---

Cześć, tu Manny, założyciel i dyrektor generalny Blue.

Chcę podzielić się czymś, co ostatnio zajmuje mi myśli.

To fundamentalna zmiana w tym, jak myślimy o Blue i, szerzej, jak zespoły zarządzają swoją pracą. To uświadomienie, które przyszło z niezliczonych rozmów z naszymi klientami i obserwacji, jak naprawdę używają Blue w praktyce.

Oto rzecz: zbudowałem Blue jako narzędzie do zarządzania projektami. Pochodząc z tła agencji, to miało dla mnie sens. Zaczynaliśmy projekt dla klienta, dodawaliśmy wszystkie zadania, odhaczaliśmy je i w końcu archiwizowaliśmy zakończony projekt.

Czyste, proste, zrobione.

Gdy Blue rosło i rozmawiałem z coraz większą liczbą klientów, zauważyłem coś, co szczerze mnie zaskoczyło:

Ponad 90% naszych klientów w ogóle nie używało Blue do projektów.

Używali go do zarządzania bieżącymi procesami—rodzajem pracy, która nigdy tak naprawdę się nie "kończy".

W ciągu lat widziałem wiele dzikich przypadków użycia, których nigdy bym nie wymyślił.

A ostatnio zrozumiałem: dlaczego próbujemy dostosować "system zarządzania projektami" do zarządzania procesami?

Tak, to działa, ale dlaczego nie rozwiązać większego problemu bezpośrednio?

Projekty vs. Procesy: Kluczowa Różnica

Pozwól, że wyjaśnię to prosto:

Projekty mają wyraźną datę rozpoczęcia i (mam nadzieję) ostateczną datę zakończenia. To tymczasowe przedsięwzięcia z określonymi rezultatami. Pomyśl o uruchomieniu nowej strony internetowej, organizacji wydarzenia lub opracowaniu nowej funkcji produktu.

Procesy to bieżące, wieczne części Twojego biznesu. To powtarzalne przepływy pracy, które utrzymują Twoją firmę w ruchu: procesy sprzedaży, ścieżki zatrudnienia, wprowadzanie klientów, obsługa zgłoszeń wsparcia, przepływy pracy związane z tworzeniem treści. Te nigdy tak naprawdę się nie "kończą"—po prostu ciągle się powtarzają.

Ironia?

Nawet w Blue odkryliśmy, że używamy naszego własnego narzędzia bardziej do procesów niż projektów.

Mamy procesy dla rozwoju oprogramowania, zatrudniania, prośby klientów o niestandardowe domeny i wiele innych.

To było przed nami przez cały czas.

Co to oznacza dla Blue

To uświadomienie fundamentalnie zmieniło sposób, w jaki budujemy Blue.

1. Z "Zadań" na "Rekordy"

Zmieniliśmy nazwy naszych podstawowych elementów z "zadań" na "rekordy"—i uczyniliśmy to dostosowywalnym. Twój zespół sprzedaży może nazywać je "okazjami", wsparcie może używać "zgłoszeń", HR może preferować "kandydatów". To mała zmiana z dużymi implikacjami dla tego, jak zespoły myślą o swojej pracy. Robimy to samo z "projektami" i przekształcamy je w "przestrzenie robocze".

2. Inteligencja Czasowa

Dodaliśmy niestandardowe pola, które śledzą czas w sposób istotny dla procesów:

• Czas w Liście: Zobacz dokładnie, jak długo rekord spędził w każdym kroku twojego procesu
• Czas Trwania Między Wydarzeniami: Mierz czas cyklu między dowolnymi dwoma etapami (np. od "W Trakcie" do "Zrobione")

To nie są tylko miary, które można mieć dla przyjemności—są one niezbędne do identyfikacji wąskich gardeł i poprawy procesów w czasie.

3. Inteligentne Automatyzacje

Obecnie pracujemy nad zaplanowanymi automatyzacjami, które pozwalają naszym automatyzacjom uruchamiać się wielokrotnie w regularnym harmonogramie i działać tylko na rekordach, które spełniają określone kryteria.

Dwa inne duże wyzwania to:

1. Automatyzacje warunkowe (gdzie możesz mieć wiele kryteriów, które muszą być spełnione, zanim coś się wydarzy)
2. Próba rozwiązania problemu nieskończonej pętli (gdzie obecnie automatyzacja nie może uruchomić innej automatyzacji, ponieważ mogłoby to spowodować nieskończoną pętlę). W rzeczywistości chcielibyśmy, aby to było możliwe, a my po prostu wykrywamy nieskończone pętle i upewniamy się, że nie można ich stworzyć.

