---

Detta är en del av Agency Success Guide, en bok skriven av VD:n för Blue för alla byrå- och professionella tjänsteföretagsägare, baserat på hans 10-åriga erfarenhet som byrågrundare.

I denna bok kommer du att lära dig allt du behöver veta om hur man driver en radikalt framgångsrik byrå. Från kassaflöde till projektledning, och kundrelationsbyggande till att skriva vinnande förslag — allt finns här.

---

Att skriva förslag är den mest kritiska aktiviteten i alla professionella tjänsteföretag.

Utan nytt arbete kommer företaget att sluta existera. Och utan rätt typ av nytt arbete kommer företaget att stagnera.

Så, se till att du tar skrivandet av förslag på allvar. Du kommer aldrig att tjäna mer pengar per timme än genom att skriva förslag eller förhandla med kunder — kom ihåg det!

Syftet med att skriva ett förslag är tvåfaldigt:

1. Ge klarhet till kunden om det föreslagna projektet. Du kanske tycker att detta är konstigt om kunden kontaktade dig. Varför ska du förklara projektet för dem? Tja, kom ihåg att vi vill positionera oss som experter. Du har gjort fler projekt än de har, så du bör vara den som ger klarhet.
2. Utbilda kunden om varför din organisation har de bästa människorna och erfarenheten för dem. Varför ska de välja dig istället för någon annan? Varför är ditt företag specifikt anpassat till deras bransch, deras problem och deras organisation?

Detta innebär att du behöver vara knivskarp i ditt tänkande. Du behöver tydligt visa vad som gör dig annorlunda än alla andra. Du behöver förklara dina metoder och varför de är viktiga. Du behöver visa det faktiska värdet av ditt arbete — och vad det kan göra för dem.

Det är bäst att börja samarbeta med kunden direkt, även innan projektet har startat och du är i förslagsfasen. Arbeta på ett samarbetsvilligt sätt med kunden för att avgränsa det exakta arbetsomfånget för projektet, och ge råd längs vägen. Detta ger dem en känsla för hur det är att arbeta med dig (och vice versa).
Detta är viktigt eftersom om du ser att de redan är svåra att arbeta med i detta skede, vet du vad du kan förvänta dig under projektet. Du kan då använda denna information för att prissätta ditt förslag mer noggrant, eller till och med besluta att inte ta projektet alls.

Och... du behöver ett användarvänligt och prestandaorienterat CRM (Customer Relationship Management) verktyg för att hålla koll på alla förslag som du arbetar med!

När ni har kommit överens om deras behov kan du gå vidare till nästa steg. Detta är där du lägger till prissättning i ditt dokument och formaliserar förslaget med alla villkor och detaljer. Vissa kunder vill ofta hoppa över denna process och gå direkt till förslaget. Vägra att göra detta; vinsttakten för denna typ av arbete är låg — det är inte värt din tid.

Anledningen till att arbeta med omfånget med kunden innan förslaget är att du inte vill försöka träffa ett rörligt mål. Om omfånget ständigt förändras måste du justera din prissättning för varje version av förslaget. Detta börjar fokusera diskussionen på kostnaden per post istället för det övergripande värdet. Kunden kommer att be om precisa motiveringar till varför priset förändrades mellan varje version. Du kommer att kämpa en förlorad kamp.

Dessutom är det mycket mer arbete för din del!

Om du bara ger prissättningen när arbetsomfånget har bekräftats, undviker du detta problem. Du uppmuntrar också kunden att granska arbetsomfånget i detalj.

Så, låt oss dissekera vad som gör ett bra förslag. Ett bra format som jag har funnit fungerar är att använda följande sektioner:

• Introduktion
• Arbetsomfång
• Utanför Omfång
• Tidslinjer
• Investering
• Föreslagna Kontraktvillkor
• Team CV:n
• Fallstudier & Referenser
• Profil för Professionellt Tjänsteföretag

Jag kommer att gå in på detaljerna för varje sektion nedan, men du bör också veta när du ska bryta detta format.

Om du svarar på RFP:er från stora organisationer specificerar de ofta den exakta strukturen för ditt förslag.

