---

Введение

Одним из ключевых преимуществ использования Blue является то, что его можно использовать не для конкретного случая, а в различных случаях. Это означает, что вам не нужно платить за несколько инструментов, и у вас есть одно место, где вы можете легко переключаться между различными проектами и процессами, такими как найм, продажи, маркетинг и многое другое.

Помогая тысячам клиентов настроить Blue на протяжении многих лет, мы заметили, что сложная часть заключается не в настройке самого Blue, а в том, чтобы продумать процессы и максимально использовать нашу платформу.

Ключевые моменты заключаются в том, чтобы продумать пошаговый рабочий процесс для каждого из ваших бизнес-процессов, которые вы хотите отслеживать, а также в специфике данных, которые вы хотите захватить, и в том, как это переводится в настраиваемые поля, которые вы настраиваете.

Сегодня мы проведем вас через создание простого в использовании, но мощного CRM-системы для продаж с базой данных клиентов, связанной с конвейером возможностей. Все эти данные будут поступать на панель управления, где вы сможете видеть данные в реальном времени о ваших общих продажах, прогнозируемых продажах и многом другом.

База данных клиентов

Первое, что нужно сделать, это создать новый проект для хранения данных о ваших клиентах. Эти данные затем будут перекрестно ссылаться в другом проекте, где вы отслеживаете конкретные возможности продаж.

Причина, по которой мы разделяем информацию о клиентах и возможности, заключается в том, что они не сопоставляются один к одному.

У одного клиента может быть несколько возможностей или проектов.

Например, если вы маркетинговое и дизайнерское агентство, вы можете сначала взаимодействовать с клиентом по его брендингу, затем выполнить отдельный проект для его веб-сайта, а затем еще один для управления его социальными сетями.

Все это будут отдельные возможности продаж, которые требуют собственного отслеживания и предложений, но все они связаны с одним клиентом.

Преимущество разделения вашей базы данных клиентов на отдельный проект заключается в том, что если вы обновите какие-либо данные в вашей базе данных клиентов, все ваши возможности автоматически получат новые данные, что означает, что теперь у вас есть один источник правды в вашем бизнесе! Вам не нужно возвращаться и редактировать все вручную!

Итак, первое, что нужно решить, это будете ли вы ориентироваться на компанию или на человека.

Это решение действительно зависит от того, что вы продаете и кому вы продаете. Если вы в основном продаете бизнесам, то, вероятно, вы захотите, чтобы имя записи было названием компании. Однако, если вы в основном продаете индивидуальным клиентам (т.е. вы личный тренер по здоровью или консультант по личному брендингу), то вы, скорее всего, выберете подход, ориентированный на человека.

Таким образом, поле имени записи будет либо названием компании, либо именем человека, в зависимости от вашего выбора. Причина этого в том, что это означает, что вы можете легко идентифицировать клиента с первого взгляда, просто глядя на вашу доску или базу данных.

Далее вам нужно подумать, какую информацию вы хотите захватить как часть вашей базы данных клиентов. Это станут вашими настраиваемыми полями.

Обычные подозреваемые здесь:

• Электронная почта
• Номер телефона
• Веб-сайт
• Адрес
• Источник (т.е. откуда этот клиент пришел в первый раз?)
• Категория

В Blue вы также можете удалить любые стандартные поля, которые вам не нужны. Для этой базы данных клиентов мы обычно рекомендуем удалить дату выполнения, назначенного, зависимости и контрольные списки. Вы можете оставить наше стандартное поле описания доступным на случай, если у вас есть общие заметки о клиенте, которые не относятся к какой-либо возможности продажи.

Мы рекомендуем оставить поле "Ссылка на", так как это будет полезно позже. Как только мы настроим нашу базу данных возможностей, мы сможем увидеть каждую запись о продаже, которая связана с этим конкретным клиентом.

Что касается списков, мы обычно видим, что наши клиенты просто оставляют все просто и имеют один список под названием "Клиенты" и на этом останавливаются. Лучше использовать теги или настраиваемые поля для категоризации.

Что замечательно, так это то, что как только вы это настроите, вы можете легко импортировать свои данные из других систем или Excel-таблиц в Blue с помощью нашей функции импорта CSV, а также вы можете создать форму для новых потенциальных клиентов, чтобы они могли отправить свои данные, чтобы вы могли автоматически захватить их в вашу базу данных.

База данных возможностей

Теперь, когда у нас есть база данных клиентов, нам нужно создать еще один проект для захвата наших фактических возможностей продаж. Вы можете назвать этот проект "Sales CRM" или "Возможности".

