---

W dzisiejszych czasach posiadanie potężnej platformy do zarządzania projektami jest niezbędne. Zbyt wiele rzeczy dzieje się jednocześnie, aby polegać na arkuszach Excel, karteczkach samoprzylepnych i wątkach e-mailowych.

Jednak wdrożenie potężnej platformy do zarządzania projektami to tylko połowa sukcesu. Drugą połową jest efektywne jej wykorzystanie. Tutaj wkracza kreatywność i myślenie strategiczne, umożliwiając Twojemu zespołowi stanie się znacznie bardziej produktywnym i skutecznym.

Jedną z najbardziej transformacyjnych funkcji Blue są jej solidne możliwości automatyzacji.

Automatyzacje są niezwykle potężne, ponieważ usprawniają powtarzalne zadania, oszczędzają cenny czas i zapewniają spójność w Twoim przepływie pracy.

Dzięki automatyzacji rutynowych procesów, kierownicy projektów mogą skupić się na bardziej strategicznych elementach swoich projektów, takich jak planowanie, rozwiązywanie problemów i koordynacja zespołu, zamiast gubić się w szczegółach.

Naszym celem w tym artykule jest przedstawienie niektórych z najpopularniejszych i najbardziej przydatnych automatyzacji projektów, które zidentyfikowaliśmy na podstawie analizy setek tysięcy projektów w naszej bazie klientów. Te przykłady ilustrują, jak automatyzacja może znacząco poprawić Twoje wysiłki w zarządzaniu projektami, pozwalając Ci pracować mądrzej i osiągać lepsze wyniki.

Czytaj dalej, aby odkryć najlepsze automatyzacje zarządzania projektami, które mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki pracujesz z Blue.

Automatyzacja Oznaczania Jako Zakończone

To być może jedna z najprostszych automatyzacji, które możesz stworzyć w Blue, ale także jedna, która zaoszczędzi Ci ogromną ilość czasu.

Zasadniczo, za każdym razem, gdy oznaczasz rekord lub zadanie jako zakończone, ta automatyzacja przenosi je na listę „zrobione”. Odwrotnie, jeśli przeniesiesz zadanie na listę "zrobione", automatycznie oznacza je jako zakończone.

To doskonały przykład tego, jak nawet drobne automatyzacje mogą być bardzo skuteczne. Pomyśl o tym: w firmie w danym roku tysiące, a może dziesiątki tysięcy zadań muszą być śledzone, a miejmy nadzieję, że większość z nich zostanie oznaczona jako zakończona. Oznaczenie czegoś jako zakończone może zająć tylko kilka sekund, ale w skali roku może to dodać się do kilku godzin działań, których nie musisz podejmować.

Automatyzując ten prosty proces, możesz zaoszczędzić znaczną ilość czasu i zapewnić, że Twoje listy zadań są zawsze aktualne bez dodatkowego wysiłku. Ta mała automatyzacja może prowadzić do bardziej spójnego śledzenia projektów i pozwolić Ci skupić się na ważniejszych aspektach Twojej pracy.

Szczegóły automatyzacji:

• Wyzwalacz: Rekord jest Oznaczony jako Zakończony
• Akcja: Przenieś Rekord na Listę "Zrobione"

I także:

• Wyzwalacz: Rekord jest Przeniesiony na Listę "Zrobione"
• Akcja: Oznacz Rekord jako Zakończony

Automatyzacja Powiadamiania o Przeterminowanych Zadaniach

Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu projektami jest to, że projekty często trwają dłużej niż planowano. Opóźnienia nie występują nagle; zdarzają się stopniowo, dzień po dniu. Każdego dnia coś małego może umknąć, a te drobne opóźnienia kumulują się, ostatecznie powodując znaczne opóźnienia, które mogą wydłużyć się o tygodnie, a nawet miesiące poza pierwotny harmonogram.

