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Hoje em dia, ter uma plataforma de gestão de projetos poderosa é essencial. Há muitas coisas acontecendo para confiar apenas em planilhas do Excel, post-its e e-mails.

Dito isso, implementar uma plataforma de gestão de projetos poderosa é apenas metade da batalha. A outra metade é realmente utilizá-la de forma eficaz. É aqui que a criatividade e o pensamento estratégico entram em cena, permitindo que sua equipe se torne significativamente mais produtiva e eficaz.

Uma das características mais transformadoras da Blue são suas robustas capacidades de automação.

As automações são incrivelmente poderosas porque simplificam tarefas repetitivas, economizam tempo valioso e garantem consistência em seu fluxo de trabalho.

Ao automatizar processos rotineiros, os gerentes de projeto podem mudar seu foco de se perder nos detalhes para se concentrar em elementos mais estratégicos de seus projetos, como planejamento, resolução de problemas e coordenação da equipe.

Nosso objetivo neste artigo é apresentar algumas das automações de projeto mais populares e úteis que identificamos por meio de uma análise de centenas de milhares de projetos em nossa base de clientes. Esses exemplos ilustrarão como a automação pode melhorar significativamente seus esforços de gestão de projetos, permitindo que você trabalhe de forma mais inteligente e alcance melhores resultados.

Continue lendo para descobrir as principais automações de gestão de projetos que podem revolucionar a maneira como você trabalha com a Blue.

Automação de Gestão de Projetos Marcar como Completo

Esta é talvez uma das automações mais básicas que você pode criar na Blue, mas também uma que economizará uma enorme quantidade de tempo.

Essencialmente, sempre que você marcar um registro ou tarefa como concluído, essa automação o move para a lista de "concluídos". Por outro lado, se você mover uma tarefa para a lista "concluídos", ela a marcará automaticamente como completa.

Este é um exemplo perfeito de como até mesmo automações menores podem ser altamente eficazes. Pense nisso: em uma empresa em um determinado ano, milhares ou talvez dezenas de milhares de tarefas precisam ser rastreadas, e, esperançosamente, a maioria delas será marcada como concluída. Embora marcar algo como concluído possa levar apenas alguns segundos, isso pode somar várias horas por ano de ações que você não precisa realizar.

Ao automatizar esse processo simples, você pode economizar um tempo significativo e garantir que suas listas de tarefas estejam sempre atualizadas sem nenhum esforço extra. Essa pequena automação pode levar a um rastreamento de projetos mais consistente e permitir que você se concentre em aspectos mais importantes do seu trabalho.

Detalhes da automação:

• Gatilho: Um Registro é Marcado como Completo
• Ação: Mover Registro para a Lista "Concluídos"

E também:

• Gatilho: Um Registro é Movido para a Lista "Concluídos"
• Ação: Marcar Registro como Completo

Automação de Notificação de Tarefa Atrasada

Um dos maiores desafios na gestão de projetos é que os projetos muitas vezes levam mais tempo do que o planejado. Os atrasos não ocorrem de uma só vez; eles acontecem gradualmente, dia após dia. A cada dia, algo pequeno pode escorregar, e esses pequenos atrasos se acumulam, causando, em última análise, retrocessos significativos que podem se estender por semanas ou até meses além do cronograma original.

Para combater isso, os gerentes de projeto precisam de um sistema que os alerte quando as tarefas estão atrasadas. Esta automação foi projetada para notificar os membros relevantes da equipe assim que a data de vencimento de uma tarefa expirar, garantindo que as tarefas atrasadas sejam tratadas prontamente.

Ao configurar essa automação, você garante que nenhuma tarefa atrasada passe despercebida, permitindo intervenções e ajustes oportunos para manter o projeto no caminho certo. Essa abordagem proativa evita que tarefas escorreguem pelas rachaduras e melhora a responsabilidade entre os membros da equipe.

Detalhes da automação:

• Gatilho: A Data de Vencimento Expirou
• Ação: Enviar Email

Recomendamos que você confira nosso guia sobre como configurar automações de e-mail personalizadas, onde você aprenderá como pode aproveitar qualquer um dos dados nos vários campos personalizados que você configurou em seu projeto.

Automação de SOPs Automáticos

Integrar Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) diretamente em seu fluxo de trabalho de gestão de projetos pode aumentar significativamente a eficiência e a consistência. Uma das maneiras mais poderosas de alcançar isso na Blue é por meio da automação de SOPs Automáticos. Esta automação cria uma lista de verificação detalhada sempre que um registro é movido para uma lista específica, garantindo que todas as etapas necessárias estejam claramente delineadas e atribuídas.

