejsze do analizy. W dłuższej perspektywie BPD oszczędza czas liderom i ich zespołom, umożliwiając im podążanie za istniejącymi procedurami zamiast wymyślania własnych metod.

Zatem efektywne projektowanie procesów biznesowych może przynieść korzyści organizacjom poprzez:

• Zapewnienie struktury procesom
• Zapewnienie spójnych wyników procesów
• Zwiększenie efektywności i możliwości produkcji
• Poprawę wydajności organizacji

Myślenie Krytyczne w Biznesie

Jak zatem zastosowanie myślenia krytycznego może pomóc w zaprojektowaniu nowego procesu biznesowego?

Pomyśl o przepływie myślenia krytycznego, który zazwyczaj uruchamia się, gdy napotykasz problem.

Zaczynasz od zbierania lub otrzymywania informacji związanych z problemem, czy to poprzez obserwację, czy za pośrednictwem innych kanałów. Następnie przystępujesz do analizy tego, co zdobyłeś, na podstawie jakichkolwiek ustalonych standardów lub warunków (a także w zależności od celu zbierania danych). I w końcu wykorzystujesz te informacje do wyciągania świadomych wniosków i burzy mózgów w celu znalezienia rozwiązań problemu.

Istnieje wiele przewodników krok po kroku dotyczących myślenia krytycznego, które mają od 4 do 8 (lub więcej) kroków. Oto uproszczona (ale szeroko stosowana) wersja, którą stosujemy tutaj:

• Zidentyfikuj problem.
• Zbierz istotne informacje.
• Przeanalizuj zebrane dane.
• Zinterpretuj wyniki i wyciągnij wnioski.
• Oceń wnioski i zaproponuj rozwiązania.

Nie można zaprzeczyć, że myślenie krytyczne jest niezbędną umiejętnością w kontekście biznesowym: poprawia rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji i elastyczność w rozumowaniu. Dlatego myślenie krytyczne i analityczne jest kluczowe dla projektowania efektywnych procesów biznesowych.

Tworzenie Nowych Procesów

Podsumowując, projektowanie procesów biznesowych to akt tworzenia ram procesu od podstaw.

Znajomość szerszej kategorii, do której należy nowy proces, poprowadzi Twoje podejście do projektowania procesów, gdy zagłębisz się w szczegóły. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją 3 typy procesów biznesowych:

1. Procesy operacyjne. To główne procedury, które umożliwiają funkcjonowanie firmy, koncentrując się na działaniach przynoszących zyski, aby osiągnąć ogólne cele biznesowe. Przykładem procesu operacyjnego jest produkcja produktu, ponieważ odgrywa bezpośrednią rolę w wytwarzaniu i dystrybucji produktu lub usługi firmy.

2. Procesy wspierające. Te wtórne przepływy pracy nie przyczyniają się bezpośrednio do zysku, ale są niezbędne do napędzania biznesu. Na przykład mogą to być działania HR, takie jak utrzymywanie list płac pracowników lub przeprowadzanie skutecznych procedur wprowadzania nowych pracowników.

3. Procesy zarządzające. Te procesy i protokoły nadzorują i oceniają operacje organizacji, koncentrując się na wydajności i zgodności. Zapewniają, że wszyscy członkowie firmy wypełniają swoje obowiązki i że wszystkie funkcje biznesowe działają sprawnie.

Podczas mapowania procesów biznesowych będziesz musiał szczegółowo opisać każdy krok. Gdzie jest punkt początkowy i koniec kroku? Jak wpisuje się to w procedurę jako całość? Idąc dalej, będziesz także musiał udokumentować procedury, które określają, jak te procesy powinny być realizowane, przez kogo i w jakich okolicznościach. Te praktyki uzupełniają myślenie krytyczne na każdym etapie projektowania procesów.

BPD samo w sobie jest procesem składającym się z następujących kroków:

• Zdefiniuj problem.
• Zidentyfikuj wejścia, wyjścia, strony i procedury.
• Zmapuj kroki.
• Przetestuj przepływ.
• Sfinalizuj i wdroż nowy proces.

Zauważ, jak te fazy ściśle współgrają z przepływem myślenia krytycznego: możesz już intuicyjnie stosować myślenie krytyczne, gdy układasz nowy proces biznesowy.

Gdy już ustalisz problem, który nowy proces ma rozwiązać, ważne jest, aby zdefiniować typ procesu i jego zakres. To znaczy, wymagane zasoby, zaangażowane osoby, oczekiwane wyniki i procedury, które będą przestrzegane.

Nie pomijaj tego następnego kroku, ponieważ to właśnie on sprawia, że proces jest naprawdę precyzyjny i efektywny: dokumentacja. Najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem na to jest zmapowanie go jako diagramu przepływu, co będzie pomocne w określeniu kolejności kroków oraz ich użyteczności (alternatywnie może to być szczegółowy dokument pisemny). Ważne jest, aby uwzględnić nie tylko każdy krok, ale także zasoby, strony i procedury zaangażowane na każdym etapie procesu.

Pomocne jest również odpowiednie przetestowanie przepływu w warunkach niskiego ryzyka. Tworzy to możliwość bezpiecznego eksperymentowania i zaangażowania innych członków zespołu oraz interesariuszy. Możesz następnie wykorzystać te informacje zwrotne do wprowadzenia zmian i ulepszeń w procesie przed wdrożeniem go w rzeczywistych scenariuszach biznesowych.

Ostateczne Przemyślenia

Myślenie krytyczne jest niezbędne do tworzenia udanych procesów biznesowych. Gdzie projektowanie procesów biznesowych ma na celu rozwiązanie problemów wynikających z nieefektywności lub obszarów, które są niedostateczne, myślenie krytyczne umożliwia ramy rozwiązywania problemów, które generują te rozwiązania.

Projektowanie procesów biznesowych to proces sam w sobie, wymagający dokładnego planowania, jasnego zarysu i sprzyjających warunków do realizacji. Na każdym etapie procesu projektowania myślenie krytyczne pomaga analizować i oceniać informacje, a następnie stosować je do podejmowania świadomych decyzji.

Efektywne procesy biznesowe mogą znacząco poprawić wyniki biznesowe i zwiększyć rentowność, więc znaczenie inteligentnego projektowania procesów nie może być przeceniane.