Aby temu przeciwdziałać, kierownicy projektów potrzebują systemu, który powiadomi ich, gdy zadania są przeterminowane. Ta automatyzacja ma na celu powiadomienie odpowiednich członków zespołu, gdy tylko termin zadania upłynie, zapewniając, że przeterminowane zadania są szybko rozwiązywane.

Ustawiając tę automatyzację, zapewniasz, że żadne przeterminowane zadania nie umkną uwadze, co pozwala na terminowe interwencje i dostosowania, aby utrzymać projekt na właściwej drodze. To proaktywne podejście zapobiega umykaniu zadań i zwiększa odpowiedzialność wśród członków zespołu.

Szczegóły automatyzacji:

• Wyzwalacz: Termin Upłynął
• Akcja: Wyślij E-mail

Zalecamy zapoznanie się z naszym przewodnikiem na temat jak ustawić niestandardowe automatyzacje e-mailowe, gdzie dowiesz się, jak możesz wykorzystać dane w różnych niestandardowych polach, które ustawiłeś w swoim projekcie.

Automatyzacja Automatycznych SOP

Integracja Standardowych Procedur Operacyjnych (SOP) bezpośrednio w przepływie pracy zarządzania projektem może znacznie zwiększyć efektywność i spójność. Jednym z najpotężniejszych sposobów osiągnięcia tego w Blue jest automatyzacja Automatycznych SOP. Ta automatyzacja tworzy szczegółową listę kontrolną, gdy rekord jest przenoszony do określonej listy, zapewniając, że wszystkie niezbędne kroki są jasno określone i przypisane.

Szczegóły automatyzacji:

• Wyzwalacz: Rekord jest Przenoszony do Określonej Listy
• Akcja: Utwórz Listę Kontrolną

Blue oferuje ogromną elastyczność, pozwalając na określenie dowolnej listy w akcji wyzwalacza. Oznacza to, że za każdym razem, gdy rekord jest przenoszony do Twojej wyznaczonej listy (takiej jak "W trakcie", "Przegląd" lub "Zatwierdzenie"), automatycznie tworzona jest zdefiniowana lista kontrolna.

Listy kontrolne mogą być tak szczegółowe, jak to konieczne, zawierające wiele pozycji kontrolnych, z których każda ma swojego przypisanego wykonawcę i względne terminy. Względne terminy są szczególnie przydatne, ponieważ dostosowują się w zależności od momentu wyzwolenia automatyzacji, zapewniając, że terminy są zawsze aktualne.

Ta automatyzacja ma szczególne znaczenie, ponieważ wbudowuje SOP bezpośrednio w Twój system zarządzania projektami. Zamiast mieć SOP w oddzielnych dokumentach, które członkowie zespołu mogą przeoczyć, procedury są zintegrowane w przepływie pracy, co skłania do działania w odpowiednim czasie.

Możesz nawet powiązać tworzenie listy kontrolnej z dodawaniem tagu do rekordu. To pozwala na mapowanie różnych list kontrolnych do różnych tagów, zapewniając, że odpowiednie procedury są stosowane do odpowiednich zadań. Na przykład tag "QA" może wyzwalać listę kontrolną QA, podczas gdy tag "Przegląd Klienta" może wyzwalać inny zestaw kroków.

Wbudowanie SOP w Blue poprzez automatyzację może znacznie poprawić wyniki projektów. Zapewniając, że każdy krok jest jasno określony i przypisany, zmniejszasz ryzyko błędów i zapewniasz, że wszyscy członkowie zespołu są zgodni co do tego, co należy zrobić. To nie tylko oszczędza czas, ale także zwiększa odpowiedzialność i spójność.

Automatyzację można edytować w dowolnym momencie, co wpływa na przyszłe uruchomienia automatyzacji. Ponadto, gdy lista kontrolna zostanie utworzona, można ją dalej modyfikować w miarę potrzeb, co zapewnia elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się wymagań projektu.

