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此功能特別適用於建立發票、工作單、收據和其他需要專業且標準化格式的文件類型。透過利用此功能，您可以簡化文件處理流程，無需再手動將資訊重新輸入到單獨的文件中。

以下是此功能的影片概覽：

設定PDF範本

若要開始使用，您需要在專案中上傳PDF範本。此任務只能由專案管理員執行。以下是設定PDF範本的方式：

1. 點擊頂端列中專案名稱旁的專案設定圖示，進入專案設定。
2. 在專案設定選單中，找到「PDF範本」區段。
3. 點擊「上傳」按鈕上傳新的PDF範本。
4. 將專案中所需的欄位拖放到範本上，將它們定位在文件的適當區段中。

請參閱下表了解支援和不支援的欄位。

欄位類型	支援狀態
標題	✅
描述	✅
開始日期	✅
到期日期	✅
分派人員	✅
標籤	✅
核取方塊	✅
日期	✅
貨幣	✅
百分比	✅
檔案	✅
公式	✅
單選	✅
多選	✅
時間長度	✅
查找	✅
單行文字	✅
多行文字	✅
電話	✅
電子信箱	✅
網址	✅
位置	✅
國家	✅
評分	❌
數字	✅
唯一識別碼	✅
參考	✅
查找	✅
按鈕	❌
時間長度	❌
貨幣轉換	❌

從記錄產生PDF

設定PDF範本後，您可以直接從專案中的個別記錄產生PDF文件。方法如下：

• 開啟您要產生PDF文件的記錄。
• 在記錄選單中，選取「列印」。

• 從可用範本清單中選擇您先前建立的PDF範本。
• 查看PDF文件的預覽，確保記錄中的所有資訊都準確填入。
• 選擇所需的輸出選項：「下載」以在本機儲存PDF檔案，或「列印」以將文件直接傳送到連線的印表機。

產生的PDF將包含記錄中所有相關資料，在您建立的範本中填入適當的欄位。此流程無需手動重新輸入或複製貼上資訊，為您節省時間並降低錯誤風險。

使用案例與效益

在Blue中從記錄產生PDF的能力提供多項效益，包括：

• 發票與帳單：直接從您的銷售或帳單記錄建立專業發票，確保資訊準確且最新。
• 工作單與服務報告：為客戶或內部團隊產生詳細的工作單或服務報告，簡化溝通與文件作業。
• 收據與確認書：為客戶提供格式良好的收據或交易或預訂確認文件。
• 合規與記錄保存：維護完整文件以供稽核追蹤、合規目的或歸檔記錄。