Jag har skrivit RFP:er för stora banker och internationella organisationer, och jag avskyr verkligen när leverantörer skickar tillbaka sina förslag och misslyckas med att följa det föreslagna formatet eftersom det skapar en betydligt större mängd arbete för att jämföra de olika förslagen. Det visar också en brist på omsorg och uppmärksamhet på detaljer från leverantören — något som jag ofta kommer att sänka betyget för.

Så om det är fallet, och det finns en krävd struktur, se till att du följer instruktionerna. Om du inte gör det kan du bli diskvalificerad.

Oavsett om du gör presentationer eller långform, är detta upp till dig. Personligen föredrar jag långform. För större projekt med betydande detaljer är ett långformdokument nästan alltid att föredra.

Att lära sig av varje förslag och lägga till denna information och sektioner i ett masterdokument är också hjälpsamt. Detta innebär att för varje projekt som du skriver ett förslag för, om det finns några förbättringar i förslaget, matar du tillbaka dem till masterversionen så att du kan återanvända dem igen i framtiden.

Detta masterdokument är sedan utgångspunkten för varje nytt förslag. Detta kan spara dig en betydande mängd tid och ansträngning jämfört med att skriva varje förslag från grunden. Men, du måste vara försiktig så att du inte faller i fällan att skicka ut mallförslag.

Jag kan lova att många kunder kan se igenom ett mallförslag, och du kommer att förlora arbete.

Verkligheten är att du inte kommer att vinna varje enda projektförslag du skickar. Men du kan bygga ett fantastiskt företag även genom att bara vinna en minoritet av de förslag du skickar! På Mäd, avvisar vi en tredjedel av RFP:erna vi får, vi förlorar en annan tredjedel, och slutligen vinner vi en tredjedel. Så med bara en vinsttakt på 30% för varje prospekt som begär ett förslag kan vi bygga ett hälsosamt och långvarigt företag.

Men, eftersom vi inte vet vilka som kommer att bli de vinnande, måste vi lägga ner vårt bästa arbete i varje förslag.

Detta är särskilt sant om du tänker på livstidsvärdet av en potentiell kund: inte nödvändigtvis investeringen för just detta projekt, utan också framtida projekt längre fram. Detta kan resultera i mer arbete, fantastiska fallstudier, referenser och vittnesmål. Glöm inte heller att människor kommer att byta jobb i framtiden.

Om du håller relationen vid liv, kommer du också att ha möjligheten att få en ny kund när de går med i en ny organisation. Med tiden kan detta bli en betydande källa till nya affärer, även om det tar flera år att bygga upp.

Så, du kan se hur avgörande författandet av förslag är, inte bara för den omedelbara projektvinsten utan för den långsiktiga hälsan hos ditt företag.

Låt oss nu dissekera varje sektion av ett förslag.

Introduktion

Detta kallas ofta “Sammanfattning för ledningen.” Detta är den sektion som de viktigaste beslutsfattarna kommer att läsa, förutom prissättningen.

Så, detta är inte platsen att vara långrandig eller blyg. Ange ditt fall och förklara varför du är den bästa organisationen för projektet. Tänk noga på dina nyckelbudskap:

Vad vill du att personen som läser detta ska ta med sig från denna introduktion?

Denna sektion kommer också att vara det första intrycket som intressenterna får av dig. Gör det till ett bra intryck! Visa att du förstår deras smärtpunkter och vad de försöker uppnå.

Om du når en skala där du inte behöver skriva varje förslag själv, försök att åtminstone skriva introduktionen.

Detta ger det en personlig touch som är svår att återskapa.

Med detta i åtanke, se till att du har en signaturblock i slutet av introduktionen med ditt personliga telefonnummer och e-postadress — detta visar kunden att ledningen för företaget är lätt att nå och tillgänglig, vilket ger dem sinnesro.

En extremt stark köpsignal är om du har VD:n eller någon medlem av högsta ledningen i direktmeddelande via WhatsApp/ iMessage/Telegram.

Jag tror inte att jag någonsin har förlorat ett förslag där detta har hänt: dessa personer är superupptagna, och om de spenderar sin tid på direktmeddelanden med dig, betyder det att du nästan säkert är en viktig del av deras kommande arbete.

Projektmål

Låt oss komma ihåg det första av de två målen för varje förslag: att ge klarhet.

