---

På Blue är det ingen hemlighet att vi älskar Kanban-tavlor för projektledning.

Vi tycker att de är ett fantastiskt sätt att hantera arbetsflödet för vilket projekt som helst, och de hjälper till att hålla både projektledare och teammedlemmar vid sina sinnens fulla bruk!

För länge har vi alla använt Excel-kalkylblad och att-göra-listor för att hantera arbete. Faktum är att detta är en av våra stora kritiker av Basecamp, en annan plattform för projektledning. Till och med de lade så småningom till sin egen version av Kanban för sin plattform (varning: tyvärr gjorde de inte ett bra jobb, kolla in vår sammanställning som inkluderar en nedbrytningsvideo!).

Kanban-tavlor har en intressant historia. De härstammar från Japan på fabriksgolvet, men har nu blivit ett oumbärligt verktyg som bör finnas i varje projektledares bakficka.

Trello var mjukvaran som först populariserade Kanban-tavlor för projektledning.

Det sagt, du kan fortfarande köpa fysiska Kanban-tavlor för ditt hem eller kontor!

Så innan vi dyker ner i hur man använder Kanban-tavlor för projektledning, låt oss ta en snabb genomgång av hur de fungerar.

I sin kärna består en Kanban-tavla av kolumner som representerar olika steg i en process, såsom "Att göra", "Pågående" och "Färdig". Individuella uppgifter representeras som kort som rör sig från en kolumn till nästa, vilket ger en omedelbar översikt över projektets aktuella status.

Kanban-tavlor ger en tydlig visuell representation av arbetsuppgifter när de rör sig genom olika steg i ett arbetsflöde.

Och det är denna enkelhet som gör Kanban-tavlor otroligt effektiva, vilket omvandlar abstrakta begrepp av "arbete" till konkreta, hanterbara enheter.

När det kommer till projektledning är denna visuella transparens avgörande.

Kanban-tavlor hjälper teammedlemmar att upptäcka flaskhalsar, prioritera uppgifter och fördela resurser effektivt, vilket ökar produktiviteten och minskar fel och missförstånd.

Deras visuella natur ger ett intuitivt sätt för icke-tekniska intressenter att följa projektets framsteg, klargöra uppgiftsstatus och deadlines, minska behovet av frekventa uppdateringar och möten, samt främja engagemang, ansvarighet, transparens och kontinuerlig förbättring.

Vi har täckt de grundläggande komponenterna av Kanban i vår djupgående recension, men det är värt att friska upp våra minnen här också.

Låt oss gå — de grundläggande komponenterna är:

1. Visualisera arbete: Det första steget i Kanban är att skapa en visuell representation av uppgifterna. Detta görs vanligtvis med en Kanban-tavla, som avgränsar olika steg i ett arbetsflöde — till exempel "Att göra", "Pågående" och "Färdig." Denna visuella metod gör det enkelt för alla intressenter, inklusive icke-tekniska teammedlemmar, att förstå projektets aktuella tillstånd vid en blick.
2. Begränsa arbete i progress (WIP): En av Kanbans kritiska principer är att begränsa mängden arbete i progress. Genom att göra detta kan team fokusera på att slutföra uppgifter snarare än att jonglera med flera ofullständiga. Detta hjälper till att minska flaskhalsar och säkerställer ett smidigare arbetsflöde.
3. Fokusera på flöde: Kanban betonar vikten av att upprätthålla ett jämnt flöde av arbetsuppgifter. Team strävar efter att säkerställa att uppgifter rör sig genom arbetsflödet så effektivt som möjligt. Detta fokus på flöde hjälper till att identifiera och åtgärda eventuella avbrott eller ineffektiviteter snabbt.
4. Kontinuerlig förbättring: Även känd som "Kaizen", uppmuntrar denna princip till kontinuerlig utvärdering och förbättring av processer. Kanban uppmuntrar team att regelbundet granska sina arbetsflöden och identifiera områden för förbättring, vilket främjar en miljö av ständig tillväxt och lärande.

Så nu när vi har en klar uppfattning om vad Kanban-tavlor är, låt oss diskutera några av fördelarna med att använda Kanban-tavlor i projektledning, och efter det kommer vi att dyka ner i hur man använder dem för projektledning.

