Descubra os novos recursos de automação da Blue projetados para simplificar fluxos de trabalho de gestão de projetos, aumentar a eficiência e melhorar a produtividade para todos.
A gestão de projetos está se tornando mais complexa. Ironicamente, muito disso tem a ver com a tecnologia. A ideia da tecnologia é que ela deve tornar as coisas mais fáceis e rápidas, e talvez eliminar algumas tarefas completamente.
No entanto, o lado oposto da tecnologia é que as expectativas também aumentam. Agora que podemos fazer mais, fazemos mais.
Isso é um pouco como Ian Malcolm, em Jurassic Park, quando ele diz:
Os cientistas estavam tão preocupados com o fato de que podiam que não pararam para pensar se deveriam.
E assim usamos muitos sistemas, e a expectativa é que os ciclos de relatórios e atualizações sejam muito mais rápidos, mas muitas vezes não temos tempo para configurar nossos sistemas adequadamente.
Os profissionais modernos se encontram presos em um ciclo de relatórios manuais, atualizações intermináveis de planilhas e acompanhamentos constantes, resultando frequentemente em prazos atrasados e estouros de orçamento.
Apesar de nossos melhores esforços, os resultados frequentemente ficam aquém de nossas verdadeiras capacidades.
A raiz desse problema reside na crescente complexidade dos projetos modernos e no fato de que a maioria dos gerentes de projeto são gerentes de projeto de fato.
Eles se tornaram gerentes de projeto sem nunca terem sido treinados como gerentes de projeto.
As iniciativas de hoje envolvem mais partes interessadas do que nunca, operam em ambientes em tempo real e devem se adaptar a condições de mercado em rápida mudança.
Essa complexidade aumentada leva a um estresse maior, uma maior probabilidade de erros e uma abundância do que chamamos de "metatrabalho" - trabalho feito pelo próprio trabalho.
A maneira mais fácil de explicar o metatrabalho é considerar um termo relacionado, metadados. Isso é dado sobre dados, mas não os dados reais em si. Pense na sua música favorita. A canção em si é o dado, mas o nome do álbum, o nome do artista, a data de publicação, isso é metadado.
Da mesma forma, o metatrabalho representa as tarefas que realizamos para gerenciar nosso trabalho real. É o tempo gasto atualizando status de tarefas, criando relatórios de progresso e gerenciando a documentação do projeto em vez de impulsionar o projeto para frente. Essa ineficiência é um grande dreno na produtividade e na moral da equipe.
A automação em gestão de projetos oferece uma solução para esses desafios. Embora o termo possa parecer assustador, sua implementação pode ser simples e altamente eficaz, especialmente ao aproveitar ferramentas como o sistema de automação de gestão de projetos da Blue.
Em sua essência, a automação em gestão de projetos envolve identificar tarefas repetitivas e de baixo valor e criar sistemas para realizá-las automaticamente — é isso!
Não precisa ser extremamente complexo, e muitas automações podem ser configuradas em minutos, e o retorno sobre o investimento é enorme.
Essa abordagem não visa substituir a supervisão humana; em vez disso, a aprimora. A automação lida com tarefas rotineiras, liberando os profissionais para se concentrarem em pensamento estratégico e tomada de decisões. Ela garante que os humanos mantenham o controle e possam monitorar facilmente o progresso, enquanto os computadores gerenciam os aspectos mais mundanos e repetitivos da gestão de projetos.
Os benefícios dessa mudança são numerosos. As equipes podem esperar ver um uso mais eficiente do tempo, redução de erros e melhorias nos resultados gerais dos projetos. Essa evolução nas práticas de gestão de projetos também é boa para os gerentes de projeto. Você não precisa temer ser substituído, porque isso permite que você se envolva mais profundamente em atividades de alto valor, como definição de metas, engajamento das partes interessadas e planejamento estratégico.
À medida que exploramos os principais benefícios da automação em gestão de projetos nas seções seguintes, você descobrirá como essa abordagem está transformando o campo.
