---

Detta är en del av Agency Success Guide, en bok skriven av VD:n för Blue för alla ägare av byråer och professionella tjänsteföretag, baserad på hans 10-åriga erfarenhet som byrågrundare.

I denna bok kommer du att lära dig allt du behöver veta om hur man driver en radikalt framgångsrik byrå. Från kassaflöde till projektledning, och kundrelationsbyggande till att skriva vinnande förslag – allt finns här.

---

Som en professionell tjänstefirma kommer projektarbete att utgöra huvuddelen av dina affärsfunktioner. Din förmåga att effektivt hantera projekt kan därför vara en avgörande faktor för om kunder väljer att arbeta med dig – det vill säga hur väl du kan hantera initiering, planering och kontroll av alla processer som krävs för att leverera enligt kontraktet.

Projektledning innebär ett beroende av både konkreta och abstrakta leveranser med begränsade tidsramar, så även om projekt så småningom avslutas, kommer disciplinen projektledning att kräva konsekvent uppföljning. Detta belyser vikten av tydlig och effektiv kommunikation.

Det är avgörande att ha en teknik för att hantera projekt som är konsekvent över alla projekt. Detta innebär att du kan hoppa in i vilket projekt som helst och omedelbart se hur det går. Det ska vara kristallklart om ett projekt hanteras bra eller dåligt. Detta betyder inte att det inte finns skillnader mellan projekten, utan att byggstenarna för projektledning finns på plats för varje projekt.

Även om det finns många olika sätt att hantera arbete, har jag funnit en metod, genom trial and error, som konsekvent ger de bästa resultaten och är tydlig och lätt att förstå för både teammedlemmar och kunder.

Denna metod kallas Kanban, vilket är ett japanskt tillverkningssystem som ursprungligen skapades av Toyota, där tillgången på de olika komponenterna och delarna som krävs för att bygga en bil övervakas genom att ha ett instruktionkort som skickas längs produktionslinjen.

Idén bakom Kanban är mycket enkel: du behöver skapa en tydlig process för att möjliggöra att du kan slutföra det arbete som ligger framför dig.

På en grundläggande nivå kan detta se ut så här:

• Arbete som behöver göras. Ofta kallad en "Backlog", detta är en lista över allt arbete som behöver göras för att projektet ska vara komplett.
• Pågående. Detta är vad som för närvarande arbetas med.
• Under granskning. Detta är vad som kontrolleras av någon annan för att säkerställa att arbetet har utförts med rätt kvalitet.
• Färdigt. Detta är en historisk lista över allt arbete som har slutförts.

Vad detta antyder är total transparens när det gäller allt nödvändigt arbete för att slutföra ett projekt. Detta innebär en nedbrytning av vad som behöver göras, vem som behöver göra det, och när det behöver göras. Du kan sedan modifiera den grundläggande processen ovan för att anpassa den nära din faktiska process.

Om du kan bygga ett system som detta som dina kunder kan se på sin egen tid, kommer det att kraftigt minska (eller helt eliminera!) kraven på rapportering kring många projekt. Detta beror på att kunden kan logga in och se statusen för arbetet. Detta innebär också att all kommunikation sker via en plattform och är transparent för alla andra i projektet. Problemet med att inte göra detta är att det börjar bygga informationssilos, och ingen vet var nyckelinformation finns eller var registren av olika beslut är.

Självklart kommer dina processer troligtvis att vara något mer komplexa än den förenklade abstraktionen ovan, men det är en bra början. Det är bäst att tänka på processer som något som ständigt förändras och svarar på verkligheten på marken, inte en rigid, oföränderlig och obarmhärtig metodik som kommer i vägen för arbetet.

Process är en positiv sak, byråkrati är process som har sprungit amok. Så som jag ser på process är att du behöver den minsta mängden process som krävs för att få de resultat du söker.

Slutligen, några andra saker att notera om projektprocesser.

