---

Förfrågningar om förslag (RFP) är ett viktigt verktyg som företag och organisationer av alla storlekar kan använda för att säkerställa att de väljer de bästa partnerna för alla uppgifter och projekt som inte hanteras internt.

Fördelen med en korrekt strukturerad RFP är att den minskar risken under köpprocessen och skapar en tydlig plattform för att utvärdera de olika valmöjligheterna. Ur säljarens perspektiv ger det en enkel förståelse av köparens behov och mål och säkerställer att de typiskt tidskrävande och frustrerande förhandlingarna minimeras.

Innan Blue drev vi en byrå och vi har svarat på hundratals RFP:er som skickats till oss av allt från statliga organisationer, NGO:er och stora multinationella konglomerat till startups och mindre lokala företag. Parallellt med detta har vi också hjälpt kunder att navigera komplexa, affärskritiska köpeslut med miljoner dollar i spel.

Denna guide är baserad på dessa erfarenheter, med syftet att:

• Skapa en övertygande affärsplan om varför det nästan alltid är en smart val att ta sig tid att skriva en grundlig RFP.
• Förklara för vår befintliga kundbas den process de bör gå igenom när de skapar en RFP.
• Ge våra nuvarande och framtida leverantörer och partner en insikt i hur vi fattar köpbeslut.

Varför RFP:er?

Den grundläggande idén bakom att ha en strukturerad köpprocess med en RFP jämfört med en mer avslappnad köpprocess är att göra bättre kvalitetsbeslut.

Det är allt.

Anledningen till att RFP:er leder till bättre beslutsfattande när man väljer mellan olika tjänster och produkter är att det tvingar den köpande organisationen att tänka igenom sina mål och behov och ger dem ett objektivt sätt att jämföra flera alternativ.

Att ha flera leverantörer som arbetar med exakt samma information gör att köparen kan göra en "äpple till äpple"-jämförelse — till skillnad från en ostrukturerad process där varje leverantör helt enkelt föreslår sin lösning eller produkt baserat på en lös förståelse av kraven.

Strukturen av en RFP.

En välstrukturerad RFP kommer att göra följande:

• Tydligt ange vad som krävs, såväl som vad som inte krävs.
• Ge en potentiell leverantör en entydig förståelse av målen med köpet och de nyckelresultat som ska uppnås.
• Svara på vanliga frågor.
• Ge en tydlig indikation på utvärderingskriterierna och tidslinjerna för köpprocessen så att ingen tid går till spillo.

Vår rekommenderade struktur för att köpa professionella tjänster och uppnå ovanstående mål är som följer:

Introduktion.

• Om företaget. Ge en kort översikt över ditt företag, inklusive geografiskt område, nyckeltjänster/produkter, historia, etc.
• Syfte och mål med RFP. Ange varför RFP:n skickas.
• Nyckelintressenter. Ge en lista över intressenter som kommer att utvärdera RFP:n, och notera om det finns några slutgiltiga beslutsfattare.
• Tidslinjer och inlämningar. Lista alla viktiga uppgifter, datum och tider då vissa åtgärder måste vidtas eller slutföras.
• Utvärderingskriterier. Ge listan över kriterier som du kommer att använda för att utvärdera förslag och hur du planerar att väga varje komponent.

Projektöversikt.

• Omfattning av arbetet. Lista, på en hög nivå, de typer av aktiviteter du förväntar dig från leverantören.
• Nyckelkrav. Lista, så detaljerat som möjligt, kraven för projektet.
• Utanför omfattning. Var tydlig med vad du förväntar dig att leverantören inte ska göra.
• Andra överväganden. Ge andra överväganden angående projektet.
• FAQ. Om det under interna diskussioner finns frågor som ofta dyker upp, lista dem här.

Förslagsformat och riktlinjer.

Denna sektion bör ange det exakta format och den sammansättning du förväntar dig att få i förslaget från leverantörerna.

Köpprocessen.

