---

Numera är det avgörande att ha en kraftfull plattform för projektledning. Det händer för många saker för att man ska kunna förlita sig på Excel-ark, klisterlappar och e-posttrådar.

Det sagt, att implementera en kraftfull plattform för projektledning är bara hälften av striden. Den andra hälften är faktiskt att använda den effektivt. Här kommer kreativitet och strategiskt tänkande in i bilden, vilket gör att ditt team kan bli betydligt mer produktivt och effektivt.

En av de mest transformativa funktionerna i Blue är dess robusta automatiseringsmöjligheter.

Automatiseringar är otroligt kraftfulla eftersom de strömlinjeformar repetitiva uppgifter, sparar värdefull tid och säkerställer konsekvens i ditt arbetsflöde.

Genom att automatisera rutinprocesser kan projektledare flytta sitt fokus från att gå vilse i detaljerna till att koncentrera sig på mer strategiska element av sina projekt, såsom planering, problemlösning och teamkoordinering.

Vårt mål med denna artikel är att visa några av de mest populära och användbara projektautomatiseringarna vi har identifierat genom en analys av hundratusentals projekt inom vår kundbas. Dessa exempel kommer att illustrera hur automatisering kan förbättra dina projektledningsinsatser avsevärt, vilket gör att du kan arbeta smartare och uppnå bättre resultat.

Fortsätt läsa för att upptäcka de främsta automatiseringarna för projektledning som kan revolutionera sättet du arbetar med Blue.

Markera som Komplett Automatisering för Projektledning

Detta är kanske en av de mest grundläggande automatiseringarna som du kan skapa i Blue, men också en som kommer att spara dig en stor mängd tid.

I grund och botten, varje gång du markerar en post eller uppgift som slutförd, flyttar denna automatisering den till "gjort"-listan. Omvänt, om du flyttar en uppgift till "gjort"-listan, markerar den automatiskt som slutförd.

Detta är en perfekt demonstration av hur även mindre automatiseringar kan vara mycket effektiva. Tänk på det: i ett företag under ett givet år behöver tusentals eller kanske tiotusentals uppgifter spåras, och förhoppningsvis kommer de flesta av dem att markeras som gjorda. Medan det kan ta bara några sekunder att markera något som gjort, kan detta summeras till flera timmar per år av åtgärder som du inte behöver vidta.

Genom att automatisera denna enkla process kan du spara betydande tid och säkerställa att dina uppgiftslistor alltid är uppdaterade utan extra ansträngning. Denna lilla automatisering kan leda till mer konsekvent projektspårning och låta dig fokusera på viktigare aspekter av ditt arbete.

Automatiseringsdetaljer:

• Trigger: En Post Markeras som Komplett
• Action: Flytta Post till "Gjort"-Listan

Och även:

• Trigger: En Post Flyttas till "Gjort"-Listan
• Action: Markera Post som Komplett

Automatisering för Påminnelse om Försenade Uppgifter

En av de största utmaningarna inom projektledning är att projekt ofta tar längre tid än planerat. Förseningar inträffar inte plötsligt; de sker gradvis, dag för dag. Varje dag kan något litet glida, och dessa mindre förseningar ackumuleras, vilket i slutändan orsakar betydande bakslag som kan sträcka sig veckor eller till och med månader bortom det ursprungliga schemat.

För att motverka detta behöver projektledare ett system som varnar dem när uppgifter är försenade. Denna automatisering är utformad för att meddela de relevanta teammedlemmarna så snart en uppgifts förfallodatum har passerat, vilket säkerställer att försenade uppgifter snabbt åtgärdas.

Genom att ställa in denna automatisering säkerställer du att inga försenade uppgifter går obemärkt förbi, vilket möjliggör snabba åtgärder och justeringar för att hålla projektet på rätt spår. Detta proaktiva tillvägagångssätt förhindrar att uppgifter glider genom sprickorna och förbättrar ansvarstagandet bland teammedlemmarna.

Automatiseringsdetaljer:

• Trigger: Förfallodatum har Gått Ut
• Action: Skicka E-post

Vi rekommenderar att du kollar in vår guide om hur man ställer in anpassade e-postautomatiseringar, där du kommer att lära dig hur du kan utnyttja vilken data som helst i de olika anpassade fälten som du ställer in i ditt projekt.

Automatisk SOPs Automatisering för Projektledning

Att integrera Standard Operating Procedures (SOPs) direkt i ditt arbetsflöde för projektledning kan avsevärt förbättra effektiviteten och konsekvensen. Ett av de mest kraftfulla sätten att uppnå detta i Blue är genom automatiseringen Automatisk SOPs. Denna automatisering skapar en detaljerad checklista varje gång en post flyttas till en specificerad lista, vilket säkerställer att alla nödvändiga steg tydligt anges och tilldelas.

