---

Zapytania ofertowe (RFP) to kluczowe narzędzie, które firmy i organizacje wszystkich rozmiarów mogą wykorzystać, aby zapewnić sobie wybór najlepszych partnerów do wszelkich zadań i projektów, które nie są realizowane wewnętrznie.

Zaletą prawidłowo skonstruowanego RFP jest to, że zmniejsza ryzyko podczas procesu zakupu i tworzy jasną platformę do oceny różnych dostępnych opcji. Z perspektywy sprzedawcy daje to prosty wgląd w potrzeby i cele kupującego oraz zapewnia, że typowe czasochłonne i frustrujące negocjacje są zminimalizowane.

Przed Blue prowadziliśmy agencję i odpowiedzieliśmy na setki RFP wysłanych do nas przez wszystkich, od organizacji rządowych, NGO, dużych międzynarodowych konglomeratów po startupy i mniejsze lokalne firmy. Oprócz tego pomogliśmy klientom w podejmowaniu złożonych, krytycznych decyzji zakupowych, w których stawka wynosiła miliony dolarów.

Ten przewodnik oparty jest na tych doświadczeniach, z zamiarem:

• Stworzenia przekonującego uzasadnienia, dlaczego poświęcenie czasu na sporządzenie dokładnego RFP jest niemal zawsze mądrym wyborem.
• Wyjaśnienia naszej obecnej bazie klientów procesu, przez który powinni przejść przy tworzeniu RFP.
• Zapewnienia naszym obecnym i przyszłym dostawcom oraz partnerom wglądu w to, jak podejmujemy decyzje zakupowe.

Dlaczego RFP?

Podstawową ideą posiadania ustrukturyzowanego procesu zakupu z RFP w porównaniu do bardziej swobodnego procesu zakupu jest podejmowanie lepszej jakości decyzji.

To wszystko.

Powód, dla którego RFP prowadzą do lepszego podejmowania decyzji przy wyborze różnych usług i produktów, polega na tym, że zmusza organizację kupującą do przemyślenia swoich celów i potrzeb oraz daje jej obiektywny sposób porównania wielu alternatyw.

Posiadanie kilku dostawców pracujących na dokładnie tych samych informacjach pozwala kupującemu na dokonanie porównania "jabłko do jabłka" — w przeciwieństwie do nieustrukturyzowanego procesu, w którym każdy dostawca po prostu proponuje swoje rozwiązanie lub produkt na podstawie luźnego zrozumienia wymagań.

Struktura RFP.

Dobrze skonstruowane RFP będzie robić następujące rzeczy:

• Wyraźnie określi, co jest wymagane, a co nie jest wymagane.
• Zapewni potencjalnemu dostawcy jednoznaczne zrozumienie celów zakupu oraz kluczowych wyników sukcesu.
• Odpowie na często zadawane pytania.
• Da jasne wskazanie kryteriów oceny oraz harmonogramu procesu zakupu, aby nikt nie tracił czasu.

Nasza zalecana struktura dla zakupu usług profesjonalnych i osiągnięcia powyższych celów jest następująca:

Wprowadzenie.

• O firmie. Podaj krótki przegląd swojej firmy, w tym obszar geograficzny, kluczowe usługi/produkty, historię itp.
• Cel i cele RFP. Określ, dlaczego RFP jest wysyłane.
• Kluczowi interesariusze. Podaj listę interesariuszy, którzy będą oceniać RFP, i zaznacz, czy są jacyś ostateczni decydenci.
• Harmonogramy i zgłoszenia. Wymień wszystkie ważne zadania, daty i czasy, do których muszą być podjęte lub zakończone określone działania.
• Kryteria oceny. Podaj listę kryteriów, które będziesz używać do oceny propozycji oraz jak planujesz ważyć każdy składnik.

Przegląd projektu.

• Zakres pracy. Wymień, na wysokim poziomie, rodzaje działań, których oczekujesz od dostawcy.
• Kluczowe wymagania. Wymień, w jak największym szczególe, wymagania dotyczące projektu.
• Poza zakresem. Bądź wyraźny w tym, czego oczekujesz, że dostawca nie zrobi.
• Inne uwagi. Podaj inne uwagi dotyczące projektu.
• FAQ. Jeśli podczas dyskusji wewnętrznych pojawiają się pytania, które często się pojawiają, wymień je tutaj.

Format i wytyczne dotyczące propozycji.

‍Ta sekcja powinna określać dokładny format i skład, które oczekujesz w propozycji od dostawców.

Proces zakupu.

