Часто вы хотите контролировать свои автоматизации управления проектами
Мы уже обсуждали, как создавать автоматизации электронной почты ранее.
Однако часто в проектах есть заинтересованные стороны, которые должны быть уведомлены только тогда, когда есть что-то действительно важное.
Разве не было бы здорово, если бы существовала автоматизация управления проектами, где вы, как менеджер проекта, могли бы контролировать точно, когда уведомить ключевую заинтересованную сторону нажатием кнопки?
Что ж, оказывается, с помощью Blue вы можете сделать именно это!
Сегодня мы узнаем, как создать действительно полезную автоматизацию управления проектами:
Флажок, который автоматически уведомляет одну или несколько ключевых заинтересованных сторон, предоставляя им весь ключевой контекст того, о чем вы их уведомляете. В качестве бонуса мы также узнаем, как ограничить эту возможность, чтобы только определенные члены вашего проекта могли инициировать это уведомление по электронной почте.
Это будет выглядеть примерно так, когда вы закончите:
И просто отметив этот флажок, вы сможете инициировать автоматизацию управления проектами для отправки пользовательского уведомления по электронной почте заинтересованным сторонам.
Давайте пойдем шаг за шагом.
1. Создайте пользовательское поле с флажком
Это очень просто, вы можете ознакомиться с нашей подробной документацией по созданию пользовательских полей.
Убедитесь, что вы назвали это поле чем-то очевидным, что вы запомните, например, «уведомить руководство» или «уведомить заинтересованных сторон».
2. Создайте триггер автоматизации управления проектом.
На представлении записей в вашем проекте нажмите на маленького робота в правом верхнем углу, чтобы открыть настройки автоматизации:
3. Создайте действие автоматизации управления проектом.
В данном случае нашим действием будет отправка пользовательского уведомления по электронной почте на один или несколько адресов электронной почты. Здесь стоит отметить, что эти люди не обязаны быть в Blue, чтобы получать эти электронные письма, вы можете отправлять письма на любой адрес электронной почты.
Вы можете узнать больше в нашем подробном руководстве по настройке автоматизаций электронной почты
Ваш конечный результат должен выглядеть примерно так:
4. Бонус: Ограничьте доступ к флажку.
Вы можете использовать пользовательские роли в Blue, чтобы ограничить доступ к пользовательским полям с флажками, обеспечивая, чтобы только авторизованные члены команды могли инициировать уведомления по электронной почте.
Blue позволяет администраторам проектов определять роли и назначать разрешения группам пользователей. Эта система имеет решающее значение для поддержания контроля над тем, кто может взаимодействовать с конкретными элементами вашего проекта, включая пользовательские поля, такие как флажок уведомления.
- Перейдите в раздел управления пользователями в Blue и выберите «Пользовательские роли».
- Создайте новую роль, указав описательное название и необязательное описание.
- В разрешениях роли найдите раздел для доступа к пользовательским полям.
- Укажите, может ли роль просматривать или редактировать пользовательское поле с флажком. Например, ограничьте доступ к редактированию для ролей, таких как «Администратор проекта», позволяя новой созданной пользовательской роли управлять этим полем.
- Назначьте вновь созданную роль соответствующим пользователям или группам пользователей. Это гарантирует, что только назначенные лица имеют возможность взаимодействовать с флажком уведомления.
Читать больше на нашем официальном сайте документации.
Реализуя эти пользовательские роли, вы повышаете безопасность и целостность ваших процессов управления проектами. Только авторизованные члены команды могут инициировать критические уведомления по электронной почте, гарантируя, что заинтересованные стороны получают важные обновления без ненужных уведомлений.
Заключение
Реализуя автоматизацию управления проектами, описанную выше, вы получаете точный контроль над тем, когда и как уведомлять ключевых заинтересованных сторон. Этот подход гарантирует, что важные обновления передаются эффективно, не перегружая ваших заинтересованных сторон ненужной информацией. Используя функции пользовательских полей и автоматизации Blue, вы можете оптимизировать процесс управления проектами, улучшить коммуникацию и поддерживать высокий уровень эффективности.
С помощью всего лишь одного простого флажка вы можете инициировать пользовательские уведомления по электронной почте, адаптированные к потребностям вашего проекта, гарантируя, что нужные люди будут информированы в нужное время. Более того, возможность ограничить эту функциональность для определенных членов команды добавляет дополнительный уровень контроля и безопасности.
Начните использовать эту мощную функцию в Blue уже сегодня, чтобы держать ваших заинтересованных сторон в курсе и обеспечить бесперебойную работу ваших проектов. Для получения более подробных шагов и дополнительных вариантов настройки обратитесь к предоставленным ссылкам документации. Удачной автоматизации!