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A questão chave é que muitos líderes confundem negócios com estar ocupado. Estar ocupado não significa automaticamente que você está sendo eficaz, e muitas vezes pode significar exatamente o oposto.

Se um líder realmente percebe que tem muito tempo livre, então isso é um sinal de que está fazendo um bom trabalho e que tudo está funcionando sem problemas.

"Contrate uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho difícil, porque ela encontrará uma maneira fácil de fazê-lo."

~ Bill Gates.

Gastamos tempo demais lidando com as tarefas mais fáceis, em vez de trabalhar no que realmente importa.

Então, a pergunta chave que devemos sempre fazer é:

O Que Fazer a Seguir?

A realidade da liderança é que, se você tentar lidar com tudo na sua lista de afazeres, pode facilmente acabar trabalhando mais de 100 horas por semana, e isso pode levar a um rápido esgotamento e a uma falta geral de eficácia.

Negócios não são uma corrida de velocidade, mas uma maratona. Sempre haverá muito a fazer, então o truque é construir uma estrutura para olhar as coisas e garantir que você possa escolher a coisa mais importante para trabalhar.

Imagine que você tem uma mangueira de jardim e há muita água passando por ela. As coisas estão ótimas, e você pode fornecer água para todas as plantas do seu jardim sem muito esforço. Sorria com contentamento interior, termine mais cedo e relaxe!

No entanto, se o fluxo de água estiver bloqueado e apenas gotejar lentamente, então você pode precisar passar o dia todo regando seu jardim, a menos que conserte o problema subjacente, o nó na mangueira que está impedindo o fluxo de água.

E ainda assim, muitos de nós estamos contentes em passar mais e mais tempo regando o jardim, em vez de parar o que estamos fazendo e focar naquela única tarefa importante que fará a diferença.

Esse ponto chave é chamado de Ponto de Restrição. É tudo o que está impedindo sua organização de avançar rapidamente e alcançar resultados incríveis, e isso deve ser o foco principal de todos os líderes, porque é tão importante que não deve ser delegado.

Na verdade, eu diria que todo o trabalho que não está no Ponto de Restrição é, na verdade, uma perda de tempo para os líderes e deve ser delegado ou ignorado.

Muitos líderes caem na armadilha da alocação uniforme de tempo, onde tentam agradar todos os grupos de interesse com atenção. Eles passarão tempo com todos:

• Conselho de Administração
• Acionistas
• Relatórios Diretos
• Funcionários
• Clientes
• Fornecedores
• Parceiros
• Prospectos

O problema aqui é que, ao diluir sua atenção entre tantos grupos, eles não conseguem passar muito tempo no Ponto de Restrição.

Isso é mais óbvio quando comparamos um CEO Trabalhador que agrada todos os grupos acima, com o CEO Preguiçoso que se concentrará principalmente no Ponto de Restrição.

O CEO Preguiçoso passará de 50% a 80% de seu tempo no Ponto de Restrição, enquanto o CEO Trabalhador poderá gastar talvez 5% ou 10% de seu tempo nessa tarefa.

O CEO Preguiçoso descobrirá e removerá pontos de bloqueio chave para os negócios cinco a dez vezes mais rápido do que o CEO Trabalhador!

Então, um conselho aqui: ignore departamentos, indivíduos e divisões que estão indo bem, eles não precisam de você!

Como Lidar com o Ponto de Restrição

Há uma abordagem extremamente óbvia e simples para lidar com questões que são Pontos de Restrição:

1. Encontre o que é um Ponto de Restrição.
2. Resolva-o!
3. Passe para outra pessoa gerenciá-lo e siga em frente.

No entanto, quando dizemos "Resolva-o!", não queremos dizer uma solução temporária, mas um sistema, uma solução permanente que garanta que esse problema ou tipo de problema não acontecerá novamente, e que outra pessoa possa resolvê-lo facilmente da próxima vez, seguindo processos simples. Se você pensar sobre isso, esse tipo de comportamento realmente se acumula ao longo do tempo, porque quanto mais problemas desse tipo surgem, melhor a organização se torna em resolvê-los e corrigi-los permanentemente, e os benefícios se acumulam ao longo do tempo.

Encontrando o Ponto de Restrição

Quando dizemos que alguém deve usar diferentes chapéus, queremos dizer ter diferentes modelos mentais para lidar com diferentes situações. Ter uma ampla variedade de ferramentas mentais para resolver problemas é uma grande vantagem, porque você não se depara com o problema de que tudo é um prego:

"Se sua única ferramenta é um martelo, então todo problema parece um prego." ~ Abraham H. Maslow.

Então, vamos examinar os cinco modelos mentais que você pode usar quando estiver trabalhando no Ponto de Restrição.

