---

В Blue не секрет, что мы любим доски Канбан для управления проектами.

Мы считаем, что это фантастический способ управлять рабочим процессом любого проекта, и они помогают поддерживать разум в порядке как у менеджеров проектов, так и у членов команды!

Слишком долго мы все использовали электронные таблицы и списки задач для управления работой. На самом деле, это одна из наших основных критик Basecamp, другой платформы для управления проектами. Даже они в конечном итоге добавили свою интерпретацию Канбана для своей платформы (предупреждение: к сожалению, они не сделали это хорошо, посмотрите наш обзор, который включает видео с разбивкой!).

У досок Канбан интересная история. Они возникли в Японии на заводе, но теперь стали незаменимым инструментом, который должен быть у каждого менеджера проекта в кармане.

Trello была программным обеспечением, которое первым популяризировало доски Канбан для управления проектами.

Тем не менее, вы все еще можете купить физические доски Канбан для вашего дома или офиса!

Итак, прежде чем мы перейдем к тому, как использовать доски Канбан для управления проектами, давайте быстро освежим в памяти, как они работают.

В своей основе доска Канбан состоит из колонок, представляющих этапы процесса, такие как "Сделать", "В процессе" и "Готово". Отдельные задачи представлены в виде карточек, которые перемещаются из одной колонки в другую, предлагая мгновенный снимок текущего статуса проекта.

Доски Канбан обеспечивают четкое визуальное представление рабочих элементов по мере их перемещения через различные этапы рабочего процесса.

И именно эта простота делает доски Канбан невероятно эффективными, превращая абстрактные концепции "работы" в осязаемые, управляемые единицы.

Когда дело доходит до управления проектами, эта визуальная прозрачность имеет решающее значение.

Доски Канбан помогают членам команды выявлять узкие места, расставлять приоритеты задач и эффективно распределять ресурсы, увеличивая производительность и снижая количество ошибок и недопонимания.

Их визуальная природа предоставляет интуитивный способ для нетехнических заинтересованных сторон отслеживать прогресс проекта, проясняя статус задач и сроки, уменьшая необходимость в частых обновлениях и встречах, а также способствуя вовлеченности, ответственности, прозрачности и постоянному улучшению.

Мы рассмотрели основные компоненты Канбана в нашем подробном обзоре, но стоит освежить нашу память и здесь.

Давайте начнем — основные компоненты:

1. Визуализируйте работу: Первый шаг в Канбане — создать визуальное представление задач. Обычно это делается с помощью доски Канбан, которая разделяет различные этапы рабочего процесса — например, "Сделать", "В процессе" и "Готово". Этот визуальный подход облегчает понимание текущего состояния проекта всем заинтересованным сторонам, включая нетехнических членов команды.
2. Ограничьте количество задач в процессе (WIP): Один из критических принципов Канбана — ограничить количество задач в процессе. Делая это, команды могут сосредоточиться на завершении задач, а не на жонглировании несколькими незавершенными. Это помогает уменьшить узкие места и обеспечивает более плавный поток работы.
3. Сосредоточьтесь на потоке: Канбан подчеркивает важность поддержания стабильного потока рабочих элементов. Команды стремятся обеспечить максимально эффективное движение задач через рабочий процесс. Этот акцент на потоке помогает быстро выявлять и устранять любые прерывания или неэффективности.
4. Постоянное улучшение: Также известный как "Кайдзен", этот принцип поощряет постоянную оценку и улучшение процессов. Канбан побуждает команды регулярно пересматривать свои рабочие процессы и выявлять области для улучшения, создавая среду постоянного роста и обучения.

Теперь, когда у нас есть четкое представление о том, что такое доски Канбан, давайте обсудим некоторые преимущества использования досок Канбан в управлении проектами, а затем мы углубимся в то, как их использовать для управления проектами.

Преимущества использования досок Канбан в управлении проектами

Как упоминалось ранее, в Blue мы ❤️ доски Канбан — именно поэтому они являются стандартным представлением проекта, когда кто-то впервые создает проект в Blue. Мы считаем, что, чаще всего, доски Канбан — это лучший способ управлять проектной работой.