Att ange projektmålen och de kritiska framgångsfaktorerna går långt för att klargöra varför kunden bör investera i detta projekt. Detta innebär att du visar hur projektet kan ha en betydande inverkan på kundens verksamhet.

Detta kan vara en mycket kort del av förslaget, men det kan verkligen lugna kunden — de kommer att förstå att du är en bra lyssnare och att du har förstått vad de bryr sig om.

Ett bra trick här är att fråga om nyckelframgångsfaktorer under det första mötet med kunden. Ta anteckningar om de exakta formuleringar som de använder. Om möjligt, använd dessa exakt samma ord, fras för fras, i denna sektion — detta kommer att resonera starkt med kunden, och du kommer att bli förvånad över hur mycket vikt och betydelse denna relativt lilla sektion av förslaget kan ha!

När det är möjligt, ha kvantitativa mål.

Arbetsomfång

I hjärtat av förslaget, här diskuterar du i detalj vad du kommer att göra för projektet. Den bästa idén här är att gå på djupet om dina processer och förklara varför du kommer att göra det du gör.

Det är viktigt att säkerställa att denna sektion inte känns generisk.

Visst, många arbetsomfång över olika förslag kan vara liknande, men du behöver ta dig tid att fullt ut förstå vad som är unikt med denna kund och detta projekt.

Om du gör något relaterat till digitala produkter eller IT, kan det hända att du behöver dela upp denna sektion i två. Den första sektionen diskuterar funktionerna och funktionerna hos produkten som du kommer att bygga, och den andra sektionen beskriver de faktiska stegen i det arbete som krävs, såsom design, avgränsning, utveckling, testning och så vidare.

Ett vanligt problem inom arbetsomfångssektionen är att om det saknas specificitet, öppnar det möjligheten för kunder att oense om leveranser. Du bör därför sträva efter att göra ditt omfång så klart som möjligt för att undvika tvetydighet eller missförstånd. Till exempel, om du inkluderar skrivande av rapporter i ditt arbetsomfång, bör du ange vad dessa rapporter kommer att bestå av och hur ofta de kommer att förekomma.

Ett bra sätt att testa att din arbetsomfångssektion är tillräckligt klar är att köra ett tankexperiment. Kan denna sektion användas av projektledaren för att enkelt gå igenom och bocka av varje punkt i slutet av projektet för att säkerställa att projektet har slutförts?

Om ja, då har du rätt mängd klarhet och detaljerad information i din arbetsomfångssektion.

Om inte, då behöver du gå ett steg djupare i termer av detaljer. Detta kan ibland kännas som mycket arbete, men det är värt det för att ha sinnesro att du inte kommer att ha problem med att godkänna projektet i slutet.

Utanför Omfång

Detta är en riktigt viktig sektion som ofta förbises av många professionella tjänsteföretag, men det är faktiskt bra att klargöra exakt vad du inte kommer att göra som en del av projektet.

Detta beror på att det tvingar kunden att verkligen tänka noga på arbetsomfånget. De kommer att se en lista över undantag och vara medvetna om att de kommer att behöva ändra omfånget (och därmed betala mer) om de behöver ytterligare tjänster eller leveranser.

Det är viktigt att när du listar saker i denna sektion, tar du kundens perspektiv. Till exempel, om du gör webb utveckling, kan det vara uppenbart för dig att webbplatsens hosting inte ingår i ditt projektpris och är en separat kostnad som kunden behöver överväga och betala för.

Men för en kund som gör om sin webbplats för första gången på 15 år, kanske detta inte är uppenbart alls. Faktum är att de kanske inte ens har övervägt att de behöver betala för hostingen!

Samma sak gäller för ytterligare funktioner inom de kreativa industrierna som produktion, tryckning, typsnitt, licenser och så vidare.
Personligen gillar jag att inkludera lokala resekostnader och göra det klart att vi sedan kommer att återbetala resekostnader utanför ett visst geografiskt område, normalt staden där du är baserad.

Du kan också vilja använda catch-all fraser, såsom att ange att alla tredjepartskostnader är utanför projektets omfattning och kommer att faktureras separat, och till och med att arbete över ett visst antal timmar eller efter ett visst datum automatiskt är utanför omfånget.