• Skapa RFP:n. Se till att alla som är involverade i projektet är medvetna om att detta dokument skapas, och be om deras åsikter om viktiga punkter.
• Välj leverantörer för första utvärdering. Fråga partnerorganisationer och vänner, och gör din forskning om både lokala och internationella alternativ. Om möjligt, försök att inkludera en "svart häst": det vill säga, inte en partner du skulle överväga vid första granskningen, men en som kan erbjuda en intressant vinkel, perspektiv eller lösning för ditt projekt.
• Gör en shortlist av leverantörer att skicka RFP:n till. Kontakta varje leverantör och be om företagets referenser. Notera viktiga detaljer, såsom hur snabbt de svarar, kvaliteten på presentationerna och typen av frågor de ställer under det första samtalet eller mötet. När du har gjort en shortlist av leverantörerna, skicka ut RFP:n.
• Q&A-sessioner. Bjud in leverantörer att ställa frågor angående förslaget eller sätt upp samtal/möten för att ta upp komplexa punkter. Håll alltid detaljerade anteckningar om frågor. Vår rekommendation är att ha ett online-dokument (som ett Google-dokument) delat med alla leverantörer som du uppdaterar med alla frågor och svar så att alla arbetar med sina förslag med samma gemensamma förståelse.
• Granska utkast till förslag (valfritt). Om du har intern kapacitet, bjud in leverantörerna att skicka dig ett utkast till förslag en vecka före den slutgiltiga inlämningen. Det är ett gott tecken om de tar dig på erbjudandet. Skicka tillbaka förslaget med kommentarer inom 24 till 48 timmar.
• Poängsätt slutgiltiga förslag. När du har mottagit de slutgiltiga förslagen, granska varje enskilt noggrant och poängsätt varje leverantör enligt utvärderingskriterierna. Om möjligt, låt leverantörerna också presentera sina förslag via konferenssamtal eller ett personligt möte.
• Meddela alla. När du har slutgiltigt beslutat och fått godkännande från seniora intressenter, meddela alla leverantörer om resultaten. För de förlorande leverantörerna, överväg antingen ett uppföljningssamtal eller möte för att förklara varför de inte vann, hur de rankades jämfört med andra leverantörer, och hur de kan förbättra sig i framtida bud. Detta uppskattas mycket av leverantörerna och avslutar relationen på en positiv not — du vet aldrig om du kanske finner dig själv arbeta med dem i ett framtida projekt.
• Starta projektet. När du har fått din ideala partner för projektet är det dags att sätta igång och fokusera på genomförandet.

Vanliga frågor om RFP:er.

Vem bör skriva RFP:n?

Idealiskt sett bör det vara den som kommer att hantera relationen med den valda leverantören eller partnern. RFP:er är bäst när de skrivs av en individ: medan de andra teammedlemmarna kan granska och kommentera olika versioner av dokumentet, är det viktigt att en person tar fullt ansvar och ansvar för kvaliteten och noggrannheten i RFP:n. Om teamet inte har erfarenhet, är det ett mycket tekniskt projekt, eller konsensus är att en objektiv tredje part skulle vara mer lämplig, kan du anlita specialistkonsulter som Mäd för att vägleda köpprocessen.

Vad är typiska tidslinjer för RFP:er?

Återigen beror detta på vilken bransch du är i och komplexiteten i det föreslagna projektet. Generellt sett bör du sätta en slutlig svarstidslinje på 2 till 4 veckor från den dag förslaget skickas.

Bör du acceptera utkast till förslag för feedback?

Att tillåta leverantörer att skicka utkast till förslag som kommer att returneras med kommentarer säkerställer att de slutgiltiga förslagen är av betydligt högre kvalitet. Men beroende på antalet leverantörer som lämnar förslag kan detta öka arbetsbelastningen för köpteamen avsevärt. Om de inte har tid att fullt ut granska utkast till förslag och ge meningsfull feedback, är det inte värt att lägga till detta steg i processen.

