---

Это часть Руководства по успеху агентства, книги, написанной генеральным директором Blue для всех владельцев агентств и профессиональных сервисных компаний, основанной на его 10-летнем опыте в качестве основателя агентства.

В этой книге вы узнаете все, что нужно знать о том, как управлять радикально успешным агентством. От управления денежными потоками до управления проектами, от построения отношений с клиентами до написания выигрышных предложений — здесь есть все.

---

В качестве отступления, одной из основных причин, по которой я начал Blue, было мое сильное желание улучшить управление своими проектами. Я пробовал использовать различные другие инструменты, но они просто не работали для меня, и именно поэтому я начал Blue.

В любом случае, давайте начнем эту главу!

Как профессиональная сервисная компания, проектная работа составит основную часть ваших бизнес-функций. Ваша способность эффективно управлять проектами может стать решающим фактором в том, выберут ли клиенты работать с вами — то есть, насколько хорошо вы можете справляться с инициацией, планированием и контролем всех процессов, необходимых для выполнения контракта.

Управление проектами подразумевает зависимость от материальных и нематериальных результатов с конечными сроками, поэтому, хотя проекты в конечном итоге заканчиваются, дисциплина управления проектами потребует постоянного отслеживания. Это подчеркивает важность четкой и эффективной коммуникации.

Крайне важно иметь технику управления проектами, которая будет последовательной для всех проектов. Это означает, что вы можете перейти к любому проекту и мгновенно увидеть, как идут дела. Должно быть совершенно ясно, хорошо ли управляется проект или плохо. Это не означает, что между проектами нет различий, но что строительные блоки управления проектами присутствуют для каждого проекта.

Хотя существует множество различных способов управления работой, я нашел один метод, через проб и ошибок, который постоянно дает лучшие результаты и является ясным и понятным как для членов команды, так и для клиентов.

Этот метод называется Kanban, который является японской производственной системой, изначально созданной Toyota, где поставка различных компонентов и частей, необходимых для сборки автомобиля, контролируется с помощью инструкции, которая отправляется вдоль производственной линии.

Идея Kanban очень проста: вам нужно создать четкий процесс, чтобы завершить любую работу, которая стоит перед вами.

На базовом уровне это может выглядеть следующим образом:

• Работа, которую нужно выполнить. Часто называется «Бэклог», это список всей работы, которую нужно выполнить, чтобы проект был завершен.
• В процессе. Это то, над чем в данный момент ведется работа.
• На проверке. Это то, что проверяется кем-то другим, чтобы убедиться, что работа выполнена в соответствии с необходимым качеством.
• Готово. Это исторический список всей работы, которая была завершена.

Это намекает на полную прозрачность в отношении всей необходимой работы для завершения проекта. Это означает разбивку того, что нужно сделать, кто должен это сделать и к какому сроку это должно быть сделано. Затем вы можете изменить базовый процесс выше, чтобы он более точно соответствовал вашему фактическому процессу.

Если вы сможете создать такую систему, которую ваши клиенты смогут просматривать в удобное для них время, это значительно сократит (или полностью устранит!) требования к отчетности по многим проектам. Это связано с тем, что клиент может войти в систему и увидеть статус работы. Это также подразумевает, что вся коммуникация осуществляется через одну платформу и прозрачна для всех остальных участников проекта. Проблема с тем, что этого не делать, заключается в том, что начинают формироваться информационные силосы, и никто не знает, где находится ключевая информация или где хранятся записи различных решений.

Конечно, ваши процессы, скорее всего, будут несколько более сложными, чем упрощенная абстракция выше, но это хорошее начало. Лучше всего думать о процессах как о чем-то, что постоянно меняется и реагирует на реальность на месте, а не как о жесткой, неизменной и безжалостной методологии, которая мешает работе.

Процесс — это положительная вещь, бюрократия — это процесс, вышедший из-под контроля. Я рассматриваю процесс как необходимость иметь минимальное количество процессов, необходимых для достижения желаемых результатов.

