---

В наши дни наличие мощной платформы для управления проектами является необходимостью. Слишком много различных процессов происходит одновременно, чтобы полагаться на электронные таблицы, стикеры и электронные письма.

Тем не менее, внедрение мощной платформы для управления проектами — это лишь половина дела. Вторая половина заключается в действительном эффективном использовании этой платформы. Здесь на помощь приходят креативность и стратегическое мышление, позволяя вашей команде стать значительно более продуктивной и эффективной.

Одной из самых трансформирующих функций Blue являются его мощные возможности автоматизации.

Автоматизации невероятно мощны, потому что они упрощают повторяющиеся задачи, экономят ценное время и обеспечивают согласованность в вашем рабочем процессе.

Автоматизируя рутинные процессы, менеджеры проектов могут сосредоточить свое внимание не на мелочах, а на более стратегических элементах своих проектов, таких как планирование, решение проблем и координация команды.

Наша цель в этой статье — продемонстрировать некоторые из самых популярных и полезных автоматизаций проектов, которые мы выявили в результате анализа сотен тысяч проектов среди нашей клиентской базы. Эти примеры покажут, как автоматизация может значительно улучшить ваши усилия в управлении проектами, позволяя вам работать умнее и достигать лучших результатов.

Читать далее, чтобы узнать о лучших автоматизациях управления проектами, которые могут революционизировать ваш подход к работе с Blue.

Автоматизация пометки как завершенной в управлении проектами

Это, возможно, одна из самых простых автоматизаций, которые вы можете создать в Blue, но также одна из тех, которая сэкономит вам огромное количество времени.

По сути, каждый раз, когда вы помечаете запись или задачу как завершенную, эта автоматизация перемещает ее в список «завершено». Напротив, если вы перемещаете задачу в список «завершено», она автоматически помечается как завершенная.

Это идеальный пример того, как даже незначительные автоматизации могут быть очень эффективными. Подумайте об этом: в течение года в бизнесе необходимо отслеживать тысячи или, возможно, десятки тысяч задач, и, надеюсь, большинство из них будет помечено как завершенные. Хотя пометка чего-либо как завершенного может занять всего несколько секунд, это может накапливаться до нескольких часов в год действий, которые вам не нужно выполнять.

Автоматизируя этот простой процесс, вы можете сэкономить значительное время и убедиться, что ваши списки задач всегда актуальны без каких-либо дополнительных усилий. Эта небольшая автоматизация может привести к более последовательному отслеживанию проектов и позволить вам сосредоточиться на более важных аспектах вашей работы.

Детали автоматизации:

• Триггер: Запись помечена как завершенная
• Действие: Переместить запись в список "Завершено"

А также:

• Триггер: Запись перемещена в список "Завершено"
• Действие: Пометить запись как завершенную

Автоматизация уведомления о просроченных задачах в управлении проектами

Одной из самых больших проблем в управлении проектами является то, что проекты часто занимают больше времени, чем планировалось. Задержки не происходят сразу; они происходят постепенно, день за днем. Каждый день что-то небольшое может быть упущено, и эти незначительные задержки накапливаются, в конечном итоге вызывая значительные задержки, которые могут продлить сроки на недели или даже месяцы.

Чтобы бороться с этим, менеджерам проектов нужна система, которая будет уведомлять их, когда задачи просрочены. Эта автоматизация предназначена для уведомления соответствующих членов команды, как только срок выполнения задачи истекает, обеспечивая своевременное решение просроченных задач.

Настроив эту автоматизацию, вы гарантируете, что ни одна просроченная задача не останется незамеченной, позволяя вовремя вмешиваться и вносить изменения, чтобы проект оставался на правильном пути. Этот проактивный подход предотвращает упущение задач и повышает ответственность среди членов команды.

Детали автоматизации:

• Триггер: Срок выполнения истек
• Действие: Отправить электронное письмо

Мы рекомендуем вам ознакомиться с нашим руководством о том, как настроить пользовательские автоматизации электронной почты, где вы узнаете, как вы можете использовать любые данные из различных пользовательских полей, которые вы настроили в своем проекте.

