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Ao encontrar obstáculos nas operações e no crescimento dos negócios, organizações inteligentes iniciam sua busca pela causa raiz realizando análises de processos de negócios (BPA).

• Isso ajuda a identificar a necessidade de processos atualizados ou completamente novos.
• Mais importante ainda, isso o leva ao próximo passo de elaborar procedimentos empresariais mais eficazes. Isso também é chamado de design de processos de negócios (BPD).

O propósito de criar novos processos é resolver problemas e/ou ineficiências que muitas vezes são causadas por uma falta. Mas o design de processos não é tão fácil quanto parece — requer uma análise minuciosa do procedimento inicial, bem como a definição do resultado que se pretende alcançar, a identificação dos recursos e do envolvimento necessários, e assim por diante.

É aqui que o pensamento crítico entra em cena.

Design de Processos de Negócios

Se você pensar bem, um negócio é a soma de múltiplos processos que ocorrem simultaneamente, sem parar. Todos eles servem a um propósito, ajudando a alcançar os objetivos gerais da organização.

Geralmente, processos de negócios eficientes são específicos e detalhados através de etapas diretas que podem ser seguidas e executadas por outros. Mas, como muitas vezes acontece, muitos processos acabam sendo implícitos — ou seja, realizados automaticamente sem serem formalmente mapeados.

O design de processos de negócios enfrenta a tarefa de elaborar fluxos de trabalho totalmente novos para estabelecer processos e procedimentos de maneira ordenada e eficiente.

O design intencional de processos é importante porque processos de negócios que carecem de uma estrutura explícita podem ser difíceis de explicar e executar, e ainda mais difíceis de analisar. A longo prazo, o BPD economiza tempo para líderes e suas equipes, permitindo que sigam procedimentos existentes em vez de elaborarem seus próprios métodos.

Assim, um design eficaz de processos de negócios pode beneficiar as organizações ao:

• Fornecer estrutura aos processos
• Garantir resultados consistentes nos processos
• Aumentar a eficiência e as capacidades de produção
• Melhorar a produtividade de uma organização

Pensamento Crítico nos Negócios

Então, como a aplicação do pensamento crítico pode ajudá-lo a projetar um novo processo de negócios?

Pense sobre o fluxo de pensamento crítico, que é tipicamente acionado quando você encontra um problema.

Você começa coletando ou recebendo informações relacionadas ao problema, seja por meio de observação ou através de outros canais. Em seguida, você procede a analisar o que adquiriu com base em quaisquer padrões ou condições estabelecidas (e também dependendo do propósito da sua coleta de dados). E, finalmente, você usa essas informações para tirar conclusões informadas e gerar soluções para o problema.

Existem muitos guias passo a passo para o pensamento crítico com entre 4 a 8 (ou mais) etapas. Aqui está uma versão simplificada (mas amplamente aplicável) que usamos aqui:

• Identifique o problema.
• Colete informações relevantes.
• Analise os dados coletados.
• Interprete os resultados e tire conclusões.
• Avalie as conclusões e proponha soluções.

É inegável, então, que o pensamento crítico é uma habilidade essencial no contexto dos negócios: ele aprimora a resolução de problemas, a tomada de decisões e a flexibilidade no raciocínio. É por isso que o pensamento crítico e analítico também é fundamental para projetar processos de negócios eficazes.

Elaborando Novos Processos

Para recapitular, o design de processos de negócios é o ato de criar uma estrutura de processo do zero.

Saber em qual categoria mais ampla o novo processo se encaixa guiará sua abordagem ao design de processos enquanto você mergulha nos detalhes. Geralmente, existem 3 tipos de processos de negócios:

1. Processos operacionais. Estes são os principais procedimentos que permitem que um negócio funcione, focando em atividades que geram lucro para alcançar os objetivos gerais do negócio. Um exemplo de um processo operacional é a fabricação de produtos, pois desempenha um papel direto na produção e distribuição do produto ou serviço da empresa.

2. Processos de apoio. Esses fluxos de trabalho secundários não contribuem diretamente para o lucro, mas são essenciais para impulsionar o negócio. Por exemplo, isso pode incluir atividades de RH, como manter a folha de pagamento dos funcionários ou realizar procedimentos de integração eficazes para novos colaboradores.

3. Processos de gestão. Esses processos e protocolos supervisionam e avaliam as operações da organização, focando no desempenho e na conformidade. Eles garantem que todos os membros da empresa estejam cumprindo suas responsabilidades e que todas as funções de negócios estejam funcionando sem problemas.

Ao mapear processos de negócios, você precisará delinear cada etapa com o máximo de detalhes possível. Onde estão o ponto de partida e o final da etapa? Como isso se encaixa dentro do procedimento como um todo? Indo mais longe, você também terá que documentar os procedimentos que descrevem como esses processos devem ser realizados, por quem e em quais circunstâncias. Essas práticas complementam o pensamento crítico em cada estágio do design de processos.

O BPD em si é um processo que consiste nas seguintes etapas:

• Defina o problema.
• Identifique entradas, saídas, partes interessadas e procedimentos.
• Mapeie as etapas.
• Teste o fluxo.
• Finalize e implemente o novo processo.

Note como essas fases se alinham de perto com o fluxo do pensamento crítico: você pode já estar aplicando intuitivamente o pensamento crítico ao elaborar um novo processo de negócios.

Uma vez que você tenha estabelecido o problema que o novo processo visa resolver, é importante definir o tipo de processo e seu escopo. Ou seja, os recursos necessários, as pessoas envolvidas, os resultados esperados e os procedimentos que serão seguidos.

Não pule esta próxima etapa, pois é isso que torna um processo verdadeiramente preciso e eficaz: documentação. A maneira mais fácil e eficaz de fazer isso é mapeá-lo como um fluxograma, que será útil para determinar a ordem das etapas e também sua utilidade (alternativamente, pode ser um documento escrito detalhado). Aqui, é importante incluir não apenas cada etapa, mas também os recursos, partes interessadas e procedimentos envolvidos em cada estágio do processo.

Também é útil testar adequadamente o fluxo em condições de baixo risco. Isso cria uma oportunidade para experimentar de forma segura e envolver outros membros da equipe e partes interessadas. Você pode então usar esse feedback para fazer alterações e melhorias no processo antes de implementá-lo em cenários reais de negócios.

Considerações Finais

O pensamento crítico é essencial para criar processos de negócios bem-sucedidos. Onde o design de processos de negócios visa resolver problemas impostos por ineficiências ou áreas que estão faltando, o pensamento crítico possibilita estruturas de resolução de problemas que geram essas soluções.

O design de processos de negócios é um processo em si, exigindo planejamento minucioso, um esboço claro e condições favoráveis para a execução. Em cada estágio do processo de design, o pensamento crítico ajuda a analisar e avaliar informações e, em seguida, aplicá-las para tomar decisões informadas.

Processos de negócios eficientes podem melhorar significativamente o desempenho empresarial e aumentar a lucratividade, portanto, a importância do design inteligente de processos não pode ser subestimada.