O Chapéu do Aprendiz

Ter uma mentalidade de aprendizado como líder é talvez uma das coisas mais importantes que você pode fazer, por várias razões.

Primeiro, isso estabelece um ótimo exemplo para o resto da organização, e pode-se argumentar que, nesta economia globalizada e de ritmo acelerado, o aprendizado organizacional é talvez o único verdadeiro diferenciador.

Em segundo lugar, a data de validade do conhecimento está se tornando cada vez mais curta. É bastante interessante pensar que na data da redação, 2018, toda a indústria de telefonia e aplicativos existe há apenas dez anos, e houve muitas micro-revoluções durante esse tempo. Portanto, tudo o que você sabe agora pode não ser tão útil em alguns anos.

Na Blue, tentamos institucionalizar isso por meio de certas coisas:

• Cursos. Qualquer um pode solicitar a compra de qualquer curso online relacionado à profissão, e nós o compraremos.
• Compra de Livros. Qualquer um na Blue pode comprar um livro e ser reembolsado pelo valor total.

"Quem para de aprender fica velho, seja aos vinte ou oitenta. Quem continua aprendendo permanece jovem. A maior coisa na vida é manter sua mente jovem." ~ Henry Ford.

O Chapéu do Arquiteto

Imagine três construtores, todos trabalhando no mesmo canteiro de obras.

Você pergunta ao primeiro o que ele está fazendo, e ele responde: "Estou fazendo um trabalho, para ganhar algum dinheiro."

Você pergunta ao segundo construtor o que ele está fazendo, e ele responde: "Estou construindo uma parede."

Você pergunta ao terceiro construtor o que ele está fazendo, e ele responde: "Estou construindo uma catedral."

É assim que devemos pensar quando estamos usando o chapéu do Arquiteto. Trata-se de pensar na imagem de longo prazo, na visão, e conectar o que você está fazendo agora aos resultados que deseja ver a longo prazo.

O ponto chave aqui é que alguém pode desperdiçar uma enorme quantidade de esforço em uma estratégia ruim e não chegar a lugar nenhum, e, inversamente, você pode ter um esforço moderado em uma ótima estratégia e obter resultados incríveis sem muito esforço.

Especificamente em termos de negócios, você deve pensar em:

• Como ser diferente? É improvável que você não tenha concorrentes, então como criar e comunicar claramente o que torna sua organização diferente de todas as outras.
• Pergunte a si mesmo o que não mudará a longo prazo. É tentador sempre focar em coisas novas, mas garantir que você entenda quais são os fatores estáveis em sua indústria e continuar investindo neles é algo que muitas vezes é negligenciado. Afinal, ninguém vai acordar em dez anos e desejar que seu produto fosse mais difícil de usar, demorasse mais para ser entregue ou fosse mais caro.
• Desenvolvendo uma Oferta Mafia. Essencialmente, construir ofertas para seus vários grupos de interesse que sejam difíceis de recusar, mas não por extorsão, mas porque a oferta é tão boa.

Se você ainda não é um líder, ainda pode aplicar esse modelo mental ao seu próprio trabalho, fazendo as seguintes duas perguntas:

1. Você entende a missão e a visão da sua empresa?
2. Seu trabalho, no dia a dia, está relacionado a isso?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for "não", então você deve parar o que está fazendo e começar a fazer algumas perguntas.

O Chapéu do Engenheiro

Se você está usando o chapéu do Arquiteto, você está perguntando "O que", então, quando você está usando o chapéu do Engenheiro, você está perguntando "Como".

Especificamente, como eu crio uma ótima experiência para todos que entram em contato com nossa organização, especialmente clientes.

Em 2017, a indústria aérea alcançou um feito incrível. Não houve mortes de passageiros em voos comerciais. Isso é impressionante quando você pensa que houve mais de 4 bilhões de viagens individuais em 36,8 milhões de voos naquele ano. Para colocar isso em perspectiva, provavelmente era mais perigoso andar na rua naquele ano do que voar em um avião.

Então, como eles conseguiram isso?

Bem, com um foco obsessivo em procedimentos e listas de verificação, para cada situação potencial, de modo que, quando as coisas inevitavelmente dão errado, a probabilidade de um incidente fatal é minimizada.

Na Mäd, temos um sistema inteiro dedicado a construir SOP (Procedimentos Operacionais Padrão) que ajuda nossa equipe a criar um trabalho de alto nível de forma consistente.

Eu recomendo fortemente que você crie seu próprio conjunto, você colherá os benefícios imediatamente.

O Chapéu do Coach

Em muitas empresas, as equipes são informadas de que são como uma "família".

No entanto, eu prefiro muito mais a analogia de uma empresa como um time esportivo profissional, e o líder como o treinador principal, com a responsabilidade chave de encontrar e desenvolver os melhores talentos, e cortar os que não estão performando.