Наконец, несколько других моментов, которые стоит отметить о процессах проектов.

Иметь встроенный механизм для захвата вопросов и идей. Если этого нет, это станет неформальным и отнимающим много времени. То, что нам нравится делать, — это иметь их в виде списков перед основным процессом, поэтому наш типичный проектный процесс выглядит примерно так:

• Идеи
• Вопросы
• Бэклог (долгосрочный)
• Бэклог (краткосрочный)
• В процессе
• Внутренняя проверка
• Проверка и действия клиента
• Завершено

Мы добавляем отдельные списки для идей и вопросов, чтобы их было легко захватывать, и также разделяем наш бэклог на долгосрочный и краткосрочный, чтобы легко видеть, что предстоит. Это особенно полезно, если у вас есть значительное количество работы в проекте.

У нас также есть два раунда проверок: один внутренний, а второй — для клиента. Этот список клиента также содержит все элементы, которые клиент должен выполнить, такие как предоставление информации, файлов, доступа к системам и так далее. Это отлично, потому что часто у клиентов нет своей системы для управления тем, что им нужно сделать в проекте, и это предоставляет им простой способ оставаться организованными.

Проведение встречи с членами вашей команды, чтобы обсудить все ваши проекты, — это отличная стратегия для поддержания согласованности. Вам не нужно охватывать каждую деталь или проводить углубленные обсуждения, главное — это согласовать всех и убедиться, что вы все на одной волне.

Это действительно помогает избежать тех черт возьми! моментов, когда кто-то понимает, что упустил что-то очень важное.

Что действительно помогает, если вы ведете эти встречи, — это подготовить повестку заранее, а затем записать ключевые моменты под каждым проектом в формате списка. На следующей встрече вы можете просто скопировать документ и убедиться, что все из предыдущей недели было сделано, а также начать обсуждения новых вопросов.

Формат довольно прост:

Проект 1.
• Клиенту не понравили варианты 1 или 2, поэтому нам нужно придумать что-то новое. Джек сделает это к среде.
• Нам также нужно начать планировать встречу по проверке в четверг. Джон подготовит повестку и отправит ее клиенту.

И так далее.

Следующая ключевая рекомендация — это протоколы встреч. Хотя это утомительно, важно вести точные протоколы встреч и обеспечивать их отправку всем, кто присутствовал на встрече, с четким списком следующих шагов.
Хотя встречи часто получают плохую репутацию, у них есть свои хорошие применения, и жизнь профессиональной сервисной компании вращается вокруг встреч. Вы будете встречаться с вашей командой, чтобы обсудить работу, встречаться с клиентом, чтобы обсудить работу, встречаться с потенциальными клиентами, чтобы продать работу, и у вас будет много других встреч.

Если у встречи нет результата, то можно утверждать, что, возможно, эта встреча была совершенно бесполезной. Наличие четкого набора протоколов встреч важно; однако иногда это немного утомительно — записывать, приводить в порядок и затем отправлять всем.

Одним из трюков, который мы разработали, является использование нашей системы управления проектами как живой системы для ведения заметок, которые превращаются в будущие действия, либо как отдельные задачи в бэклоге, либо как элементы проверки в рамках задачи. Это означает, что во время встречи ключевые действия и отзывы записываются в реальном времени в систему управления проектами, и затем нет необходимости отдельно отправлять протоколы встреч, что является отличной экономией времени.

В качестве финального момента также стоит рассмотреть (надеюсь, превосходный!) клиентский опыт, который мы хотим создать в каждом проекте, а затем работать в обратном направлении к практикам управления проектами, необходимым для обеспечения этого превосходного опыта.

Есть ли простые вещи, которые ваши менеджеры проектов могут сделать, которые будут высоко оценены клиентом? Какова картина идеала здесь? Как мы можем приблизиться к этому идеалу?