---

Vi har tidigare diskuterat hur organisationer kan förbättra affärsprocesser genom att regelbundet genomföra analyser av affärsprocesser (BPA), och även vikten av att tillämpa kritiskt tänkande vid utformningen (och omdesignen) av effektiva processer.

När det görs väl kan införandet av nya, mer strömlinjeformade procedurer avsevärt förbättra resursutnyttjandet, vilket kan ha en stor positiv inverkan på företagets lönsamhet. Med andra ord, bättre affärsprocesser leder till en bättre avkastning på investeringar (ROI).

Men att beräkna ROI för en affärsprocess — och avgöra om den verkligen var fördelaktig — föregås av ett antal steg.

Vad Gör en Bra Process?

Citerar vår tidigare insikt,

ett företag är summan av flera processer som sker samtidigt, utan stopp. Alla har ett syfte, som hjälper till att uppnå organisationens övergripande mål.
Som en påminnelse, en process är en procedur som består av specifika steg, med en definierad början och slut, och vissa riktlinjer och instruktioner som stödjer varje steg.

I affärsverksamhet är varje process kopplad till en viss kategori av arbete, så det finns alltid flera olika processer för olika områden inom organisationen. Till exempel, det kommer att finnas en process för att hantera betalningar, en annan för att hantera supportfrågor, en annan för rekrytering, en annan för försäljning, och så vidare.

Bra processer är avgörande för organisationer i stor skala.

Typiskt kan mindre företag klara sig med informella processer, eftersom de har mindre team och mindre data att gå vilse i. Men, när en organisation växer, kan dess processer avsevärt påverka effektiviteten och lönsamheten i verksamheten. Med bra processer kan man bokstavligen se tiodubblade förbättringar i hur mycket som kan göras, och hur lätt det är att få det gjort, särskilt med teknik.

Vad som är avgörande, inte bara för att ha bättre, tydligare processer utan också för att kunna beräkna deras ROI, är korrekt processdesign och dokumentation.

Affärsprocesser bör vara väl genomtänkta, med en motivering till varför processen är utformad på det sätt den är. Ofta hamnar dokumenterade processer separerade från den dagliga processen som faktiskt implementeras, vilket uppenbarligen har konsekvenser för prestanda och lönsamhet.

När det kommer till att beräkna ROI, kan det vara användbart att ha en tydlig steg-för-steg-processuppdelning. Detta kan se ut på följande sätt:

• Definiera de resurser och investeringar (kostnader) som krävs för processen och varje steg i den;
• Sätta kriterier för att beräkna effektiviteten av den nya processimplementeringen — det vill säga, vad kommer du att mäta? Detta kan vara prissättning och kostnader för resurser, tidsåtgången för processen, kvaliteten på den slutliga produkten eller tjänsten, etc.;
• Beräkna avkastningen i sig: vinster och förluster i förhållande till investeringarna;
• Slutligen, bestämma hur framgången för processen bör se ut.

Typer av ROI

Att förstå avkastningen på investeringar (ROI) för affärsprocesser kan hjälpa företag att maximera fördelarna från de investeringar de gör i bättre processdesign eller hantering. ROI kan variera från faktiska kostnader för implementering och exakt vinst, eller det kan vara långsiktiga kostnadsbesparingar.

ROI mäts typiskt inte från hela flödet av en affärsprocess (vilket kan involvera flera avdelningar och arbetsområden och därför är svårt att mäta som en enhet), utan snarare från hur processen hanteras. Detta kallas också affärsprocesshantering (BPM).

ROI från BPM kan klassificeras som antingen direkt eller indirekt avkastning.

Direkt ROI

Direkt avkastning på investeringar återspeglas typiskt genom tangibla, kvantifierbara värden, såsom materialkostnader och prissättning. Till exempel, när man inför nya verktyg för att förbättra en process, beaktas den faktiska kostnaden för att köpa en ny programvaruplattform eller teknisk enhet när man beräknar direkt ROI.

Det är lättare att observera trender och förändringar i direkt ROI eftersom dess värden är specifika och kan definieras tydligt, och det kan också utnyttjas för att förutsäga och planera framtida förändringar.

Förbättringar i direkt ROI kan hjälpa organisationer att öka processens effektivitet, maximera resurser, mildra risker och bättre definiera roller och ansvar.

Indirekt ROI

Indirekt avkastning på investeringar ses i värden eller kostnader som bör utvärderas subjektivt. Det leder vanligtvis till långsiktiga kostnadsbesparingar och förbättringar snarare än omedelbara resultat.

Indirekt ROI kan vara mått på tid eller produktivitet — till exempel, om en organisation inför ett nytt verktyg och, istället för att direkt öka vinsterna, gör en process mindre tidskrävande och mer effektiv att genomföra. Ett annat exempel är att implementera kompetensutveckling för anställda, vilket kan tillföra värde till företagets framtida framgång.

Att fokusera på indirekt ROI kan gynna samarbetet över hela företaget och hjälpa till att standardisera processer genom utbildningsinitiativ. Det är särskilt effektivt när det kombineras med strategier för direkt ROI.

Mäta ROI för Effektiva Processer

Innan man inför en ny affärsprocessförbättringsinitiativ är det viktigt att:

• Bestämma dess monetära bidrag (eller ROI) till organisationen,
• Motivera budgeten som behövs för att förbättra och genomföra processen,
• Visa fördelarna med initiativet, och
• Få trovärdighet hos seniora intressenter och ledare.

ROI-beräkningar behöver inte göras för varje enskild affärsprocess eller processförbättringsinitiativ i företaget. Fokusera endast på de processer som har en påverkan över flera avdelningar och påverkar en stor procentandel av anställda, är kopplade till organisationens långsiktiga strategi och mål, eller är kostsamma att implementera.

Formeln för att beräkna ROI är densamma för både direkta och indirekta avkastningar:

ROI = Nätfördelar / Kostnader x 100

Här är fördelarna kopplade till vad som mäts, t.ex. produktivitet, effektivitet, resultat, etc., av ett initiativ, medan nätfördelar hänvisar till värdet av fördelar minus projektkostnader.

Även om det kan vara utmanande att definiera specifika värden för indirekt ROI, är det acceptabelt att använda uppskattningar: till exempel, den ungefärliga procentandelen av tid som spenderas på att söka efter dokumentation och hur mycket tid som har sparats med införandet av ett nytt verktyg.

Som vi nämnde, intelligent design och dokumentation kommer att göra det lättare att identifiera mätvärden för ROI och avgöra vad som gör en process framgångsrik.

Avslutande Tankar

Det finns ingen enskild, allomfattande definition av hur ROI för bra affärsprocesser ser ut.

I slutändan beror det på vad organisationen strävar efter att förbättra och hur. Kanske vill företaget minska utgifterna för resurser samtidigt som vinsten ökar; eller, mer subjektivt, förbättra anställdas produktivitet och tidsförvaltning.

Så, i vissa fall kan direkt ROI — som en finansiell investering — mätas; i andra fall kommer det att vara indirekt eller mindre explicit — som tid och resultat från teammedlemmar. Men oavsett vilken faktor du mäter, är det viktigt att ha en väl utformad och väl dokumenterad process.

Bra processdesign och effektiv affärsprocesshantering kommer naturligt att leda till förbättrad ROI.