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Na Blue, não é segredo que adoramos quadros Kanban para gerenciamento de projetos.

Acreditamos que eles são uma maneira fantástica de gerenciar o fluxo de trabalho de qualquer projeto, e ajudam a manter os gerentes de projeto e os membros da equipe sãos!

Por muito tempo, todos nós usamos planilhas do Excel e listas de tarefas para gerenciar o trabalho. Na verdade, essa é uma das nossas principais críticas ao Basecamp, outra plataforma de gerenciamento de projetos. Até eles acabaram adicionando sua própria versão do Kanban para sua plataforma (aviso: infelizmente, eles não fizeram um ótimo trabalho, confira nossa análise que inclui um vídeo explicativo!).

Os quadros Kanban têm uma história interessante. Eles se originaram no Japão, no chão de fábrica, mas agora se tornaram uma ferramenta indispensável que deve estar no bolso de todo gerente de projeto.

Trello foi o software que primeiro popularizou os quadros Kanban para gerenciamento de projetos.

Dito isso, você ainda pode comprar quadros Kanban físicos para sua casa ou escritório!

Então, antes de mergulharmos em como usar quadros Kanban para gerenciamento de projetos, vamos fazer uma rápida revisão de como eles funcionam.

No seu núcleo, um quadro Kanban consiste em colunas que representam etapas de um processo, como "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído". Tarefas individuais são representadas como cartões que se movem de uma coluna para a próxima, oferecendo uma visão imediata do status atual do projeto.

Os quadros Kanban fornecem uma representação visual clara dos itens de trabalho à medida que eles se movem por diferentes etapas de um fluxo de trabalho.

E é essa simplicidade que torna os quadros Kanban incrivelmente eficazes, transformando conceitos abstratos de "trabalho" em unidades tangíveis e gerenciáveis.

Quando se trata de gerenciamento de projetos, essa transparência visual é crucial.

Os quadros Kanban ajudam os membros da equipe a identificar gargalos, priorizar tarefas e alocar recursos de forma eficiente, aumentando a produtividade e reduzindo erros e falhas de comunicação.

Sua natureza visual oferece uma maneira intuitiva para partes interessadas não técnicas acompanharem o progresso do projeto, esclarecendo o status das tarefas e prazos, reduzindo a necessidade de atualizações e reuniões frequentes, e promovendo envolvimento, responsabilidade, transparência e melhoria contínua.

Abordamos os componentes principais do Kanban em nossa análise aprofundada, mas vale a pena refrescar nossas memórias aqui também.

Vamos lá — os componentes principais são:

1. Visualizar o Trabalho: O primeiro passo no Kanban é criar uma representação visual das tarefas. Isso é tipicamente feito usando um quadro Kanban, que delineia diferentes etapas de um fluxo de trabalho — por exemplo, "A Fazer", "Em Progresso" e "Concluído". Essa abordagem visual facilita a compreensão do estado atual do projeto à primeira vista por todos os envolvidos, incluindo membros da equipe não técnicos.
2. Limitar o Trabalho em Progresso (WIP): Um dos princípios críticos do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso. Ao fazer isso, as equipes podem se concentrar em concluir tarefas em vez de equilibrar várias incompletas. Isso ajuda a reduzir gargalos e garante um fluxo de trabalho mais suave.
3. Focar no Fluxo: O Kanban enfatiza a importância de manter um fluxo constante de itens de trabalho. As equipes se esforçam para garantir que as tarefas se movam pelo fluxo de trabalho da maneira mais eficiente possível. Esse foco no fluxo ajuda a identificar e resolver quaisquer interrupções ou ineficiências rapidamente.
4. Melhoria Contínua: Também conhecido como "Kaizen", este princípio incentiva a avaliação e o aprimoramento contínuos dos processos. O Kanban incentiva as equipes a revisarem regularmente seus fluxos de trabalho e a identificarem áreas para melhorias, promovendo um ambiente de crescimento e aprendizado contínuos.

Agora que temos uma ideia clara do que são os Quadros Kanban, vamos discutir alguns dos benefícios de usar Quadros Kanban no Gerenciamento de Projetos, e depois disso, mergulharemos em como usá-los para gerenciamento de projetos.