Automatiseringsdetaljer:

• Trigger: En Post Flyttas till en Specifik Lista
• Action: Skapa Checklista

Blue erbjuder enorm flexibilitet, vilket gör att du kan specificera vilken lista som helst i triggeråtgärden. Detta betyder att varje gång en post flyttas till din angivna lista (som "Pågående," "Granskning," eller "Godkännande"), skapas automatiskt en fördefinierad checklista.

Checklistorna kan vara så detaljerade som nödvändigt, med flera checklistapunkter, var och en med sin egen tilldelning och relativa förfallodatum. De relativa förfallodatumen är särskilt användbara eftersom de justeras beroende på när automatiseringen utlöses, vilket säkerställer att deadlines alltid är relevanta.

Denna automatisering är särskilt betydelsefull eftersom den integrerar SOPs direkt i ditt system för projektledning. Istället för att ha SOPs i separata dokument som teammedlemmar kan förbise, är procedurerna integrerade i arbetsflödet, vilket uppmanar till åtgärd vid rätt tidpunkt.

Du kan till och med koppla skapandet av checklistan till att lägga till en tagg till posten. Detta gör att olika checklistor kan kopplas till olika taggar, vilket säkerställer att rätt procedurer tillämpas på rätt uppgifter. Till exempel kan en "QA"-tagg utlösa en QA-checklista, medan en "Kundgranskning"-tagg kan utlösa en annan uppsättning steg.

Att integrera SOPs inom Blue genom automatisering kan avsevärt förbättra projektresultaten. Genom att säkerställa att varje steg är tydligt angivet och tilldelat minskar du risken för fel och säkerställer att alla teammedlemmar är överens om vad som behöver göras. Detta sparar inte bara tid utan förbättrar också ansvarstagande och konsekvens.

Automatiseringen kan redigeras när som helst, vilket påverkar framtida körningar av automatiseringen. Dessutom, när en checklista har skapats, kan den ytterligare modifieras vid behov, vilket ger flexibilitet att anpassa sig till förändrade projektkrav.

Automatisering för Samarbete mellan Avdelningar

Att underlätta effektivt samarbete mellan avdelningar är avgörande för framgången för komplexa projekt. Ett effektivt sätt att uppnå detta utan att ge teammedlemmar tillgång till alla detaljer i andra avdelningar är att automatisera kopieringen av relevanta poster mellan projekt.

Automatiseringsdetaljer:

• Trigger: En Post Flyttas till en Specifik Lista
• Action: Kopiera Post till Ett Annat Projekt

Blue gör det möjligt för dig att specificera vilken lista som helst i triggeråtgärden, vilket gör denna automatisering mycket anpassningsbar. När en post flyttas till en angiven lista, som "För Granskning," kopieras den automatiskt till ett annat projekt där den relevanta avdelningen kan vidta åtgärder. Detta säkerställer att information delas sömlöst utan att kompromissa med datasäkerhet eller överbelasta teammedlemmarna med onödiga detaljer.

Genom att använda denna automatisering kan du säkerställa att kritiska uppgifter och information delas mellan avdelningar effektivt.

Låt oss ta upp ett par exempel för tydlighetens skull.

Låt oss föreställa oss en marknadsavdelning som behöver granska design från det kreativa teamet. Istället för att ge full tillgång till det kreativa projektet, vilket kan översvämma marknadsavdelningen med TMI (För Mycket Information!), kan du helt enkelt ställa in en automatisering som kopierar en designpost som designteamet arbetade med över till ett dedikerat projekt för marknadsdesigngranskning. Marknadsteamet kan meddelas, granska, och när de är klara med granskningen kan posten kopieras eller flyttas tillbaka till det ursprungliga projektet.

Nu, tänk på utvecklings- och QA-teamet. När utvecklingsteamet slutför en funktion som behöver testas, istället för att ge QA-teamet full tillgång till utvecklingsprojektet, kan du ställa in en automatisering. Så snart funktionsposten flyttas till "Redo för QA"-listan, kopieras den automatiskt över till QA-projektet. På så sätt får QA-teamet omedelbar tillgång till nödvändiga detaljer och kan börja testa direkt. När QA-teamet är klart med testningen kan de uppdatera posten, och informationen kan sömlöst integreras tillbaka i utvecklingsprojektet. Detta håller utvecklarna fokuserade på biljetter som de faktiskt kan arbeta med, och samma gäller för QA-teamet.

