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Esta é parte do Guia de Sucesso da Agência, um livro escrito pelo CEO da Blue para todos os proprietários de agências e empresas de serviços profissionais, baseado em sua experiência de 10 anos como fundador de uma agência.

Neste livro, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre como administrar uma agência radicalmente bem-sucedida. Desde fluxo de caixa até gestão de projetos, e construção de relacionamentos com clientes até a redação de propostas vencedoras — tudo está aqui.

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Como um aparte, uma das principais razões pelas quais comecei a Blue foi porque eu tinha um forte desejo de melhorar na gestão dos meus projetos. Tentei usar várias outras ferramentas, mas elas simplesmente não funcionaram para mim, e é por isso que comecei a Blue.

De qualquer forma, vamos começar este capítulo!

Como uma empresa de serviços profissionais, o trabalho de projeto constituirá a maior parte das funções do seu negócio. Sua capacidade de gerenciar projetos de forma eficiente pode, portanto, ser um fator decisivo para que os clientes escolham trabalhar com você – ou seja, quão bem você pode lidar com a iniciação, planejamento e controle de todos os processos necessários para cumprir o contrato.

A gestão de projetos implica uma dependência de entregas tangíveis e intangíveis com prazos finitos, então, embora os projetos eventualmente terminem, a disciplina de gestão de projetos exigirá um acompanhamento consistente. Isso destaca a importância de uma comunicação clara e eficaz.

É vital ter uma técnica para gerenciar projetos que seja consistente em todos os projetos. Isso significa que você pode entrar em qualquer projeto e ver instantaneamente como as coisas estão indo. Deve estar cristalino se um projeto está sendo gerenciado bem ou mal. Isso não significa que não haja diferença entre os projetos, mas que os blocos de construção da gestão de projetos estão em vigor para cada projeto.

Embora existam muitas maneiras diferentes de gerenciar o trabalho, encontrei um método, através de tentativa e erro, que consistentemente fornece os melhores resultados e é claro e fácil de entender tanto para os membros da equipe quanto para os clientes.

Esse método é chamado de Kanban, que é um sistema de manufatura japonês originalmente criado pela Toyota, onde o fornecimento dos vários componentes e peças necessárias para construir um automóvel é monitorado através de um cartão de instruções que é enviado ao longo da linha de produção.

A ideia por trás do Kanban é muito simples: você precisa criar um processo claro para permitir que você complete o que quer que seja o trabalho em questão.

Em um nível básico, isso pode parecer algo como:

• Trabalho que precisa ser feito. Frequentemente chamado de “Backlog”, esta é uma lista de todo o trabalho que precisa ser feito para que o projeto esteja completo.
• Em progresso. Isso é o que está sendo trabalhado atualmente.
• Sob revisão. Isso é o que está sendo verificado por outra pessoa para garantir que o trabalho foi feito com a qualidade correta.
• Concluído. Esta é uma lista histórica de todo o trabalho que foi completado.

O que isso sugere é total transparência em relação a todo o trabalho necessário para completar um projeto. Isso significa a divisão do que precisa ser feito, quem precisa fazê-lo e até quando precisa ser feito. Você pode então modificar o processo básico acima para ajustá-lo mais de perto ao seu processo real.

Se você conseguir construir um sistema como este que seus clientes visualizam em seu próprio tempo, isso reduzirá drasticamente (ou eliminará completamente!) os requisitos de relatórios em muitos projetos. Isso porque o cliente pode fazer login e ver o status do trabalho. Isso também implica que toda a comunicação é feita através de uma plataforma e é transparente para todos os outros no projeto. O problema de não fazer isso é que começa a construir silos de informação, e ninguém sabe onde estão as informações-chave ou onde estão os registros de várias decisões.

Claro, seus processos provavelmente serão um pouco mais complexos do que a abstração simplificada acima, mas isso é um bom começo. É melhor pensar em processos como algo que está constantemente mudando e respondendo à realidade no terreno, não como uma metodologia rígida, imutável e impiedosa que atrapalha o trabalho.

Processo é algo positivo, burocracia é processo fora de controle. A maneira como vejo o processo é que você precisa do menor número de processos necessários para obter os resultados que está buscando.