Benefícios de Usar Quadros Kanban no Gerenciamento de Projetos

Como mencionado anteriormente, na Blue nós ❤️ Quadros Kanban — é por isso que eles são a visualização padrão do projeto quando alguém cria um projeto pela primeira vez na Blue. Acreditamos que, na maioria das vezes, os Quadros Kanban são a melhor maneira de gerenciar o trabalho do projeto.

Então, por que esse romance?

Bem, há muitas razões, e tudo se resume a poder ver o trabalho que está acontecendo de forma mais clara, além de criar uma mudança cultural de mentalidade a longo prazo sobre a própria natureza do trabalho.

Benefício 1 dos Quadros Kanban: Visibilidade Melhorada

Uma das vantagens mais notáveis de usar quadros Kanban é o nível incomparável de visibilidade que eles fornecem.

Ao exibir tarefas e status de projetos em um único quadro, todos os membros da equipe, incluindo partes interessadas não técnicas, podem imediatamente entender o progresso dos projetos em andamento. Essa transparência garante que todos estejam na mesma página, minimizando assim mal-entendidos e falhas de comunicação.

Você não precisa perguntar a ninguém para saber o status mais recente do projeto – desde que todos mantenham o quadro atualizado (mais sobre isso depois!)

Essa ideia de "colocar tudo em um só lugar" é central para como equipes bem-sucedidas adotam Quadros Kanban em geral, e Blue especificamente.

Benefício 2 dos Quadros Kanban: Melhor Gerenciamento de Fluxo de Trabalho

Os quadros Kanban também são incrivelmente eficazes na gestão de fluxos de trabalho. Ao dividir projetos em tarefas gerenciáveis e etapas visuais, as equipes podem rapidamente identificar gargalos e otimizar continuamente seus processos. Essa abordagem ágil garante que o trabalho flua suavemente desde a concepção até a conclusão, reduzindo o tempo ocioso e aumentando a produtividade.

Benefício 3 dos Quadros Kanban: Colaboração Aprimorada

A colaboração é a pedra angular do gerenciamento de projetos bem-sucedido e do grande trabalho em equipe, e os quadros Kanban facilitam isso ao fornecer o espaço para colaborar.

Claro, ainda haverá bate-papo em equipe, algumas reuniões individuais, notas adesivas nas mesas das pessoas. Mas, o quadro Kanban é onde as atualizações significativas vão, e onde você pode esperar encontrar informações compartilhadas.

Isso também significa que o plano do projeto não é um documento secreto que vive em uma planilha do Excel no laptop do gerente de projeto, pronto para ser apresentado a cada revisão mensal ou trimestral como uma arma mortal.

Você quer dizer — estávamos atrasados e nem sabíamos? Nos comprometemos com algo há três meses e nem começamos a trabalhar nisso?

Ai.

Benefício 4 dos Quadros Kanban: Carga Cognitiva Reduzida

Esse é frequentemente um benefício subestimado de usar uma plataforma de gerenciamento de trabalho.. Em vez de fazer com que todos mantenham tudo em suas cabeças, e depois tenham muitas reuniões e "sincronizações" para se manterem atualizados, todos podem dormir bem à noite sabendo que tudo está registrado.

Tudo está documentado, permitindo que os membros da equipe se concentrem no trabalho em si, em vez de se preocuparem em rastreá-lo.

Isso também cria essa mudança cultural em direção à melhoria contínua. A gestão percebe que os projetos não são apenas "um grande empurrão", mas na verdade a soma de centenas ou talvez até milhares de decisões e tarefas.

E também há um movimento implícito em direção a limites de trabalho em progresso. Afinal, se você vê 200 itens que estão atualmente "em progresso", isso é sem sentido. Ninguém está trabalhando em 200 coisas ao mesmo tempo, o que levanta a questão do que está realmente sendo trabalhado e o que está bloqueado por outras dependências, falta de aprovação ou requisitos pouco claros.

Como usar Quadros Kanban para Gerenciamento de Projetos

Ok, finalmente chegamos aqui.

Vamos contar um segredo. Não há um verdadeiro segredo para usar Quadros Kanban para gerenciamento de projetos.

Você deve rastrear o gerenciamento do seu projeto da mesma maneira que qualquer outro processo! Isso pode parecer um pouco absurdo — certamente como a Toyota gerenciou sua linha de produção no Japão pós-guerra dos anos 1940 não é como eu deveria gerenciar meu projeto de marketing de crescimento em 2024.

Bem...sim e não.