Desde aumentar a eficiência até possibilitar a tomada de decisões baseada em dados, essas vantagens estão prestes a redefinir o que é possível na gestão de projetos. Vamos nos aprofundar em como a automação pode elevar suas práticas de gestão de projetos a novos patamares de eficácia e sucesso.
1. Economia de Tempo
O tempo é o recurso mais valioso.
A automação em gestão de projetos oferece uma solução poderosa para ganhar mais tempo. Isso permite que gerentes de projeto e equipes tenham mais tempo para realizar outras tarefas ou talvez ofereça mais espaço para que você não tenha a sensação de que não tem espaço para realmente pensar.
Identificando Tarefas que Consomem Tempo
O primeiro passo para aproveitar a automação para economizar tempo é identificar as tarefas repetitivas e que consomem tempo que sobrecarregam sua equipe.
Essas geralmente incluem:
- Relatórios rotineiros e atualizações de status
- Entrada de dados e atualizações em vários sistemas
- Atribuições de tarefas e acompanhamentos
- Agendamento de reuniões e lembretes
Ao automatizar esses processos, as equipes podem redirecionar sua energia para trabalhos mais impactantes. O segundo ponto é muito perigoso, pois a entrada manual de dados em vários sistemas causa problemas não apenas no tempo desperdiçado da entrada de dados, mas inevitavelmente causa problemas de entrada de dados, e então você também tem que gastar tempo corrigindo isso.
Quantificando o Tempo Economizado
Antes de implementar a automação, é crucial quantificar as potenciais economias de tempo. Isso não apenas justifica o investimento, mas também ajuda a priorizar quais processos automatizar primeiro. Considere os seguintes fatores:
- Número de membros da equipe afetados
- Taxa horária aproximada dos membros da equipe (com base no salário)
- Frequência da tarefa repetitiva
- Tempo médio gasto em cada instância da tarefa
Podemos transformar isso em uma equação:
Economia Anual = N × R × F × T
Onde:
N = Número de membros da equipe afetados
R = Taxa horária dos membros da equipe
F = Frequência da tarefa (em vezes por ano)
T = Tempo gasto em cada instância da tarefa (em horas)
Por exemplo, se uma equipe de 10 pessoas ganhando uma média de $50/hora gasta 2 horas por semana em relatórios manuais, isso representa uma economia potencial de 1.000 horas ou $50.000 anualmente através da automação.
Ao quantificar as economias potenciais dessa maneira, você pode facilmente comparar o custo de implementar uma solução de automação com os benefícios a longo prazo, facilitando a justificativa do investimento e a priorização de quais processos automatizar primeiro.
O Efeito Cascata das Economias de Tempo
Os benefícios das economias de tempo se estendem muito além das horas imediatas recuperadas. Com os gargalos administrativos removidos, os projetos podem avançar de forma mais suave e rápida, levando a tempos de conclusão mais rápidos. Essa eficiência não apenas melhora os resultados dos projetos, mas também aumenta a vantagem competitiva da organização.
Além disso, a redução do tempo gasto em tarefas tediosas se traduz em um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal para os membros da equipe. A diminuição resultante nos níveis de estresse abre possibilidades para arranjos de trabalho mais flexíveis. De fato, algumas empresas visionárias estão explorando semanas de trabalho de quatro dias, com estudos mostrando resultados promissores em termos de produtividade e satisfação dos funcionários.
A automação também desempenha um papel crucial em melhorar o foco e a produtividade. Ao reduzir a necessidade de constantes mudanças de contexto, os membros da equipe podem se concentrar em tarefas complexas que exigem um foco profundo.
Pesquisas têm mostrado consistentemente que a mudança de contexto pode prejudicar significativamente a produtividade e aumentar os erros, tornando esse benefício particularmente valioso nos ambientes de trabalho acelerados de hoje.
