---

To część Przewodnika Sukcesu Agencji, książki napisanej przez CEO Blue dla właścicieli agencji i firm świadczących usługi profesjonalne, opierającej się na jego 10-letnim doświadczeniu jako założyciela agencji.

W tej książce dowiesz się wszystkiego, co musisz wiedzieć, aby prowadzić radykalnie udaną agencję. Od zarządzania przepływem gotówki, przez zarządzanie projektami, budowanie relacji z klientami, po pisanie zwycięskich propozycji — wszystko jest tutaj.

---

Na marginesie, jednym z głównych powodów, dla których zacząłem Blue było moje silne pragnienie poprawy w zarządzaniu projektami. Próbowałem różnych narzędzi, ale żadne z nich nie działało dla mnie, dlatego zacząłem Blue.

W każdym razie, zacznijmy ten rozdział!

Jako firma świadcząca usługi profesjonalne, prace projektowe będą stanowiły większość funkcji Twojego biznesu. Twoja zdolność do efektywnego zarządzania projektami może być zatem decydującym czynnikiem, czy klienci zdecydują się z Tobą współpracować — to znaczy, jak dobrze potrafisz zarządzać inicjacją, planowaniem i kontrolą wszystkich procesów niezbędnych do realizacji umowy.

Zarządzanie projektami oznacza poleganie na namacalnych i nienamacalnych wynikach z określonymi ramami czasowymi, więc chociaż projekty ostatecznie się kończą, dyscyplina zarządzania projektami wymaga ciągłego śledzenia. To podkreśla znaczenie jasnej i skutecznej komunikacji.

Ważne jest, aby mieć technikę zarządzania projektami, która jest spójna we wszystkich projektach. Oznacza to, że możesz wejść w każdy projekt i od razu zobaczyć, jak idą sprawy. Powinno być całkowicie jasne, czy projekt jest zarządzany dobrze, czy źle. To nie oznacza, że nie ma różnic między projektami, ale że podstawowe elementy zarządzania projektami są na miejscu dla każdego projektu.

Chociaż istnieje wiele różnych sposobów zarządzania pracą, odkryłem jedną metodę, poprzez próbę i błąd, która konsekwentnie przynosi najlepsze wyniki i jest jasna oraz łatwa do zrozumienia zarówno dla członków zespołu, jak i klientów.

Ta metoda nazywa się Kanban, co jest japońskim systemem produkcyjnym stworzonym pierwotnie przez Toyotę, w którym dostawy różnych komponentów i części potrzebnych do budowy samochodu są monitorowane za pomocą karty instrukcji, która jest przesyłana wzdłuż linii produkcyjnej.

Idea stojąca za Kanbanem jest bardzo prosta: musisz stworzyć jasny proces, który umożliwi Ci zakończenie pracy, która jest aktualnie w toku.

Na podstawowym poziomie może to wyglądać następująco:

• Prace do wykonania. Często nazywane „Backlogiem”, to lista wszystkich prac, które muszą być wykonane, aby projekt był zakończony.
• W toku. To jest to, nad czym aktualnie się pracuje.
• W trakcie przeglądu. To jest to, co jest sprawdzane przez kogoś innego, aby upewnić się, że praca została wykonana w odpowiedniej jakości.
• Zrobione. To jest historyczna lista wszystkich prac, które zostały zakończone.

To, co sugeruje, to całkowita przejrzystość w odniesieniu do wszystkich wymaganych prac do zakończenia projektu. Oznacza to rozbicie tego, co musi być zrobione, kto musi to zrobić i do kiedy musi to być zrobione. Możesz następnie dostosować podstawowy proces powyżej, aby jak najbliżej odpowiadał Twojemu rzeczywistemu procesowi.

Jeśli możesz zbudować taki system, który Twoi klienci mogą przeglądać we własnym czasie, znacznie zmniejszy to (lub całkowicie wyeliminuje!) wymagania dotyczące raportowania wokół wielu projektów. Dzieje się tak, ponieważ klient może zalogować się i zobaczyć status pracy. To również oznacza, że cała komunikacja odbywa się za pośrednictwem jednej platformy i jest przejrzysta dla wszystkich innych zaangażowanych w projekt. Problem z brakiem takiego podejścia polega na tym, że zaczyna to budować silosy informacyjne, a nikt nie wie, gdzie znajdują się kluczowe informacje ani gdzie są zapisy różnych decyzji.

Oczywiście, Twoje procesy będą najprawdopodobniej nieco bardziej złożone niż uproszczona abstrakcja powyżej, ale to dobry początek. Najlepiej myśleć o procesach jako o czymś, co nieustannie się zmienia i reaguje na rzeczywistość, a nie jako o sztywnej, niezmiennej i bezlitosnej metodologii, która przeszkadza w pracy.