Ha en inbyggd mekanism för att fånga frågor och idéer. Om du inte gör det, kommer detta att bli informellt och tidskrävande. Vad vi gillar att göra är att ha dessa som listor före huvudprocessen, så vår typiska projektprocess ser ut så här:

• Idéer
• Frågor
• Backlog (långsiktig)
• Backlog (kortfristig)
• Pågående
• Intern granskning
• Klientgranskning & Åtgärd
• Avslutad

Vi lägger till separata listor för idéer och frågor så att de är lätta att fånga, och vi delar också vår backlog i långsiktig och kortfristig för att enkelt se vad som kommer upp. Detta är särskilt användbart om du har en betydande mängd arbete i projektet.

Vi har också två omgångar av granskningar, en intern och den andra för kunden. Den kundlistan innehåller också alla punkter som kunden behöver göra, såsom att tillhandahålla information, filer, åtkomst till system och så vidare. Detta är bra att ha eftersom kunder ofta inte har sitt eget system för att hantera vad de behöver få gjort i projektet, och detta ger ett enkelt sätt för dem att hålla sig organiserade.

Att ha ett granskningsmöte med dina teammedlemmar för att gå igenom alla dina projekt är en bra strategi för att hålla sig i linje. Du behöver inte täcka varje detalj eller ha djupgående diskussioner, det handlar bara om att samordna alla och säkerställa att ni alla är på samma sida.

Det hjälper verkligen att undvika de där herregud! stunderna när någon inser att de har låtit något glida i en riktigt drastisk riktning.

Något som verkligen hjälper om du leder dessa möten är att förbereda agendan i förväg, och sedan skriva ner viktiga punkter under varje projekt i punktform. För nästa möte kan du sedan klona dokumentet och säkerställa att sakerna från föregående vecka blev gjorda samtidigt som du också påbörjar diskussioner om nya saker.

Formatet är ganska enkelt:

Projekt 1.
• Kunden gillade inte alternativ 1 eller 2, så vi behöver komma på något nytt. Jack kommer att göra detta senast onsdag.
• Vi behöver också börja planera för granskningsmötet på torsdag. John kommer att utarbeta en agenda och skicka den till kunden.

Och så vidare.

Den nästa viktiga rekommendationen är mötesprotokoll. Även om det är tråkigt, är det avgörande att ta noggranna mötesprotokoll och säkerställa att de skickas till alla som deltog i mötet, följt av en tydlig lista över nästa steg. Även om möten ofta får ett dåligt rykte, finns det bra användningar för dem och livet på professionella tjänsteföretag kretsar kring möten. Du kommer att träffa ditt team för att granska arbete, du kommer att träffa kunden för att diskutera arbetet, du kommer att träffa prospekt för att sälja arbete, och du kommer att ha gott om andra möten också.

Om ett möte inte har något resultat, kan det hävdas att det faktiskt kan ha varit meningslöst att ha det mötet från första början. Att ha en tydlig uppsättning mötesprotokoll är viktigt; dock kan det ibland vara lite tråkigt att ta, städa upp och sedan skicka till alla.

Ett trick som vi har utvecklat är att använda vårt projektledningssystem som ett live-system för att ta anteckningar som blir framtida saker som behöver åtgärdas, antingen som individuella att-göra-punkter i en backlog eller som checklistapunkter inom en att-göra. Detta innebär att när mötet pågår, registreras viktiga åtgärder och feedback live i PM-systemet och då finns det inget behov av att skicka mötesprotokollen separat, vilket är en stor tidsbesparing.

Som en sista punkt är det också värt att överväga den (förhoppningsvis överlägsna!) kundupplevelse som vi vill skapa i varje projekt, och sedan arbeta bakåt mot de projektledningspraxis som krävs för att möjliggöra denna överlägsna upplevelse.

Finns det enkla saker som dina projektledare kan göra som kommer att uppskattas av en kund? Vad är bilden av det perfekta här? Hur kan vi komma närmare det idealet?