4. Multi-Homing

To jest ogromne: jeden rekord będzie mógł istnieć w wielu projektach, jednocześnie automatycznie synchronizując dane niestandardowych pól. Wyobraź sobie prośbę klienta, która musi być śledzona zarówno przez wsparcie, jak i inżynierię—koniec z podwójną pracą lub utratą kontekstu.

Znalezienie Naszej Pozycji na Rynku

Ta zmiana stawia nas w interesującej sytuacji. Już nie tylko konkurujemy z Asaną, Monday czy Trello w zakresie zarządzania projektami. Ale także nie staramy się być ogromnym systemem ERP, który kosztuje miliony do wdrożenia i zajmuje lata na wprowadzenie.

Myślę, że tworzymy coś nowego—słodkie miejsce między lekkimi narzędziami projektowymi a ciężkimi systemami korporacyjnymi. Istnieje ogromna luka na rynku dla zespołów, które potrzebują więcej niż podstawowego zarządzania zadaniami, ale nie mogą uzasadnić (lub nie chcą) złożoności tradycyjnego oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.

Wyzwanie Prostoty

Teraz, będę szczery—jest to coś, z czym zmagamy się każdego dnia. Jak dodać zaawansowane możliwości zarządzania procesami, pozostając wiernym naszej filozofii "Utrzymuj to proste"?

Nie ma łatwej odpowiedzi. Chodzi o dokonywanie ciągłych kompromisów. Jednym z podejść, które przyjmujemy, jest akceptacja nieco większej złożoności dla administratorów, którzy konfigurują procesy, jednocześnie utrzymując rzeczy bardzo proste dla użytkowników końcowych, którzy pracują w tych procesach na co dzień. Osoby konfigurujące przepływ pracy mogą musieć przemyśleć automatyzacje i konfiguracje pól, ale osoba przetwarzająca prośbę klienta powinna widzieć tylko jasny, prosty interfejs mówiący, co robić dalej.

Patrząc w Przyszłość

Ogłaszamy tę zmianę publicznie z naszą nową stroną internetową i zaktualizowaną dokumentacją. Wiele z tych funkcji skoncentrowanych na procesach jest już aktywnych, a wiele innych jest w przygotowaniu. Odpowiedź od klientów, z którymi dzieliliśmy się tą wizją, była niezwykle pozytywna—natychmiast to rozumieją, ponieważ już używają Blue w ten sposób.

Przyszłość pracy nie polega na zarządzaniu izolowanymi projektami—chodzi o orkiestrację powiązanych procesów, które sprawiają, że firmy działają. Chodzi o danie zespołom elastyczności w definiowaniu własnych przepływów pracy, jednocześnie zachowując strukturę potrzebną do spójności i poprawy.

Budujemy Blue, aby był najprostszą, najbardziej intuicyjną platformą do zarządzania wszelkiego rodzaju procesami biznesowymi. Pomyśl o zaplanowanych automatyzacjach, logice warunkowej, zaawansowanym śledzeniu wąskich gardeł, a może nawet całkowicie nowych widokach poza naszymi obecnymi sześcioma, które pozwalają zobaczyć procesy na poziomie strategicznym.

A kiedy myślę o prawdziwej konkurencji dla Blue, to nie chodzi tylko o systemy oprogramowania, ale o umożliwienie organizacjom rozwijania myślenia o zarządzaniu procesami. I o odejście od chaotycznych wątków e-mailowych, karteczek samoprzylepnych i luźno powiązanych arkuszy kalkulacyjnych.

Ta ewolucja od zarządzania projektami do zarządzania procesami nie dotyczy tylko Blue—chodzi o uznanie, jak nowoczesne zespoły faktycznie pracują i budowanie narzędzi, które odpowiadają tej rzeczywistości. Jesteśmy podekscytowani tym kierunkiem i nie możemy się doczekać, jak zespoły wykorzystają te możliwości do usprawnienia swoich najważniejszych procesów.

Jeśli już używasz Blue do zarządzania procesami, chętnie usłyszymy twoją historię. A jeśli nadal myślisz w kategoriach projektów, gdy naprawdę potrzebujesz zarządzania procesami, być może nadszedł czas, aby dokonać zmiany.

Zachowaj produktywność,

Manny

PS: Regularnie wprowadzamy nowe funkcje skupione na procesach. Śledź nasz changelog po najnowsze aktualizacje i nie wahaj się skontaktować, jeśli masz pomysły, jak możemy lepiej wspierać procesy Twojego zespołu.