A Blue oferece seis funções predefinidas: Administrador da Organização (acesso total ao sistema), Administrador do Espaço de Trabalho (gerencia espaços de trabalho), Membro da Equipe (cria e edita conteúdo), Cliente (monitora o progresso), Fornecedor (direitos de criação limitados), Apenas Comentário (pode apenas comentar) e Apenas Visualização (acesso somente para leitura). Você também pode criar funções personalizadas ilimitadas.

Os Administradores da Organização têm controle total sobre o espaço de trabalho do Blue. Eles podem gerenciar a cobrança, criar e excluir espaços de trabalho, convidar usuários, configurar integrações, acessar todos os espaços de trabalho e dados, e modificar as configurações em toda a organização. Este é o nível mais alto de acesso no Blue.

Os Administradores de Espaço de Trabalho têm controle total dentro dos seus espaços de trabalho designados. Eles podem gerenciar as configurações do espaço de trabalho, convidar e remover membros da equipe, configurar permissões, criar e modificar todo o conteúdo, configurar automações e acessar análises do espaço de trabalho. Eles não podem acessar configurações de nível organizacional ou faturamento.

Os Membros da Equipe podem criar, editar e excluir registros dentro do escopo de suas permissões. Eles podem colaborar em tarefas, fazer upload de arquivos, participar de discussões e visualizar o progresso do espaço de trabalho. Eles não podem modificar as configurações do espaço de trabalho, gerenciar outros usuários ou acessar recursos administrativos.

Os Usuários Clientes têm acesso limitado, mas importante. Eles podem visualizar o progresso do espaço de trabalho, criar novos itens como tarefas ou solicitações, comentar em itens existentes e receber notificações. Eles não podem excluir conteúdo, modificar a estrutura do espaço de trabalho ou acessar discussões internas da equipe.

Usuários apenas de comentários podem visualizar todo o conteúdo ao qual têm acesso e adicionar comentários para colaboração. Eles não podem criar novos registros, editar conteúdo existente ou excluir nada. Este papel é perfeito para partes interessadas que precisam de visibilidade e da capacidade de fornecer feedback sem fazer alterações.

Para atribuir um papel, vá até a aba Pessoas em seu espaço de trabalho, clique no nome de um usuário e selecione seu papel no menu suspenso. Os Administradores da Organização podem atribuir qualquer papel, enquanto os Administradores do Espaço de Trabalho podem apenas atribuir papéis dentro de seus espaços de trabalho. As alterações entram em vigor imediatamente.

Sim, os papéis dos usuários podem ser alterados a qualquer momento pelos administradores. Basta navegar até o perfil do usuário na aba Pessoas e selecionar um novo papel. O usuário ganhará ou perderá permissões imediatamente com base na nova atribuição de papel.

Quando removidos de um espaço de trabalho, os usuários perdem imediatamente o acesso a todos os dados do espaço, incluindo registros, arquivos e discussões. Suas contribuições históricas (comentários, registros criados) permanecem, mas são atribuídas ao seu nome. Eles podem ser re-adicionados a qualquer momento com as mesmas ou diferentes permissões.

Sim, o Blue suporta funções específicas para cada espaço de trabalho. Você pode ser um Administrador de Espaço de Trabalho em um espaço, mas um Membro de Equipe em outro. Essa flexibilidade permite que as organizações mantenham um controle de acesso adequado entre diferentes equipes e iniciativas.

Funções personalizadas permitem que você crie conjuntos de permissões adaptados às necessidades específicas da sua organização. Você pode definir exatamente o que os usuários podem ver e fazer, desde o acesso a listas até permissões de campos individuais, criando funções que correspondem perfeitamente ao seu fluxo de trabalho e requisitos de segurança.

Navegue até Configurações > Papéis de Usuário e clique em 'Criar Novo Papel'. Nomeie seu papel e, em seguida, configure as permissões, incluindo: acesso à lista (visualizar/editar/excluir), visibilidade de campos personalizados, restrições em nível de registro e acesso a recursos específicos. Salve o papel para torná-lo disponível para atribuição.

Funções personalizadas oferecem controle de acesso preciso, segurança aprimorada para dados sensíveis, melhor foco ao exibir apenas informações relevantes, conformidade com regulamentos de proteção de dados e flexibilidade para se adequar à sua estrutura organizacional exata. Elas eliminam o compromisso de usar funções genéricas.

Não, cada usuário pode ter apenas um papel por espaço de trabalho no Blue. No entanto, papéis personalizados podem combinar permissões de vários papéis padrão, oferecendo a flexibilidade de criar papéis híbridos que atendam a requisitos complexos de permissão.

A aba Pessoas é o seu centro de gerenciamento de usuários dentro de um espaço de trabalho. Ela exibe todos os membros do espaço de trabalho, suas funções, status de atividade mais recente e permite que os administradores convidem novos usuários, modifiquem permissões ou removam acessos. É acessível a partir da barra lateral do espaço de trabalho.

Os Administradores de Organização e os Administradores de Espaço de Trabalho podem convidar novos usuários para os espaços de trabalho. Eles podem enviar convites por e-mail, definir funções iniciais e, opcionalmente, incluir uma mensagem de boas-vindas. Membros da Equipe e outros papéis não podem convidar novos usuários.

Apenas Administradores da Organização e Administradores de Espaço de Trabalho podem remover usuários de espaços de trabalho. Administradores da Organização podem remover qualquer pessoa, enquanto Administradores de Espaço de Trabalho podem remover apenas usuários dos espaços de trabalho que gerenciam. Usuários não podem se remover de espaços de trabalho.