Denna sista punkt är ganska intressant eftersom det innebär att kunden också har en viss grad av tidspress för att säkerställa att de gör allt som krävs från deras sida för att slutföra projektet inom den tilldelade tiden om de vill hålla sig inom den ursprungliga budgeten.

Nyckelleveranser

För att utvidga ditt arbetsomfång är det användbart att kartlägga vad kunden bör förvänta sig att ta emot i form av leveranser. Denna sektion kommer att sammanfatta de förväntade målen och målen som måste uppnås under projektet och kommer att inkludera stödjande information för att hjälpa kunden att tydligt förstå vad som överenskommits.

Denna sektion skiljer sig från projektmålen eftersom den fokuserar på konkreta eller abstrakta prestationer som ska slutföras inom en specifik tidsram.

För att betraktas som en nyckelleverans bör vissa kriterier uppfyllas:

1. Föremålen bör hjälpa till att uppnå dina mål,
2. De bör vara överenskomna av kunden och ditt team i början av projektet,
3. De bör uppnås genom meningsfullt arbete, och
4. De bör naturligtvis vara inom det arbetsomfång som beskrivits från början av projektet.

Det är hjälpsamt att använda dina nyckelleveranser som en referenspunkt för projektledaren och teamet att hänvisa till under sitt arbete för att hjälpa dem att visualisera en tydlig mållinje. Utan tydliga leveranser kan ditt team arbeta i cirklar och potentiellt börja avvika från sina mål.

Kom ihåg, väl definierade projekt säkerställer att alla är på samma sida. Kunder vet exakt vad de kan förvänta sig, och ditt team är i linje med vad de arbetar mot.

Tidslinjer

Att definiera dina tidslinjer är en annan avgörande del av förslaget. Du uppskattar inte bara hur länge projektet kommer att pågå, utan du sätter också förväntningar på varaktigheten av varje del.

Även om tidslinjer inte nödvändigtvis behöver vara otroligt detaljerade i ditt förslag, bör de åtminstone ge läsaren en bred översikt över projektet. Tidslinjer kommer att förändras — det är bara affärens natur — men försök att vara så realistisk som möjligt med dina uppskattningar.

Om önskade start- och slutdatum inte är kända, kan du helt enkelt organisera din tidslinje efter den tid du uppskattar att uppgifterna kommer att ta.

Du behöver inte inkludera varje enda uppgift i projektet med en tilldelad början och varaktighet, eftersom detta kommer att göra din tidslinje svår att läsa och ge ditt team lite flexibilitet — istället bör du fokusera på viktiga milstolpar.

Det är värt att notera att vissa projekt kan inkludera "inaktiva" tidsperioder, där arbetet inte kan fortskrida förrän en annan händelse inträffar. Dessa perioder av inaktivitet är användbara att kartlägga från början för att fastställa när ditt team kommer att vara aktiva och vad som kommer att vara nödvändigt vid givna tidpunkter för att fortsätta projektet: till exempel, en säsongskampanj eller en period där kunden behöver kurera sitt eget innehåll.

När det gäller feedbacktid eller godkännanden är det till och med värt att fråga kunden hur deras typiska process ser ut och hur mycket tid de historiskt har behövt för godkännanden på andra projekt — du kan sedan använda denna information för att bygga en mer exakt modell för din övergripande projekt tidslinje.

Av erfarenhet har jag lärt mig att även de mest utbildade uppskattningarna kan stöta på hinder. När du beräknar din tidslinje försöker du förutsäga potentiella risker och minska överraskningar, men detta är aldrig helt möjligt. Det kommer alltid att finnas okända faktorer, och du måste ta hänsyn till en grad av flexibilitet för att lösa oförutsedda problem inom en realistisk tidsram.

Jag har funnit att det finns en balansakt mellan din planeringstid och din "görande" eller arbetstid.

Enkelt uttryckt, ju större uppgiften är, desto större blir planeringsinsatserna för den uppgiften. Sträva efter att dissekera hur komplex varje uppgift kan vara och konsultera dina relevanta teammedlemmar för praktiska råd om hur lång tid vissa aktiviteter kan ta för dem.