Denna automatisering förbättrar samarbetet mellan avdelningar genom att säkerställa att relevant information delas snabbt och korrekt. Det gör att avdelningar kan arbeta tillsammans sömlöst samtidigt som kontrollen över tillgången till projektinformation bibehålls. Detta tillvägagångssätt förbättrar koordineringen, minskar misskommunikation och säkerställer att alla involverade har den information de behöver för att utföra sina uppgifter effektivt.

Automatisering för Eskalering av Högt Prioriterade Uppgifter

I varje projekt finns det alltid uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet och snabb åtgärd. Dessa högt prioriterade uppgifter kan ha en betydande inverkan på det övergripande framsteget och framgången för ett projekt, eftersom de är i den kritiska vägen för projektet. Att säkerställa att dessa kritiska uppgifter snabbt åtgärdas är avgörande, och här kommer automatiseringen för Eskalering av Högt Prioriterade Uppgifter in i bilden.

Automatiseringsdetaljer:

• Trigger: Tagg Läggs till Post (Högt Prioriterad)
• Action: Tilldela Någon, Skicka E-post

Blue gör det möjligt för dig att lägga till en högt prioriterad tagg till vilken post som helst, vilket gör den omedelbart igenkännbar som något som behöver brådskande uppmärksamhet. När denna tagg läggs till, aktiveras automatiseringen, tilldelar uppgiften till en specifik teammedlem eller medlemmar och skickar en e-postavisering för att informera dem om den nya högt prioriterade uppgiften. Vi rekommenderar att du väljer den klara röda färgen för denna tagg!

Föreställ dig att du hanterar ett projekt med olika pågående uppgifter. En av dessa uppgifter blir plötsligt kritisk på grund av ett oförutsett problem eller en förändring i kundens krav. Istället för att manuellt meddela och tilldela denna uppgift, lägger du helt enkelt till en "Högt Prioriterad" tagg till posten.

Så snart taggen läggs till, tilldelar automatiseringen uppgiften till den utsedda teammedlemmen som ansvarar för att hantera brådskande frågor och skickar dem en e-postavisering. Detta säkerställer att den högt prioriterade uppgiften omedelbart ses och åtgärdas, vilket förhindrar eventuella förseningar som kan äventyra projektet.

Denna automatisering är mycket effektiv av flera skäl:

• Omedelbar Uppmärksamhet: Högt prioriterade uppgifter uppmärksammas omedelbart av de relevanta teammedlemmarna, vilket säkerställer snabb åtgärd.
• Förbättrad Effektivitet: Genom att automatisera tilldelningen och meddelandeprocessen sparar du tid och minskar risken för kommunikationsluckor.
• Förbättrat Ansvarstagande: Automatiskt tilldelning av uppgifter säkerställer att ansvaret är tydligt och att teammedlemmarna vet exakt vad som behöver göras.
• Bättre Problehantering: Genom att snabbt åtgärda högt prioriterade uppgifter kan du förhindra att små problem eskalerar till större problem, vilket därmed upprätthåller projektets övergripande hälsa.

Slutsats

Vi hoppas att denna artikel har varit användbar för att ge dig idéer om specifika automatiseringar som du kan utnyttja för dina projekt och din organisation. Automatiseringar i Blue är kraftfulla verktyg som kan strömlinjeforma ditt arbetsflöde, spara tid och säkerställa att ditt team fokuserar på strategiska uppgifter snarare än att fastna i rutinaktiviteter. Genom att implementera dessa automatiseringar kan du förbättra effektiviteten, öka ansvarstagandet och uppnå bättre projektresultat.

För att ytterligare öka din förståelse och få ut det mesta av automatiseringar för projektledning i Blue, uppmuntrar vi dig att utforska följande resurser:

• Översikt över funktioner för automatiseringar inom projektledning i Blue
• Officiell Blue-dokumentation om automatiseringar för projektledning
• Vanliga frågor om automatiseringar för projektledning
• Automatisering för projektledning för att skicka anpassade e-postmeddelanden till intressenter

Genom att utforska dessa resurser kan du få en djupare förståelse för hur du effektivt använder automatiseringar i Blue för att optimera dina processer för projektledning. Oavsett om det handlar om att automatisera uppgiftstilldelningar, skicka meddelanden eller integrera arbetsflöden mellan avdelningar, är möjligheterna oändliga.

Tack för att du läste, och vi ser fram emot att se hur du utnyttjar dessa kraftfulla verktyg för att ta din projektledning till nästa nivå. Kom ihåg, om du har några frågor, idéer eller feedback, kan du alltid kontakta Team Blue på support@blue.cc