Списки как этапы процесса

Чтобы настроить ваш процесс продаж, вам нужно подумать о том, какие обычные этапы проходит возможность с момента получения запроса от клиента до подписания контракта.

Каждый список в вашем проекте будет этапом в вашем процессе.

Независимо от вашего конкретного процесса, будет несколько общих списков, которые ДОЛЖНЫ быть у всех CRM для продаж:

• Не квалифицированные — Все входящие запросы, по которым вы еще не квалифицировали клиента.
• Закрыто выиграно — Все возможности, которые вы выиграли и превратили в продажи!
• Закрыто проиграно — Все возможности, по которым вы сделали предложение клиенту, и они не приняли его.
• Н/Д — Здесь вы размещаете все возможности, которые вы не выиграли, но также не были "потеряны". Это могут быть те, которые вы отклонили, те, где клиент по каким-то причинам пропал, и так далее.

Что касается обдумывания вашего бизнес-процесса CRM для продаж, вам следует учитывать уровень детализации, который вы хотите. Мы не рекомендуем иметь 20 или 30 столбцов, это обычно становится запутанным и мешает вам видеть общую картину.

Тем не менее, также важно не делать каждый процесс слишком широким, иначе сделки могут "застрять" на конкретной стадии на недели или месяцы, даже когда они на самом деле движутся вперед. Вот типичный рекомендуемый подход:

• Не квалифицированные: Все входящие запросы, по которым вы еще не квалифицировали клиента.
• Квалификация: Здесь вы берете возможность и начинаете процесс понимания, подходит ли это для вашей фирмы.
• Написание предложения: Здесь вы начинаете превращать возможность в предложение для вашей фирмы. Это документ, который вы отправите клиенту.
• Предложение отправлено: Здесь вы отправили предложение клиенту и ждете ответа.
• Переговоры: Здесь вы находитесь в процессе завершения сделки.
• Контракт на подпись: Здесь вы просто ждете, когда клиент подпишет контракт.
• Закрыто выиграно: Здесь вы выиграли сделку и теперь работаете над проектом.
• Закрыто проиграно: Здесь вы сделали предложение клиенту, но они не приняли условия.
• Н/Д: Здесь вы размещаете все возможности, которые вы не выиграли, но также не были "потеряны". Это могут быть те, которые вы отклонили, те, где клиент по каким-то причинам пропал, и так далее.

Теги как категории услуг

Теперь давайте поговорим о тегах.

Мы рекомендуем использовать теги для различных типов услуг, которые вы предлагаете. Так, возвращаясь к примеру нашего маркетингового и дизайнерского агентства, у вас могут быть теги для "брендинга", "веб-сайта", "SEO", "управления Facebook" и так далее.

Преимущества здесь заключаются в том, что вы можете легко фильтровать по услуге одним щелчком, что может дать вам краткий обзор того, какие услуги более популярны, и это также может информировать о будущем найме, так как обычно разные услуги требуют разных членов команды.

Настраиваемые поля CRM для продаж

Теперь нам нужно подумать, какие настраиваемые поля мы хотим иметь.

Типичные поля, которые мы видим, включают:

• Сумма: Это поле валюты для суммы проекта
• Стоимость: Ваша ожидаемая стоимость выполнения продажи, также поле валюты
• Прибыль: Поле формулы для расчета прибыли на основе полей суммы и стоимости.
• URL предложения: Это может включать ссылку на онлайн-документ Google или Word вашего предложения, чтобы вы могли легко щелкнуть и просмотреть его.
• Полученные файлы: Это может быть поле для файлов, где вы можете разместить любые файлы, полученные от клиента, такие как исследовательские материалы, NDA и так далее.
• Контракты: Еще одно поле для файлов, где вы можете добавить подписанные контракты для хранения.
• Уровень уверенности: Поле с 5 звездами, указывающее, насколько вы уверены в победе в этой конкретной возможности. Это может быть использовано позже на панели управления для прогнозирования!
• Ожидаемая дата закрытия: Поле даты для оценки, когда сделка, вероятно, будет закрыта.
• Клиент: Поле ссылки, связывающее с основным контактным лицом в базе данных клиентов.
• Имя клиента: Поле поиска, которое извлекает имя клиента из конкретной связанной записи в базе данных клиентов.
• Электронная почта клиента: Поле поиска, которое извлекает электронную почту клиента из конкретной связанной записи в базе данных клиентов.
• Источник сделки: Поле выпадающего списка для отслеживания, откуда возникла возможность (например, рекомендация, веб-сайт, холодный звонок, выставка).
• Причина потери: Поле выпадающего списка (для закрытых проигранных сделок) для категоризации причин, по которым возможность была потеряна.
• Размер клиента: Поле выпадающего списка для категоризации клиентов по размеру (например, малый, средний, крупный бизнес).