Detalhes da automação:

• Gatilho: Um Registro é Movido para uma Lista Específica
• Ação: Criar Lista de Verificação

A Blue oferece imensa flexibilidade, permitindo que você especifique qualquer lista na ação de gatilho. Isso significa que sempre que um registro é movido para sua lista designada (como "Em Progresso", "Revisão" ou "Aprovação"), uma lista de verificação predefinida é criada automaticamente.

As listas de verificação podem ser tão detalhadas quanto necessário, apresentando vários itens de lista de verificação, cada um com seu próprio responsável e datas de vencimento relativas. As datas de vencimento relativas são particularmente úteis porque se ajustam de acordo com quando a automação é acionada, garantindo que os prazos sejam sempre relevantes.

Essa automação é particularmente impactante porque incorpora SOPs diretamente em seu sistema de gestão de projetos. Em vez de ter SOPs em documentos separados que os membros da equipe podem ignorar, os procedimentos são integrados ao fluxo de trabalho, solicitando ação no momento certo.

Você pode até vincular a criação da lista de verificação à adição de uma tag ao registro. Isso permite que diferentes listas de verificação sejam mapeadas para diferentes tags, garantindo que os procedimentos corretos sejam aplicados às tarefas corretas. Por exemplo, uma tag "QA" poderia acionar uma lista de verificação de QA, enquanto uma tag "Revisão do Cliente" poderia acionar um conjunto diferente de etapas.

Incorporar SOPs dentro da Blue por meio da automação pode melhorar significativamente os resultados do projeto. Ao garantir que cada etapa esteja claramente delineada e atribuída, você reduz o risco de erros e garante que todos os membros da equipe estejam alinhados sobre o que precisa ser feito. Isso não apenas economiza tempo, mas também melhora a responsabilidade e a consistência.

A automação pode ser editada a qualquer momento, afetando as execuções futuras da automação. Além disso, uma vez que uma lista de verificação é criada, ela pode ser modificada conforme necessário, proporcionando flexibilidade para se adaptar às mudanças nos requisitos do projeto.

Automação de Colaboração Interdepartamental

Facilitar a colaboração eficaz entre departamentos é crucial para o sucesso de projetos complexos. Uma maneira eficaz de alcançar isso sem dar aos membros da equipe acesso a todos os detalhes em outros departamentos é automatizar a cópia de registros relevantes entre projetos.

Detalhes da automação:

• Gatilho: Um Registro é Movido para uma Lista Específica
• Ação: Copiar Registro para Outro Projeto

A Blue permite que você especifique qualquer lista na ação de gatilho, tornando essa automação altamente personalizável. Sempre que um registro é movido para uma lista designada, como "Para Revisão", ele é automaticamente copiado para outro projeto onde o departamento relevante pode agir. Isso garante que a informação seja compartilhada de forma fluida sem comprometer a segurança dos dados ou sobrecarregar os membros da equipe com detalhes desnecessários.

Ao usar essa automação, você pode garantir que tarefas e informações críticas sejam compartilhadas entre departamentos de forma eficiente.

Vamos cobrir alguns exemplos para clareza.

Vamos imaginar um departamento de marketing que precisa revisar um design da equipe criativa. Em vez de conceder acesso total ao projeto criativo, que pode inundar o departamento de marketing com TMI (Informação Demais!), você pode simplesmente configurar uma automação que copia um registro de design que a equipe de design estava trabalhando para um projeto dedicado à revisão de marketing-design. A equipe de marketing pode ser notificada, revisar e, quando concluir a revisão, o item pode ser copiado ou movido de volta para o projeto original.

Agora, considere as equipes de desenvolvimento e QA. Quando a equipe de desenvolvimento conclui um recurso que precisa ser testado, em vez de conceder à equipe de QA acesso total ao projeto de desenvolvimento, você pode configurar uma automação. Assim que o registro do recurso é movido para a lista "Pronto para QA", a automação o copia para o projeto de QA. Dessa forma, a equipe de QA tem acesso imediato aos detalhes necessários e pode começar a testar imediatamente. Assim que a equipe de QA termina os testes, ela pode atualizar o registro, e as informações podem ser integradas de volta ao projeto de desenvolvimento. Isso mantém os desenvolvedores focados em tickets que eles realmente podem trabalhar, e o mesmo para a equipe de QA.