Depois de tudo, a realidade é que, à medida que um negócio evolui, certas pessoas acabam sendo más adaptações e devem ir encontrar carreiras em outro lugar, mas isso não é o que acontece em uma família!

Se o Pequeno Johnny tem maneiras de mesa consistentemente ruins, seus pais não o sentam e dizem: "Olha, tentamos isso por seis anos, mas obviamente não está funcionando, você ainda não aprendeu a se comportar à mesa, então, infelizmente, teremos que te cortar da família."

Então, se você diz aos membros da equipe que eles são família, e depois eles são demitidos, eles se sentirão irritados, envergonhados e, com razão, traídos. Se, no entanto, você tratar o negócio como um time esportivo, então todos serão mais compreensivos, e eles poderão se concentrar em encontrar outra carreira em outro lugar.

Dito isso, eu realmente acredito que o trabalho deve ser divertido. Inevitavelmente, passamos muito tempo no trabalho, e ter um ambiente divertido onde um ótimo trabalho é realizado é de extrema importância.

O Chapéu do Jogador

Frequentemente, um líder é um grande performer individual, que é o que os levou a se tornarem líderes em primeiro lugar, e é natural que eles ocasionalmente entrem em ação e sujem as mãos e realmente façam o trabalho central que seu negócio exige.

Essa é uma maneira fantástica de ganhar insights adicionais, além de desenvolver empatia com as pessoas que realmente fazem o trabalho todos os dias, e como suas vidas de trabalho podem ser melhoradas.

Isso também pode ser ótimo em uma emergência se, de repente, houver uma carga de trabalho grande ou alguém estiver ausente.

No entanto, os líderes devem ter cuidado para não usar demais seu chapéu de Jogador, especialmente se for para cobrir membros da equipe que estão com desempenho abaixo do esperado. A prioridade nesse caso deve ser resolver o problema de desempenho, não cobrir o membro da equipe.

Alguns Exemplos

Se você não sabe por onde começar em termos de encontrar e corrigir Pontos de Restrição, então isso significa que o Ponto de Restrição agora é você, e a coisa mais importante que você deve fazer é melhorar e aprender o máximo possível.

Se você suspeita que tem problemas de modelo de negócios, então o chapéu do Arquiteto é o mais apropriado, e os seguintes pontos valem a pena explorar:

• Falta de Momentum: Se você não está crescendo acima da inflação ano após ano, e o crescimento é difícil, então você provavelmente está sofrendo de falta de momentum.
• Intensivo em Capital: Se você está comprando receita (ou seja, gastando $1,50 para obter $1 de clientes) ou se precisa ir ao banco toda vez que recebe um novo grande pedido, então isso é definitivamente um ponto de restrição.
• Baixas Margens Brutas ou Lucros: Se sua margem bruta é inferior a 50%, ou se seus lucros são inferiores a 20%, então isso está te segurando.
• Baixa receita recorrente: Se 50% da sua receita não é recorrente, então isso pode ser um Ponto de Restrição.

Se você acredita que problemas de equipe são o que está te segurando, então coloque seu chapéu de Coach e olhe para o seguinte:

• Você recontrataria um funcionário atual agora? Se não, então ele deve ir.
• Você lutaria para manter um funcionário atual se ele dissesse que ia sair? Se não, então ele deve ir.
• Se, como organização, há pouco compromisso com o aprendizado, então isso vale a pena investigar.
• Se indivíduos estão colocando a si mesmos ou seus departamentos acima da empresa, então muitas vezes isso significa que há pouca alinhamento.
• Se ideias e energia não sobem para você o tempo todo, e se você pede feedback e recebe pouco em troca, então isso significa que sua equipe não se importa tanto, e isso é algo a ser abordado também.

Se você acha que pode ter problemas de processo, então use o Chapéu do Engenheiro e comece perguntando:

• Estamos entregando nossos produtos ou serviços com a qualidade que nossos clientes esperam?
• Além disso, se você tem uma necessidade recorrente de contratar estrelas para cada posição, então isso também pode ser motivo de preocupação. Um ótimo processo permite que até mesmo performers moderados façam um bom trabalho. Pense no McDonald's, que conseguiu construir uma marca global de bilhões de dólares, empregando principalmente adolescentes desmotivados que são pagos por hora.

Resumo

Então, o ponto chave a ser levado:

• O Ponto de Restrição é tudo o que está impedindo o negócio de avançar.
• Os líderes devem trabalhar no Ponto de Restrição o máximo possível, não espalhar seu tempo entre todos os stakeholders de maneira uniforme.
• Descubra os problemas chave.
• Resolva esses problemas de maneira permanente.
• Transfira a responsabilidade para outra pessoa.
• Repita.