Finalmente, algumas outras coisas a serem observadas sobre os processos de projeto.

Tenha um mecanismo embutido para capturar perguntas e ideias. Se você não tiver, isso se tornará informal e demorado. O que gostamos de fazer é ter essas listas antes do processo principal, então nosso processo típico de projeto se parece com isso:

• Ideias
• Perguntas
• Backlog (longo prazo)
• Backlog (curto prazo)
• Em Progresso
• Revisão Interna
• Revisão e Ação do Cliente
• Concluído

Adicionamos listas separadas para ideias e perguntas para que sejam fáceis de capturar, e também dividimos nosso backlog em longo prazo e curto prazo para ver facilmente o que está por vir. Isso é especialmente útil se você tiver uma quantidade significativa de trabalho no projeto.

Também temos duas rodadas de revisões, uma interna e a segunda para o cliente. Essa lista do cliente também contém todos os itens que o cliente precisa fazer, como fornecer informações, arquivos, acesso a sistemas, e assim por diante. Isso é ótimo, pois muitas vezes, os clientes não terão seu próprio sistema para gerenciar o que precisam fazer no projeto, e isso fornece uma maneira fácil para eles se manterem organizados.

Ter uma reunião de revisão com seus membros da equipe para passar por todos os seus projetos é uma ótima estratégia para se manter alinhado. Você não precisa cobrir cada detalhe ou ter discussões aprofundadas, é apenas sobre alinhar todos e garantir que todos estejam na mesma página.

Isso realmente ajuda a evitar aqueles momentos de caramba! quando alguém percebe que deixou algo escapar de maneira realmente drástica.

Algo que realmente ajuda se você estiver liderando essas reuniões é preparar a agenda com antecedência e depois escrever os pontos-chave abaixo de cada projeto em formato de lista. Para a próxima reunião, você pode então clonar o documento e garantir que as coisas da semana anterior foram feitas, enquanto também inicia discussões sobre novas questões.

O formato é bastante simples:

Projeto 1.
• O cliente não gostou da opção 1 ou 2, então precisamos criar algo novo. Jack vai fazer isso até quarta-feira.
• Também precisamos começar a planejar a reunião de revisão na quinta-feira. John vai elaborar uma agenda e enviá-la ao cliente.

E assim por diante.

A próxima recomendação chave são as atas da reunião. Embora tediosas, tomar atas precisas da reunião e garantir que sejam enviadas a todos que participaram da reunião, seguidas por uma lista clara de próximos passos, é crucial. Embora as reuniões muitas vezes tenham uma má reputação, há bons usos para elas e a vida de uma empresa de serviços profissionais gira em torno de reuniões. Você se reunirá com sua equipe para revisar o trabalho, se reunirá com o cliente para discutir o trabalho, se reunirá com potenciais clientes para vender trabalho, e terá muitas outras reuniões também.

Se uma reunião não tem resultado, então pode-se argumentar que pode realmente ter sido inútil ter tido essa reunião em primeiro lugar. Ter um conjunto claro de atas da reunião é importante; no entanto, isso é um pouco cansativo às vezes para tomar, organizar e depois enviar para todos.

Um truque que desenvolvemos é usar nosso sistema de gestão de projetos como um sistema ao vivo para tomar notas que se transformam em futuras ações que precisam ser realizadas, seja como tarefas individuais em um backlog ou como itens de checklist dentro de uma tarefa. Isso significa que, à medida que a reunião está acontecendo, ações e feedbacks importantes estão sendo registrados ao vivo no sistema de gestão de projetos e, em seguida, não há necessidade de enviar as atas da reunião separadamente, o que é uma grande economia de tempo.

Como ponto final, também vale a pena considerar a experiência do cliente (esperançosamente superior!) que queremos criar em cada projeto e, em seguida, trabalhar para trás em direção às práticas de gestão de projetos necessárias para possibilitar essa experiência superior.

Existem coisas simples que seus gerentes de projeto podem fazer que serão muito apreciadas por um cliente? Qual é a imagem do perfeito aqui? Como podemos nos aproximar desse ideal?