Пользовательские уведомления по электронной почте — это невероятно мощная функция в Blue, которая может помочь поддерживать рабочий процесс и обеспечить автоматическую коммуникацию.
Автоматизации электронной почты в Blue являются мощной автоматизацией управления проектами для упрощения коммуникации, обеспечения отличной командной работы и поддержания движения проектов вперед. Используя данные, хранящиеся в ваших записях, вы можете автоматически отправлять персонализированные электронные письма, когда происходят определенные триггеры, такие как создание новой записи или просрочка задачи.
В этой статье мы рассмотрим, как настроить и использовать автоматизации электронной почты в Blue.
Настройка автоматизаций электронной почты.
Создание автоматизации электронной почты в Blue — это простой процесс. Сначала выберите триггер, который инициирует автоматическое письмо. Некоторые распространенные триггеры включают:
- Создание новой записи
- Добавление тега к записи
- Перемещение записи в другой список
Затем настройте детали электронной почты, включая:
- Имя отправителя и адрес для ответа
- Адрес получателя (может быть статическим или динамически извлеченным из пользовательского поля электронной почты)
- Адреса CC или BCC (по желанию)
Одним из ключевых преимуществ автоматизаций электронной почты в Blue является возможность персонализировать содержание с помощью тегов слияния. При настройке темы и текста письма вы можете вставлять теги слияния, которые ссылаются на конкретные данные записи, такие как имя записи или значения пользовательских полей. Просто используйте синтаксис {фигурные скобки} для вставки тегов слияния.
Вы также можете включать вложения, перетаскивая их в электронное письмо или используя значок вложения. Файлы из пользовательских полей могут автоматически прикрепляться, если их размер не превышает 10 МБ.
Перед завершением автоматизации электронной почты рекомендуется отправить тестовое письмо себе или коллеге, чтобы убедиться, что все работает так, как задумано.
Сценарии использования и примеры
Автоматизации электронной почты в Blue могут использоваться для различных целей. Вот несколько примеров:
- Отправка подтверждающего письма, когда клиент отправляет запрос через форму приема. Установите триггер для отправки письма, когда новая запись создается через форму, и убедитесь, что в форме есть поле для электронной почты, чтобы захватить адрес клиента.
- Уведомление назначенного лица, когда создается новая задача с высоким приоритетом. Установите триггер для отправки письма, когда к записи добавляется тег «Приоритет», и используйте тег слияния {Assignee}, чтобы автоматически отправить письмо назначенному пользователю.
- Отправка опроса клиенту после того, как заявка на поддержку помечена как решенная. Установите триггер для отправки письма, когда запись помечается как завершенная и перемещается в список «Готово». Включите электронную почту клиента в пользовательское поле и предоставьте подробную информацию о решенной проблеме в теле письма.
- Автоматизация программы набора кадров путем отправки подтверждающих писем кандидатам. Установите триггер для отправки письма, когда заявка подается через форму и добавляется в список «Получено». Захватите электронную почту кандидата в форме и используйте ее для отправки благодарственного ответа.
Преимущества автоматизаций электронной почты
Автоматизации электронной почты в Blue предлагают несколько ключевых преимуществ:
- Персонализированная коммуникация с помощью тегов слияния и данных пользовательских полей
- Автоматические уведомления, которые уменьшают ручную работу и обеспечивают своевременные обновления
- Структурированные, основанные на данных рабочие процессы, которые продвигают проекты вперед на основе данных записей
Заключение
Автоматизации электронной почты в Blue — это ценный инструмент для упрощения коммуникации и поддержания проектов на правильном пути. Используя триггеры, теги слияния и данные пользовательских полей, вы можете создавать персонализированные автоматические письма, которые повышают продуктивность вашей команды и гарантируют, что важные обновления никогда не будут упущены. С широким спектром сценариев использования и легкой настройкой автоматизации электронной почты являются необходимой функцией для любого пользователя Blue, стремящегося оптимизировать свой рабочий процесс.