• Stwórz RFP. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani w projekt są świadomi, że ten dokument jest tworzony, i poproś ich o opinie na kluczowe punkty.
• Wybierz dostawców do wstępnej oceny. Zapytaj organizacje partnerskie i znajomych, a także zrób badania zarówno lokalnych, jak i międzynarodowych opcji. Gdzie to możliwe, spróbuj uwzględnić "czarnego konia": to znaczy, nie partnera, którego rozważałbyś w pierwszym przeglądzie, ale takiego, który może zaoferować interesujący kąt, perspektywę lub rozwiązanie dla twojego projektu.
• Skróć listę dostawców, do których wyślesz RFP. Skontaktuj się z każdym dostawcą i poproś o dane firmy. Zwróć uwagę na kluczowe szczegóły, takie jak szybkość odpowiedzi, jakość prezentacji i rodzaj pytań, które zadają podczas wstępnej rozmowy lub spotkania. Po skróceniu listy dostawców wyślij RFP.
• Sesje Q&A. Zaproś dostawców do zadawania pytań dotyczących propozycji lub umów spotkań, aby omówić złożone punkty. Zawsze prowadź szczegółowe notatki z pytań. Nasza sugestia to posiadanie dokumentu online (np. Google Doc), który jest udostępniony wszystkim dostawcom i aktualizowany o wszystkie pytania i odpowiedzi, aby wszyscy pracowali nad swoimi propozycjami z tym samym wspólnym zrozumieniem.
• Przegląd wstępnej propozycji (opcjonalnie). Jeśli masz wewnętrzną zdolność, zaproś dostawców do przesłania wstępnej propozycji na tydzień przed ostatecznym zgłoszeniem. To dobry znak, jeśli skorzystają z tej oferty. Odesłać propozycję z komentarzami w ciągu 24 do 48 godzin.
• Oceń ostateczne propozycje. Po otrzymaniu ostatecznych propozycji, dokładnie przeglądaj każdą z nich i oceniaj każdego dostawcę zgodnie z kryteriami oceny. Gdzie to możliwe, pozwól dostawcom również zaprezentować swoje propozycje za pomocą konferencyjnego połączenia lub spotkania osobistego.
• Powiadom wszystkich. Po sfinalizowaniu decyzji i uzyskaniu zatwierdzenia od starszych interesariuszy, powiadom wszystkich dostawców o wynikach. Dla przegranych dostawców rozważ rozmowę telefoniczną lub spotkanie, aby wyjaśnić, dlaczego nie wygrali, jak się plasowali w porównaniu do innych dostawców i jak mogą poprawić się w przyszłych ofertach. To jest niezwykle doceniane przez dostawców i kończy relację w pozytywnym tonie — nigdy nie wiesz, czy nie będziesz miał okazji pracować z nimi w przyszłym projekcie.
• Rozpocznij projekt. Gdy masz swojego idealnego partnera do projektu, czas na rozpoczęcie działań i skupienie się na realizacji.

FAQ dotyczące RFP.

Kto powinien napisać RFP?

Idealnie, powinien to być ten, kto będzie zarządzał relacją z wybranym dostawcą lub partnerem. RFP są najlepsze, gdy pisze je jedna osoba: podczas gdy inni członkowie zespołu mogą przeglądać i komentować różne wersje dokumentu, ważne jest, aby jedna osoba wzięła pełną odpowiedzialność za jakość i dokładność RFP. Jeśli zespół nie ma doświadczenia, projekt jest bardzo techniczny, lub konsensus jest taki, że obiektywny zewnętrzny podmiot byłby bardziej odpowiedni, można zatrudnić specjalistycznych konsultantów, takich jak Mäd, aby poprowadzić proces zakupu.

Jakie są typowe harmonogramy dla RFP?

Ponownie, to zależy od branży, w której się znajdujesz, oraz złożoności proponowanego projektu. Ogólnie rzecz biorąc, powinieneś ustawić ostateczny harmonogram odpowiedzi na 2 do 4 tygodni od dnia wysłania propozycji.

Czy powinieneś akceptować wstępne propozycje do oceny?

Pozwolenie dostawcom na przesyłanie wstępnych propozycji, które zostaną zwrócone z komentarzami, zapewnia, że ostateczne propozycje będą znacznie wyższej jakości. Jednak w zależności od liczby dostawców, którzy składają oferty, może to znacznie zwiększyć obciążenie zespołu zakupowego. Jeśli nie mają czasu na pełne przeglądanie wstępnych propozycji i udzielanie znaczących informacji zwrotnych, to nie warto dodawać tego kroku do procesu.