Proces jest czymś pozytywnym, biurokracja to proces, który wymknął się spod kontroli. Moje spojrzenie na proces jest takie, że potrzebujesz jak najmniej procesu, aby uzyskać wyniki, których szukasz.

Na koniec kilka innych rzeczy, które warto zauważyć na temat procesów projektowych.

Miej wbudowany mechanizm do zbierania pytań i pomysłów. Jeśli tego nie zrobisz, stanie się to nieformalne i czasochłonne. To, co lubimy robić, to mieć je jako listy przed głównym procesem, więc nasz typowy proces projektowy wygląda mniej więcej tak:

• Pomysły
• Pytania
• Backlog (długoterminowy)
• Backlog (krótkoterminowy)
• W toku
• Przegląd wewnętrzny
• Przegląd i działania klienta
• Zakończone

Dodajemy osobne listy dla pomysłów i pytań, aby łatwo je uchwycić, a także dzielimy nasz backlog na długoterminowy i krótkoterminowy, aby łatwo zobaczyć, co nadchodzi. Jest to szczególnie przydatne, jeśli masz znaczną ilość pracy w projekcie.

Mamy również dwa etapy przeglądów, jeden wewnętrzny, a drugi dla klienta. Ta lista dla klienta zawiera również wszystkie elementy, które klient musi wykonać, takie jak dostarczenie informacji, plików, dostępu do systemów itd. To jest świetne, ponieważ często klienci nie mają własnego systemu do zarządzania tym, co muszą zrobić w projekcie, a to zapewnia im łatwy sposób na pozostanie zorganizowanym.

Posiadanie spotkania przeglądowego z członkami zespołu, aby przejść przez wszystkie projekty, to świetna strategia, aby pozostać w zgodzie. Nie musisz omawiać każdego szczegółu ani prowadzić dogłębnych dyskusji, chodzi tylko o zgranie wszystkich i upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Naprawdę pomaga to unikać tych o kurczę! momentów, gdy ktoś zdaje sobie sprawę, że coś mu umknęło w naprawdę drastyczny sposób.

Coś, co naprawdę pomaga, jeśli prowadzisz te spotkania, to przygotowanie agendy z wyprzedzeniem, a następnie zapisanie kluczowych punktów poniżej każdego projektu w formacie punktów. Na następne spotkanie możesz sklonować dokument i upewnić się, że rzeczy z poprzedniego tygodnia zostały zrealizowane, jednocześnie rozpoczynając dyskusje na temat nowych rzeczy.

Format jest dość prosty:

Projekt 1.
• Klient nie podobał się opcja 1 ani 2, więc musimy wymyślić coś nowego. Jack zrobi to do środy.
• Musimy również zacząć planować spotkanie przeglądowe w czwartek. John przygotuje agendę i wyśle ją do klienta.

I tak dalej.

Następną kluczową rekomendacją są protokoły ze spotkań. Chociaż są żmudne, dokładne sporządzanie protokołów ze spotkań i zapewnienie, że są one wysyłane do wszystkich, którzy uczestniczyli w spotkaniu, a następnie jasna lista następnych kroków, jest kluczowe.
Chociaż spotkania często mają złą reputację, mają swoje dobre zastosowania, a życie w firmach świadczących usługi profesjonalne kręci się wokół spotkań. Spotkasz się ze swoim zespołem, aby przeglądać pracę, spotkasz się z klientem, aby omówić pracę, spotkasz się z potencjalnymi klientami, aby sprzedawać usługi, a także będziesz miał wiele innych spotkań.

Jeśli spotkanie nie ma wyniku, można argumentować, że w rzeczywistości mogło być bezsensowne, aby w ogóle je zorganizować. Posiadanie jasnego zestawu protokołów ze spotkań jest ważne; jednak czasami jest to dość męczące, aby je sporządzić, uporządkować, a następnie wysłać do wszystkich.

Jednym z trików, które opracowaliśmy, jest używanie naszego systemu zarządzania projektami jako systemu na żywo do robienia notatek, które przekształcają się w przyszłe rzeczy, które muszą być zrealizowane, zarówno jako indywidualne zadania w backlogu, jak i jako elementy listy kontrolnej w ramach zadania. Oznacza to, że w trakcie spotkania kluczowe działania i uwagi są rejestrowane na żywo w systemie PM, a następnie nie ma potrzeby wysyłania protokołu ze spotkania osobno, co jest świetnym oszczędzaczem czasu.

Na koniec warto również rozważyć (miejmy nadzieję, że lepsze!) doświadczenie klienta, które chcemy stworzyć w każdym projekcie, a następnie pracować wstecz w kierunku praktyk zarządzania projektami wymaganych do umożliwienia tego lepszego doświadczenia.

Czy są proste rzeczy, które Twoi menedżerowie projektów mogą zrobić, które będą bardzo doceniane przez klienta? Jaki jest obraz idealny w tej kwestii? Jak możemy zbliżyć się do tego ideału?