Снова, это действительно зависит от вас, чтобы решить, какие поля вы хотите иметь. Одно предостережение: легко при настройке добавить много-много полей в вашу CRM для продаж для данных, которые вы хотите захватить. Однако вы должны быть реалистичными в отношении дисциплины и временных затрат. Нет смысла иметь 30 полей в вашей CRM для продаж, если 90% записей не будут содержать никаких данных.

Отличная вещь в настраиваемых полях заключается в том, что они хорошо интегрируются в Настраиваемые разрешения. Это означает, что вы можете точно определить, какие поля члены вашей команды могут просматривать или редактировать. Например, вы можете захотеть скрыть информацию о стоимости и прибыли от младшего персонала.

Автоматизация

Автоматизация CRM для продаж — это мощная функция в Blue, которая может оптимизировать ваш процесс продаж, обеспечить согласованность и сэкономить время на повторяющихся задачах. Настраивая интеллектуальную автоматизацию, вы можете повысить эффективность вашей CRM для продаж и позволить вашей команде сосредоточиться на том, что имеет наибольшее значение — закрытии сделок. Вот некоторые ключевые автоматизации, которые стоит рассмотреть для вашей CRM для продаж:

• Назначение нового лида: Автоматически назначайте новых лидов торговым представителям на основе заранее определенных критериев, таких как местоположение, размер сделки или отрасль. Это обеспечивает быструю обратную связь и сбалансированное распределение нагрузки.
• Напоминания о последующих действиях: Настройте автоматические напоминания для торговых представителей, чтобы они следили за потенциальными клиентами после определенного периода бездействия. Это помогает предотвратить потерю лидов.
• Уведомления о продвижении по этапам: Уведомляйте соответствующих членов команды, когда сделка переходит на новый этап в конвейере. Это держит всех в курсе прогресса и позволяет своевременно вмешаться, если это необходимо.
• Оповещения о старении сделок: Создавайте оповещения для сделок, которые находятся на определенной стадии дольше, чем ожидалось. Это помогает выявить застрявшие сделки, которые могут потребовать дополнительного внимания.

Связывание клиентов и сделок

Одной из самых мощных функций Blue для создания эффективной CRM-системы является возможность связывать вашу базу данных клиентов с вашими возможностями продаж. Эта связь позволяет вам поддерживать единый источник правды для информации о клиентах, отслеживая при этом несколько сделок, связанных с каждым клиентом. Давайте рассмотрим, как это настроить с помощью настраиваемых полей ссылок и поиска.

Настройка поля ссылки

1. В вашем проекте Возможности (или Sales CRM) создайте новое настраиваемое поле.
2. Выберите тип поля "Ссылка".
3. Выберите ваш проект База данных клиентов в качестве источника для ссылки.
4. Настройте поле для разрешения однократного выбора (так как каждая возможность обычно связана с одним клиентом).
5. Назовите это поле, например, "Клиент" или "Связанная компания".

Теперь, при создании или редактировании возможности, вы сможете выбрать связанного клиента из выпадающего меню, заполненного записями из вашей Базы данных клиентов.

Улучшение с помощью полей поиска

После того как вы установили ссылочную связь, вы можете использовать поля поиска, чтобы напрямую перенести соответствующую информацию о клиенте в ваш вид возможностей. Вот как:

1. В вашем проекте Возможности создайте новое настраиваемое поле.
2. Выберите тип поля "Поиск".
3. Выберите ссылочное поле, которое вы только что создали ("Клиент" или "Связанная компания") в качестве источника.
4. Выберите, какую информацию о клиенте вы хотите отобразить. Вы можете рассмотреть такие поля, как: Электронная почта, Номер телефона, Категория клиента, Менеджер по аккаунтам.

Повторите этот процесс для каждой части информации о клиенте, которую вы хотите отобразить в вашем виде возможностей.