Att få dina uppskattningar fel kan förvandla ett sexmånadersprojekt till ett ettårigt projekt, vilket skulle resultera i att teammedlemmar dubbelbokas i framtiden eller helt enkelt inte är tillgängliga, och värre — riskera ditt företags rykte och projektets lönsamhet.

Med mindre projektuppgifter kan du ha råd att göra snabbare uppskattningar, eftersom eventuella små misstag kommer att vara billigare och snabbare att åtgärda. Vi har funnit att ett snabbt teammöte kan hjälpa dig att diskutera potentiella problem och kartlägga en realistisk projektplan som alla är överens om.

Som en sidokommentar, oavsett hur organiserad du och ditt team kan vara, kan kunder kraftigt påverka tidslinjer, så se till att lyfta fram när du kan behöva deras hjälp, resurser eller godkännanden. Som nämnts tidigare kan det sätta en hälsosam tidspress på kunderna för att säkerställa att de gör sin del för att hålla projektet på rätt spår.

Investering

Förresten, säg aldrig "pris."

Du bör alltid rama in alla pengar som spenderas direkt eller indirekt på dina tjänster som en investering från kunden som kan ge dem avkastning.

Det finns också några viktiga saker att nämna i denna sektion, inklusive betalningsschemat (mer om det i kapitel 7) och att också se till att tydligt ange om dina avgifter är inklusive eller exklusive skatt. Om du inte specificerar detta väl, kommer du ibland att stöta på några listiga upphandlingspersoner i stora företag som kommer att använda detta som en ursäkt för att förhandla om en betydande rabatt — de kommer alltid att hävda att de antog att dina avgifter inkluderade skatt, även om du vanligtvis anger NET, men inte angav det tydligt.

När det är möjligt, försök att inte ge detaljerade rad-för-rad uppdelningar av din prissättning. Om du bryter ner det efter huvudområde, är detta okej, men om du börjar gå in på pris per leverans eller något i den stilen, då är detta en röd flagga. Det betyder att kunden ser dig bara som en leverantör för att outsourca vissa punkter till, inte en verklig partner som kan hjälpa dem på lång sikt.

Föreslagna Kontraktvillkor

Ibland kommer stora kunder att ha sina egna standardvillkor som du behöver gå med på. Men du bör alltid inkludera dina föreslagna kontraktvillkor i ditt förslag, tillsammans med ett område för att godkänna hela förslaget. På så sätt gör du det så enkelt som möjligt för kunden att acceptera och gå vidare.

Även om detta bara är ett litet exempel på att minska friktionen i din försäljningsprocess, om du har denna attityd mot allt, gör du det betydligt enklare för kunder att köpa från dig — och de kommer att uppskatta det genom att köpa mer!
När jag först började, betalade jag ett stort advokatbyrå en hel del pengar för att skriva ett långt 25-sidigt kontrakt som täckte nästan alla möjliga eventualiteter och saker som kunde gå fel i projektet.

Men vad som ofta hände var att jag slutade spendera mycket tid med kunderna, eller deras juridiska team, för att diskutera varje punkt och säkerställa att vi kom överens om allt. Detta orsakade ofta betydande förseningar i att starta projekt, och jag kände att det verkligen var slöseri med allas tid.

Om kunden är ett stort företag, kommer de sannolikt att ha sina egna standardkontrakt som du behöver granska och gå med på.

Två saker som du vill vara medveten om:

Straffavgifter

Vissa kunder kommer att vilja införa straffavgifter för sena projekt, men detta är något som du bör förhandla bort från kontraktet. Detta beror på att tidslinjer ofta ligger utanför din kontroll, oavsett vilken nivå av ansträngning eller välvilja du lägger in i kontraktet.

Detta kan vara så enkelt som att saker är mer komplexa än förväntat, eller att det finns en feedbackfördröjning, eller att en av dina nyckelanställda blir sjuk. Du vill inte ha stressen av ett sent projekt och behöva betala straffavgifter för sen leverans.

Dessutom bör du också tänka på hur du generellt vill strukturera relationerna med dina kunder. Att starta ett kontrakt med varje part som håller en pistol mot sitt huvud är inte en bra långsiktig strategi.

