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Os Pedidos de Propostas (RFPs) são uma ferramenta chave que empresas e organizações de todos os tamanhos podem usar para garantir que escolhem os melhores parceiros para quaisquer tarefas e projetos que não são realizados internamente.

A vantagem de um RFP bem estruturado é que ele reduz o risco durante o processo de compra e cria uma plataforma clara para avaliar as diferentes opções disponíveis. Do ponto de vista do vendedor, ele oferece uma compreensão direta das necessidades e objetivos do comprador e garante que as negociações, que normalmente consomem muito tempo e são frustrantes, sejam minimizadas.

Antes do Blue, gerenciamos uma agência e respondemos a centenas de RFPs enviadas a nós por todos, desde organizações governamentais, ONGs e grandes conglomerados multinacionais até startups e pequenas empresas locais. Juntamente com isso, também ajudamos clientes a navegar por decisões de compra complexas e críticas, com milhões de dólares em jogo.

Este guia é baseado nessas experiências, com o objetivo de:

• Criar um caso de negócios convincente sobre por que dedicar tempo para compor um RFP completo é quase sempre uma escolha inteligente.
• Explicar à nossa base de clientes existente o processo que eles devem seguir ao criar um RFP.
• Fornecer aos nossos fornecedores e parceiros atuais e futuros uma visão de como tomamos decisões de compra.

Por que RFPs?

A ideia central por trás de ter um processo de compra estruturado com um RFP em comparação a um processo de compra mais casual é tomar decisões de melhor qualidade.

É isso.

A razão pela qual os RFPs levam a uma melhor tomada de decisão ao escolher entre vários serviços e produtos é que eles forçam a organização compradora a refletir sobre seus objetivos e necessidades e lhes dão uma maneira objetiva de comparar várias alternativas.

Ter vários fornecedores trabalhando com exatamente as mesmas informações permite que o comprador faça uma comparação "maçã com maçã" — ao contrário de um processo não estruturado, onde cada fornecedor simplesmente propõe sua solução ou produto com base em uma compreensão vaga dos requisitos.

A Estrutura de um RFP.

Um RFP bem estruturado fará o seguinte:

• Declarar claramente o que é necessário, bem como o que não é necessário.
• Fornecer a um fornecedor potencial uma compreensão inequívoca dos objetivos da compra e dos principais resultados de sucesso.
• Responder a perguntas frequentes.
• Dar uma indicação clara dos critérios de avaliação e dos cronogramas do processo de compra para que o tempo de ninguém seja desperdiçado.

Nossa estrutura recomendada para a compra de serviços profissionais e para alcançar os objetivos acima é a seguinte:

Introdução.

• Sobre a Empresa. Forneça uma breve visão geral da sua empresa, incluindo área geográfica, principais serviços/produtos, história, etc.
• Propósito & Objetivos do RFP. Declare por que o RFP está sendo enviado.
• Principais Stakeholders. Dê uma lista de stakeholders que estarão avaliando o RFP e observe se há algum tomador de decisão final.
• Cronogramas & Submissões. Liste todas as tarefas, datas e horários importantes pelos quais certas ações devem ocorrer ou ser concluídas.
• Critérios de Avaliação. Forneça a lista de critérios que você usará para avaliar propostas e como planeja ponderar cada componente.

Visão Geral do Projeto.

• Escopo do Trabalho. Liste, em um nível alto, os tipos de atividades que você espera do fornecedor.
• Principais Requisitos. Liste, com o máximo de detalhes possível, os requisitos para o projeto.
• Fora do Escopo. Seja explícito sobre o que você espera que o fornecedor não faça.
• Outras Considerações. Forneça outras considerações em relação ao projeto.
• FAQ. Se durante discussões internas surgirem perguntas que frequentemente aparecem, liste-as aqui.

Formato & Diretrizes da Proposta.

‍Esta seção deve declarar o formato e a composição precisos que você espera receber na proposta dos fornecedores.

