Blue oferuje sześć zdefiniowanych ról: Administrator Organizacji (pełny dostęp do systemu), Administrator Workspace (zarządza workspace'ami), Członek Zespołu (tworzy i edytuje treści), Klient (monitoruje postępy), Dostawca (ograniczone prawa do tworzenia), Tylko Komentarze (może tylko komentować) oraz Tylko do Oglądania (dostęp tylko do odczytu). Możesz również tworzyć nieograniczoną liczbę ról niestandardowych.

Administratorzy organizacji mają pełną kontrolę nad przestrzenią roboczą Blue. Mogą zarządzać fakturowaniem, tworzyć i usuwać przestrzenie robocze, zapraszać użytkowników, konfigurować integracje, uzyskiwać dostęp do wszystkich przestrzeni roboczych i danych oraz modyfikować ustawienia na poziomie organizacji. Jest to najwyższy poziom dostępu w Blue.

Administratorzy przestrzeni roboczej mają pełną kontrolę w przypisanych im przestrzeniach roboczych. Mogą zarządzać ustawieniami przestrzeni roboczej, zapraszać i usuwać członków zespołu, konfigurować uprawnienia, tworzyć i modyfikować wszystkie treści, ustawiać automatyzacje oraz uzyskiwać dostęp do analityki przestrzeni roboczej. Nie mają dostępu do ustawień na poziomie organizacji ani do rozliczeń.

Członkowie zespołu mogą tworzyć, edytować i usuwać rekordy w ramach swoich uprawnień. Mogą współpracować nad zadaniami, przesyłać pliki, uczestniczyć w dyskusjach oraz przeglądać postępy w przestrzeni roboczej. Nie mogą modyfikować ustawień przestrzeni roboczej, zarządzać innymi użytkownikami ani uzyskiwać dostępu do funkcji administracyjnych.

Użytkownicy Klienta mają ograniczony, ale istotny dostęp. Mogą przeglądać postępy w przestrzeni roboczej, tworzyć nowe elementy, takie jak zadania lub prośby, komentować istniejące elementy oraz otrzymywać powiadomienia. Nie mogą usuwać treści, modyfikować struktury przestrzeni roboczej ani uzyskiwać dostępu do wewnętrznych dyskusji zespołu.

Użytkownicy tylko do komentarzy mogą przeglądać wszystkie treści, do których mają dostęp, oraz dodawać komentarze w celu współpracy. Nie mogą tworzyć nowych rekordów, edytować istniejącej treści ani niczego usuwać. Ta rola jest idealna dla interesariuszy, którzy potrzebują widoczności i możliwości udzielania opinii bez wprowadzania zmian.

Aby przypisać rolę, przejdź do zakładki Osoby w swoim obszarze roboczym, kliknij na nazwisko użytkownika i wybierz jego rolę z menu rozwijanego. Administratorzy organizacji mogą przypisywać dowolne role, podczas gdy Administratorzy obszaru roboczego mogą przypisywać tylko role w ramach swoich obszarów roboczych. Zmiany wchodzą w życie natychmiast.

Tak, role użytkowników mogą być zmieniane w dowolnym momencie przez administratorów. Wystarczy przejść do profilu użytkownika w zakładce Osoby i wybrać nową rolę. Użytkownik natychmiast zyska lub straci uprawnienia w zależności od przypisania nowej roli.

Gdy użytkownik zostanie usunięty z przestrzeni roboczej, natychmiast traci dostęp do wszystkich danych przestrzeni roboczej, w tym rekordów, plików i dyskusji. Ich historyczne wkłady (komentarze, utworzone rekordy) pozostają, ale są przypisane do ich imienia. Mogą zostać ponownie dodani w dowolnym momencie z tymi samymi lub innymi uprawnieniami.

Tak, Blue wspiera role specyficzne dla przestrzeni roboczych. Możesz być Administratorem Przestrzeni Roboczej w jednej przestrzeni, a Członkiem Zespołu w innej. Ta elastyczność pozwala organizacjom na utrzymanie odpowiedniej kontroli dostępu w różnych zespołach i inicjatywach.

Role niestandardowe pozwalają na tworzenie zestawów uprawnień dostosowanych do specyficznych potrzeb Twojej organizacji. Możesz dokładnie określić, co użytkownicy mogą widzieć i robić, od dostępu na poziomie listy po uprawnienia do poszczególnych pól, tworząc role, które idealnie odpowiadają Twoim wymaganiom dotyczącym przepływu pracy i bezpieczeństwa.

Przejdź do Ustawienia > Role użytkowników i kliknij 'Utwórz nową rolę'. Nazwij swoją rolę, a następnie skonfiguruj uprawnienia, w tym: dostęp do listy (wyświetlanie/edycja/usuwanie), widoczność pól niestandardowych, ograniczenia na poziomie rekordów oraz dostęp do konkretnych funkcji. Zapisz rolę, aby była dostępna do przypisania.

Role niestandardowe zapewniają precyzyjną kontrolę dostępu, zwiększone bezpieczeństwo danych wrażliwych, lepsze skupienie poprzez wyświetlanie tylko istotnych informacji, zgodność z przepisami o ochronie danych oraz elastyczność dopasowania do dokładnej struktury organizacyjnej. Eliminują kompromis związany z używaniem ról ogólnych.

Nie, każdy użytkownik może mieć tylko jedną rolę na przestrzeni roboczej w Blue. Jednakże, niestandardowe role mogą łączyć uprawnienia z wielu standardowych ról, co daje Ci elastyczność w tworzeniu hybrydowych ról, które spełniają złożone wymagania dotyczące uprawnień.

Zakładka Osoby jest centralnym punktem zarządzania użytkownikami w obrębie przestrzeni roboczej. Wyświetla wszystkich członków przestrzeni roboczej, ich role, status ostatniej aktywności oraz umożliwia administratorom zapraszanie nowych użytkowników, modyfikowanie uprawnień lub usuwanie dostępu. Jest dostępna z paska bocznego przestrzeni roboczej.

Administratorzy organizacji i administratorzy przestrzeni roboczych mogą zapraszać nowych użytkowników do przestrzeni roboczych. Mogą wysyłać zaproszenia za pomocą poczty elektronicznej, ustalać początkowe role i opcjonalnie dołączać wiadomość powitalną. Członkowie zespołu i inne role nie mogą zapraszać nowych użytkowników.

Tylko Administratorzy Organizacji i Administratorzy Przestrzeni Roboczych mogą usuwać użytkowników z przestrzeni roboczych. Administratorzy Organizacji mogą usuwać każdego, podczas gdy Administratorzy Przestrzeni Roboczych mogą usuwać tylko użytkowników z przestrzeni roboczych, którymi zarządzają. Użytkownicy nie mogą usuwać siebie z przestrzeni roboczych.