Автоматизация автоматических стандартных операционных процедур (SOP) в управлении проектами

Интеграция стандартных операционных процедур (SOP) непосредственно в ваш рабочий процесс управления проектами может значительно повысить эффективность и согласованность. Один из самых мощных способов достичь этого в Blue — это автоматизация автоматических SOP. Эта автоматизация создает подробный контрольный список каждый раз, когда запись перемещается в указанный список, обеспечивая четкое изложение и назначение всех необходимых шагов.

Детали автоматизации:

• Триггер: Запись перемещена в определенный список
• Действие: Создать контрольный список

Blue предлагает огромную гибкость, позволяя вам указывать любой список в триггерном действии. Это означает, что каждый раз, когда запись перемещается в ваш назначенный список (например, "В процессе", "На рассмотрении" или "На утверждении"), автоматически создается предопределенный контрольный список.

Контрольные списки могут быть настолько подробными, насколько это необходимо, с несколькими пунктами контрольного списка, каждый из которых имеет своего исполнителя и относительные сроки выполнения. Относительные сроки выполнения особенно полезны, потому что они корректируются в зависимости от того, когда триггерится автоматизация, обеспечивая актуальность сроков.

Эта автоматизация особенно эффективна, потому что она встраивает SOP непосредственно в вашу систему управления проектами. Вместо того чтобы иметь SOP в отдельных документах, которые члены команды могут упустить из виду, процедуры интегрируются в рабочий процесс, побуждая к действию в нужное время.

Вы даже можете связать создание контрольного списка с добавлением тега к записи. Это позволяет сопоставить разные контрольные списки с разными тегами, обеспечивая применение правильных процедур к правильным задачам. Например, тег "QA" может запустить контрольный список QA, в то время как тег "Клиентское рассмотрение" может активировать другой набор шагов.

Встраивание SOP в Blue через автоматизацию может значительно улучшить результаты проектов. Обеспечивая четкое изложение и назначение каждого шага, вы снижаете риск ошибок и гарантируете, что все члены команды согласованы в том, что нужно сделать. Это не только экономит время, но и повышает ответственность и согласованность.

Автоматизацию можно редактировать в любое время, что повлияет на будущие запуски автоматизации. Кроме того, после создания контрольного списка его можно дополнительно изменять по мере необходимости, обеспечивая гибкость для адаптации к изменяющимся требованиям проекта.

Автоматизация межотраслевого сотрудничества

Обеспечение эффективного сотрудничества между отделами имеет решающее значение для успеха сложных проектов. Один из эффективных способов достичь этого, не предоставляя членам команды доступ ко всем деталям из других отделов, — это автоматизация копирования соответствующих записей между проектами.

Детали автоматизации:

• Триггер: Запись перемещена в определенный список
• Действие: Копировать запись в другой проект

Blue позволяет вам указывать любой список в триггерном действии, что делает эту автоматизацию высоко настраиваемой. Каждый раз, когда запись перемещается в назначенный список, например, "На рассмотрение", она автоматически копируется в другой проект, где соответствующий отдел может предпринять действия. Это обеспечивает бесшовный обмен информацией без компрометации безопасности данных или перегрузки членов команды ненужными деталями.

Используя эту автоматизацию, вы можете гарантировать, что критические задачи и информация эффективно обмениваются между отделами.

Давайте рассмотрим несколько примеров для ясности.

Представьте себе маркетинговый отдел, которому нужно рассмотреть дизайн от креативной команды. Вместо того чтобы предоставлять полный доступ к креативному проекту, который может переполнить маркетинговый отдел избыточной информацией, вы можете просто настроить автоматизацию, которая копирует запись дизайна, над которой работала команда дизайнеров, в выделенный проект для рассмотрения дизайна маркетингом. Команда маркетинга может быть уведомлена, рассмотреть и, когда они завершат обзор, элемент может быть скопирован или перемещен обратно в оригинальный проект.

Теперь рассмотрим команды разработки и QA. Когда команда разработки завершает функцию, которую нужно протестировать, вместо того чтобы предоставлять команде QA полный доступ к проекту разработки, вы можете настроить автоматизацию. Как только запись функции перемещается в список "Готово для QA", автоматизация копирует ее в проект QA. Таким образом, команда QA получает немедленный доступ к необходимым деталям и может начать тестирование сразу. Как только команда QA завершает тестирование, они могут обновить запись, и информация может быть бесшовно интегрирована обратно в проект разработки. Это позволяет разработчикам сосредоточиться на задачах, над которыми они действительно могут работать, и то же самое для команды QA.