O Processo de Compra.

• Crie o RFP. Certifique-se de que todos os envolvidos no projeto estejam cientes de que este documento está sendo criado e solicite suas opiniões sobre pontos-chave.
• Selecione fornecedores para avaliação inicial. Pergunte a organizações parceiras e amigos, e faça sua pesquisa sobre opções locais e internacionais. Sempre que possível, tente incluir um "cavalo de Tróia": ou seja, não um parceiro que você consideraria na primeira análise, mas um que pode oferecer um ângulo, perspectiva ou solução interessante para o seu projeto.
• Faça uma lista curta de fornecedores para enviar o RFP. Entre em contato com cada fornecedor e peça as credenciais da empresa. Observe detalhes importantes, como a rapidez com que respondem, a qualidade das apresentações e o tipo de perguntas que fazem durante a chamada ou reunião inicial. Uma vez que você tenha feito a lista curta dos fornecedores, envie o RFP.
• Sessões de Perguntas e Respostas. Convide os fornecedores a enviar perguntas sobre a proposta ou agende chamadas/reuniões para abordar pontos complexos. Sempre mantenha notas detalhadas das perguntas. Nossa sugestão é ter um documento hospedado online (como um Google Doc) compartilhado com todos os fornecedores que você atualiza com todas as perguntas e respostas, para que todos estejam trabalhando em suas propostas com a mesma compreensão compartilhada.
• Revise a proposta preliminar (opcional). Se você tiver a capacidade interna, convide os fornecedores a enviar uma proposta preliminar uma semana antes da submissão final. É um bom sinal se eles aceitarem a oferta. Envie de volta a proposta com comentários dentro de 24 a 48 horas.
• Pontue as propostas finais. Uma vez que você tenha recebido as propostas finais, revise cada uma cuidadosamente e pontue cada fornecedor de acordo com os critérios de avaliação. Sempre que possível, permita que os fornecedores também apresentem suas propostas por meio de chamada de conferência ou reunião presencial.
• Notifique todos. Uma vez que você tenha finalizado sua decisão e obtido a aprovação dos stakeholders seniores, notifique todos os fornecedores sobre os resultados. Para os fornecedores que não venceram, considere uma chamada ou reunião de acompanhamento para explicar por que eles não ganharam, como se classificaram em comparação com outros fornecedores e como poderiam melhorar em futuras propostas. Isso é extremamente apreciado pelos fornecedores e encerra o relacionamento de forma positiva — você nunca sabe se poderá trabalhar com eles em um projeto futuro.
• Inicie o projeto. Uma vez que você tenha seu parceiro ideal para o projeto, é hora de dar início e focar na execução.

Perguntas Frequentes sobre RFPs.

Quem deve escrever o RFP?

Idealmente, deve ser quem irá gerenciar o relacionamento com o fornecedor ou parceiro escolhido. Os RFPs são melhores quando escritos por uma única pessoa: enquanto os outros membros da equipe podem revisar e comentar sobre várias versões do documento, é importante que uma pessoa assuma total responsabilidade pela qualidade e precisão do RFP. Se a equipe não tiver experiência, se for um projeto muito técnico, ou se o consenso for que um terceiro objetivo seria mais adequado, então você pode contratar consultores especializados como a Mäd para orientar o processo de compra.

Quais são os cronogramas típicos para RFPs?

Novamente, isso depende da indústria em que você está e da complexidade do projeto proposto. De modo geral, você deve definir um cronograma de resposta final de 2 a 4 semanas a partir do dia em que a proposta é enviada.

Você deve aceitar propostas preliminares para feedback?

Permitir que os fornecedores enviem propostas preliminares que serão devolvidas com comentários garante que as propostas finais sejam de uma qualidade significativamente superior. No entanto, dependendo do número de fornecedores que estão concorrendo, isso pode aumentar significativamente a carga de trabalho da equipe de compra. Se eles não tiverem tempo disponível para revisar completamente as propostas preliminares e fornecer feedback significativo, então não vale a pena adicionar essa etapa ao processo.

