Создавайте персонализированные PDF-документы непосредственно из ваших записей.
Эта функциональность особенно полезна для создания счетов-фактур, рабочих заданий, квитанций и других типов документов, требующих профессионального и стандартизированного формата. Используя эту возможность, вы можете оптимизировать процесс документооборота, исключив необходимость вручную перепечатывать информацию в отдельные документы.
Вот видеообзор функции:
Настройка шаблонов PDF
Чтобы начать работу, вам необходимо загрузить шаблон PDF в рамках вашего проекта. Эту задачу могут выполнять только администраторы проекта. Вот как можно настроить шаблон PDF:
- Перейдите к настройкам проекта, нажав на значок настроек проекта рядом с названием проекта в верхней панели.
- В меню настроек проекта найдите раздел "PDF шаблоны".
- Нажмите кнопку "загрузить", чтобы загрузить новый PDF шаблон.
- Перетащите желаемые поля из вашего проекта на шаблон, расположив их в соответствующих разделах документа.
См. ниже таблицу поддерживаемых и неподдерживаемых полей.
| Тип поля | Поддерживается |
|---|---|
| Заголовок | ✅ |
| Описание | ✅ |
| Дата начала | ✅ |
| Срок выполнения | ✅ |
| Исполнители | ✅ |
| Теги | ✅ |
| Флажок | ✅ |
| Дата | ✅ |
| Валюта | ✅ |
| Процент | ✅ |
| Файл | ✅ |
| Формула | ✅ |
| Единичный выбор | ✅ |
| Множественный выбор | ✅ |
| Продолжительность времени | ✅ |
| Поиск | ✅ |
| Однострочный текст | ✅ |
| Многострочный текст | ✅ |
| Телефон | ✅ |
| ✅ | |
| URL | ✅ |
| Местоположение | ✅ |
| Страна | ✅ |
| Рейтинг | ❌ |
| Число | ✅ |
| Уникальный ID | ✅ |
| Ссылка | ✅ |
| Поиск | ✅ |
| Кнопка | ❌ |
| Продолжительность времени | ❌ |
| Конвертация валют | ❌ |
Генерация PDF из записей
После настройки шаблона PDF вы можете генерировать PDF-документы непосредственно из отдельных записей в рамках вашего проекта. Вот как это делается:
- Откройте запись, для которой вы хотите создать PDF-документ.
- В меню записи выберите "Печать".
- Выберите PDF-шаблон, который вы создали ранее, из списка доступных шаблонов.
- Просмотрите предварительный просмотр PDF-документа, чтобы убедиться, что вся информация точно заполнена из записи.
- Выберите желаемый вариант вывода: "Скачать" для сохранения PDF-файла локально или "Печать" для отправки документа непосредственно на подключенный принтер.
Созданный PDF будет включать все соответствующие данные из записи, заполняя соответствующие поля в созданном вами шаблоне. Этот процесс исключает необходимость вручную перепечатывать или копировать информацию, экономя ваше время и снижая риск ошибок.
Варианты использования и преимущества
Возможность генерировать PDF из записей в Blue предлагает несколько преимуществ, включая:
- Выставление счетов: Создавайте профессиональные счета непосредственно из ваших записей продаж или биллинга, обеспечивая точную и актуальную информацию.
- Рабочие задания и отчеты об услугах: Генерируйте подробные рабочие задания или отчеты об услугах для ваших клиентов или внутренних команд, оптимизируя коммуникацию и документооборот.
- Квитанции и подтверждения: Предоставляйте клиентам хорошо отформатированные квитанции или документы подтверждения для их транзакций или бронирований.
- Соответствие требованиям и ведение записей: Ведите всестороннюю документацию для аудиторских следов, целей соответствия или архивирования записей.