O processo de criar processos é o mesmo, o processo final, é claro, é diferente.

Então, primeiro as coisas, você precisa considerar o processo compartilhado que cada item de trabalho vai passar. Não considere casos extremos, padrões de ramificação ou qualquer uma dessas coisas sofisticadas.

Apenas imagine: se tudo correr bem, o que uma "unidade" típica de trabalho passaria em termos de processo, desde o momento em que é concebida até quando é marcada como concluída?

A maioria dos projetos de conhecimento tem uma forma semelhante. Por projetos de conhecimento, queremos dizer projetos cujo principal resultado são ideias, palavras ou código.

• Ideias: Geração inicial de ideias e conceitos.
• Backlog (Longo Prazo): Itens que são importantes, mas não urgentes.
• Backlog (Curto Prazo): Itens que precisam ser abordados em breve.
• Em Progresso: Trabalho que está sendo feito ativamente.
• Em Revisão: Trabalho que precisa de verificações de qualidade ou feedback.
• Revisão do Cliente: Isso é opcional, dependendo se é um projeto para cliente.
• Concluído: Tarefas completadas que atenderam a todos os requisitos.

Em seguida, a próxima coisa que você precisa considerar é os metadados que precisa coletar para cada unidade de trabalho.

Esses serão seus "campos".

Na [Blue], dividimos os campos em campos padrão e campos personalizados.

Nossos campos padrão são:

• Nome: O nome do item de trabalho.
• Data de Início/Fim: As datas de início e fim do item de trabalho.
• Responsáveis: Os membros da equipe que estão trabalhando no item de trabalho.
• Tags: Palavras-chave ou categorias que descrevem o item de trabalho.
• Dependências: Outros itens de trabalho dos quais este item depende.

Temos também muitos campos personalizados adicionais que são configuráveis com base no tipo de projeto ou processo que está sendo trabalhado:

• Texto de Linha Única: Um campo para inserir um texto curto.
• Texto de Múltiplas Linhas: Um campo para inserir um texto mais longo.
• URL / Link: Um campo para inserir um endereço da web ou hyperlink.
• Moeda: Um campo para inserir valores monetários.
• País: Um campo para selecionar um país.
• Data: Um campo para inserir uma data.
• Fórmula: Um campo para valores calculados com base em outros campos.
• Arquivo: Um campo para fazer upload e anexar arquivos.
• Seleção Única: Um campo para selecionar uma única opção de uma lista.
• Seleção Múltipla: Um campo para selecionar várias opções de uma lista.
• Localização / Mapa: Um campo para inserir informações geográficas.
• Número de Telefone: Um campo para inserir um número de telefone.
• Email: Um campo para inserir um endereço de e-mail.
• Avaliação por Estrelas: Um campo para dar uma classificação de até cinco estrelas.
• Caixa de Seleção: Um campo para valores binários sim/não ou verdadeiro/falso.
• Número: Um campo para inserir valores numéricos.
• Porcentagem: Um campo para inserir valores percentuais.
• ID Único: Um campo para gerar um identificador único.
• Referência: Um campo para vincular a outro registro ou entrada.
• Busca: Um campo para recuperar informações de outra tabela ou lista.
• Duração: Um campo para inserir um período de tempo.

E com base nas necessidades únicas do seu projeto, você precisa decidir quais desses campos deve ter.

Por exemplo, se você estiver fazendo um projeto de redesign de site, então você gostaria de ter um campo personalizado para "URL" para cada item de trabalho, para que a URL específica do recurso ou página possa ser acessada diretamente.

Uma vez que você tenha criado seu processo e campos personalizados, você precisa criar seu plano de trabalho real, frequentemente chamado de EAP.

Uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta essencial de gerenciamento de projetos que divide um projeto em seções gerenciáveis, garantindo clareza e organização.

Primeiro, identifique os principais entregáveis do projeto, como "Design", "Desenvolvimento" e "Teste" para um projeto de redesign de site. Em seguida, divida esses entregáveis em tarefas menores e gerenciáveis. Por exemplo, sob "Design", as tarefas podem incluir "Criar Wireframes", "Desenvolver Protótipos" e "Revisar Designs". Certifique-se de que as tarefas sejam detalhadas o suficiente para serem gerenciadas, mas não excessivamente granulares para evitar microgerenciamento.