Так почему же эта любовь?

Что ж, причин много, и в основном это сводится к тому, чтобы видеть происходящую работу более четко, а также создавать долгосрочный культурный сдвиг в отношении самой природы работы.

Преимущество досок Канбан 1: Улучшенная видимость

Одним из выдающихся преимуществ использования досок Канбан является непревзойденный уровень видимости, который они предоставляют.

Отображая задачи и статусы проектов на одной доске, все члены команды, включая нетехнических заинтересованных сторон, могут сразу понять прогресс текущих проектов. Эта прозрачность обеспечивает, что все находятся на одной волне, тем самым минимизируя недопонимания и ошибки в коммуникации.

Вам не нужно спрашивать кого-либо, чтобы узнать последний статус проекта — при условии, что все поддерживают доску в актуальном состоянии (об этом позже!)

Эта идея "собрать все в одном месте" является центральной для того, как успешные команды в целом принимают доски Канбан и Blue в частности.

Преимущество досок Канбан 2: Лучшее управление рабочими процессами

Доски Канбан также невероятно эффективны в управлении рабочими процессами. Разбивая проекты на управляемые задачи и визуальные этапы, команды могут быстро выявлять узкие места и постоянно оптимизировать свои процессы. Этот гибкий подход обеспечивает плавный поток работы от начала до завершения, уменьшая время простоя и увеличивая производительность.

Преимущество досок Канбан 3: Улучшенное сотрудничество

Сотрудничество является краеугольным камнем успешного управления проектами и отличной командной работы, и доски Канбан способствуют этому, предоставляя то пространство для сотрудничества.

Конечно, все равно будут чаты команды, некоторые 1-2-1, стикеры на столах. Но доска Канбан — это то место, где размещаются значимые обновления и где вы можете ожидать найти общую информацию.

Это также означает, что план проекта не является каким-то секретным документом, который хранится в электронной таблице на ноутбуке менеджера проекта, готовым быть вытащенным на каждом ежемесячном или квартальном обзоре, как смертоносное оружие.

Вы хотите сказать — мы опоздали, и даже не знали об этом? Мы взяли на себя обязательство три месяца назад, и мы даже не начали работать над этим?

Ой.

Преимущество досок Канбан 4: Сниженная когнитивная нагрузка

Это часто недооцененное преимущество использования платформы управления работой.. Вместо того чтобы всем держать все в голове, а затем проводить множество встреч и "синхронизаций", чтобы оставаться в курсе, все могут спокойно спать по ночам, зная, что все отслеживается.

Все документируется, позволяя членам команды сосредоточиться на самой работе, а не беспокоиться о ее отслеживании.

Это также создает культурный сдвиг к постоянному улучшению. Руководство понимает, что проекты — это не просто "один большой толчок", а на самом деле сумма сотен или даже тысяч решений и задач.

И также происходит неявный переход к ограничению задач в процессе. В конце концов, если вы видите 200 элементов, которые в настоящее время "в процессе", это бессмысленно. Никто не работает над 200 вещами одновременно, что ставит вопрос о том, что на самом деле выполняется и что блокируется другими зависимостями, отсутствием одобрения или неясными требованиями.

Как использовать доски Канбан для управления проектами

Хорошо, мы наконец-то здесь.

Мы собираемся рассказать вам секрет. На самом деле нет никакого секрета в использовании досок Канбан для управления проектами.

Вам следует отслеживать управление вашим проектом так же, как и любой другой процесс! Это может показаться несколько абсурдным — конечно, то, как Toyota управляла своей производственной линией в послевоенной Японии 1940-х годов, не является тем, как я должен управлять своим проектом по росту маркетинга в 2024 году.

Что ж... да и нет.

Процесс создания процесса одинаков, конечный процесс, конечно, отличается.

Итак, сначала вам нужно рассмотреть общий процесс, через который пройдет каждый рабочий элемент. Не учитывайте крайние случаи, разветвленные схемы или что-то в этом роде.

Просто представьте: если все пройдет гладко, через какой тип процесса пройдет типичная "единица" работы, начиная с момента, когда она впервые задумана, до момента, когда она будет отмечена как завершенная?