Automatyzacja Współpracy Między Działami

Ułatwienie skutecznej współpracy między działami jest kluczowe dla sukcesu skomplikowanych projektów. Jednym ze skutecznych sposobów osiągnięcia tego bez udostępniania członkom zespołu wszystkich szczegółów z innych działów jest automatyzacja kopiowania odpowiednich rekordów między projektami.

Szczegóły automatyzacji:

• Wyzwalacz: Rekord jest Przenoszony do Określonej Listy
• Akcja: Skopiuj Rekord do Innego Projektu

Blue pozwala na określenie dowolnej listy w akcji wyzwalacza, co sprawia, że ta automatyzacja jest bardzo elastyczna. Gdy rekord jest przenoszony do wyznaczonej listy, takiej jak "Do Przeglądu", jest automatycznie kopiowany do innego projektu, gdzie odpowiedni dział może podjąć działania. To zapewnia, że informacje są dzielone bezproblemowo, nie naruszając bezpieczeństwa danych ani nie obciążając członków zespołu niepotrzebnymi szczegółami.

Korzystając z tej automatyzacji, możesz zapewnić, że kluczowe zadania i informacje są efektywnie dzielone między działami.

Omówmy kilka przykładów dla jasności.

Wyobraźmy sobie dział marketingu, który musi przejrzeć projekt od zespołu kreatywnego. Zamiast przyznawać pełny dostęp do projektu kreatywnego, który może zalać dział marketingu zbyt dużą ilością informacji, możesz po prostu ustawić automatyzację, która kopiuje rekord projektu, nad którym pracował zespół projektowy, do dedykowanego projektu do przeglądu marketingowego. Zespół marketingowy może być powiadomiony, przeglądać, a gdy zakończą przegląd, element może być skopiowany lub przeniesiony z powrotem do oryginalnego projektu.

Teraz rozważmy zespoły deweloperskie i QA. Gdy zespół deweloperski kończy funkcję, która wymaga przetestowania, zamiast przyznawać zespołowi QA pełny dostęp do projektu deweloperskiego, możesz ustawić automatyzację. Gdy tylko rekord funkcji zostanie przeniesiony do listy "Gotowe do QA", automatyzacja kopiuje go do projektu QA. W ten sposób zespół QA uzyskuje natychmiastowy dostęp do niezbędnych szczegółów i może rozpocząć testowanie od razu. Gdy zespół QA zakończy testowanie, mogą zaktualizować rekord, a informacje mogą być bezproblemowo zintegrowane z powrotem do projektu deweloperskiego. To pozwala programistom skupić się na zadaniach, które mogą faktycznie wykonać, a to samo dotyczy zespołu QA.

Ta automatyzacja poprawia współpracę między działami, zapewniając, że odpowiednie informacje są dzielone szybko i dokładnie. Umożliwia działom współpracę bezproblemowo, jednocześnie zachowując kontrolę nad dostępem do szczegółów projektu. Takie podejście poprawia koordynację, redukuje nieporozumienia i zapewnia, że wszyscy zaangażowani mają informacje, których potrzebują, aby skutecznie wykonywać swoje zadania.

Automatyzacja Eskalacji Zadań Wysokiego Priorytetu

W każdym projekcie zawsze są zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi i szybkiego działania. Te zadania o wysokim priorytecie mogą znacząco wpłynąć na ogólny postęp i sukces projektu, ponieważ znajdują się w krytycznej ścieżce projektu. Zapewnienie, że te krytyczne zadania są szybko rozwiązywane, jest kluczowe, a tutaj wkracza automatyzacja Eskalacji Zadań Wysokiego Priorytetu.