Quando liberados de tarefas repetitivas, os funcionários frequentemente experimentam um aumento na satisfação no trabalho. Eles podem se envolver em trabalhos mais significativos, o que não apenas aumenta a moral, mas também pode levar a taxas de retenção mais altas. Essa mudança em direção a um trabalho mais envolvente pode criar um ciclo positivo de desempenho melhorado e satisfação no trabalho.
Por fim, as economias de tempo obtidas através da automação permitem escalabilidade.
As equipes podem lidar com mais projetos ou assumir iniciativas maiores sem um aumento proporcional na sobrecarga administrativa. Essa escalabilidade pode ser um divisor de águas para organizações em crescimento, permitindo que expandam suas capacidades sem necessariamente expandir sua força de trabalho.
Realoção do Tempo Economizado
O tempo economizado através da automação abre possibilidades empolgantes para reinvestimento. As organizações podem redirecionar esse novo tempo para planejamento e análise estratégicos, aprofundando relacionamentos com clientes, impulsionando a inovação e melhorando processos. Além disso, os funcionários podem se concentrar no desenvolvimento profissional e na capacitação, preparando-se e preparando a organização para desafios futuros.
Essa mudança em direção a atividades de maior valor cria uma situação em que todos ganham. A organização se beneficia de operações mais estratégicas e voltadas para o futuro, enquanto os funcionários ganham oportunidades de crescimento e aumento da satisfação no trabalho. À medida que os membros da equipe se envolvem em trabalhos mais significativos, eles frequentemente encontram maior realização em seus papéis, levando a um desempenho e lealdade aprimorados.
Desafios e Considerações
Embora os benefícios das economias de tempo através da automação sejam claros, é importante abordar a implementação com olhos bem abertos.
Configurar sistemas automatizados requer um investimento de tempo inicial. No entanto, esse custo inicial é tipicamente compensado por ganhos a longo prazo, tornando-se um investimento que vale a pena para a maioria das organizações.
Garantir a adoção total da equipe também pode apresentar desafios. Para que os benefícios da automação sejam totalmente realizados, todos os membros da equipe devem usar e confiar efetivamente nos sistemas automatizados. Isso muitas vezes requer uma combinação de treinamento, comunicação clara sobre os benefícios e suporte contínuo.
Por último, é crucial ver a automação como um processo contínuo, em vez de uma implementação única. À medida que os processos de negócios evoluem, os sistemas de automação precisam ser revisados e atualizados regularmente para manter sua eficiência. Esse compromisso com a melhoria contínua garante que os benefícios de economia de tempo da automação continuem a crescer ao longo do tempo.
A Conclusão
As economias de tempo através da automação em gestão de projetos oferecem uma vantagem competitiva no ambiente de negócios acelerado de hoje. Ao reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, as organizações podem não apenas concluir projetos mais rapidamente, mas também criar um ambiente de trabalho mais envolvente, potencialmente até apoiando iniciativas como semanas de trabalho de quatro dias.
Além disso, o aumento da produtividade pode levar a uma maior lucratividade à medida que cada membro da equipe se torna mais valioso. Isso, por sua vez, pode criar uma pressão positiva sobre os salários, beneficiando tanto a organização quanto seus funcionários.
Em uma era em que agilidade e eficiência são fundamentais, abraçar a automação em gestão de projetos para economizar tempo não é apenas um luxo — é uma necessidade estratégica. E embora economizar tempo seja crucial, é apenas o começo do que a automação pode fazer pelos seus projetos. Como veremos na próxima seção, a precisão e a consistência que a automação traz para seus processos podem ser igualmente transformadoras.
2. Precisão Aprimorada
A precisão não se trata apenas de acertar os números — trata-se de criar uma base de confiança que apoie a tomada de decisões informadas e operações suaves. A automação em gestão de projetos oferece uma ferramenta poderosa para aumentar a precisão em vários aspectos da execução e relatórios de projetos.
Em muitas indústrias, as consequências da imprecisão podem ser catastróficas. Considere as potenciais consequências de erros na fabricação e manutenção de aviões, procedimentos de saúde ou grandes projetos de engenharia.
Nesses campos, um único erro de cálculo ou erro de entrada de dados pode custar vidas.