Большинство интеллектуальных проектов имеют схожую структуру. Под интеллектуальными проектами мы подразумеваем проекты, основным результатом которых являются идеи, слова или код.

• Идеи: Первоначальный мозговой штурм и генерация концепций.
• Бэклог (долгосрочный): Элементы, которые важны, но не срочны.
• Бэклог (краткосрочный): Элементы, которые необходимо решить в ближайшее время.
• В процессе: Работа, которая активно выполняется.
• На рассмотрении: Работа, которая нуждается в проверке качества или обратной связи.
• Обзор клиента: Это необязательно в зависимости от того, является ли это проектом для клиента.
• Готово: Завершенные задачи, которые соответствуют всем требованиям.

Затем следующее, что вам нужно рассмотреть, это метаданные, которые вам нужно собрать для каждой рабочей единицы.

Это будут ваши "поля".

В [Blue] мы разделяем поля на стандартные поля и пользовательские поля.

Наши стандартные поля:

• Название: Название рабочей единицы.
• Дата начала/окончания: Даты начала и окончания рабочей единицы.
• Ответственные: Члены команды, работающие над рабочей единицей.
• Теги: Ключевые слова или категории, описывающие рабочую единицу.
• Зависимости: Другие рабочие единицы, от которых зависит эта рабочая единица.

У нас также есть много дополнительных пользовательских полей, которые настраиваются в зависимости от типа проекта или процесса, над которым ведется работа:

• Однострочный текст: Поле для ввода короткого текста.
• Многострочный текст: Поле для ввода более длинного текста.
• URL / Ссылка: Поле для ввода веб-адреса или гиперссылки.
• Валюта: Поле для ввода денежных значений.
• Страна: Поле для выбора страны.
• Дата: Поле для ввода даты.
• Формула: Поле для вычисляемых значений на основе других полей.
• Файл: Поле для загрузки и прикрепления файлов.
• Одно выбор: Поле для выбора одного варианта из списка.
• Множественный выбор: Поле для выбора нескольких вариантов из списка.
• Местоположение / Карта: Поле для ввода географической информации.
• Телефонный номер: Поле для ввода телефонного номера.
• Электронная почта: Поле для ввода адреса электронной почты.
• Рейтинг звезд: Поле для выставления оценки из пяти звезд.
• Флажок: Поле для бинарных значений да/нет или истинно/ложно.
• Число: Поле для ввода числовых значений.
• Процент: Поле для ввода процентных значений.
• Уникальный ID: Поле для генерации уникального идентификатора.
• Ссылка: Поле для ссылки на другую запись или элемент.
• Поиск: Поле для получения информации из другой таблицы или списка.
• Длительность: Поле для ввода продолжительности времени.

И в зависимости от ваших уникальных потребностей проекта вам нужно решить, какие из этих полей вам нужны.

Например, если вы делаете проект по редизайну веб-сайта, вам, вероятно, нужно будет иметь пользовательское поле для "URL" для каждой рабочей единицы, чтобы конкретный URL функции или страницы можно было получить напрямую.

После того как вы создали свой процесс и пользовательские поля, вам нужно создать свой фактический рабочий план, который часто называется WBS.

Структура разбивки работы (WBS) является важным инструментом управления проектами, который делит проект на управляемые секции, обеспечивая ясность и организацию.

Сначала определите основные результаты проекта, такие как "Дизайн", "Разработка" и "Тестирование" для проекта редизайна веб-сайта. Затем разбейте эти результаты на более мелкие, управляемые задачи. Например, под "Дизайном" задачи могут включать "Создание каркасных макетов", "Разработка прототипов" и "Обзор дизайнов". Убедитесь, что задачи достаточно детализированы для управления, но не слишком мелкие, чтобы избежать микроменеджмента.

Рассмотрите возможность версионирования результатов в V1, V2 и V3 для итеративной разработки и постоянного улучшения. Например, "Разработка прототипов V1" может включать базовую функциональность, "Разработка прототипов V2" может включать улучшения на основе обратной связи от пользователей, а "Разработка прототипов V3" будет полировать окончательный дизайн. Этот подход обеспечивает прогрессивное улучшение и лучший контроль качества.