Hur många leverantörer ska väljas?

Detta är också kopplat till den tidigare punkten om köpteamets arbetsbelastning. Ju fler leverantörer du ber att svara på RFP:n, desto mer arbete får du med att besvara frågor, ha samtal och möten med dem, och utvärdera de slutgiltiga förslagen. Dessutom kommer smarta leverantörer ofta att fråga hur många andra leverantörer som lämnar bud och kommer ofta att avstå från att lämna bud om antalet är för högt, eftersom risk-belöningsförhållandet för den tid som spenderas på förslaget jämfört med chanserna att vinna inte är rimligt. Vanligtvis är 3 till 5 leverantörer ett lämpligt antal, men i större organisationer kan du vilja kolla med inköpsavdelningen för några specifika regler, eftersom de kan ha ett specifikt minimiantal budgivare som krävs för efterlevnad.

Ska jag inkludera en budget?

Detta är ett delat ämne, med flera bra argument på båda sidor. Att inkludera en indikativ budgetintervall eller maximal budget är positivt eftersom det omedelbart gör att leverantörer kan självvälja när det gäller att besluta om de ska lämna bud eller inte, och det kan också spara dig och ditt team tid eftersom ni inte kommer att utvärdera leverantörer vars slutgiltiga föreslagna prissättning ligger betydligt över er maximala budget. Men om detta är ett komplext köp (dvs. anpassad mjukvaruutveckling) eller en typ av projekt som är bäst lämpad för en tids- och materialengagemangsmodell jämfört med en fast prismodell, kan det vara en dålig idé att inkludera någon specifik budget. Detta gäller också om detta är första gången du köper denna typ av tjänst, kan du ha för lite information eller erfarenhet för att noggrant sätta en budget, och du kan låta de olika leverantörernas förslag ge dig en bättre förståelse av marknadspriser.

Vad bör ingå i utvärderingskriterierna?

Detta beror på vad du värderar mest från en idealisk leverantör. Om projektet är brådskande, ge då mer vikt åt tidslinjerna och leverantörens tillgänglighet för att börja omedelbart. Om det är ett mer långsiktigt strategiskt projekt, bör du värdera tidigare erfarenhet, teamets CV:n och fallstudier starkare. Du kan se två exempel nedan som har olika kriterier och vikter:

Vem bör vara involverad i poängsättningsprocessen?

Alla som var involverade i köpprocessen från början och hade samtal och möten med leverantörerna. Seniora intressenter som inte var djupt involverade i processen kan också bjudas in att utvärdera förslaget och poängsätta det, eller så kanske de bara vill granska den slutgiltiga poängsättningen för att hjälpa dem att fatta det slutgiltiga beslutet. Dessutom kan både externa och interna ämnesexperter rekryteras för att hjälpa till med poängsättningen. Till exempel kan MarComms-teamet be en medlem av IT-avdelningen att hjälpa till med att utvärdera CRM-mjukvaruval.

Hur poängsätter man leverantörerna?

För varje utvärderingskriterium bör du ge en poäng som sträcker sig från 0 till det maximala som är tillåtet för det specifika kriteriet. Varje individ som är involverad i köpprocessen bör utvärdera varje leverantör privat, utan att dela sin poäng med andra teammedlemmar. Därefter bör köpteamen dela sina poäng samtidigt och ta ett genomsnitt av den totala poängen för att ge varje leverantör en slutgiltig totalpoäng baserat på alla utvärderingskriterier. Du kan sedan rangordna leverantörerna efter poäng.

Slutsats.

Vi hoppas att denna guide har varit användbar för att förstå vikten av en välstrukturerad RFP i att hjälpa till med viktiga köpbeslut. I den moderna affärsvärlden är det sällsynt att någon organisation arbetar isolerat, så att kunna konsekvent välja högst effektiva, specialiserade partner är nu viktigare än någonsin tidigare.