A automação em gestão de projetos serve como uma salvaguarda crucial contra tais resultados graves.
Mas mesmo que você não esteja trabalhando em um projeto onde vidas estão em jogo — você ainda quer bons resultados e menos erros!
Um dos principais benefícios da automação é a redução significativa do erro humano, particularmente em processos rotineiros. Em grandes organizações, onde os dados fluem através de vários departamentos e alimentam vários relatórios e painéis, até mesmo pequenos erros podem se acumular, levando a percepções distorcidas e decisões equivocadas.
A automação garante consistência na entrada de dados e relatórios, eliminando a variabilidade que vem com processos manuais. Essa consistência é particularmente valiosa em ciclos de relatórios regulares, onde a automação pode garantir que os dados sejam coletados, processados e apresentados de maneira padronizada toda vez.
A precisão aprimorada proporcionada pela automação se traduz diretamente em uma melhor tomada de decisões. Quando gerentes de projeto e partes interessadas podem confiar nos dados à sua frente, as conversas mudam de questionar a validade das informações para se concentrar em decisões estratégicas com base nessas informações.
A automação desempenha um papel crucial na manutenção da conformidade com regulamentos externos e políticas internas. Ao colocar verificações de conformidade em ”piloto automático”, as organizações podem garantir a adesão consistente a regras e padrões sem supervisão manual constante.
Isso é particularmente benéfico para requisitos de relatórios regulares, sejam relatórios financeiros para empresas de capital aberto ou atualizações de status de projetos para grandes contratos governamentais.
A automação reduz o estresse associado a auditorias, pois as organizações podem ter confiança de que seus processos automatizados estão aplicando consistentemente as regras e padrões corretos.
Vale a pena notar que a precisão aprimorada através da automação aumenta os benefícios de economia de tempo que discutimos anteriormente. Quando os dados são precisos desde o início, as equipes gastam significativamente menos tempo na correção de erros e reconciliação de dados. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz a frustração e aumenta a confiança no processo de gestão de projetos.
Embora os benefícios da automação para a precisão sejam claros, é crucial manter um equilíbrio entre processos automatizados e supervisão humana.
Não entender o que os dados realmente significam não é uma defesa, assim como não conhecer a lei não é uma defesa válida em um caso criminal!
Em última análise, os humanos são responsáveis pelas decisões tomadas com base em dados automatizados. Gerentes de projeto e membros da equipe devem aproveitar sua experiência e bom senso para interpretar os dados fornecidos pelos sistemas automatizados. Esse elemento humano garante que a automação melhore, em vez de substituir, o pensamento crítico na gestão de projetos.
A precisão aprimorada através da automação pode ter um impacto positivo tanto na moral da equipe quanto nas relações com os clientes. Os membros da equipe apreciam trabalhar em um ambiente onde a tecnologia apoia ativamente seus esforços em vez de dificultá-los. Os clientes, por sua vez, se beneficiam de atualizações e entregas de projetos mais confiáveis.
A precisão aprimorada através da automação em gestão de projetos não se trata apenas de reduzir erros — trata-se de criar um ambiente de projeto mais confiável, eficiente e digno de confiança. Ao minimizar o erro humano, melhorar a qualidade da tomada de decisões, simplificar a conformidade e apoiar dinâmicas positivas entre equipe e cliente, a automação prepara o terreno para resultados de projeto mais bem-sucedidos.
À medida que continuamos a explorar os benefícios da automação em gestão de projetos, veremos como essa precisão aprimorada interage com outras vantagens, criando um ecossistema abrangente de gestão de projetos eficiente e eficaz.
3. Colaboração Aprimorada
Nos ambientes de projeto complexos de hoje, a colaboração eficaz não é apenas benéfica — é essencial. A automação em gestão de projetos oferece ferramentas poderosas para aprimorar a colaboração, quebrando silos e promovendo uma abordagem unificada para a execução de projetos. Uma das vantagens mais significativas dos sistemas de gestão de projetos automatizados é a criação de uma única fonte de verdade. À medida que as equipes crescem, a complexidade da comunicação aumenta exponencialmente. Ter um único centro para toda a comunicação e documentação relacionada ao projeto é crítico.