Преимущества этого заключаются в следующем:

• Единый источник правды: Обновите информацию о клиенте один раз в Базе данных клиентов, и она автоматически отразится во всех связанных возможностях.
• Эффективность: Быстрый доступ к соответствующим деталям клиента, работая над возможностями, без переключения между проектами.
• Целостность данных: Сократите ошибки из-за ручного ввода данных, автоматически подтягивая информацию о клиентах.
• Целостный взгляд: Легко увидеть все возможности, связанные с клиентом, используя поле "Ссылка на" в вашей Базе данных клиентов.

Расширенный совет: Поиск по поиску

Blue предлагает расширенную функцию под названием "Поиск по поиску", которая может быть невероятно полезной для сложных настроек CRM. Эта функция позволяет вам создавать связи между несколькими проектами, позволяя вам получать доступ к информации как из вашей Базы данных клиентов, так и из проекта Возможности в третьем проекте.

Например, предположим, что у вас есть рабочая область "Проекты", где вы управляете фактической работой для ваших клиентов. Вы хотите, чтобы эта рабочая область имела доступ как к деталям клиентов, так и к информации о возможностях. Вот как вы можете это настроить:

Сначала создайте ссылочное поле в вашей рабочей области "Проекты", которое связывается с проектом Возможности. Это устанавливает начальную связь. Затем создайте поля поиска на основе этой ссылки, чтобы подтянуть конкретные детали из возможностей, такие как стоимость сделки или ожидаемая дата закрытия.

Настоящая сила заключается в следующем шаге: вы можете создать дополнительные поля поиска, которые проходят через ссылку возможности к Базе данных клиентов. Это позволяет вам подтянуть информацию о клиенте, такую как контактные данные или статус аккаунта, непосредственно в вашу рабочую область "Проекты".

Эта цепочка связей дает вам комплексный взгляд в вашей рабочей области "Проекты", объединяя данные как из ваших возможностей, так и из базы данных клиентов. Это мощный способ обеспечить, чтобы ваши проектные команды имели всю соответствующую информацию под рукой, не переключаясь между различными проектами.

Лучшие практики для связанных CRM-систем

Поддерживайте вашу Базу данных клиентов как единый источник правды для всей информации о клиентах. Каждый раз, когда вам нужно обновить данные о клиенте, всегда делайте это сначала в Базе данных клиентов. Это гарантирует, что информация остается последовательной во всех связанных проектах.

При создании полей ссылок и поиска используйте четкие и значимые названия. Это помогает поддерживать ясность, особенно по мере того, как ваша система становится более сложной.

Регулярно пересматривайте вашу настройку, чтобы убедиться, что вы подтягиваете наиболее актуальную информацию. По мере изменения потребностей вашего бизнеса вам может понадобиться добавить новые поля поиска или удалить те, которые больше не полезны. Периодические проверки помогают поддерживать вашу систему упорядоченной и эффективной.

Рассмотрите возможность использования функций автоматизации Blue, чтобы поддерживать ваши данные синхронизированными и актуальными в разных проектах. Например, вы можете настроить автоматизацию, чтобы уведомлять соответствующих членов команды, когда ключевая информация о клиенте обновляется в Базе данных клиентов.

Эффективно реализуя эти стратегии и полностью используя поля ссылок и поиска, вы можете создать мощную, взаимосвязанную CRM-систему в Blue. Эта система предоставит вам комплексный 360-градусный обзор ваших отношений с клиентами и продажами, что позволит принимать более обоснованные решения и обеспечивать более гладкие операции в вашей организации.

Панели управления

Панели управления являются важным компонентом любой эффективной CRM-системы, предоставляя мгновенные сведения о вашей производительности продаж и отношениях с клиентами. Функция панели управления Blue особенно мощная, так как она позволяет вам комбинировать данные в реальном времени из нескольких проектов одновременно, предоставляя вам комплексный обзор ваших продаж.

При настройке вашей CRM-панели управления в Blue рассмотрите возможность включения нескольких ключевых метрик. Генерируемый конвейер в месяц показывает общую стоимость новых возможностей, добавленных в ваш конвейер, что помогает вам отслеживать способность вашей команды генерировать новый бизнес. Продажи в месяц отображают ваши фактические закрытые сделки, позволяя вам контролировать производительность вашей команды в преобразовании возможностей в продажи.

Введение концепции скидок на конвейер может привести к более точному прогнозированию. Например, вы можете учитывать 90% стоимости сделок на стадии "Контракт на подпись", но только 50% сделок на стадии "Предложение отправлено". Этот взвешенный подход предоставляет более реалистичный прогноз продаж.