Considere versionar os entregáveis em V1, V2 e V3 para desenvolvimento iterativo e melhoria contínua. Por exemplo, "Desenvolver Protótipos V1" pode envolver funcionalidades básicas, "Desenvolver Protótipos V2" pode incluir melhorias com base no feedback dos usuários, e "Desenvolver Protótipos V3" poliria o design final. Essa abordagem garante aprimoramento progressivo e melhor controle de qualidade.

Atribua recursos a cada tarefa para esclarecer responsabilidades e garantir a disponibilidade de recursos. Defina marcos para marcar estágios significativos do projeto, como "Conclusão do Design", "Conclusão do Desenvolvimento" e "Lançamento do Projeto". Estime o tempo e os custos para cada tarefa para ajudar a planejar o cronograma e o orçamento do projeto.

Crie uma estrutura hierárquica para organizar visualmente as tarefas. Use ferramentas como um quadro Kanban para representar essa hierarquia, ajudando a entender e gerenciar melhor o escopo e a complexidade do projeto.

Um plano de EAP melhora a organização ao fornecer uma visão clara e estruturada do projeto. Ele divide o projeto em tarefas gerenciáveis, facilitando o rastreamento e o gerenciamento eficaz. A comunicação aprimorada garante que todos os membros da equipe entendam seus papéis e responsabilidades.

A alocação eficaz de recursos é alcançada por meio de uma EAP, prevenindo sobrecarga ou subutilização de recursos. Isso também permite um rastreamento preciso do progresso, tornando mais fácil monitorar o progresso em relação ao plano do projeto e abordar problemas precocemente.

Em resumo, um plano de EAP bem elaborado é essencial para o gerenciamento bem-sucedido de projetos. Ele fornece clareza, melhora a comunicação, garante a utilização eficaz de recursos e, em última análise, leva à conclusão bem-sucedida do projeto.

Estratégia de Priorização de Tarefas

Primeiro: por que priorizar?

Bem, porque os recursos são escassos.

Nunca temos tempo, dinheiro, pessoas ou saúde mental suficientes para fazer tudo que um projeto (ou o mundo!) exige de nós.

Isso significa que temos que fazer concessões. Temos que fazer julgamentos de valor. O que é mais importante, o que é menos? O que precisa ser feito agora, o que pode ser feito depois, ou talvez não seja necessário fazer?

Esse último ponto é muito importante. Muitas vezes, como gerentes de projeto, podemos ficar tão presos no modo "entrega" que esquecemos por que estamos fazendo o projeto em primeiro lugar.

Isso significa que focamos demais em resultados em vez de resultados finais. Tratamos o projeto como um grande exercício de marcar caixas, em vez de tentar entender qual é o futuro que estamos tentando criar.

É por isso que às vezes é aceitável olhar para uma tarefa e decidir que ela não é mais necessária e que deve ser cortada.

No entanto, isso requer coragem, especialmente quando há contratos e clientes envolvidos. No entanto, a longo prazo, fazer a coisa certa alinha os interesses de todos.

Ok, agora sabemos que seremos forçados a priorizar, mas como fazemos isso praticamente em um quadro kanban?

Vamos supor que você tenha priorizado, agora você quer deixar suas prioridades claras para o resto da equipe.

Bem, você pode simplesmente criar uma nova coluna em seu processo (lembre-se, dissemos que você deve ser flexível com seu processo!) chamada "Prioridade" e colocar todas as coisas que são prioridade nessa lista.

Em seguida, marque-as ou pinte-as de vermelho, já que todos associam essa cor à urgência e importância. É importante marcá-las, porque quando esses itens de trabalho se moverem para "em progresso" ou "em revisão", eles não estarão mais na lista de "prioridade", então você precisa de algo que os marque claramente como itens prioritários.

Conclusão

Os quadros Kanban são uma ferramenta inestimável para o gerenciamento de projetos. Eles fornecem transparência visual clara, melhoram o gerenciamento de fluxo de trabalho, aprimoram a colaboração e reduzem a carga cognitiva. Ao dividir projetos em tarefas gerenciáveis e etapas visuais, as equipes podem rapidamente identificar gargalos e otimizar continuamente seus processos.

Se você deseja experimentar o poder transformador dos quadros Kanban, considere experimentar a Blue. Nossa plataforma é projetada para tornar o gerenciamento de projetos intuitivo e eficaz.

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