"Quando implementamos nosso sistema automatizado de gestão de projetos, foi como acender uma luz em uma sala escura," compartilha um diretor de projeto em uma corporação multinacional. "De repente, todos podiam ver o quadro completo de nossos projetos, e o tempo gasto procurando informações caiu drasticamente."
Essa centralização é particularmente crucial, pois impacta diretamente a escalabilidade da comunicação. Com múltiplos canais de comunicação, o potencial para mal-entendidos e informações perdidas cresce exponencialmente com o tamanho da equipe. Uma plataforma unificada mantém todos na mesma página, literal e figurativamente.
Os sistemas automatizados de gestão de projetos se destacam em fornecer atualizações em tempo real, o que se relaciona com nosso primeiro benefício de economia de tempo. Os membros da equipe não precisam mais esperar por reuniões de atualização agendadas para obter informações críticas. Essa imediata pode acelerar significativamente os processos de tomada de decisão e reduzir atrasos nos projetos.
No entanto, é importante encontrar um equilíbrio.
A colaboração aprimorada facilitada pela automação em gestão de projetos é particularmente valiosa para permitir o trabalho remoto. Na economia global de hoje, por que limitar seu pool de talentos a uma pequena área geográfica?
Os sistemas automatizados permitem que as organizações acessem talentos em todo o mundo, incluindo de economias em desenvolvimento, onde muitas vezes há um arbitragem entre habilidades e salários esperados. Isso pode criar uma situação em que todos ganham: as empresas economizam dinheiro enquanto os funcionários ganham salários mais altos do que seu mercado local normalmente poderia oferecer. Além disso, esses sistemas garantem que os membros da equipe remota permaneçam tão conectados e informados quanto seus colegas de escritório, promovendo um ambiente de trabalho verdadeiramente inclusivo.
A transparência é outro benefício chave dos sistemas automatizados de gestão de projetos. Quando todos podem ver o status de todo o trabalho em tempo real, isso cria uma forma de auto-policiamento onde os membros da equipe são naturalmente motivados a cumprir seus compromissos. Essa visibilidade também se estende a partes interessadas e clientes, melhorando relacionamentos e confiança. "Nossos clientes adoram a transparência que nosso sistema fornece," observa um diretor de agência de marketing. "Eles podem verificar o status do projeto a qualquer momento, o que reduziu significativamente o número de reuniões de atualização que precisamos agendar."
Vale ressaltar que muitos projetos importantes se estendem por vários anos, durante os quais a composição da equipe pode mudar à medida que pessoas saem ou entram na organização. Os sistemas automatizados de gestão de projetos servem como repositórios de conhecimento institucional, garantindo continuidade mesmo à medida que as equipes evoluem. Eles mantêm um registro claro de decisões, progresso e desafios, facilitando para novos membros da equipe se atualizarem rapidamente.
Os benefícios colaborativos da automação em gestão de projetos se estendem à simplificação de processos de aprovação e facilitação da coordenação interfuncional. Fluxos de trabalho automatizados podem direcionar aprovações para as pessoas certas no momento certo, reduzindo gargalos. Enquanto isso, equipes interfuncionais podem facilmente compartilhar informações e coordenar esforços, quebrando os silos que muitas vezes dificultam o progresso do projeto.
Em conclusão, a colaboração aprimorada através da automação em gestão de projetos cria um ambiente de projeto mais unificado, eficiente e transparente. Ao fornecer uma única fonte de verdade, permitir atualizações em tempo real, facilitar o trabalho remoto, aumentar a transparência e manter o conhecimento institucional, esses sistemas preparam o terreno para resultados de projeto mais bem-sucedidos e dinâmicas de equipe mais fortes. À medida que continuamos a explorar os benefícios da automação em gestão de projetos, veremos como essa colaboração aprimorada interage com outras vantagens, criando um ecossistema abrangente de gestão de projetos eficiente e eficaz.