Fördelar med att använda Kanban-tavlor i projektledning

Som nämnts tidigare, på Blue älskar vi ❤️ Kanban-tavlor — detta är anledningen till att de är standardprojektvyn när någon först skapar ett projekt i Blue. Vi tror att Kanban-tavlor oftare än inte är det bästa sättet att hantera projektarbete.

Så varför denna kärleksaffär?

Tja, det finns många anledningar, och det handlar mest om att kunna se det arbete som pågår tydligare, samt att skapa en långsiktig kulturell förändring kring själva arbetets natur.

Kanban-tavlor Fördel 1: Förbättrad synlighet

En av de framträdande fördelarna med att använda Kanban-tavlor är den oöverträffade nivån av synlighet de erbjuder.

Genom att visa uppgifter och projektstatus på en enda tavla kan alla teammedlemmar, inklusive icke-tekniska intressenter, omedelbart förstå framstegen för pågående projekt. Denna transparens säkerställer att alla är på samma sida, vilket minimerar missförstånd och kommunikationsproblem.

Du behöver inte fråga någon för att veta den senaste statusen för projektet – förutsatt att alla håller tavlan uppdaterad (mer om det senare!)

Denna idé om att "sätta allt på ett ställe" är central för hur framgångsrika team generellt antar Kanban-tavlor, och Blue specifikt.

Kanban-tavlor Fördel 2: Bättre arbetsflödeshantering

Kanban-tavlor är också otroligt effektiva för att hantera arbetsflöden. Genom att bryta ner projekt i hanterbara uppgifter och visuella steg kan team snabbt identifiera flaskhalsar och kontinuerligt optimera sina processer. Denna agila metod säkerställer att arbetet flyter smidigt från början till slut, minskar stillestånd och ökar produktiviteten.

Kanban-tavlor Fördel 3: Förbättrad samarbete

Samarbete är hörnstenen i framgångsrik projektledning och bra teamwork, och Kanban-tavlor underlättar detta genom att erbjuda det utrymme för samarbete.

Visst, det kommer fortfarande att finnas teamchatt, några 1-2-1:or, klisterlappar på folks skrivbord. Men Kanban-tavlan är där de meningsfulla uppdateringarna går, och där du kan förvänta dig att hitta delad information.

Det betyder också att den projektplanen inte är något hemligt dokument som lever på ett Excel-kalkylblad i projektledarens laptop, redo att plockas fram vid varje månatlig eller kvartalsvis genomgång som ett dödligt vapen.

Menar du — vi var sena och vi visste inte ens om det? Vi åtagit oss något för tre månader sedan och vi har inte ens börjat arbeta med det?

Aj.

Kanban-tavlor Fördel 4: Minskat kognitivt tryck

Detta är ofta en underapprecierad fördel med att använda en arbetsledningsplattform.. Istället för att alla ska hålla allt i huvudet, och sedan ha många möten och "synkroniseringar" för att hålla sig uppdaterade, kan alla sova gott om natten och veta att allt är spårat.

Allt är dokumenterat, vilket gör att teammedlemmar kan fokusera på arbetet i sig istället för att oroa sig för att spåra det.

Det skapar också denna kulturella förändring mot kontinuerlig förbättring. Ledningen inser att projekt inte bara är "ett stort tryck", utan faktiskt summan av hundratals eller kanske till och med tusentals beslut och uppgifter.

Och det finns också en implicit rörelse mot att ha begränsningar för arbete i progress. När allt kommer omkring, om du ser 200 objekt som för närvarande är "pågående", är detta meningslöst. Ingen arbetar med 200 saker samtidigt, vilket då väcker frågan om vad som faktiskt arbetas med, och vad som blockeras av andra beroenden, brist på godkännande eller oklara krav.

Hur man använder Kanban-tavlor för projektledning

Okej, vi är äntligen här.

Vi ska berätta en hemlighet. Det finns ingen riktig hemlighet för att använda Kanban-tavlor för projektledning.

Du bör spåra hanteringen av ditt projekt på samma sätt som vilken annan process som helst! Detta kan låta något absurt — säkert är det inte så Toyota hanterade sin produktionslinje i 1940-talets efterkrigstidens Japan som jag borde hantera mitt tillväxtmarknadsprojekt 2024.

Tja...ja och nej.

Processen att skapa process är densamma, slutprocessen är naturligtvis annorlunda.

