---

Мы ранее обсуждали, как организации могут улучшать бизнес-процессы, регулярно проводя анализ бизнес-процессов (BPA), а также важность применения критического мышления при проектировании (и переработке) эффективных процессов.

При правильном выполнении внедрение новых, более упрощенных процедур может значительно улучшить использование ресурсов, что может оказать значительное положительное влияние на прибыльность бизнеса. Другими словами, лучшие бизнес-процессы приводят к лучшей отдаче от инвестиций (ROI).

Но расчет ROI бизнес-процесса — и определение того, был ли он действительно полезен — предшествует ряду шагов.

Что делает процесс хорошим?

Цитируя наше предыдущее мнение,

бизнес — это сумма множества процессов, происходящих одновременно, без остановки. Все они служат определенной цели, помогая достичь общих целей организации.
Напоминаем, что процесс — это процедура, состоящая из конкретных шагов, с определенным началом и завершением, и определенными руководящими принципами и инструкциями, поддерживающими каждый шаг.

В бизнес-операциях каждый процесс соответствует определенной категории работы, поэтому всегда существует множество различных процессов для разных областей организации. Например, будет один процесс для обработки платежей, другой для обработки запросов поддержки, еще один для найма, другой для продаж и так далее.

Хорошие процессы критически важны для организаций на больших масштабах.

Как правило, небольшие компании могут обходиться неформальными процессами, так как у них меньше команды и меньше данных, в которых можно запутаться. Но, по мере расширения организации, ее процессы могут значительно влиять на эффективность и прибыльность бизнеса. С хорошими процессами можно буквально увидеть десятикратные улучшения в том, сколько можно сделать, и насколько легко это сделать, особенно с использованием технологий.

Что важно, так это не только иметь лучшие, более четкие процессы, но и уметь рассчитывать их ROI — это правильное проектирование и документация процессов.

Бизнес-процессы должны быть хорошо продуманы, с обоснованием, почему процесс спроектирован именно так. Часто задокументированные процессы оказываются отделенными от повседневного процесса, который фактически реализуется, что, очевидно, имеет последствия для производительности и прибыльности.

Когда речь идет о расчете ROI, наличие четкого пошагового разбора процесса может быть полезным. Это может выглядеть примерно так:

• Определение ресурсов и инвестиций (затрат), необходимых для процесса и каждого из его шагов;
• Установление критериев, по которым будет рассчитываться эффективность внедрения нового процесса — то есть, что вы будете измерять? Это могут быть цены и затраты на ресурсы, время, затрачиваемое на процесс, качество конечного продукта или услуги и т. д.;
• Расчет самого возврата: прибыли и убытков в отношении инвестиций;
• Наконец, определение того, как должен выглядеть успех процесса.

Типы ROI

Понимание отдачи от инвестиций (ROI) бизнес-процессов может помочь компаниям максимизировать выгоды от инвестиций, которые они вкладывают в лучшее проектирование или управление процессами. ROI может варьироваться от фактических затрат на внедрение и точной прибыли до долгосрочной экономии затрат.

ROI обычно измеряется не по всему потоку бизнес-процесса (который может включать несколько отделов и областей работы и поэтому сложно измерить как единое целое), а скорее по тому, как процесс управляется. Это также называется управлением бизнес-процессами (BPM).

ROI от BPM можно классифицировать как прямую или косвенную отдачу.

Прямой ROI

Прямая отдача от инвестиций обычно отражается через ощутимые, количественные значения, такие как материальные затраты и цены. Например, при внедрении новых инструментов для улучшения процесса фактическая стоимость покупки новой программной платформы или технического устройства учитывается при расчете прямого ROI.

Легче наблюдать за тенденциями и изменениями в прямом ROI, потому что его значения конкретны и могут быть четко определены, и его также можно использовать для прогнозирования и планирования будущих изменений.

Улучшения в прямом ROI могут помочь организациям повысить эффективность процессов, максимизировать ресурсы, снизить риски и лучше определить роли и обязанности.

Косвенной ROI

Косвенная отдача от инвестиций проявляется в значениях или затратах, которые должны оцениваться субъективно. Обычно это приводит к долгосрочной экономии затрат и улучшениям, а не к немедленным результатам.

Косвенный ROI может быть измерением времени или производительности — например, если организация вводит новый инструмент и, вместо того чтобы напрямую увеличивать прибыль, он делает процесс менее времязатратным и более эффективным для завершения. Другой пример — внедрение повышения квалификации сотрудников, что может добавить ценность для будущего успеха бизнеса.

Сосредоточение на косвенном ROI может способствовать сотрудничеству по всей компании и помочь стандартизировать процессы через инициативы по обучению. Это особенно эффективно в сочетании со стратегиями прямого ROI.

Измерение ROI эффективных процессов

Перед внедрением новой инициативы по улучшению бизнес-процессов важно:

• Определить ее денежный вклад (или ROI) в организацию,
• Обосновать бюджет, необходимый для улучшения и проведения процесса,
• Показать преимущества инициативы и
• Завоевать доверие старших заинтересованных сторон и руководителей.

Расчеты ROI не нужно выполнять для каждого отдельного бизнес-процесса или инициативы по улучшению процесса в компании. Сосредоточьтесь только на тех процессах, которые оказывают влияние на несколько отделов и затрагивают большой процент сотрудников, связаны с долгосрочной стратегией и целями организации или являются затратными для внедрения.

Формула для расчета ROI одинакова как для прямых, так и для косвенных возвратов:

ROI = Чистые выгоды / Затраты x 100

Здесь выгоды связаны с тем, что измеряется, например, производительность, эффективность, выход и т. д. инициативы, в то время как чистые выгоды относятся к значению выгод минус затраты на проект.

Хотя может быть сложно определить конкретные значения для косвенного ROI, допустимо использовать оценки: например, приблизительный процент времени, затрачиваемого на поиск документации, и сколько времени было сэкономлено с введением нового инструмента.

Как мы упоминали, разумное проектирование и документация упростят определение единиц измерения для ROI и помогут определить, что делает процесс успешным.

Заключительные мысли

Нет единого, всеобъемлющего определения того, как выглядит ROI хороших бизнес-процессов.

В конечном итоге это зависит от того, что организация стремится улучшить и как. Возможно, компания хочет сократить расходы на ресурсы, увеличивая прибыль; или, более субъективно, улучшить производительность сотрудников и управление временем.

Таким образом, в некоторых случаях прямой ROI — как финансовые инвестиции — может быть измерен; в других он будет косвенным или менее явным — как время и выход от членов команды. Но независимо от того, какой фактор вы измеряете, важно иметь хорошо спроектированный и хорошо задокументированный процесс.

Отличное проектирование процессов и эффективное управление бизнес-процессами естественным образом приведут к улучшению ROI.