Icke-konkurrensklausuler

Ibland kommer kunder att införa i sina kontrakt att du endast får arbeta med dem och inga andra företag i deras bransch. Du får inte gå med på detta eftersom det kraftigt kommer att minska dina potentiella framtida försäljningar, och om de vill ha denna nivå av exklusivitet, bör de betala separata avgifter som ligger över projektavgifterna för att kompensera för det potentiella förlorade arbetet i framtiden.

Numera, när kunder ber oss att tillhandahålla ett kontrakt, har vi ett enkelt ett-sidigt kontrakt som kunder kan granska på några minuter. Jag skulle säga att 95% av kunderna helt enkelt accepterar det utan några ändringar. Känn dig fri att granska det och ändra det för dina specifika behov:

• Detta avtal är mellan [professionellt tjänsteföretags juridiska namn] ("[professionellt tjänsteföretags namn]") och [klientens juridiska namn] ("Klient") den __________.
• Representanterna är [professionellt tjänsteföretags representantens namn] för [professionellt tjänsteföretags namn] och [klientens representantens namn] för klienten.
• Detta kontrakt är det enda avtalet. Det finns inga andra avtal, muntliga eller skriftliga.
• Klienten önskar köpa tjänster från [professionellt tjänsteföretags namn] som beskrivs i "Arbetsomfång" och "Nyckelleveranser".
• Detta kontrakt kan endast ändras eller modifieras genom ömsesidig överenskommelse mellan [professionellt tjänsteföretags namn] och klienten, skriftligen.
• Detta kontrakt regleras av lagarna i [Ditt land].
• All officiell projektkommunikation kommer att ske via [Infoga officiellt projektledningssystemnamn eller e-post]
• Klienten kommer att ge feedback på eventuella leveranser under projektet inom x arbetsdagar. Om feedbacken tar längre tid, kan [professionellt tjänsteföretags namn] begära att tidslinjen och priset för projektet omprövas.
• Fakturor ska betalas inom x dagar efter att de mottagits av klienten.
• [professionellt tjänsteföretags namn] kommer att sluta arbeta om fakturorna under detta kontrakt inte betalas inom x dagar efter att de mottagits av klienten, och kan säga upp avtalet.
• [professionellt tjänsteföretags namn] har fullständig tillåtelse att använda alla icke-konfidentiella leveranser i sin portfölj och marknadsföringsmaterial, inklusive men inte begränsat till en fallstudie på [professionellt tjänsteföretags namn] webbplats när projektet är slutfört.
• Ansvarigheten för [professionellt tjänsteföretags namn] gentemot klienten under detta kontrakt kommer att begränsas till de betalningar som faktiskt mottagits av [professionellt tjänsteföretags namn] från klienten under detta kontrakt.
• All immateriell egendom som skapats av [professionellt tjänsteföretags namn] under detta kontrakt kommer att vara klientens egendom, efter att alla betalningar har mottagits av [professionellt tjänsteföretags namn].
• [professionellt tjänsteföretags namn] kommer att behandla all klientinformation som helt konfidentiell. [professionellt tjänsteföretags namn] kommer endast att avslöja konfidentiell klientinformation för förhandsgodkända anställda och underleverantörer.

Team CV:n

Kom ihåg vad vi sa om att vara ett människobaserat företag? Genom att lägga till detaljer om ditt team, deras roller i projektet och deras CV:n, positionerar du dig själv inte bara som tjänsteleverantörer utan som betrodda experter. Det visar att du är tillräckligt självsäker för att visa upp ditt team.

Det är vanligt råd att anpassa ditt CV till det jobb du ansöker om, och detta råd gäller också för projektförslag. Det kan vara användbart att ha förskrivna team-bio/CV:n, men du bör aldrig bara kopiera och klistra in dem i nya förslag. Ta dig tid att visa att du förstår kundernas problem och visa teammedlemmarnas direkta lämplighet för att möta deras behov.

När du visar ditt team fokuserar du på att förmedla värde — både på deras meriter och på sättet de arbetar. Denna senare punkt är av särskilt intresse: i en trång professionell tjänsteföretagsmarknad kan det vara fördelaktigt att utnyttja din teamkultur.

Tänk på det på detta sätt, flera byråer kan ha begåvade individer med samma kvalifikationer, men om sättet du arbetar och tänker på är i linje med kunden, kommer det att leda till en harmonisk arrangemang och meningsfullt arbete.