Эта автоматизация улучшает межотраслевое сотрудничество, обеспечивая своевременный и точный обмен соответствующей информацией. Она позволяет отделам работать вместе без проблем, сохраняя контроль над доступом к деталям проекта. Этот подход улучшает координацию, снижает вероятность недопонимания и гарантирует, что все участники имеют необходимую информацию для эффективного выполнения своих задач.

Автоматизация эскалации задач высокого приоритета

В любом проекте всегда есть задачи, требующие немедленного внимания и быстрого действия. Эти задачи высокого приоритета могут значительно повлиять на общий прогресс и успех проекта, потому что они находятся в критическом пути проекта. Обеспечение своевременного решения этих критических задач имеет решающее значение, и здесь на помощь приходит автоматизация эскалации задач высокого приоритета.

Детали автоматизации:

• Триггер: Тег добавлен к записи (Высокий приоритет)
• Действие: Назначить кого-то, отправить электронное письмо

Blue позволяет вам добавлять тег высокого приоритета к любой записи, что делает ее мгновенно заметной как требующую срочного внимания. Как только этот тег добавлен, автоматизация запускается, назначая задачу конкретному члену команды или членам и отправляя уведомление по электронной почте, чтобы уведомить их о новой задаче высокого приоритета. Мы рекомендуем выбрать ярко-красный цвет для этого тега!

Представьте, что вы управляете проектом с различными текущими задачами. Одна из этих задач внезапно становится критической из-за непредвиденной проблемы или изменения требований клиента. Вместо того чтобы вручную уведомлять и назначать эту задачу, вы просто добавляете тег "Высокий приоритет" к записи.

Как только тег добавлен, автоматизация назначает задачу назначенному члену команды, ответственному за решение срочных вопросов, и отправляет ему уведомление по электронной почте. Это гарантирует, что задача высокого приоритета будет немедленно замечена и решена, предотвращая любые задержки, которые могут поставить под угрозу проект.

Эта автоматизация очень эффективна по нескольким причинам:

• Немедленное внимание: Задачи высокого приоритета мгновенно привлекают внимание соответствующих членов команды, обеспечивая быстрое действие.
• Повышенная эффективность: Автоматизируя процесс назначения и уведомления, вы экономите время и снижаете риск коммуникационных разрывов.
• Улучшенная ответственность: Автоматическое назначение задач гарантирует, что обязанности ясны, и члены команды точно знают, что нужно сделать.
• Лучшее управление проблемами: Своевременно решая задачи высокого приоритета, вы можете предотвратить превращение мелких проблем в более крупные, тем самым поддерживая общее здоровье проекта.

Заключение

Мы надеемся, что эта статья была полезна, предоставив вам идеи для конкретных автоматизаций, которые вы можете использовать для своих проектов и организации. Автоматизации в Blue — это мощные инструменты, которые могут упростить ваш рабочий процесс, сэкономить время и гарантировать, что ваша команда сосредоточена на стратегических задачах, а не застревает в рутинных действиях. Внедрив эти автоматизации, вы сможете повысить эффективность, улучшить ответственность и достичь лучших результатов в проектах.

Чтобы углубить свои знания и максимально использовать автоматизации управления проектами в Blue, мы рекомендуем вам изучить следующие ресурсы:

• Обзор функций автоматизаций управления проектами в Blue
• Официальная документация Blue по автоматизации управления проектами
• Часто задаваемые вопросы по автоматизациям управления проектами
• Автоматизация управления проектами для отправки пользовательских электронных писем заинтересованным сторонам

Изучая эти ресурсы, вы сможете глубже понять, как эффективно использовать автоматизации в Blue для оптимизации ваших процессов управления проектами. Будь то автоматизация назначения задач, отправка уведомлений или интеграция межотраслевых рабочих процессов, возможности безграничны.

Спасибо за чтение, и мы с нетерпением ждем, как вы воспользуетесь этими мощными инструментами, чтобы поднять ваше управление проектами на новый уровень. Помните, если у вас есть какие-либо вопросы, идеи или отзывы, вы всегда можете обратиться к команде Blue по адресу support@blue.cc