Узнайте, как создать автоматизацию управления проектами для многоразовых контрольных списков.
Во многих проектах и процессах вам может понадобиться использовать один и тот же контрольный список в нескольких записях или задачах.
Однако неэффективно вручную перепечатывать контрольный список каждый раз, когда вы хотите добавить его в запись. Вот здесь вы можете использовать мощные автоматизации управления проектами, чтобы сделать это автоматически!
Напоминаем, что автоматизации в Blue требуют два ключевых элемента:
- Триггер — что должно произойти, чтобы запустить автоматизацию. Это может быть, когда записи присваивается определенный тег, когда она перемещается в определенное
- Одно или несколько действий — в данном случае это будет автоматическое создание одного или нескольких контрольных списков.
Давайте начнем с действия, а затем обсудим возможные триггеры, которые вы можете использовать.
Действие автоматизации контрольного списка
Вы можете создать новую автоматизацию и настроить создание одного или нескольких контрольных списков, как в примере ниже:
Это будут контрольные списки, которые вы хотите создавать каждый раз, когда выполняется действие.
Триггеры автоматизации контрольного списка
Существует несколько способов, как вы можете вызвать создание ваших многоразовых контрольных списков. Вот некоторые популярные варианты:
- Добавление определенного тега: Вы можете настроить автоматизацию так, чтобы она срабатывала, когда к записи добавляется определенный тег. Например, когда добавляется тег "Новый проект", это может автоматически создать ваш контрольный список для инициации проекта.
- Назначение записи: Создание контрольного списка может быть вызвано, когда запись назначается конкретному человеку или любому. Это полезно для контрольных списков по внедрению или процедур, специфичных для задач.
- Перемещение в определенный список: Когда запись перемещается в определенный список на вашей доске проекта, это может вызвать создание соответствующего контрольного списка. Например, перемещение элемента в список "Контроль качества" может вызвать контрольный список QA.
- Пользовательское поле с флажком: Создайте пользовательское поле с флажком и настройте автоматизацию так, чтобы она срабатывала, когда этот флажок установлен. Это дает вам ручной контроль над тем, когда добавлять контрольный список.
- Пользовательские поля с одним или несколькими выборами: Вы можете создать пользовательское поле с одним или несколькими выборами с различными опциями. Каждая опция может быть связана с конкретным шаблоном контрольного списка через отдельные автоматизации. Это позволяет более детально контролировать и иметь несколько шаблонов контрольных списков, готовых для различных сценариев.
Чтобы улучшить контроль над тем, кто может вызывать эти автоматизации, вы можете скрыть эти пользовательские поля от определенных пользователей, используя пользовательские роли. Это гарантирует, что только администраторы проектов или другие уполномоченные лица могут вызывать эти опции.
Помните, что ключ к эффективному использованию многоразовых контрольных списков с автоматизацией — это продуманное проектирование ваших триггеров. Учитывайте рабочий процесс вашей команды, типы проектов, которые вы обрабатываете, и кто должен иметь возможность инициировать различные процессы. С хорошо спланированными автоматизациями вы можете значительно оптимизировать управление проектами и обеспечить согласованность в ваших операциях.