4. Melhoria na Gestão de Stakeholders
A gestão eficaz de stakeholders é um fator crítico para o sucesso do projeto, e a automação em gestão de projetos oferece ferramentas poderosas para elevar esse aspecto crucial da liderança de projetos. Ao aproveitar a automação, os gerentes de projeto podem melhorar significativamente sua capacidade de manter os stakeholders informados, engajados e alinhados com os objetivos do projeto.
Uma das maneiras mais impactantes pelas quais a automação melhora a gestão de stakeholders é através da provisão de gráficos de Gantt em tempo real e de alto nível que se atualizam automaticamente com seu plano de projeto. Os stakeholders adoram esse recurso, pois permite que verifiquem o progresso do projeto quando lhes convém. Esse nível de transparência não apenas mantém os stakeholders informados, mas também constrói confiança e confiança na capacidade da equipe do projeto de entregar.
Além das atualizações agendadas, os sistemas automatizados de gestão de projetos permitem o acesso à informação de autoatendimento. Essa abordagem capacita os stakeholders a encontrar as informações de que precisam quando precisam, reduzindo a carga sobre os gerentes de projeto para responder a cada consulta. No entanto, é crucial notar que essa capacidade de autoatendimento deve complementar, e não substituir, atualizações regulares. A combinação de comunicação proativa e acesso à informação sob demanda cria uma estratégia abrangente de comunicação com stakeholders.
A automação também fornece mecanismos para sinalizar itens importantes para a atenção dos stakeholders. Por exemplo, você pode configurar alertas automatizados para conclusões de marcos, potenciais atrasos ou preocupações orçamentárias. Nossa postagem no blog sobre como configurar alertas de projeto eficazes fornece orientações detalhadas sobre como implementar esse recurso de forma eficaz.
Apresentar essas automações durante reuniões com stakeholders pode ser uma ferramenta poderosa para construir confiança. Quando os stakeholders veem ferramentas avançadas de automação de projetos em ação, isso os tranquiliza de que o projeto está sendo gerenciado com eficiência de ponta. A demonstração de sistemas automatizados para rastreamento de riscos, gerenciamento de prazos ou monitoramento de orçamentos pode aumentar significativamente a confiança dos stakeholders no processo de gestão de projetos.
Um dos principais benefícios da automação em projetos é que ela libera tempo para os gerentes de projeto - tempo que pode ser investido em interações mais significativas com os stakeholders. Em vez de se perder em relatórios manuais e compilação de dados, os gerentes de projeto podem usar esse tempo para discussões estratégicas, abordar preocupações e garantir alinhamento com os objetivos do projeto. É importante usar esse tempo adicional de forma sábia, focando em interações de alto valor que impulsionam o sucesso do projeto.
Os processos de aprovação automatizados são outro recurso crítico para uma gestão eficaz de stakeholders. Ao criar um registro claro e rastreável de aprovações de stakeholders, você protege o projeto e a organização de potenciais disputas ou mal-entendidos no futuro. Essa trilha digital de aprovações pode ser inestimável para manter clareza e responsabilidade ao longo do ciclo de vida do projeto.
Vale ressaltar que, embora a automação ajude na gestão de stakeholders, ela não substitui a necessidade de um toque humano.
Os gerentes de projeto devem usar as eficiências obtidas através da automação para aprimorar interações pessoais, não para se distanciar dos stakeholders. O objetivo é usar a automação para lidar com comunicações rotineiras e compartilhamento de dados, liberando o gerente de projeto para se concentrar em construir relacionamentos, navegar em decisões complexas e abordar questões sensíveis.
A melhoria na gestão de stakeholders através da automação também facilita um melhor tratamento de múltiplos stakeholders em diferentes projetos. Com o rastreamento automatizado do engajamento e feedback dos stakeholders, os gerentes de projeto podem garantir que todos os stakeholders recebam a atenção adequada e que suas contribuições sejam consistentemente consideradas em várias iniciativas.