Назначьте ресурсы каждой задаче, чтобы прояснить обязанности и обеспечить доступность ресурсов. Определите ключевые этапы, чтобы отметить значительные стадии проекта, такие как "Завершение дизайна", "Завершение разработки" и "Запуск проекта". Оцените время и затраты для каждой задачи, чтобы помочь спланировать график проекта и бюджет.

Создайте иерархическую структуру для визуальной организации задач. Используйте инструменты, такие как доска Канбан, чтобы представить эту иерархию, что поможет лучше понять и управлять объемом и сложностью проекта.

План WBS улучшает организацию, предоставляя четкий, структурированный обзор проекта. Он разбивает проект на управляемые задачи, что облегчает эффективное отслеживание и управление. Улучшенная коммуникация обеспечивает понимание всех членов команды их ролей и обязанностей.

Эффективное распределение ресурсов достигается с помощью WBS, предотвращая перераспределение или недоиспользование ресурсов. Это также позволяет точно отслеживать прогресс, что облегчает мониторинг выполнения плана проекта и раннее решение проблем.

В заключение, хорошо разработанный план WBS является важным для успешного управления проектами. Он обеспечивает ясность, улучшает коммуникацию, гарантирует эффективное использование ресурсов и в конечном итоге приводит к успешному завершению проекта.

Стратегия приоритизации задач

Сначала: почему приоритизировать?

Что ж, потому что ресурсы ограничены.

У нас никогда не хватает времени, денег, людей или психического здоровья, чтобы сделать все, что проект (или мир!) требует от нас.

Это означает, что нам нужно идти на компромиссы. Нам нужно делать оценочные суждения. Что важнее, что менее важно? Что нужно сделать сейчас, что можно сделать позже или возможно, вообще не делать?

Этот последний пункт очень важен. Часто, как менеджеры проектов, мы можем так застрять в режиме "доставки", что забываем зачем мы делаем проект изначально.

Это означает, что мы слишком сильно сосредотачиваемся на результатах, а не на итогах. Мы рассматриваем проект как большую задачу с галочками, вместо того чтобы пытаться понять, какое будущее мы пытаемся создать.

Вот почему иногда нормально взглянуть на кусок работы и решить, что он больше не нужен, и его следует убрать.

Тем не менее, для этого требуется смелость, особенно когда вовлечены контракты и клиенты. Однако в долгосрочной перспективе делать правильные вещи согласует интересы всех.

Хорошо, теперь мы знаем, что нам придется приоритизировать, но как мы практически делаем это на доске Канбан?

Предположим, что вы приоритизировали, теперь вы хотите сделать свои приоритеты ясными для остальной команды.

Что ж, вы можете просто создать новую колонку в вашем процессе (помните, мы говорили, что вы должны быть гибкими в своем процессе!) под названием "Приоритет" и поместить все приоритетные задачи в этот список.

Затем отметьте их или закрасьте в красный цвет, так как все ассоциируют этот цвет с срочностью и важностью. Важно отметить их, потому что когда эти рабочие элементы перемещаются в "в процессе" или "на рассмотрении", они больше не будут в списке "приоритетов", поэтому вам нужно что-то еще, что четко обозначает их как приоритетные элементы.

Заключение

Доски Канбан являются незаменимым инструментом для управления проектами. Они обеспечивают четкую визуальную прозрачность, улучшают управление рабочими процессами, способствуют сотрудничеству и снижают когнитивную нагрузку. Разбивая проекты на управляемые задачи и визуальные этапы, команды могут быстро выявлять узкие места и постоянно оптимизировать свои процессы.

Если вы хотите испытать преобразующую силу досок Канбан, подумайте о том, чтобы попробовать Blue. Наша платформа разработана для того, чтобы сделать управление проектами интуитивно понятным и эффективным.

Зарегистрируйтесь сегодня на бесплатный пробный период и посмотрите, как Blue может оптимизировать ваш рабочий процесс и повысить продуктивность вашей команды.