Så först och främst, du behöver överväga den gemensamma processen som varje arbetsobjekt kommer att gå igenom. Tänk inte på kantfall, förgreningsmönster eller något av det fancy.

Tänk bara: om allt går smidigt, vad skulle en typisk "enhet" av arbete gå igenom i termer av process, från det att den först föds till den tidpunkt den markeras som färdig?

De flesta kunskaps projekt har en liknande form. Med kunskaps projekt menar vi projekt vars huvudsakliga resultat är idéer, ord eller kod.

• Idéer: Inledande brainstorming och konceptgenerering.
• Backlog (Långsiktig): Objekt som är viktiga men inte brådskande.
• Backlog (Kortsiktig): Objekt som behöver åtgärdas snart.
• Pågående: Arbete som aktivt utförs.
• Under granskning: Arbete som behöver kvalitetskontroller eller feedback.
• Kundgranskning: Detta är valfritt beroende på om det är ett kundprojekt.
• Färdig: Slutförda uppgifter som har uppfyllt alla krav.

Sedan, nästa sak du behöver överväga är metadata som du behöver samla in för varje arbetsenhet.

Dessa kommer att vara dina "fält".

I [Blue] delar vi upp fält i standardfält och anpassade fält.

Våra standardfält är:

• Namn: Namnet på arbetsobjektet.
• Start-/Slutdatum: Start- och slutdatum för arbetsobjektet.
• Tilldelade: Teammedlemmarna som arbetar med arbetsobjektet.
• Taggar: Nyckelord eller kategorier som beskriver arbetsobjektet.
• Beroenden: Andra arbetsobjekt som detta arbetsobjekt är beroende av.

Vi har också många ytterligare anpassade fält som är konfigurerbara baserat på typen av projekt eller process som arbetas med:

• Enkel radtext: Ett fält för att ange en kort text.
• Flera raders text: Ett fält för att ange längre text.
• URL / Länk: Ett fält för att ange en webbadress eller hyperlänk.
• Valuta: Ett fält för att ange monetära värden.
• Land: Ett fält för att välja ett land.
• Datum: Ett fält för att ange ett datum.
• Formel: Ett fält för beräknade värden baserat på andra fält.
• Fil: Ett fält för att ladda upp och bifoga filer.
• Enkelval: Ett fält för att välja ett alternativ från en lista.
• Flera val: Ett fält för att välja flera alternativ från en lista.
• Plats / Karta: Ett fält för att ange geografisk information.
• Telefonnummer: Ett fält för att ange ett telefonnummer.
• E-post: Ett fält för att ange en e-postadress.
• Stjärnbetyg: Ett fält för att ge ett betyg av fem stjärnor.
• Checkbox: Ett fält för binära ja/nej eller sant/falskt värden.
• Nummer: Ett fält för att ange numeriska värden.
• Procent: Ett fält för att ange procentvärden.
• Unik ID: Ett fält för att generera en unik identifierare.
• Referens: Ett fält för att länka till en annan post eller post.
• Uppslag: Ett fält för att hämta information från en annan tabell eller lista.
• Varaktighet: Ett fält för att ange en tidslängd.

Och baserat på dina unika projektbehov behöver du bestämma vilka av dessa fält du ska ha.

Till exempel, om du gör ett webbdesignprojekt, då skulle du vilja ha ett anpassat fält för "URL" för varje arbetsobjekt, så att den specifika URL:en för funktionen eller sidan kan nås direkt.

När du har skapat din process och dina anpassade fält, behöver du sedan skapa din faktiska arbetsplan, ofta kallad en WBS.

En arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) är ett viktigt verktyg för projektledning som delar upp ett projekt i hanterbara sektioner, vilket säkerställer tydlighet och organisation.

Först identifiera projektets huvudsakliga leveranser, såsom "Design", "Utveckling" och "Testning" för ett webbdesignprojekt. Dela sedan upp dessa leveranser i mindre, hanterbara uppgifter. Till exempel, under "Design" kan uppgifter inkludera "Skapa wireframes", "Utveckla prototyper" och "Granska designer". Se till att uppgifterna är tillräckligt detaljerade för att hanteras men inte överdrivet granulerade för att undvika mikromanagement.

