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Nós já cobrimos como criar automações de e-mail antes.

No entanto, muitas vezes há partes interessadas em projetos que só precisam ser alertadas quando há algo realmente importante.

Não seria bom se houvesse uma automação de gerenciamento de projetos onde você, como gerente de projeto, pudesse ter controle sobre exatamente quando notificar uma parte interessada chave com o pressionar de um botão?

Bem, acontece que com o Blue, você pode fazer precisamente isso!

Hoje vamos aprender como criar uma automação de gerenciamento de projetos realmente útil:

Uma caixa de seleção que notifica automaticamente uma ou mais partes interessadas chave, fornecendo a elas todo o contexto importante sobre o que você está notificando. Como um ponto bônus, também aprenderemos como restringir essa capacidade para que apenas certos membros do seu projeto possam acionar essa notificação por e-mail.

Isso vai parecer algo assim quando você terminar:

E apenas marcando essa caixa de seleção, você poderá acionar uma automação de gerenciamento de projetos para enviar um e-mail de notificação personalizado para as partes interessadas.

Vamos passo a passo.

1. Crie seu campo personalizado de caixa de seleção

Isso é muito fácil, você pode conferir nossa documentação detalhada sobre como criar campos personalizados.

Certifique-se de nomear este campo algo óbvio que você se lembrará, como “notificar a gerência” ou “notificar partes interessadas”.

2. Crie seu gatilho de automação de gerenciamento de projetos.

Na visualização de registros do seu projeto, clique no pequeno robô no canto superior direito para abrir as configurações de automação:

3. Crie sua ação de automação de gerenciamento de projetos.

Neste caso, nossa ação será enviar uma notificação por e-mail personalizada para um ou mais endereços de e-mail. É bom notar aqui que essas pessoas não precisam estar no Blue para receber esses e-mails, você pode enviar e-mails para qualquer endereço de e-mail.

Você pode aprender mais em nosso guia de documentação detalhada sobre como configurar automações de e-mail

Seu resultado final deve parecer algo assim:

4. Bônus: Restringir acesso à caixa de seleção.

Você pode usar funções de usuário personalizadas no Blue para restringir o acesso aos campos personalizados de caixa de seleção, garantindo que apenas membros autorizados da equipe possam acionar notificações por e-mail.

O Blue permite que Administradores de Projetos definam funções e atribuam permissões a grupos de usuários. Este sistema é crucial para manter o controle sobre quem pode interagir com elementos específicos do seu projeto, incluindo campos personalizados como a caixa de seleção de notificação.

1. Navegue até a seção de Gerenciamento de Usuários no Blue e selecione "Funções de Usuário Personalizadas."
2. Crie uma nova função fornecendo um nome descritivo e uma descrição opcional.
3. Dentro das permissões da função, localize a seção de Acesso a Campos Personalizados.
4. Especifique se a função pode visualizar ou editar o campo personalizado da caixa de seleção. Por exemplo, restrinja o acesso de edição a funções como "Administrador de Projeto" enquanto permite que uma função personalizada recém-criada gerencie este campo.
5. Atribua a função recém-criada aos usuários ou grupos de usuários apropriados. Isso garante que apenas os indivíduos designados tenham a capacidade de interagir com a caixa de seleção de notificação.

Leia mais em nosso site oficial de documentação.

Ao implementar essas funções personalizadas, você melhora a segurança e a integridade dos seus processos de gerenciamento de projetos. Apenas membros autorizados da equipe podem acionar notificações por e-mail críticas, garantindo que as partes interessadas recebam atualizações importantes sem alertas desnecessários.

Conclusão

Ao implementar a automação de gerenciamento de projetos descrita acima, você ganha controle preciso sobre quando e como notificar partes interessadas chave. Essa abordagem garante que atualizações importantes sejam comunicadas efetivamente, sem sobrecarregar suas partes interessadas com informações desnecessárias. Utilizando os recursos de campo personalizado e automação do Blue, você pode simplificar seu processo de gerenciamento de projetos, melhorar a comunicação e manter um alto nível de eficiência.

Com apenas uma simples caixa de seleção, você pode acionar notificações por e-mail personalizadas adaptadas às necessidades do seu projeto, garantindo que as pessoas certas sejam informadas no momento certo. Além disso, a capacidade de restringir essa funcionalidade a membros específicos da equipe adiciona uma camada extra de controle e segurança.

Comece a aproveitar esse recurso poderoso no Blue hoje para manter suas partes interessadas informadas e seus projetos funcionando sem problemas. Para passos mais detalhados e opções de personalização adicionais, consulte os links de documentação fornecidos. Boa automação!