Quantos fornecedores selecionar?

Isso também está ligado ao ponto anterior sobre a carga de trabalho da equipe de compra. Quanto mais fornecedores você pedir para responder ao RFP, mais trabalho você terá respondendo perguntas, realizando chamadas e reuniões com eles e avaliando as propostas finais. Além disso, fornecedores inteligentes frequentemente perguntarão quantos outros fornecedores estão concorrendo e muitas vezes se recusarão a participar se o número for muito alto, pois a relação risco-recompensa do tempo gasto na proposta em comparação com as chances de ganhar não faz sentido. Normalmente, de 3 a 5 fornecedores é um número apropriado, mas em organizações maiores, você pode querer verificar com o departamento de compras se há regras específicas, pois eles podem ter um número mínimo específico de licitantes exigido para fins de conformidade.

Devo incluir um orçamento?

Este é um tópico divisivo, com vários bons argumentos de ambos os lados. Incluir uma faixa de orçamento indicativa ou um orçamento máximo é positivo porque permitirá que os fornecedores se auto-selecionem em relação à decisão de licitar ou não, e também pode economizar tempo para você e sua equipe, pois você não estará avaliando fornecedores cujo preço final proposto está significativamente acima do seu orçamento máximo. No entanto, se esta for uma compra complexa (ou seja, desenvolvimento de software personalizado) ou um tipo de projeto que é melhor adequado a um modelo de engajamento de tempo e materiais em vez de um preço fixo, então pode não ser uma boa ideia incluir um orçamento específico. Este também é o caso se esta for a primeira vez que você está comprando esse tipo de serviço, você pode não ter informações ou experiência suficientes para definir um orçamento com precisão, e você pode permitir que as várias propostas dos fornecedores lhe dêem uma melhor compreensão dos preços de mercado.

O que deve estar nos critérios de avaliação?

Isso depende do que você mais valoriza em um fornecedor ideal. Se o projeto estiver com pressa, então dê mais peso aos cronogramas e à disponibilidade do fornecedor para começar imediatamente. Se for um projeto estratégico de longo prazo, então você deve valorizar mais a experiência anterior, os currículos da equipe e os estudos de caso. Você pode ver dois exemplos abaixo que têm critérios e pesos diferentes:

Quem deve estar envolvido no processo de pontuação?

Todos que estiveram envolvidos no processo de compra desde o início e tiveram conversas e reuniões com os fornecedores. Stakeholders seniores que não estiveram profundamente envolvidos no processo também podem ser convidados a avaliar a proposta e pontuá-la, ou podem apenas desejar revisar a pontuação final para ajudá-los a tomar a decisão final. Além disso, tanto especialistas internos quanto externos podem ser recrutados para ajudar na pontuação. Por exemplo, a equipe de MarComms pode pedir a um membro do departamento de TI para ajudar na avaliação das escolhas de software de CRM.

Como pontuar os fornecedores?

Para cada critério de avaliação, você deve dar uma pontuação que varia de 0 ao máximo permitido para aquele critério específico. Cada indivíduo envolvido no processo de compra deve avaliar cada fornecedor privadamente, sem compartilhar sua pontuação com outros membros da equipe. Em seguida, a equipe de compra deve compartilhar suas pontuações simultaneamente e calcular uma média da pontuação total para dar a cada fornecedor uma pontuação final com base em todos os critérios de avaliação. Você pode então classificar os fornecedores pela pontuação.

Conclusão.

Esperamos que este guia tenha sido útil para entender a importância de um RFP bem estruturado na ajuda a decisões de compra chave. No mundo dos negócios moderno, é raro que qualquer organização trabalhe isoladamente, portanto, ser capaz de escolher consistentemente parceiros altamente eficazes e especializados é mais crucial agora do que nunca.