Szczegóły automatyzacji:

• Wyzwalacz: Tag jest Dodawany do Rekordu (Wysoki Priorytet)
• Akcja: Przypisz Kogoś, Wyślij E-mail

Blue pozwala na dodanie tagu wysokiego priorytetu do dowolnego rekordu, co sprawia, że jest on natychmiast rozpoznawalny jako wymagający pilnej uwagi. Gdy ten tag zostanie dodany, automatyzacja uruchamia się, przypisując zadanie do konkretnego członka zespołu lub członków i wysyłając powiadomienie e-mailowe, aby powiadomić ich o nowym zadaniu wysokiego priorytetu. Zalecamy wybranie jasnoczerwonego koloru dla tego tagu!

Wyobraź sobie, że zarządzasz projektem z różnymi trwającymi zadaniami. Jedno z tych zadań nagle staje się krytyczne z powodu nieprzewidzianego problemu lub zmiany wymagań klienta. Zamiast ręcznie powiadamiać i przypisywać to zadanie, po prostu dodajesz tag "Wysoki Priorytet" do rekordu.

Gdy tylko tag zostanie dodany, automatyzacja przypisuje zadanie do wyznaczonego członka zespołu odpowiedzialnego za pilne sprawy i wysyła mu powiadomienie e-mailowe. To zapewnia, że zadanie o wysokim priorytecie jest natychmiast zauważane i rozwiązywane, zapobiegając jakimkolwiek opóźnieniom, które mogłyby zagrozić projektowi.

Ta automatyzacja jest bardzo skuteczna z kilku powodów:

• Natychmiastowa Uwaga: Zadania o wysokim priorytecie są natychmiast zwracane uwadze odpowiednich członków zespołu, co zapewnia szybkie działanie.
• Zwiększona Efektywność: Automatyzując proces przypisywania i powiadamiania, oszczędzasz czas i zmniejszasz ryzyko luk w komunikacji.
• Lepsza Odpowiedzialność: Automatyczne przypisywanie zadań zapewnia, że odpowiedzialności są jasne i że członkowie zespołu wiedzą dokładnie, co należy zrobić.
• Lepsze Zarządzanie Problemami: Szybkie rozwiązywanie zadań o wysokim priorytecie pozwala zapobiegać małym problemom przekształcającym się w większe, co pozwala utrzymać ogólną kondycję projektu.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że ten artykuł był przydatny w dostarczeniu Ci pomysłów na konkretne automatyzacje, które możesz wykorzystać w swoich projektach i organizacji. Automatyzacje w Blue to potężne narzędzia, które mogą usprawnić Twój przepływ pracy, zaoszczędzić czas i zapewnić, że Twój zespół koncentruje się na strategicznych zadaniach, a nie gubi się w rutynowych działaniach. Wdrażając te automatyzacje, możesz zwiększyć efektywność, poprawić odpowiedzialność i osiągnąć lepsze wyniki projektów.

Aby poszerzyć swoją wiedzę i maksymalnie wykorzystać automatyzacje zarządzania projektami w Blue, zachęcamy do zapoznania się z następującymi zasobami:

• Przegląd funkcji automatyzacji zarządzania projektami w Blue
• Oficjalna dokumentacja Blue na temat automatyzacji zarządzania projektami
• Najczęściej zadawane pytania dotyczące automatyzacji zarządzania projektami
• Automatyzacja zarządzania projektami do wysyłania niestandardowych e-maili do interesariuszy

Zgłębiając te zasoby, możesz uzyskać głębsze zrozumienie, jak skutecznie wykorzystać automatyzacje w Blue, aby zoptymalizować swoje procesy zarządzania projektami. Niezależnie od tego, czy chodzi o automatyzację przypisywania zadań, wysyłanie powiadomień, czy integrację przepływów pracy między działami, możliwości są nieograniczone.

Dziękujemy za przeczytanie, a my czekamy na to, jak wykorzystasz te potężne narzędzia, aby podnieść swoje zarządzanie projektami na wyższy poziom. Pamiętaj, jeśli masz jakiekolwiek pytania, pomysły lub uwagi, zawsze możesz skontaktować się z zespołem Blue pod adresem support@blue.cc