Отслеживание новых возможностей в месяц помогает вам контролировать количество новых потенциальных сделок, входящих в ваш конвейер, что является хорошим индикатором усилий вашей команды по поиску клиентов. Разделение продаж по типам может помочь вам определить ваши самые успешные предложения. Если вы настроите проект отслеживания счетов, связанный с вашими возможностями, вы также сможете отслеживать фактические доходы на вашей панели управления, предоставляя полную картину от возможности до наличных.

Blue предлагает несколько мощных функций, чтобы помочь вам создать информативную и интерактивную CRM-панель управления. Платформа предоставляет три основных типа диаграмм: статистические карты, круговые диаграммы и столбчатые графики. Статистические карты идеально подходят для отображения ключевых метрик, таких как общая стоимость конвейера или количество активных возможностей. Круговые диаграммы идеально подходят для отображения состава ваших продаж по типам или распределения сделок по различным стадиям. Столбчатые графики отлично подходят для сравнения метрик с течением времени, таких как ежемесячные продажи или новые возможности.

Сложные возможности фильтрации Blue позволяют вам сегментировать ваши данные по проекту, списку, тегу и временным рамкам. Это особенно полезно для углубленного анализа конкретных аспектов ваших данных о продажах или сравнения производительности различных команд или продуктов. Платформа умно объединяет списки и теги с одинаковыми названиями в разных проектах, позволяя бесшовный анализ между проектами. Это бесценно для настройки CRM, где у вас могут быть отдельные проекты для клиентов, возможностей и счетов.

Настройка является ключевой силой функции панели управления Blue. Функция перетаскивания и гибкость отображения позволяют вам создать панель управления, которая идеально соответствует вашим потребностям. Вы можете легко переставлять диаграммы и выбирать наиболее подходящую визуализацию для каждой метрики.
Хотя панели управления в настоящее время предназначены только для внутреннего использования, вы можете легко делиться ими с членами команды, предоставляя права на просмотр или редактирование. Это гарантирует, что каждый в вашей команде по продажам имеет доступ к необходимым им сведениям.

Используя эти функции и включая ключевые метрики, о которых мы говорили, вы можете создать комплексную CRM-панель управления в Blue, которая предоставляет данные в реальном времени о вашей производительности продаж, состоянии конвейера и общем росте бизнеса. Эта панель управления станет незаменимым инструментом для принятия решений на основе данных и поддержания всей вашей команды в курсе ваших целей и прогресса в продажах.

Заключение

Настройка комплексной CRM для продаж в Blue — это мощный способ оптимизировать ваш процесс продаж и получить ценные сведения о ваших отношениях с клиентами и производительности бизнеса. Следуя шагам, изложенным в этом руководстве, вы создали надежную систему, которая интегрирует информацию о клиентах, возможности продаж и показатели производительности в единую, целостную платформу.

Мы начали с создания базы данных клиентов, установив единый источник правды для всей информации о ваших клиентах. Эта основа позволяет вам поддерживать точные и актуальные записи для всех ваших клиентов и потенциальных клиентов. Затем мы построили на этом базе данных возможностей, позволяя вам эффективно отслеживать и управлять вашим конвейером продаж.

Одним из ключевых преимуществ использования Blue для вашей CRM является возможность связывать эти базы данных с помощью полей ссылок и поиска. Эта интеграция создает динамическую систему, где обновления информации о клиентах мгновенно отражаются во всех связанных возможностях, обеспечивая согласованность данных и экономя время на ручных обновлениях.
Мы исследовали, как использовать мощные функции автоматизации Blue для оптимизации вашего рабочего процесса, от назначения новых лидов до отправки напоминаний о последующих действиях. Эти автоматизации помогают гарантировать, что ни одна возможность не будет упущена, и ваша команда сможет сосредоточиться на высокоценной деятельности, а не на административных задачах.

Наконец, мы углубились в создание панелей управления, которые предоставляют мгновенные сведения о вашей производительности продаж. Объединив данные из ваших баз данных клиентов и возможностей, эти панели управления предлагают комплексный обзор вашего конвейера продаж, закрытых сделок и общего состояния бизнеса.

Помните, что ключ к максимальному использованию вашей CRM — это последовательное использование и регулярное совершенствование. Поощряйте вашу команду полностью принять систему, регулярно пересматривайте ваши процессы и автоматизации и продолжайте исследовать новые способы использования функций Blue для поддержки ваших усилий по продажам.

С этой настройкой CRM для продаж в Blue вы хорошо подготовлены для поддержания отношений с клиентами, закрытия большего количества сделок и продвижения вашего бизнеса вперед.