Essa automação melhora a colaboração interdepartamental, garantindo que informações relevantes sejam compartilhadas de forma rápida e precisa. Permite que os departamentos trabalhem juntos de forma fluida, mantendo o controle sobre o acesso aos detalhes do projeto. Essa abordagem melhora a coordenação, reduz a má comunicação e garante que todos os envolvidos tenham as informações necessárias para realizar suas tarefas de forma eficaz.

Automação de Escalonamento de Tarefa de Alta Prioridade

Em qualquer projeto, sempre há tarefas que exigem atenção imediata e ação rápida. Essas tarefas de alta prioridade podem impactar significativamente o progresso e o sucesso geral de um projeto, pois estão no caminho crítico do projeto. Garantir que essas tarefas críticas sejam tratadas prontamente é essencial, e é aqui que a automação de Escalonamento de Tarefa de Alta Prioridade entra em cena.

Detalhes da automação:

• Gatilho: Tag é Adicionada ao Registro (Alta Prioridade)
• Ação: Atribuir Alguém, Enviar Email

A Blue permite que você adicione uma tag de alta prioridade a qualquer registro, tornando-o instantaneamente reconhecível como necessitando de atenção urgente. Assim que essa tag é adicionada, a automação é acionada, atribuindo a tarefa a um membro ou membros específicos da equipe e enviando uma notificação por e-mail para alertá-los sobre a nova tarefa de alta prioridade. Recomendamos escolher a cor vermelha brilhante para essa tag!

Imagine que você está gerenciando um projeto com várias tarefas em andamento. Uma dessas tarefas de repente se torna crítica devido a um problema imprevisto ou a uma mudança nos requisitos do cliente. Em vez de notificar e atribuir manualmente essa tarefa, você simplesmente adiciona uma tag "Alta Prioridade" ao registro.

Assim que a tag é adicionada, a automação atribui a tarefa ao membro designado da equipe responsável por lidar com questões urgentes e envia uma notificação por e-mail. Isso garante que a tarefa de alta prioridade seja imediatamente vista e tratada, prevenindo quaisquer atrasos que possam comprometer o projeto.

Essa automação é altamente eficaz por várias razões:

• Atenção Imediata: Tarefas de alta prioridade são instantaneamente trazidas à atenção dos membros relevantes da equipe, garantindo ação rápida.
• Eficiência Aprimorada: Ao automatizar o processo de atribuição e notificação, você economiza tempo e reduz o risco de lacunas na comunicação.
• Responsabilidade Melhorada: Atribuir tarefas automaticamente garante que as responsabilidades estejam claras e que os membros da equipe saibam exatamente o que precisa ser feito.
• Melhor Gestão de Problemas: Ao tratar prontamente tarefas de alta prioridade, você pode evitar que pequenos problemas se transformem em problemas maiores, mantendo assim a saúde geral do projeto.

Conclusão

Esperamos que este artigo tenha sido útil para lhe dar ideias sobre automações específicas que você pode aproveitar para seus projetos e organização. As automações na Blue são ferramentas poderosas que podem simplificar seu fluxo de trabalho, economizar tempo e garantir que sua equipe se concentre em tarefas estratégicas em vez de se perder em atividades rotineiras. Ao implementar essas automações, você pode aumentar a eficiência, melhorar a responsabilidade e alcançar melhores resultados em seus projetos.

Para aprofundar seu entendimento e aproveitar ao máximo as automações de gestão de projetos na Blue, encorajamos você a explorar os seguintes recursos:

• Visão geral das funcionalidades de automações de gestão de projetos na Blue
• Documentação Oficial da Blue sobre automação de gestão de projetos
• Perguntas Frequentes sobre automações de gestão de projetos
• Automação de gestão de projetos para enviar e-mails personalizados a partes interessadas

Ao explorar esses recursos, você pode obter uma compreensão mais profunda de como usar efetivamente as automações na Blue para otimizar seus processos de gestão de projetos. Seja por meio da automação de atribuições de tarefas, envio de notificações ou integração de fluxos de trabalho interdepartamentais, as possibilidades são infinitas.

Obrigado por ler, e esperamos ver como você aproveita essas ferramentas poderosas para levar sua gestão de projetos para o próximo nível. Lembre-se, se você tiver alguma dúvida, ideia ou feedback, pode sempre entrar em contato com a Equipe Blue pelo support@blue.cc