Överväg att versionera leveranser i V1, V2 och V3 för iterativ utveckling och kontinuerlig förbättring. Till exempel kan "Utveckla prototyper V1" involvera grundläggande funktionalitet, "Utveckla prototyper V2" kan inkludera förbättringar baserade på användarfeedback, och "Utveckla prototyper V3" skulle polera den slutliga designen. Denna metod säkerställer progressiv förbättring och bättre kvalitetskontroll.

Tilldela resurser till varje uppgift för att klargöra ansvar och säkerställa resursens tillgänglighet. Definiera milstolpar för att markera betydande projektstadier, såsom "Designavslut", "Utvecklingsavslut" och "Projektlansering". Skatta tid och kostnader för varje uppgift för att hjälpa till att planera projektets schema och budget.

Skapa en hierarkisk struktur för att visuellt organisera uppgifter. Använd verktyg som en Kanban-tavla för att representera denna hierarki, vilket hjälper till att bättre förstå och hantera projektets omfattning och komplexitet.

En WBS-plan förbättrar organisationen genom att ge en tydlig, strukturerad vy av projektet. Den bryter ner projektet i hanterbara uppgifter, vilket underlättar effektiv spårning och hantering. Förbättrad kommunikation säkerställer att alla teammedlemmar förstår sina roller och ansvar.

Effektiv resursallokering uppnås genom en WBS, vilket förhindrar överallokering eller underutnyttjande av resurser. Det möjliggör också noggrann framstegsspårning, vilket gör det lättare att övervaka framsteg mot projektplanen och åtgärda problem tidigt.

Sammanfattningsvis är en väl utformad WBS-plan avgörande för framgångsrik projektledning. Den ger tydlighet, förbättrar kommunikationen, säkerställer effektiv resursanvändning och leder i slutändan till framgångsrik slutförande av projektet.

Strategi för uppgiftsprioritering

Först: varför prioritera?

Tja, för att resurser är knappa.

Vi har aldrig tillräckligt med tid, pengar, människor eller mental hälsa för att göra allt som ett projekt (eller världen!) kräver av oss.

Detta innebär att vi måste kompromissa. Vi måste göra värderingsbedömningar. Vad är viktigare, vad är mindre viktigt? Vad behöver göras nu, vad kan göras senare, eller kanske inte alls?

Denna sista punkt är mycket viktig. Ofta, som projektledare, kan vi bli så fast i "leverans" läget att vi glömmer varför vi gör projektet från början.

Detta innebär att vi fokuserar för mycket på utdata istället för resultat. Vi behandlar projektet som en stor kryssningsövning, istället för att försöka förstå vilken framtid vi försöker skapa.

Detta är varför det är okej att ibland titta på en arbetsuppgift och besluta att den inte längre är nödvändig, och att den bör tas bort.

Men detta kräver ryggrad, särskilt när det finns kontrakt och kunder involverade. Men på lång sikt, att göra det rätta alignerar allas intressen.

Okej, så nu vet vi att vi kommer att tvingas prioritera, men hur gör vi praktiskt detta på en Kanban-tavla?

Låt oss anta att du har prioriterat, nu vill du göra dina prioriteringar tydliga för resten av teamet.

Tja, du kan helt enkelt skapa en ny kolumn i din process (kom ihåg, vi sa att du borde vara flexibel med din process!) som kallas "Prioritet" och sätta alla saker som är en prioritet i den listan.

Nästa steg, tagga dem eller färga dem röda, eftersom alla associerar denna färg med brådska och viktighet. Det är viktigt att tagga dem, för när dessa arbetsobjekt rör sig till "pågående" eller "under granskning", kommer de inte längre att finnas i "prioritetslistan", så du behöver något annat som tydligt markerar dem som prioriterade objekt.

Slutsats

Kanban-tavlor är ett ovärderligt verktyg för projektledning. De ger tydlig visuell transparens, förbättrar arbetsflödeshantering, förbättrar samarbete och minskar kognitiv belastning. Genom att bryta ner projekt i hanterbara uppgifter och visuella steg kan team snabbt identifiera flaskhalsar och kontinuerligt optimera sina processer.

Om du vill uppleva den transformativa kraften av Kanban-tavlor, överväg att prova Blue. Vår plattform är utformad för att göra projektledning intuitiv och effektiv.

Registrera dig idag för en gratis provperiod och se hur Blue kan strömlinjeforma ditt arbetsflöde och öka ditt teams produktivitet.