Ilu dostawców wybrać?

To również jest związane z poprzednim punktem dotyczącym obciążenia zespołu zakupowego. Im więcej dostawców poprosisz o odpowiedź na RFP, tym więcej pracy będziesz miał, odpowiadając na pytania, prowadząc rozmowy i spotkania z nimi oraz oceniając ostateczne propozycje. Również mądrzy dostawcy często pytają, ilu innych dostawców składa oferty i często odmawiają składania ofert, jeśli liczba jest zbyt wysoka, ponieważ stosunek ryzyka do nagrody czasu spędzonego na propozycji w porównaniu do szans na wygraną nie ma sensu. Zwykle 3 do 5 dostawców to odpowiednia liczba, ale w większych organizacjach warto skonsultować się z działem zakupów w celu uzyskania informacji o jakichkolwiek konkretnych zasadach, ponieważ mogą mieć określoną minimalną liczbę oferentów wymaganą do celów zgodności.

Czy powinienem uwzględnić budżet?

To kontrowersyjny temat, z wieloma dobrymi argumentami po obu stronach. Uwzględnienie orientacyjnego zakresu budżetu lub maksymalnego budżetu jest pozytywne, ponieważ natychmiast pozwala dostawcom na samodzielny wybór, czy chcą składać ofertę, czy nie, a także może zaoszczędzić tobie i twojemu zespołowi czas, ponieważ nie będziesz oceniać dostawców, których ostateczne proponowane ceny są znacznie powyżej twojego maksymalnego budżetu. Jednak jeśli jest to złożony zakup (tj. rozwój oprogramowania na zamówienie) lub rodzaj projektu, który najlepiej pasuje do modelu zaangażowania czasowego i materiałowego w porównaniu do stałej ceny, to może nie być dobrym pomysłem uwzględniać jakikolwiek konkretny budżet. To również dotyczy sytuacji, gdy kupujesz ten rodzaj usługi po raz pierwszy, możesz nie mieć wystarczających informacji lub doświadczenia, aby dokładnie ustawić budżet, a różne propozycje dostawców mogą dać ci lepsze zrozumienie cen rynkowych.

Co powinno być w kryteriach oceny?

To zależy od tego, co najbardziej cenisz u idealnego dostawcy. Jeśli projekt jest pilny, to nadaj większą wagę harmonogramom i dostępności dostawcy do natychmiastowego rozpoczęcia. Jeśli to bardziej długoterminowy projekt strategiczny, to powinieneś bardziej cenić wcześniejsze doświadczenie, CV zespołu i studia przypadków. Możesz zobaczyć dwa przykłady poniżej, które mają różne kryteria i wagi:

Kto powinien być zaangażowany w proces oceny?

Wszyscy, którzy byli zaangażowani w proces zakupu od samego początku i mieli rozmowy oraz spotkania z dostawcami. Starsi interesariusze, którzy nie byli głęboko zaangażowani w proces, mogą również zostać zaproszeni do oceny propozycji i jej oceny, lub mogą po prostu chcieć przeglądać ostateczne oceny, aby pomóc im podjąć ostateczną decyzję. Dodatkowo można zaangażować zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych ekspertów tematycznych do pomocy w ocenie. Na przykład zespół MarComms może poprosić członka działu IT o pomoc w ocenie wyborów oprogramowania CRM.

Jak ocenić dostawców?

Dla każdego kryterium oceny powinieneś przyznać punktację w zakresie od 0 do maksymalnej dozwolonej dla danego kryterium. Każda osoba zaangażowana w proces zakupu powinna ocenić każdego dostawcę prywatnie, nie dzieląc się swoją punktacją z innymi członkami zespołu. Następnie zespół zakupowy powinien jednocześnie podzielić się swoimi ocenami i wziąć średnią z całkowitej punktacji, aby nadać każdemu dostawcy ostateczną łączną punktację na podstawie wszystkich kryteriów oceny. Możesz następnie uszeregować dostawców według punktacji.

Podsumowanie.

Mamy nadzieję, że ten przewodnik był pomocny w zrozumieniu znaczenia dobrze skonstruowanego RFP w podejmowaniu kluczowych decyzji zakupowych. W nowoczesnym świecie biznesu rzadko zdarza się, aby jakakolwiek organizacja działała w izolacji, więc umiejętność konsekwentnego wyboru wysoko efektywnych, specjalistycznych partnerów jest teraz ważniejsza niż kiedykolwiek wcześniej.