Em conclusão, a automação em gestão de projetos oferece uma abordagem multifacetada para melhorar a gestão de stakeholders. Desde aumentar a transparência através de atualizações em tempo real até facilitar processos de aprovação eficientes, as ferramentas de automação fornecem aos gerentes de projeto os meios para engajar stakeholders de forma mais eficaz. Ao aproveitar essas capacidades, os gerentes de projeto podem construir relacionamentos mais fortes com os stakeholders, manter melhor alinhamento com os objetivos do projeto e, em última análise, impulsionar melhores resultados de projeto.
5. Padronização de Processos
A padronização de processos é frequentemente um elemento subestimado, mas crucial. É a espinha dorsal da eficiência, consistência e escalabilidade.
Muitas pessoas, quando pensam em Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs), pensam em manuais longos e chatos que ninguém lê a menos que seja necessário.
Essa é uma maneira de fazer as coisas. E embora a documentação seja importante, se você puder incorporar seus SOPs na tecnologia com a qual trabalha, então não precisa se preocupar com as pessoas lendo a documentação, elas apenas precisam seguir as instruções.
Com as ferramentas de automação em gestão de projetos, os SOPs podem ser transformados em processos dinâmicos e acionáveis. Por exemplo, ações específicas podem acionar a criação de conjuntos padronizados de listas de verificação, garantindo que cada membro da equipe siga os mesmos passos comprovados para tarefas recorrentes.
Essa abordagem não apenas mantém a consistência, mas também reduz a carga cognitiva sobre os membros da equipe, permitindo que se concentrem nos aspectos únicos de cada projeto.
O investimento na padronização de processos através da automação é aproveitado em todas as áreas da gestão de projetos. É um multiplicador de força, aumentando a eficiência na gestão do tempo, melhorando a precisão no manuseio de dados, facilitando melhor colaboração e apoiando uma gestão de stakeholders mais eficaz. Cada processo padronizado e automatizado contribui para um ambiente de projeto mais simplificado e previsível.
Na Blue, temos SOPs publicamente disponíveis, mas isso é apenas um guia de referência de backup; a maior parte dos nossos SOPs é, na verdade, automatizada através da nossa plataforma por meio de nossas automações de gestão de projetos. Podemos atribuir automaticamente as pessoas certas no momento certo, definir prazos e criar listas de verificação.
Você sabe, os processos são muito parecidos com ter uma filosofia de vida - você não pode realmente evitá-los. Mesmo que você não tenha escrito nada, ainda tem suas maneiras de fazer as coisas, certo?
Mas aqui está a questão: quando falamos sobre padronização, não estamos tentando colocar todos em uma camisa de força.
É mais sobre ser intencional com a forma como trabalhamos. Ao documentar e automatizar nossos processos, temos essa incrível oportunidade de dar um passo atrás e realmente olhar para o que estamos fazendo.
Podemos usar nossa racionalidade para revisar, melhorar ou simplificar as coisas conforme necessário. O objetivo é manter as coisas simples, lógicas e repetíveis. Dessa forma, a gestão de projetos se torna menos sobre depender de um único superstar e mais sobre um trabalho em equipe suave.
Além disso, torna a vida muito mais fácil quando novas pessoas se juntam à equipe - elas têm um roteiro claro a seguir.
Na Blue, temos isso como nossa Estrela do Norte:
A melhor coisa a fazer em qualquer situação é o que você acredita ser do melhor interesse dos clientes, independentemente do que está escrito em nossos SOPs.
Então, pense na padronização como seu ponto de partida, sua linha de base de melhores práticas. Mas sempre lembre-se de aplicá-la com sabedoria e bom senso, considerando o que cada projeto e stakeholder únicos precisam.
Vamos encerrar esta seção com uma citação fantástica de W. Edwards Deming, o fundador da Gestão da Qualidade Total:
Se você não consegue descrever o que está fazendo como um processo, você não sabe o que está fazendo.